Membuat keputusan yang baik di bawah tekanan
Orang cenderung untuk membuat keputusan reaktif ketika dihadapkan dengan situasi darurat atau ketika bencana terbentang.
Dalam keadaan ini, keputusan terbaik cenderung mereka yang telah berpikir-melalui dan dilatih depan waktu, contoh yang baik yang menggunakan rencana awal persiapan evakuasi ketika kantor terbakar.
Proses pengambilan keputusan yang normal biasanya melibatkan:
- Mendefinisikan masalah.
- Mengumpulkan informasi yang diperlukan.
- Mengembangkan pilihan.
- Merancang rencana.
- Pelaksana.
- Menindak lanjuti.
Namun pengambilan keputusan reaktif adalah, baik. Karena itu, biasanya tidak ada waktu untuk mengeksekusi proses pengambilan keputusan penuh, yang berarti bahwa itu semua-terlalu-mudah untuk membuat keputusan yang buruk saat di bawah tekanan.
Apakah ini berarti bahwa tindakan yang akan diambil dalam keadaan darurat harus direncanakan terlebih dahulu sehingga Anda dapat bertindak tepat ketika sebuah peristiwa terjadi. Ini mungkin termasuk, misalnya, merancang rencana kontingensi untuk apa yang harus dilakukan ketika pemasok barang-barang berkualitas buruk ketika Anda berada pada tenggang waktu yang sangat ketat, atau merencanakan bagaimana untuk mendapatkan sistem yang penting kembali online jika gedung kantor Anda dirampok dan komputer yang dicuri.
Perencanaan Pembuatan Keputusan Reaktif yang Luar Biasa
Ketika melakukan ini, langkah pertama adalah untuk melihat risiko yang Anda hadapi dan menentukan apakah mereka memiliki probabilitas tinggi atau rendah terjadi.
Anda dapat menggunakan Matrix Penilaian Resiko (Risk Assessment Matrix : RAM) untuk melakukan hal ini. Untuk membuat Matrix Penilaian Resiko, menggambar tabel grafik, matriks atau sederhana dengan sumbu vertikal ditandai sebagai "Konsekuensi" dan sumbu horisontal ditandai sebagai "Probabilitas".
Gunakan skala sederhana dari 0 (sangat kecil) sampai 5 (sangat besar). "Konsekuensi" yang kredibel potensial skenario terburuk yang mungkin berkembang. "Probabilitas" adalah penilaian Anda terbaik dari kemungkinan sekali bahwa konsekuensi individu akan terjadi.
Sekarang, brainstorming kemungkinan mana konsekuensi yang Anda buka, dan kemudian menilai risiko konsekuensi masing-masing terjadi. Bila memungkinkan, mendasarkan penilaian risiko pada bukti dunia nyata dan pengalaman.
Kemudian plot ini pada RAM. Anda akan menemukan bahwa ketika Anda melakukan hal ini, prioritas perencanaan kontingensi Anda cepat menjadi jelas.
Perlu diingat bahwa menggunakan Matrix Penilaian Resiko bukan ilmu pasti: Hal itu adalah alat visual yang berguna untuk melihat kepentingan relatif dari setiap risiko. Hal ini akan memungkinkan perencanaan yang lebih baik dan hasil yang optimal saat pengambilan keputusan reaktif yang harus diandalkan.
Tapi apa yang harus di lakukan ketika dipaksa membuat keputusan reaktif tanpa rencana di tempat? Ketika hal ini terjadi, tidak ada waktu untuk menyelesaikan RAM menyeluruh.
Keputusan seperti itu harus cepat dibuat dengan menggunakan penalaran yang tepat, berdasarkan hasil terbaik.
Membuat Keputusan tak terduga di Bawah Tekanan
Misalnya, seorang pemimpin tim tiba-tiba menuju kepekerjaan di tengah-tengah proyek perusahaan terbesar, dengan hasil proyek yang membahayakan dan berdampak negatif pada sektor lain di mana dia terlibat. Jelas, kerja harus terus. Ini adalah ketika penting untuk membuat keputusan reaktif cepat berdasarkan risiko dan konsekuensi yang mungkin dirasakan.
Dalam kasus seperti itu, mungkin tepat untuk mengumpulkan tim dan kembali menetapkan tugas-tugas tertentu sehingga setiap orang yang terlibat mengambil sebagian tanggung jawab yang ditinggalkan oleh pemimpin tim yang pergi. Atau, mungkin menunjuk seorang pemimpin tim baru adalah keputusan reaktif terbaik untuk membuat. Apapun keputusan, pastikan untuk membuatnya berdasarkan apa yang terbaik bagi semua yang terlibat, sambil tetap memperhatikan gambar yang lebih besar, yaitu risiko yang mungkin dan konsekuensi.
Berikut hal ini sering tidak mungkin untuk mencapai hasil yang sempurna - apa yang Anda coba lakukan adalah pengendalian kerusakan sebaik mungkin.
Dapatkan rencana tindakan dibuat sebelum bencana atau situasi darurat terungkap
Orang-orang memiliki kecenderungan untuk membuat keputusan reaktif ketika menghadapi situasi darurat atau ketika bencana terjadi.
Sementara proses pengambilan keputusan yang normal umumnya mencakup 6 langkah (mendefinisikan masalah, mengumpulkan informasi yang diperlukan, menghasilkan pilihan, mengembangkan rencana, melaksanakan, dan mengikuti-up), proses pengambilan keputusan reaktif agak pendek dan mengambil langkah yang lebih sedikit, karena dalam keadaan darurat biasanya tidak ada waktu untuk mengeksekusi proses pengambilan keputusan penuh, keputusan reaktif sering diambil di bawah tekanan, dan itulah sebabnya mereka sering cenderung keputusan yang buruk, atau setidaknya tidak optimal untuk situasi saat ini.
Pada saat yang sama, keputusan yang dibuat reaktif mungkin satu-satunya hal yang harus dilakukan dalam situasi tertentu, karena tidak ada cara untuk meramalkan semua keadaan darurat atau menciptakan lingkungan yang sempurna di mana semua peristiwa direncanakan, dijadwalkan dan dijamin.
Dengan cara apapun, seorang manajer yang baik harus selalu menjaga kedua mata terbuka dan siap untuk membuat keputusan reaktif sebelum keputusan rasional. Dan VIP Task Manager akan membantu. Hal ini memungkinkan untuk merancang dan berbagi rencana aksi, checklist dan instruksi resmi yang dijadwalkan akan diterapkan dalam keadaan darurat atau bencana. VIP Task Manager memungkinkan mendistribusikan informasi antara pengguna dengan menggunakan e-mail. Manajer dapat merancang rencana tindakan darurat, kemudian membuat tugas 'Rencana Tindaka darurat dan memasang rencana tindakan.
Rencana Tindakan
- Pergi untuk melihat Tugas Pohon dan membuat kelompok tugas baru yang akan berisi rencana tindakan darurat, daftar periksa dan panduan
- Buat daftar tugas yang harus dilakukan ketika keadaan darurat terjadi. Lampirkan dokumen, instruksi dan instruksi resmi untuk tugas-tugas (semua format file berlaku)
- Mengatur hak akses untuk kelompok tugas yang memungkinkan semua karyawan untuk melihat tugas-tugas
- Anda dapat menetapkan supervisor yang akan terus merawat dan memperbarui informasi kelompok tugas
- Kirim tugas kepada karyawan dan mendapatkan umpan balik mereka untuk selalu menyadari situasi saat ini sehingga Anda bisa membuat keputusan yang tepat, bahkan reaktif.
Buatlah rencana harian Anda di pagi hari setelah tugas-tugas yang benar-benar didefinisikan
Ada perusahaan yang memiliki aktivitas yang stabil dan dapat diprediksi, tetapi ada juga bisnis seperti mana peristiwa harus dikoordinasikan dan dikonfirmasikan sebelum membuat rencana akhir.
Untuk tipe pertama dari perusahaan itu sangat nyaman untuk merencanakan tugas-tugas di malam hari sebelumnya.
Tapi jika Anda bekerja di sebuah perusahaan yang tidak begitu stabil, kami sarankan Anda untuk merencanakan tugas-tugas di pagi hari sebelum Anda mulai bekerja pada mereka.
Anda mungkin perlu menentukan beberapa detail tambahan atau membuat beberapa panggilan konfirmasi di pagi hari dan sebagai hasil dari mereka, Anda harus mengubah titik tertentu dari rencana Anda. Itulah mengapa lebih masuk akal untuk menghemat waktu Anda dengan perencanaan sekali - lebih dini.
"Perencanaan Dini" To Do List
- Setiap pagi ketika Anda tiba untuk kantor jangan lupa bahwa Anda perlu rencana
- Membuat konfirmasi pertemuan diperlukan atau mendapatkan semua informasi tambahan yang Anda butuhkan untuk membuat rencana akhir harian Anda
- Setelah itu mulai merencanakan hari Anda
- Gunakan perangkat lunak untuk mengatur tugas dengan membuat rencana harian di pagi hari
Rencana Tindakan
- Start perangkat lunak tugas manajemen
- Membuat tugas kambuh "Rencana tugas untuk hari ini"
- Menetapkan untuk mengulang setiap hari pada 10 menit setelah hari kerja Anda mulai
- Mengatur pengingat untuk pop-up di layar untuk memberitahu Anda tentang tugas ini
Tip:
Karena pengambilan keputusan reaktif didasarkan begitu banyak pengalaman pribadi orang, keputusan yang dibuat dapat bervariasi dari orang ke orang.
Juga, karena keputusan-keputusan reaktif sering dibutuhkan ketika keadaan darurat terjadi, ini dapat beberapa keputusan yang paling sulit namun penting yang dapat membuat.
Poin Penting :
Manajer atau pemimpin tim yang baik akan memiliki rencana di tempat yang banyak situasi untuk pengambilan keputusan reaktif, mengakui bahwa tidak akan ada waktu untuk menilai dan mempertimbangkan risiko, konsekuensi dan hasil yang diperlukan ketika krisis terjadi.
Ketika merancang rencana tersebut, menggambar sebuah Matrix Penilaian Resiko dapat membantu Anda dengan cepat menemukan dan mengkomunikasikan kontinjensi yang paling penting untuk mempersiapkan.