Strategi untuk Mengelola Informasi
Jadilah selektif tentang apa yang Anda baca.
Biasanya dimulai segera setelah Anda tiba di kantor Anda di pagi hari. Anda memiliki 68 email baru di inbox Anda, podcast menunggu pada iPod Anda, dua publikasi perdagangan yang Anda benar-benar perlu membaca, tumpukan memo perusahaan untuk alamat - dan BlackBerry Anda menunjukkan bahwa voicemail yang menunggu untuk Anda.
Ini akan menjadi hari lain 'informasi yang berlebihan'.
Bagi kebanyakan dari kita, hari-hari seperti ini adalah kejadian biasa. Kita sering merasa seolah-olah kita sedang berjalan untuk mengejar ketinggalan dengan diri kita sendiri - karena informasi tidak pernah berhenti.
Anda tidak perlu kita untuk memberitahu Anda bahwa ada banyak dan banyak informasi yang tidak relevan, ketinggalan jaman, dan dipertanyakan di luar sana. Apakah informasi yang berasal dari internet, majalah, atau rekan kerja, Anda memerlukan kemampuan untuk menyortir melalui semua itu dan menentukan apa yang Anda butuhkan untuk menjaga - dan apa yang Anda dapat membuang.
Jadi, apa yang Anda lakukan dengan semua informasi ini? Kapan itu menjadi terlalu banyak? Dan bagaimana Anda mengelola itu semua sehingga Anda dapat diinformasikan dan produktif - dan masih memiliki beberapa waktu luang di akhir hari untuk kehidupan pribadi?
Artikel ini membahas strategi untuk memilah dan mengelola informasi yang relevan - sehingga informasi tidak berakhir mengelola Anda!
Strategi Membaca
Kemampuan untuk mencari dan menemukan informasi yang Anda butuhkan, ketika Anda membutuhkannya, adalah sesuatu yang dapat dipelajari. Dan, karena informasi yang paling datang kepada Anda melalui kata-kata tercetak, sangat membantu untuk menggunakan strategi membaca yang efektif untuk mengidentifikasi dan memilih apa yang Anda butuhkan.
Ikuti langkah-langkah untuk
mengelola volume informasi yang Anda butuhkan untuk membaca:
- Tentukan apa yang Anda perlu tahu - Ketika dihadapkan dengan sebuah sumber informasi, tanyakan pada diri sendiri apa yang sebenarnya Anda butuhkan untuk keluar dari itu. Lakukan ini untuk hal-hal yang Anda baca secara teratur, seperti RSS feed, majalah perdagangan, dan koran. Jika Anda tidak tahu apa yang Anda seharusnya belajar dari sumber tertentu, Anda mungkin tidak perlu membacanya.
- Putuskan berapa banyak yang perlu Anda ketahui - Jika Anda memiliki spesifik, alasan didefinisikan karena membutuhkan informasi ini, berapa banyak informasi yang Anda butuhkan? Apakah Anda membaca hanya untuk pengetahuan umum dan kesadaran? Apakah informasi ini membantu Anda membuat keputusan? Dan dapat Anda 'skim' dengan cepat, atau apakah Anda perlu membaca dengan cermat dan teliti?
- Pilih poin yang paling penting - Sekarang Anda tahu bagaimana membacanya, menggunakan beberapa strategi untuk memilih keluar apa yang Anda butuhkan. Misalnya, artikel surat kabar biasanya menyediakan informasi yang paling penting di awal. Majalah mungkin memiliki poin yang paling penting di tengah-tengah sebuah artikel.
Mengidentifikasi baik - dan buruk - informasi bisa sulit, terutama online.
Gunakan tips-tips untuk mengidentifikasi informasi yang dapat dipercaya cepat di Internet:
- Pastikan sumber baik - Jika sumber adalah sebuah surat kabar terkenal, majalah, atau organisasi, maka informasi mungkin baik. Situs lain, seperti blog, kadang-kadang bisa kurang dapat diandalkan.
- Periksa tanggal - Jika Anda tidak yakin tentang sumber, periksa untuk melihat ketika situs, atau halaman Web, terakhir diperbarui.
- Tentukan penulis - Apakah penulis diidentifikasi? Apa kredensial penulis? Apakah ia memiliki pendidikan dan pengalaman untuk menulis dengan kredibilitas tentang topik ini? Untuk menemukan informasi ini, melihat 'Tentang' halaman, atau byline penulis.
- Carilah link dikerjakan - Apakah fakta didukung dengan hyperlink ke sumber asli? Melakukan link bekerja? Dalam majalah atau jurnal, sering ada catatan kaki atau halaman bibliografi untuk menyediakan sumber-sumber untuk fakta-fakta tertentu.
- Periksa hak cipta - Apakah informasi ini diterbitkan di tempat lain? Salah satu cara untuk memeriksa pelanggaran hak cipta adalah untuk menyalin dan menyisipkan paragraf teks ke mesin pencari, seperti Google.
Mengelola emai l:
Banyak orang
mengeluh tentang terlalu banyak email. Pada siang hari, itu bisa menjadi aliran
konstan. Kita mungkin merasa tertekan untuk berurusan dengan itu di malam hari,
hanya supaya kita tidak mulai bekerja pagi berikutnya dengan 50 pesan baru, dan
50 lain yang kita belum menjawab dari sehari sebelumnya.
Jadi, bagaimana
kita dapat menangani email kami lebih efisien? Tips ini dapat membantu:
- Jadwal kali email - Mengatur jadwal untuk memeriksa atau men-download email Anda pada waktu tertentu dalam sehari. Banyak ahli mengatakan bahwa dua sampai tiga kali per hari sudah cukup. Matikan email pengingat pop-up Anda, dan ikuti jadwal ini seperti yang Anda lakukan untuk pertemuan atau janji.
- Skim dan menghapus email - Ketika akan melalui email Anda, lakukan dua skims - atau cepat membaca - pesan baru Anda. Segera menghapus atau mengajukan pesan Anda tidak perlu menjawab.
- Buat 'daftar respon' - Bila Anda menemukan sesuatu yang perlu jawaban, cepat menuliskannya pada daftar respon (! Ya, gunakan kertas nyata) Setelah Anda melakukan yang pertama skim dari daftar email baru, membalas satu per satu kepada orang-orang di daftar respons Anda.
- Menanggapi singkat dan efektif - Dua tips berikut dapat membantu Anda membalas email.
- Secara singkat ulangi, pada awal pesan Anda, apa yang Anda menanggapi. Misalnya, jika Jon bertanya apakah dia harus memesan sebuah hotel untuk konferensi berikutnya kelompok, membalas dia seperti ini:
Jon, Anda bertanya apakah Anda harus memesan sebuah hotel untuk
konferensi berikutnya. Ya. Lihat apakah Hampton tersedia.
Dengan cara ini, Jon tidak perlu melihat lebih jauh ke bawah pesan email
aslinya untuk mengingatkan dirinya apa pertanyaan yang Anda menjawab.
- Pastikan jawaban Anda singkat dan to the point.
- Jangan selalu menanggapi segala sesuatu - Jangan merasa tertekan untuk membalas setiap email yang Anda terima, terutama dari orang-orang yang memiliki kebiasaan mengirimkan pesan yang panjang yang tidak benar-benar relevan.
- Kali Jadwal 'tidak ada email' - ini mungkin terdengar mustahil untuk beberapa orang, tetapi berpikir tentang penjadwalan waktu siang hari ketika Anda mengunci diri sendiri keluar 'dari email Anda. Sisihkan waktu ketika Anda hanya tidak melihat email, bahkan mungkin menutup program email. Ini akan memberi Anda waktu untuk melakukan pekerjaan yang sebenarnya - tanpa perusahaan teknologi disruptions.Some menggunakan strategi ini dengan staf mereka. Mereka mungkin memiliki 'Take a Break' tombol pada program email mereka, atau 'Tidak Jumat email.' Banyak pekerja menyukai pendekatan ini!
Membatasi Informasi Anda:
Jika Anda telah
mendaftar untuk 30 RSS feed, dan Anda men-download beberapa podcast setiap hari
- di samping semua email dan pesan suara yang Anda terima - Anda mungkin
mencoba melakukan terlalu banyak. Dan ini bisa mengganggu produktivitas Anda.
Sering ada yang
salah dengan membatasi informasi Anda - pada kenyataannya, sering kali hal yang
baik. Kita hidup di dunia yang 24/7/365, dan Anda tidak dapat mengikuti semua.
Jadi, menetapkan batas untuk diri sendiri. Putuskan bahwa Anda secara teratur akan membaca beberapa blog berkualitas tinggi atau website, atau jurnal perdagangan beberapa - dan biarkan sisanya pergi.
Poin Penting :
Banyak dari kita kewalahan oleh jumlah informasi yang kita miliki untuk
memproses setiap hari. Namun, beberapa strategi dapat membantu Anda mengambil
kendali. Mengatur jadwal untuk memeriksa email Anda pada waktu tertentu di
siang hari, dan tidak merasa tertekan untuk menanggapi segala sesuatu di kotak
masuk Anda. Jika Anda perlu untuk membalas email, singkat.
Ketika Anda mengumpulkan informasi secara online, pastikan situs yang Anda baca handal dan up to date. Dan jangan takut untuk menetapkan batas untuk diri sendiri - Anda tidak bisa membaca semuanya, jadi menentukan apa yang Anda perlu tahu, dan kemudian secara selektif.
Ketika Anda mengumpulkan informasi secara online, pastikan situs yang Anda baca handal dan up to date. Dan jangan takut untuk menetapkan batas untuk diri sendiri - Anda tidak bisa membaca semuanya, jadi menentukan apa yang Anda perlu tahu, dan kemudian secara selektif.