1.15. Allen Masukan Pengolahan Teknik

Mengelola Workflow Anda Efektif

Belajarlah untuk mengelola alur kerja Anda dan menjadi lebih produktif.

Banyak dari kita memilah-milah sejumlah besar informasi yang masuk setiap hari. Sebagai contoh, Anda mungkin menerima puluhan email, panggilan telepon, pesan suara, permintaan pertemuan, faktur, dan dokumen lainnya.

Hal ini selain untuk bekerja yang perlu Anda lakukan untuk mencapai tujuan dan sasaran Anda.

Jadi, bagaimana Anda dapat memproses informasi ini masuk secara efektif, sementara masih tinggal produktif?

Teknik Pengolahan Masukan Allen adalah pendekatan yang masuk akal yang membantu Anda melakukan hal ini. Pada artikel ini, kita melihat alat ini, dan kami menjelajahi bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk mengelola informasi yang masuk.

Catatan:
Anda mungkin sudah menggunakan beberapa langkah-langkah dalam proses ini untuk mengelola alur kerja Anda. Namun, itu masih bermanfaat untuk meninjau kembali proses, dan memeriksa bahwa Anda menggunakannya - dan waktu Anda - dengan cara yang paling efektif.

Tentang Perangkat

David Allen, seorang ahli produktivitas, mengembangkan Teknik Pengolahan Input dan diterbitkan dalam bukunya berpengaruh tahun 2003, "Getting Things Done."

Input adalah sesuatu yang Anda butuhkan untuk mengambil tindakan. Allen mendefinisikan sebagai, "apa pun yang Anda telah diizinkan masuk ke dunia psikologis atau fisik Anda yang bukan milik mana itu, namun Anda belum menentukan hasil yang diinginkan dan langkah tindakan selanjutnya."

Masukan ini bisa apa saja dari pikiran bahwa Anda sudah memiliki tentang sebuah proyek baru, untuk email dan dokumen yang Anda terima, untuk faktur yang harus Anda bayar.

Manfaat utama dari alat ini adalah bahwa hal ini membantu Anda cepat mengambil tindakan pada semua masukan yang datang dengan cara Anda. Ini berarti bahwa Anda dapat fokus pada tujuan Anda, bukannya mencemaskan sesuatu yang Anda mungkin telah terjawab.

Ada tiga tahapan utama dalam menggunakan teknik:

1. Mengumpulkan.
2. Pengolahan.
3. Meninjau (tidak ditampilkan pada diagram).

Mari kita lihat masing-masing tiga tahap secara lebih rinci, dan mendiskusikan bagaimana Anda dapat menerapkan proses ini untuk mengelola alur kerja Anda.

Menerapkan Perangkat tersebut

Teknik Pengolahan Masukan Allen tampak rumit, tetapi sebenarnya sangat mudah digunakan.

Langkah 1: Mengumpulkan

Anda menerima informasi setiap hari dalam beberapa format, seperti email, surat, teks, pesan suara, dan catatan kertas, serta dari pikiran dan ide-ide.

"Mengumpulkan" proses melibatkan pengumpulan semua jenis informasi yang masuk bahwa Anda harus berpikir tentang. Ini mengkonsolidasikan semua yang Anda butuhkan untuk mengambil tindakan, dan mendefinisikan bagaimana dan di mana Anda menyimpan informasi itu sampai Anda bisa mengolahnya.

Kunci untuk mengumpulkan informasi ini masuk adalah untuk memastikan bahwa Anda memiliki tempat yang tepat untuk menyimpannya - ". Ember" Allen menyebut tempat Beberapa contoh yang baik dari ember adalah kotak masuk email Anda, di-nampan di meja Anda, Anda- do list, notepad mana Anda menuliskan ide-ide baru dan mengambil catatan rapat, dan pesan suara Anda - Anda mungkin akan menggunakan banyak dari sudah.

Jika Anda belum menyiapkan ember untuk setiap jenis informasi yang telah datang, mengatur ruang kerja Anda sehingga ember Anda di tempat yang tepat - di rumah dan di tempat kerja.

Pikiran dan gagasan Anda merupakan jenis yang lebih berwujud input, dan ini dapat dengan mudah tersesat! Menuliskannya, dan menyimpannya dalam ember sesuai. Anda dapat menggunakan aplikasi seperti Evernote untuk ini, atau ide email ke inbox Anda. Anda akan memilah-milah dan mengatur pikiran-pikiran ini dalam langkah-langkah selanjutnya.

Anda harus bertujuan untuk memiliki beberapa ember koleksi mungkin. Karena email kemungkinan merupakan ember yang akan Anda gunakan paling, pastikan bahwa Anda tahu bagaimana mengelola email secara efektif . Periksa email Anda pada waktu yang tepat di siang hari, dan menangani dengan cepat dengan permintaan yang tidak akan butuh waktu lama (akan kita bahas secara lebih rinci dalam Langkah 2.)

Ingat, Anda tidak perlu mengambil tindakan pada apa pun yang tidak mendesak selama langkah ini. Hal ini kadang-kadang dapat mengambil banyak disiplin diri , Tetapi penting untuk tetap dengan sistem seperti Anda mengumpulkan masukan Anda.

Langkah 2: Pengolahan

Setelah Anda memiliki ember koleksi yang sesuai untuk semua bahan masuk Anda, maka Anda perlu untuk memprosesnya. Pengolahan masukan Anda membentuk bagian utama .

Daripada memproses input Anda segera setelah mereka datang, jadwal slot biasa untuk melakukan hal ini. Tergantung pada bagaimana Anda ingin bekerja, ini bisa menjadi setiap hari pada waktu tertentu, atau selama kesenjangan dalam jadwal Anda.

Artikel kami Apakah Ini Tugas Pagi? menunjukkan kepada Anda bagaimana untuk menjadwalkan kegiatan untuk waktu yang tepat hari. (Dalam beberapa peran, ini mungkin bukan pendekatan yang tepat, jadi gunakan penilaian terbaik Anda dan biarkan orang tahu bagaimana menghubungi Anda jika mereka memiliki permintaan mendesak.)

Ketika Anda memproses masukan Anda, Anda harus memutuskan apa setiap item, dan menentukan apa yang harus Anda lakukan tentang hal itu. Untuk melakukan ini, Anda harus terlebih dahulu mengidentifikasi apakah suatu item adalah "ditindaklanjuti" atau "non-ditindaklanjuti."

Item non-ditindaklanjuti merupakan masukan bahwa Anda tidak perlu melakukan apa-apa dengan. Entah mengajukan ini di tempat yang tepat, atau menghapusnya jika Anda tidak perlu menyimpan catatan dari mereka.

Item ditindaklanjuti merupakan masukan yang perlu beberapa tindakan dari Anda, atau dari orang lain. Misalnya, ini mungkin email yang meminta jika Anda dapat menghadiri pertemuan, atau ide-ide proyek yang Anda ingin mengembangkan lebih lanjut.

Jika Anda perlu mengambil tindakan pada hal-hal yang akan mengambil hanya waktu yang singkat untuk menyelesaikan (katakanlah, kurang dari dua menit), maka sering masuk akal untuk melakukannya di tempat daripada jadwal mereka untuk nanti. Ini kemungkinan akan menjadi kasus dengan email yang membutuhkan respon sederhana, atau dengan tugas-tugas rutin yang Anda dapat mendelegasikan kepada orang lain.

Anda harus menunda item ditindaklanjuti yang akan memakan waktu lebih lama dari dua menit untuk menyelesaikan. Jika Anda perlu untuk menyelesaikan item pada tanggal tertentu, maka jadwal ini tepat (dalam perangkat lunak kalender atau buku harian, misalnya), dan file itu. Anda mungkin perlu untuk menyelesaikan beberapa item dengan tenggat waktu tertentu, sementara Anda mungkin perlu berurusan dengan orang lain pada waktu yang tepat pada hari tertentu.

Item ditindaklanjuti yang tidak memiliki batas waktu atau kerangka waktu tertentu dapat masuk ke Program yourAction atau To-Do List. Prioritaskan barang-barang yang sesuai, dan proyek delegasi dan tugas kepada orang lain yang diperlukan.

Tip:
Lihat artikel kami pada The Art of Kearsipan dan Mengelola File Elektronik untuk strategi yang efisien dan efektif manajemen file.

Langkah 3: Meninjau

Dua langkah pertama membentuk bagian terbesar dari proses ini, tetapi juga penting untuk meninjau masukan yang telah dikumpulkan dan diolah. Jadi, pergi melalui daftar Anda dan kalender setiap minggu untuk mengingatkan diri sendiri tentang apa yang Anda lakukan, untuk memperbarui daftar Anda, dan untuk meninjau komitmen mendatang.

Ulasan ini mingguan ini juga berguna untuk melihat dari atas tujuan jangka pendek dan jangka panjang Anda dan proyek. Anda dapat menempatkan item tindakan yang berhubungan dengan tujuan-tujuan ini ke dalam kalender Anda, di samping tugas-tugas dan tanggung jawab lainnya. Hal ini penting karena, kecuali Anda menguraikan tujuan tersebut menjadi langkah-langkah ditindaklanjuti (konsep kunci dalam Perencanaan Aksi ), Mereka mungkin tampak terlalu besar untuk mencapai!

Tip:
Gunakan teknik penetapan tujuan seperti Menetapkan Tujuan Mundur untuk mengubah tujuan besar menjadi langkah-langkah yang dapat Anda capai setiap hari atau minggu.

Poin Penting :

David Allen, seorang ahli produktivitas terkenal, mengembangkan Teknik Pengolahan Input dan diterbitkan dalam bukunya tahun 2003, "Getting Things Done." Alat ini membantu Anda mengatur materi yang masuk, sehingga Anda dapat melakukan hal yang benar dengan itu.

Ada tiga langkah utama dalam versi kita alat Allen:

1. Mengumpulkan.
2. Pengolahan.
3. Meninjau.

Tahap 2 adalah bagian paling penting dari alat ini, karena itu adalah di mana Anda memutuskan untuk mengambil tindakan, atau menunda, masukan Anda. Tahap alat ini berharga karena memastikan bahwa Anda memproses semua informasi yang masuk Anda secara efektif.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya