2.9. Chunking

Pengelompokan informasi sehingga lebih mudah dipahami

Pikirkan tentang jumlah informasi yang Anda harus mengolah setiap hari. Anda membaca laporan dan catatan rapat, Anda mendiskusikan masalah-masalah, Anda mengadakan briefing tim, dan Anda chatting dengan pendingin air.

Beberapa informasi yang Anda terima adalah mudah untuk memahami dan mempertahankan, beberapa tidak. Perbedaannya adalah sering dalam bagaimana informasi tersebut disajikan.

Bayangkan Anda sedang bermain permainan memori "apa yang hilang": Anda hanya harus menghafal semua item yang disajikan kepada Anda di atas baki - kemudian bekerja keluar yang satu telah dihapus. Sekarang, bayangkan bahwa baki disajikan dengan semua item dalam campur aduk. Dapatkah Anda mencari tahu apa yang hilang? Selanjutnya, bayangkan seperti apa rasanya jika barang yang diatur menurut ukuran dan warna atau bentuk. Ini jauh lebih mudah untuk menemukan apa yang hilang saat ini!

Ketika item dikategorikan, "informasi" pada baki jauh lebih mudah untuk memahami dan mempertahankan. Dan tidak perlu melihat masing-masing item secara individual: Anda dapat skim nampan dan memahami persis apa yang disajikan Proses pengelompokan informasi sehingga penonton mudah memahami dimaksudkan itu dikenal sebagai "chunking"..

Bukti bahwa chunking bekerja ada di sekitar kita:

• Nomor telepon dan nomor kartu kredit biasanya chunked. Kedua jenis nomor biasanya chunked dalam kelompok tiga atau empat angka.
• Bila Anda menemukan nomor telepon (atau pengelompokan lain yang Anda kenal) yang chunked berbeda dari cara Anda digunakan untuk, itu bisa jauh lebih sulit untuk mengingatnya.
• Daripada menghafal huruf O - T - P - E - E - R, mengkonversi mereka ke kata "REMOTE" membuat tugas lebih mudah

Ketika ditulis atau informasi verbal adalah chunked efektif adalah logis, terorganisir, dan konsisten. Hal ini meningkatkan kemampuan audiens Anda untuk memahami apa yang sedang terjadi. Sebuah format tertulis yang chunked dan hirarkis memberi pembaca akses cepat ke gambaran besar. Dari sana mereka bisa masuk ke dalam rincian yang diperlukan. Dan format verbal yang terstruktur dengan baik dan logis chunked membantu pendengar mengikuti dan mengingat ide kunci atau rincian yang diperlukan.

Menggunakan Prinsip Chunking untuk Komunikasi Efektif

Chunking engsel prinsip pada tiga poin kunci:

1. Informasi lebih mudah untuk memahami ketika itu disajikan dalam kecil, unit terorganisir.
2. Jumlah maksimum item informasi harus ada di unit adalah antara lima dan sembilan.
3. Informasi lebih mudah untuk memahami ketika itu disajikan pada tingkat yang tepat detail untuk penonton dan informasi yang perlu disampaikan.

Menggunakan kecil, unit terorganisir

Ketika konten yang dikelompokkan ke dalam unit-unit kecil dan mudah dicerna lebih mudah untuk mengingat dan memahami.

Pikirkan tentang komunikasi yang bekerja untuk Anda: Ketika Anda menghadiri presentasi yang menggunakan alat bantu visual, apa yang terbaik - prosa atau bullet? Ketika Anda membaca tutorial atau manual, apa yang Anda inginkan sederhana, instruksi satu langkah atau panjang penjelasan multi-langkah? Ketika Anda membaca halaman web, apakah Anda membaca setiap detail atau apakah Anda skim untuk konten yang Anda inginkan?

Jenis-jenis komunikasi yang Anda temukan paling efektif biasanya orang-orang yang chunked.

Berikut adalah beberapa panduan untuk membantu Anda mengikuti prinsip-prinsip chunking ketika menyajikan informasi kepada orang lain:

• Jauhkan paragraf pendek - memulai sebuah paragraf baru setiap kali Anda ingin membuat sebuah titik yang baru.
• Gunakan judul untuk memperkenalkan konsep-konsep baru.
• Gunakan daftar dan poin-poin, tetapi dengan tidak lebih dari sembilan item.
• Menyajikan informasi dalam tabel atau kolom.
• Ketika memberikan instruksi, sangat spesifik dan memisahkan setiap langkah yang sesuai.
• Gunakan gambar dan isyarat visual lainnya untuk membantu pemahaman.

Menggunakan unit tidak lebih dari 5-9 item

Hal ini berasal dari sebuah artikel yang terkenal berjudul "The Magical Number Seven, Plus atau Minus Dua", yang ditulis oleh psikolog Harvard George Miller saat ia sedang belajar memori jangka pendek pada tahun 1950. Ia menemukan bahwa jumlah maksimum item yang tidak terkait bahwa otak manusia dapat menghafal umumnya antara lima dan sembilan (7 + / - 2).

Jadi, daftar mudah diingat untuk pelatihan tenaga penjualan mungkin:

1. Membuat janji dengan prospek.
2. Penelitian bisnis prospek dan bagaimana mereka bisa menggunakan produk Anda.
3. Ketika Anda bertemu prospek, sebentar memvalidasi bahwa pengetahuan Anda tentang bisnis yang benar.
4. Hadir relevan unik Poin Jual produk Anda.
5. Deal dengan pertanyaan.
6. Menutup penjualan.
7. Mengirim pesanan ke departemen pengolahan pesanan Anda.

Kebanyakan dari kita akan merasa cukup mudah untuk menghafal langkah-langkah ini ketika kita duduk berbicara dengan prospek di nya atau kantornya. Jika ada lebih banyak langkah-langkah, meskipun, kita akan menghadapi risiko kehilangan satu.

Salah satu cara putaran ini adalah untuk bundel item kecil untuk membuat yang lebih besar. Sebagai contoh:

1. Membuat janji dengan prospek.

1.1.             Periksa nama Purchasing Manager di direktori atau online.

1.2.            Panggil Manajer pembelian pribadi untuk membuat janji.

1.3.            Menindaklanjuti dengan e-mail untuk konfirmasi.

2. Cari tahu tentang bisnis prospek.

2.1.            Baca situs web mereka atau brosur.

2.2.           Periksa dalam rekening tahunan mereka dipublikasikan atau tempat lain untuk mengetahui omset mereka, dan memperkirakan berapa banyak produk yang bisa mereka gunakan.

2.3.           Cari tahu siapa pemasok mereka saat ini adalah.

3. Secara singkat memvalidasi pengetahuan Anda tentang bisnis prospek.

3.1.            Konfirmasi yang produk utama mereka dan apa proporsi omset ini mewakili.

3.2.           Tanyakan tentang rencana untuk produk baru.

Dan seterusnya ...

Anda dapat melihat bahwa jika semua sub-poin (ac) berada dalam satu daftar, akan sangat mudah untuk melupakan satu. Namun, ketika mereka chunked dalam kelompok kurang dari 5-9 item ke yang lebih tinggi tingkat poin (1, 2, 3 dll), struktur membuat mereka lebih mudah untuk mengingat.

Tip: Di sini kita berbicara tentang 5-9 potongan informasi sebagai ideal. Ketika Anda sedang berbicara dengan satu orang dan Anda dapat langsung menilai berapa banyak potongan informasi yang dia mempertahankan, maka ini baik-baik saja.

Namun ketika Anda berkomunikasi dengan beberapa orang, Anda tidak dapat dengan mudah menilai retensi informasi mereka. Di sini Anda mungkin ingin menyimpan untuk sesedikit 5 poin individu jika Anda ingin setiap orang untuk mengingat apa yang Anda katakan. (Bahkan, beberapa penulis pidato sarankan hanya menempatkan maksimal tiga poin utama dalam pidato!)

Menemukan tingkat yang tepat detail

Memutuskan bagaimana tepatnya untuk informasi potongan dapat menantang. Anda perlu untuk menyerang keseimbangan optimal detail: itu perlu cukup menyeluruh, namun tidak begitu rinci bahwa Anda kehilangan perhatian audiens Anda. Ini adalah mengapa begitu penting untuk mempertimbangkan kebutuhan audiens Anda juga. Berikut adalah beberapa tips:

• Ingat bahwa + / 7-2 aturan adalah pedoman untuk mengingat maksimal. Ini mungkin tidak sesuai dengan situasi Anda dengan sempurna.
• Ketika audiens Anda cukup baru untuk subjek, pertimbangkan termasuk informasi kurang dalam setiap potongan. Ketika audiens Anda cukup berpengetahuan pada subjek Anda dapat memasukkan lebih banyak.
• Jumlah detail Anda menyertakan juga tergantung pada seberapa penting itu adalah bahwa penonton tahu detail yang.

Jadi, jika Anda melakukan penjualan pelatihan proses untuk sekelompok salesman trainee, Anda mungkin hanya menyertakan poin nomor 1-7 dari contoh di atas. Anda bahkan bisa memotong mereka turun ke hanya poin 1, 4, 6 dan 7 (yang penting) dan menghilangkan poin 2 dan 3 (yang baik untuk memiliki tetapi tidak kritis). Tapi jika Anda bekerja pada pengetatan proses penjualan dengan tenaga penjualan yang ada, mungkin mencakup, b, c huruf a dll juga.

Cara lain untuk berpikir tentang menemukan tingkat 'benar' detail adalah untuk meminjam beberapa terminologi yang umum digunakan dalam Neuro-Linguistic Programming (NLP): di sini istilah 'chunking up' dan 'chunking down' digunakan untuk menggambarkan proses bergerak antara tingkat detail:

• Chunking Up - bergerak dari sesuatu yang spesifik dan menjadi lebih umum.
• Chunking Bawah - bergerak dari sesuatu yang umum dan menjadi lebih spesifik.

Idenya adalah bahwa setiap masalah dapat dilihat dalam potongan yang lebih besar atau lebih kecil. Ketika Anda bergerak dari perspektif sempit melalui satu yang lebih luas, dan kemudian kembali turun lagi, peluang yang berbeda muncul dengan sendirinya. Chunking, dalam konteks ini, memungkinkan Anda untuk bekerja melalui pembahasan isu-isu dan masalah dengan reorganisasi (rechunking) informasi.

Menemukan tingkat yang tepat detail berarti bergerak antara level dalam cara yang terstruktur dan logis. Dalam percakapan, Anda dapat melakukan ini di respon langsung kebutuhan orang lain, tergantung pada apa yang mereka katakan atau meminta selama percakapan.

Aplikasi chunking untuk menemukan tingkat yang tepat rinci meliputi:

• Negosiasi dan Problem Solving: chunking sampai tingkat umum untuk menemukan kesamaan dengan orang lain, dan kemudian kembali ke chunking menemukan solusi.
• Berpikir Kreatif: chunking up membantu Anda keluar dari pemikiran rutin untuk mengidentifikasi alternatif, maka Anda dapat potongan kembali ke bawah untuk menemukan solusi spesifik Anda mungkin tidak terpikirkan sebelumnya.
• Meningkatkan Motivasi: jika orang lain tampaknya bosan atau bersemangat Anda dapat potongan hingga menemukan area kepentingan bersama atau tujuan bersama. Setelah Anda mengidentifikasi gambaran besar, sering kali lebih mudah bagi orang untuk melihat bagaimana upaya mereka dapat mempengaruhi peristiwa-peristiwa, dan bagaimana mereka dapat berkontribusi lebih banyak lagi.
• Mengatasi stres: Ketika seseorang kewalahan, itu sering kali karena tugas di tangan tampaknya terlalu besar. Dengan chunking bawah, Anda memutuskan pekerjaan ke gigitan dikelola. Jika orang kewalahan oleh detail, lakukan sebaliknya dan potongan dalam rangka untuk membantu mereka melihat apa yang mereka capai.

Poin Penting ;

Chunking adalah teknik yang akan membantu Anda meningkatkan komunikasi Anda. Ini juga akan membantu Anda (dan membantu Anda membantu orang lain) mempertahankan sebanyak informasi yang relevan sebanyak mungkin. Dengan chunking item ke dalam kelompok terkait Anda memasuki metode optimal untuk menghafal dan mempertahankan informasi. Dengan chunking informasi ke unit dikelola pada tingkat yang tepat detail, Anda membuat informasi baik tertulis maupun lisan jauh lebih mudah untuk mengingat dan memahami. 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya