Essential Skills for an Excellent Career: 10.2. Kesuksesan Pendelegasian

Bagaimana, Kapan dan Mengapa

Menggunakan Kekuatan Bantuan Orang Lain

Meskipun "Anda-Super" tetap membutuhkan bantuan dan dukungan. Tidak perlu malu dalam meminta bantuan.

Menyingkirkan kesombongan dan menunjukkan rasa hormat untuk yang lain merupakan bakat yang dapat dibawa ke meja.

Dan, ingatlah bahwa tidak ada hal seperti sukses dengan satu tangan: Ketika Anda memasukkan dan mengakui semua orang di pojok, Anda mendorong diri sendiri, rekan kerja Anda dan pendukung Anda ke ketinggian yang lebih besar.
- Author Unknown.

Apakah Anda merasa stres dan kelebihan beban? Atau bahwa karir Anda tampaknya terhenti? Jika demikian, maka Anda mungkin perlu untuk memoles keterampilan delegasi Anda!

Jika Anda bekerja sendiri, hanya ada jumlah terbatas yang dapat Anda lakukan, betapapun kerasnya Anda bekerja. Anda hanya dapat bekerja begitu banyak jam dalam sehari. Ada begitu banyak tugas hanya Anda dapat menyelesaikan dalam jam. Ada begitu banyak hanya orang-orang Anda dapat membantu dengan melakukan tugas ini. Dan, karena jumlah orang yang dapat membantu adalah terbatas, keberhasilan Anda terbatas.

Namun, jika Anda baik di pekerjaan Anda, orang akan ingin lebih dari ini dari Anda.

Hal ini dapat menyebabkan rasa nyata dari tekanan dan kelebihan bekerja: Anda tidak dapat melakukan segala sesuatu yang semua orang ingin, dan ini dapat membuat Anda stres, bahagia, dan merasa bahwa Anda membiarkan orang bawah.

Di sisi positif, bagaimanapun, Anda sedang diberi kesempatan yang luar biasa jika Anda dapat menemukan jalan di sekitar keterbatasan ini. Jika Anda dapat menyadari kesempatan ini, Anda dapat benar-benar sukses!

Salah satu cara paling umum untuk mengatasi keterbatasan ini adalah untuk belajar bagaimana mendelegasikan pekerjaan Anda kepada orang lain. Jika Anda melakukan ini dengan baik, Anda dapat dengan cepat membangun tim yang kuat dan sukses orang, juga mampu memenuhi tuntutan yang lain tempat.

Inilah sebabnya mengapa delegasi adalah sebuah keterampilan yang penting, dan merupakan salah satu bahwa Anda benar-benar harus belajar!

Mengapa Orang Tidak Mendelegasikan

Untuk mengetahui bagaimana mendelegasikan benar, penting untuk memahami mengapa orang menghindarinya. Cukup sederhana, orang tidak mendelegasikan karena membutuhkan banyak upaya di muka.

Setelah semua, yang lebih mudah: merancang dan menulis konten untuk brosur yang mempromosikan layanan baru Anda membantu ujung tombak, atau memiliki anggota lain dari tim Anda melakukannya?

Kau tahu di dalam konten dan keluar. Anda bisa mendapatkan keuntungan memuntahkan pernyataan dalam tidur Anda. Ini akan menjadi relatif mudah bagi Anda untuk duduk dan menulis itu. Bahkan akan menyenangkan! Pertanyaannya adalah, "Apakah itu baik penggunaan waktu Anda?"

Sedangkan pada permukaan itu lebih mudah untuk melakukannya sendiri daripada menjelaskan strategi di balik brosur kepada orang lain, ada dua alasan utama yang berarti bahwa itu mungkin lebih baik untuk mendelegasikan tugas ke orang lain:

Pertama, jika Anda memiliki kemampuan untuk mempelopori kampanye baru, kemungkinan adalah bahwa keterampilan Anda lebih baik digunakan lebih lanjut mengembangkan strategi, dan mungkin datang dengan ide-ide baru lainnya. Dengan melakukan pekerjaan sendiri, Anda gagal untuk membuat penggunaan terbaik dari waktu Anda.
Kedua, dengan bermakna melibatkan orang lain dalam proyek, Anda mengembangkan keterampilan orang-orang dan kemampuan. Ini berarti bahwa waktu berikutnya proyek serupa datang, Anda dapat mendelegasikan tugas dengan tingkat kepercayaan yang tinggi bahwa hal itu akan dilakukan dengan baik, dengan keterlibatan jauh lebih sedikit dari Anda.

Delegasi memungkinkan Anda untuk membuat penggunaan terbaik dari waktu Anda dan keterampilan, dan membantu orang lain dalam tim tumbuh dan berkembang untuk mencapai potensi penuh mereka dalam organisasi.

Kapan Pendelegasian

Delegasi adalah menang-menang bila dilakukan dengan tepat, namun itu tidak berarti bahwa Anda dapat mendelegasikan hanya apa pun. Untuk menentukan kapan delegasi adalah yang paling tepat ada lima pertanyaan kunci yang perlu Anda tanyakan pada diri Anda:

Apakah ada orang lain yang telah (atau dapat diberikan) informasi yang diperlukan atau keahlian untuk menyelesaikan tugas? Dasarnya adalah ini tugas yang orang lain bisa melakukannya, atau itu penting bahwa Anda melakukannya sendiri?
Apakah tugas memberikan kesempatan untuk tumbuh dan mengembangkan keterampilan orang lain?
Apakah ini sebuah tugas yang akan terulang, dalam bentuk serupa, di masa depan?
Apakah Anda memiliki cukup waktu untuk mendelegasikan pekerjaan secara efektif? Waktu harus tersedia untuk pelatihan yang memadai, untuk pertanyaan dan jawaban, kesempatan untuk memeriksa kemajuan, dan untuk ulang jika diperlukan.
Apakah ini tugas yang saya harus mendelegasikan? Tugas penting untuk kesuksesan jangka panjang (misalnya, merekrut orang yang tepat untuk tim Anda) benar-benar perlu perhatian Anda.

Jika Anda dapat menjawab "ya" untuk setidaknya beberapa pertanyaan di atas, maka juga bisa bernilai mendelegasikan pekerjaan ini.

Faktor lain yang berkontribusi terhadap delegability tugas meliputi:

Jadwal proyek / tenggang waktu.

Berapa banyak waktu yang ada tersedia untuk melakukan pekerjaan itu?
Apakah ada waktu untuk mengulang pekerjaan jika tidak dilakukan dengan benar pertama kali?
Apa konsekuensi tidak menyelesaikan pekerjaan tepat waktu?

Anda harapan atau tujuan untuk proyek atau tugas (s), termasuk:

Seberapa penting adalah bahwa hasil adalah kualitas tertinggi?
Adalah sebuah "memadai" Hasilnya cukup baik?
Apakah kegagalan menjadi penting?
Berapa banyak dampak hal-hal lain gagal?

Bahwa menjadi kata, setelah semua kondisi sekarang ini tidak menjamin bahwa tugas didelegasikan akan selesai dengan sukses baik. Anda juga perlu mempertimbangkan kepada siapa Anda akan mendelegasikan tugas dan bagaimana Anda akan melakukannya.

Dari Siapa dan Bagaimana Mendelegasikan

Setelah memutuskan untuk mendelegasikan tugas ada beberapa faktor lain yang perlu dipertimbangkan juga.

Kepada Siapa Anda Harus Mendelegasikan?

Faktor yang perlu dipertimbangkan di sini termasuk:

Pengalaman, pengetahuan dan keterampilan individu sebagai mereka berlaku untuk didelegasikan tugas.

Apa pengetahuan, keterampilan dan sikap tidak orang tersebut sudah memiliki?
Apakah Anda punya waktu dan sumber daya untuk memberikan pelatihan apapun diperlukan?

Individu lebih menyukai bekerja gaya.

Bagaimana independen adalah orang?
Apa yang dia inginkan dari nya atau pekerjaannya?
Apa nya tujuan jangka panjang dan bunga, dan bagaimana ini sejajar dengan pekerjaan yang diusulkan?

Beban kerja saat ini dari orang ini.

Apakah orang tersebut memiliki waktu untuk mengambil lebih banyak pekerjaan?
Apakah Anda mendelegasikan tugas ini memerlukan reshuffle tanggung jawab dan beban kerja?

Ketika Anda pertama kali mulai mendelegasikan kepada seseorang, Anda mungkin memperhatikan bahwa ia membutuhkan waktu lebih lama dari yang Anda lakukan untuk menyelesaikan tugas. Hal ini karena Anda adalah seorang ahli di lapangan dan orang yang telah Anda didelegasikan kepada yang masih belajar. Bersabarlah: jika Anda telah memilih orang yang tepat untuk mendelegasikan kepada, dan Anda mendelegasikan dengan benar, Anda akan menemukan bahwa ia dengan cepat menjadi kompeten dan dapat diandalkan.

Bagaimana Jika Anda Mendelegasikan?

Gunakan prinsip-prinsip berikut untuk mendelegasikan berhasil:

Jelas mengartikulasikan hasil yang diinginkan. Mulailah dengan akhir dalam pikiran dan menentukan hasil yang diinginkan.
Jelas mengidentifikasi kendala dan batas. Dimana jalur kewenangan, tanggung jawab dan akuntabilitas? Jika orang tersebut:

Menunggu untuk diberi tahu apa yang harus dilakukan?
Tanyakan apa yang harus dilakukan?
Merekomendasikan apa yang harus dilakukan, dan kemudian bertindak?
Undang-undang, dan kemudian melaporkan hasil dengan segera?
Memulai tindakan, dan kemudian laporan berkala?

Bila memungkinkan, termasuk orang dalam proses delegasi. Memberdayakan mereka untuk memutuskan apa tugas-tugas yang didelegasikan kepada mereka dan kapan.
Cocokkan jumlah tanggung jawab dengan jumlah otoritas. Memahami bahwa Anda dapat mendelegasikan tanggung jawab, namun Anda tidak dapat mendelegasikan pergi pertanggung-jawaban akhir. Tanggung jawab berhenti dengan Anda!
Delegasi ke tingkat organisasi terendah. Orang-orang yang paling dekat dengan pekerjaan yang paling cocok untuk tugas tersebut, karena mereka memiliki pengetahuan yang paling intim detail dari pekerjaan sehari-hari. Hal ini juga meningkatkan efisiensi kerja, dan membantu untuk mengembangkan orang-orang.
Memberikan dukungan yang memadai, dan tersedia untuk menjawab pertanyaan. Memastikan keberhasilan proyek melalui komunikasi yang berkelanjutan dan pemantauan serta penyediaan sumber daya dan kredit.
Fokus pada hasil. Perhatian diri Anda dengan apa yang dicapai, bukan merinci bagaimana pekerjaan harus dilakukan: cara Anda belum tentu satu-satunya atau bahkan cara terbaik! Biarkan orang untuk mengontrol nya sendiri metode dan proses. Ini memfasilitasi keberhasilan dan kepercayaan.
Hindari "delegasi ke atas". Jika ada masalah, tidak memungkinkan orang untuk mengalihkan tanggung jawab untuk tugas tersebut kembali kepada Anda: meminta solusi yang direkomendasikan, dan tidak hanya memberikan jawaban.
Membangun motivasi dan komitmen. Diskusikan bagaimana keberhasilan akan berdampak imbalan keuangan, kesempatan masa depan, pengakuan informal, dan konsekuensi yang diinginkan lainnya. Memberikan pengakuan di mana layak.
Membangun dan mempertahankan kontrol.

Diskusikan jadwal dan tenggang waktu.
Setuju pada jadwal pos pemeriksaan di mana Anda akan meninjau kemajuan proyek.
Membuat penyesuaian yang diperlukan.
Luangkan waktu untuk memeriksa semua karya yang dikirimkan.

Dalam mempertimbangkan seksama titik-titik kunci sebelum dan selama proses delegasi Anda akan menemukan bahwa Anda mendelegasikan lebih berhasil.

Menjaga Kontrol

Sekarang, setelah Anda telah bekerja melalui langkah-langkah di atas, pastikan Anda singkat anggota tim Anda tepat. Luangkan waktu untuk menjelaskan mengapa mereka dipilih untuk pekerjaan itu, apa yang diharapkan dari mereka selama proyek, tujuan yang Anda miliki untuk proyek tersebut, semua jadwal dan tenggang waktu dan sumber daya di mana mereka dapat menarik. Dan menyetujui jadwal untuk check-in dengan update kemajuan.

Terakhir, pastikan bahwa anggota tim tahu bahwa Anda ingin tahu jika ada masalah terjadi, dan bahwa Anda tersedia untuk setiap pertanyaan atau bimbingan yang dibutuhkan sebagai pekerjaan berlangsung.

Kita semua tahu bahwa sebagai manajer, kita tidak harus mikro-mengelola. Namun, ini tidak berarti kita harus melepaskan kontrol sama sekali: Dalam mendelegasikan secara efektif, kita harus menemukan keseimbangan yang kadang-kadang sulit antara memberikan cukup ruang bagi orang untuk menggunakan kemampuan mereka untuk efek terbaik, sambil tetap memantau dan mendukung dengan cukup teliti untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan dengan benar dan efektif.

Pentingnya Menerima Penuh

Ketika pekerjaan didelegasikan disampaikan kembali kepada Anda, sisihkan waktu yang cukup untuk meninjau secara menyeluruh. Jika memungkinkan, hanya menerima kualitas yang baik, penuh menyelesaikan pekerjaan. Jika Anda menerima pekerjaan yang Anda tidak puas dengan, anggota tim Anda tidak belajar untuk melakukan pekerjaan dengan benar.

Lebih buruk dari ini, Anda menerima baru tahap seluruh pekerjaan yang Anda mungkin akan perlu melengkapi diri Anda. Hal ini tidak hanya kelebihan Anda, itu berarti bahwa Anda tidak memiliki waktu untuk melakukan pekerjaan Anda sendiri dengan benar. Tentu saja, ketika pekerjaan yang baik adalah dikembalikan kepada Anda, pastikan untuk mengenali baik dan penghargaan usaha. Sebagai seorang pemimpin, Anda harus mendapatkan dalam praktek memuji anggota tim Anda setiap kali Anda terkesan dengan apa yang telah mereka lakukan.

Ini upaya pada bagian Anda akan pergi jauh ke arah membangun kepercayaan diri anggota tim dan efisiensi, yang keduanya akan ditingkatkan pada tugas didelegasikan berikutnya, maka, Anda berdua menang.

Poin Penting :

Pada pandangan pertama, delegasi bisa merasa seperti kerumitan lebih dari itu layak, tetapi dengan mendelegasikan secara efektif, Anda sangat dapat memperluas jumlah pekerjaan yang Anda dapat memberikan.

Bila Anda mengatur beban kerja sehingga Anda bekerja pada tugas-tugas yang memiliki prioritas tertinggi untuk Anda, dan orang lain bekerja pada tugas yang bermakna dan menantang, Anda memiliki resep untuk sukses.

Untuk mendelegasikan secara efektif, memilih yang tepat untuk mendelegasikan tugas, mengidentifikasi orang yang tepat untuk mendelegasikan kepada, dan mendelegasikan dengan cara yang benar. Ada banyak untuk ini, tetapi Anda akan mencapai jauh lebih banyak setelah anda mendelegasikan secara efektif!

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya