1.9. Multitasking

Bisakah Hal ini Membantu Anda Dapat Lebih Banyak Terselesaikan?

Apakah multitasking biaya waktu Anda?

Anda berada di telepon dengan pemasok, sementara diam-diam mengetik catatan tentang panggilan telepon sebelumnya Anda. 


Segera setelah Anda menutup telepon, seorang rekan mengirim pesan instan, yang Anda membaca lebih dari sementara pemanggilan nomor ekstensi manajer Anda. Kemudian, selama percakapan telepon dengan dia, Anda mulai memperbarui minggu Anda untuk-do-list.

Untuk meningkatkan produktivitas kita, banyak dari kita multitask seperti ini untuk beberapa derajat. Dan, di dunia di mana laju kehidupan sering panik, orang-orang yang bisa multitask biasanya dilihat sebagai yang efisien dan efektif. Setelah semua, jangan kita mendapatkan lebih banyak dilakukan ketika kita melakukan lebih dari satu hal pada suatu waktu?

Sebenarnya, multitasking tidak membuat kita lebih produktif seperti yang kita pikirkan. Terlebih lagi, kemungkinan bahwa kualitas pekerjaan kami lebih buruk ketika kita multitask. Bahkan, itu benar-benar bisa biaya kita waktu bukannya menciptakan itu.

Dalam artikel ini kita akan memeriksa isu-isu yang terkait dengan multitasking, dan melihat mengapa kita tidak harus melakukannya. Kami juga akan melihat beberapa saran untuk membantu Anda keluar dari kebiasaan multitasking.

Multitasking dan Mitos Produktivitas

Banyak orang telah mempelajari multitasking selama dekade terakhir, dan kebanyakan dari mereka telah sampai pada kesimpulan yang sama: Multitasking tidak membuat kita lebih produktif!

Beberapa studi telah menemukan bahwa multitasking justru bisa mengakibatkan kita buang sekitar 20-40 persen waktu kita, tergantung pada apa yang kita coba lakukan. Diantara studi-studi ini adalah artikel yang sering dikutip, "Kontrol Eksekutif Proses Kognitif di Task Switching," diterbitkan pada tahun 2001 dalam Jurnal American Psychological Association dari Psikologi Eksperimental. 

Alasan sederhana bahwa multitasking tidak bekerja adalah karena kita tidak bisa benar-benar fokus pada lebih dari satu tugas pada satu waktu. Tapi kami pikir kita bisa - jadi kami multitask untuk mencoba dan mendapatkan lebih banyak dilakukan.

Bayangkan mencoba untuk berbicara dengan seseorang dan menulis email pada saat yang sama. Kedua tugas ini melibatkan komunikasi. Anda tidak dapat berbicara dengan seseorang dan menulis email yang benar-benar jelas dan terfokus pada waktu yang sama. Tugas terlalu bertentangan - pikiran Anda akan kelebihan beban saat Anda mencoba untuk beralih di antara dua tugas.

Sekarang pikirkan tentang mendengarkan seseorang ketika Anda mencoba untuk menulis email. Kedua tugas yang sedikit lebih mudah untuk melakukan bersama-sama karena mereka melibatkan keterampilan yang berbeda. Tapi perhatian Anda kepada orang yang akan memudar dalam dan keluar saat Anda sedang menulis. Anda tidak bisa sepenuhnya fokus pada kedua hal sekaligus.

Masalah terbesar dengan multitasking adalah bahwa hal itu dapat menurunkan kualitas pekerjaan kami - kami mencoba untuk melakukan dua hal atau lebih banyak hal sekaligus, dan hasilnya adalah bahwa kita melakukan segala sesuatu kurang baik daripada jika kita benar terfokus pada tugas masing-masing secara bergantian.

Ketika kita beralih tugas, pikiran kita harus reorientasi untuk mengatasi informasi baru. Jika kita melakukan ini dengan cepat, seperti ketika kita multitasking, kita hanya bisa mencurahkan konsentrasi penuh dan fokus untuk setiap switch. Jadi kualitas pekerjaan kita menderita. Semakin kompleks atau teknis tugas kita beralih antara, semakin besar penurunan kualitas mungkin. Misalnya, akan hampir mustahil untuk menulis presentasi berkualitas baik sementara memiliki percakapan emosional dengan rekan kerja!

Kelemahan lain utama untuk multitasking adalah efeknya terhadap tingkat stres kita. Berurusan dengan beberapa hal sekaligus membuat kita merasa kewalahan, tiriskan dan letih.

Di sisi lain, pikirkan seberapa puaskah Anda rasakan ketika Anda mencurahkan perhatian penuh Anda untuk satu tugas. Anda bisa fokus, dan Anda mungkin akan menyelesaikannya merasa seolah-olah Anda tidak hanya menyelesaikan sesuatu, tetapi dilakukan dengan baik. 

Ini disebut berada dalam aliran, dan itu adalah keterampilan yang dapat dikembangkan dengan beberapa latihan.

Bercak Tendensi Multitasking

Hal ini dapat sulit untuk mengidentifikasi ketika Anda multitasking. Tetapi ada beberapa indikator kunci Anda dapat mencari:

• Jika Anda memiliki beberapa halaman atau tab yang terbuka pada komputer Anda, maka Anda mungkin multitasking. Hal yang sama berlaku untuk meja Anda - jika Anda memiliki beberapa folder file atau kertas bahwa Anda kerjakan, Anda mungkin juga akan multitasking.
• Multitasking lebih mungkin ketika Anda sedang bekerja pada sebuah proyek atau tugas Anda tidak bersemangat. Misalnya, menciptakan analisis spreadsheet mungkin menjadi tugas yang tidak diinginkan, sehingga Anda mungkin sering memeriksa email atau melakukan penelitian pada tugas baru untuk mengurangi rasa sakit dari tugas saat ini.
• Interupsi Sering juga dapat menyebabkan Anda untuk multitask. Misalnya, Anda mungkin akan menulis anggaran departemen Anda ketika seorang rekan datang ke kantor Anda dengan pertanyaan untuk Anda. Anda kemudian melanjutkan mencoba untuk bermain-main dengan anggaran saat Anda menjawab pertanyaan mereka.

 

Cara Berhenti Multitasking

Jika kita ingin meningkatkan kualitas pekerjaan kami, menurunkan tingkat stres kita, dan menjadi lebih efisien, maka kita perlu keluar dari kebiasaan multitasking. Berikut adalah beberapa saran untuk membantu Anda mengurangi multitasking:

• Rencanakan hari Anda di blok. Tetapkan waktu tertentu untuk kembali panggilan, menjawab email, dan melakukan penelitian.
• Mengelola interupsi Anda. Buatlah catatan menunjukkan siapa menyela Anda yang paling, dan bagaimana mendesak permintaan yang. Setelah Anda telah menyusun satu minggu senilai interupsi, sopan tapi tegas mendekati rekan Anda dengan maksud untuk mengelola dan mengurangi gangguan mereka.
• Pelajari cara untuk meningkatkan konsentrasi Anda sehingga Anda dapat fokus dengan benar pada satu tugas pada satu waktu. Melakukan hal ini mungkin merasa aneh pada awalnya jika Anda sering multitask. Tapi Anda akan terkejut melihat berapa banyak Anda mendapatkan dilakukan hanya dengan berkonsentrasi pada satu hal pada suatu waktu.
• Setiap kali Anda pergi untuk memeriksa email Anda atau mengambil panggilan saat Anda benar-benar harus melakukan sesuatu yang lain, ambil napas dalam-dalam dan menahan diri. Fokuskan perhatian Anda kembali ke apa yang Anda seharusnya lakukan.
• Jika Anda mendapatkan peringatan terdengar atau visual yang ketika email datang, mematikannya. Ini dapat membantu Anda menghindari godaan untuk memeriksa kotak masuk Anda setiap kali Anda mendapatkan email baru.
• Setiap kali Anda menemukan diri Anda multitasking, berhenti. Ambil lima menit untuk duduk diam di meja Anda dengan mata tertutup. Bahkan istirahat pendek seperti ini dapat memfokuskan kembali pikiran Anda, menurunkan tingkat stres Anda, dan meningkatkan konsentrasi Anda. Plus dapat memberikan otak Anda istirahat selama hari yang sibuk.
• Akan ada saat ketika sesuatu yang mendesak muncul dan Anda tidak dapat menghindari interupsi. Tapi bukannya mencoba untuk multitask melalui, berhenti dan membuat catatan di mana Anda meninggalkan tugas Anda saat ini. Catat pikiran Anda miliki tentang bagaimana untuk bergerak maju. Kemudian berurusan dengan masalah mendesak, sebelum kembali ke apa yang Anda lakukan. Dengan cara ini Anda akan mampu menangani kedua tugas dengan baik, dan Anda akan meninggalkan diri dengan beberapa petunjuk untuk membantu Anda me-restart tugas asli lebih cepat.
• Jika Anda menemukan pikiran Anda mengembara ketika Anda harus fokus pada sesuatu yang lain, Anda perlu untuk memandu pikiran Anda kembali ke apa yang Anda lakukan dengan menempatkan diri pada saat itu. Sebagai contoh, Anda mungkin duduk dalam pertemuan tim yang penting, tapi berpikir tentang pidato Anda akan memberikan segera. Katakan pada diri sendiri, "Saya dalam pertemuan ini, dan perlu fokus pada apa yang saya pelajari di sini." Seringkali, mengakui saat ini dapat membantu Anda tetap fokus.

Tip:
Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang kekurangan multitasking, dan bagaimana untuk mendapatkan lebih baik dalam mengelola waktu Anda, periksa Wawancara Ahli kami dengan Dave Crenshaw, Mitos Multitasking.

Poin Penting :

Banyak dari kita berpikir bahwa multitasking adalah cara terbaik untuk mendapatkan melalui tuntutan hari kerja kami. Ini adalah mitos! Kenyataannya adalah bahwa multitasking menurunkan kualitas pekerjaan kami, mengurangi kemampuan kita untuk fokus, dan benar-benar dapat biaya kami waktu.

Sangat penting untuk berhenti multitasking segera setelah Anda sadar bahwa Anda sedang melakukannya. Jadwal hari Anda ke dalam blok waktu, cobalah untuk meminimalkan dan mengelola gangguan, dan bekerja pada peningkatan konsentrasi Anda.

Mengontrol kecenderungan Anda untuk multitask bisa memiliki manfaat mengejutkan. Anda mungkin menemukan bahwa Anda mendapatkan lebih banyak dilakukan, merasa kurang stres, dan memiliki lebih banyak energi pada akhir hari.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya