1.14. Mengelola File Elektronik

Efisien Manajemen File

Pelajari cara untuk mengelola file Anda secara efektif.

Pernahkah Anda duduk dengan atasan Anda melihat melewati bahu Anda, sementara Anda mencari email hilang yang dia butuhkan sekarang? 


Atau apakah Anda membuat klien menunggu di telepon selama beberapa menit, sementara Anda diburu untuk laporan status?

Jika Anda memiliki, tidak peduli bagaimana terorganisir dan efektif Anda berada dalam pekerjaan sehari-hari Anda, atasan Anda dan klien Anda tidak akan terkesan. Dan, jika itu tugas Anda untuk membantu orang, berapa banyak waktu orang lain Anda membuang-buang jika Anda tidak dapat menemukan informasi yang mereka butuhkan, ketika mereka membutuhkannya?

Ini hanya beberapa alasan mengapa begitu penting untuk mengelola file Anda secara efektif. Artikel ini membahas bagaimana Anda dapat melakukan hal ini.

Masalah dengan Miskin Manajemen File

Pada hari kerja biasa, Anda mungkin berurusan dengan banyak file yang berbeda. Data dapat mengalir masuk dari segala arah, beberapa di antaranya Anda harus menyimpan untuk menggunakan pada suatu titik waktu kemudian.

Semua terlalu sering, meskipun, Anda bisa membuang-buang waktu Anda sendiri dan berburu orang lain untuk data yang ada di sana, di komputer Anda, smartphone, atau tablet. Hal ini menyebabkan stres, dan membuat Anda terlihat tidak profesional.

Juga, jika Anda menggunakan server atau drive bersama, itu penting untuk mengatur file elektronik baik. Jika Anda tidak memberi label dan menyimpan file bijaksana, Anda akan membingungkan orang lain, dan Anda akan membuang-buang waktu mereka serta Anda sendiri.

Menggunakan hirarkis Direktori Struktur

Mari kita mulai dengan melihat menggunakan struktur direktori yang hierarkis untuk mengelola file elektronik Anda secara efisien dan efektif.

Dengan pendekatan ini, Anda menyimpan semua dokumen dan file yang terkait dengan suatu proyek tertentu, orang atau benda dalam satu folder - daripada memiliki satu folder untuk presentasi untuk semua proyek, folder lain untuk semua spreadsheet Anda, dan sebagainya. Dengan cara ini, itu jauh lebih cepat untuk menemukan, membuka, dan menggunakan semua file untuk proyek itu.

Misalnya, jika Anda bekerja pada sebuah proyek kunci, nama proyek bisa menjadi root folder (sebut saja Project X). Pikirkan folder ini seperti laci di lemari arsip di mana Anda akan menyimpan semua informasi yang berkaitan dengan proyek tersebut.

Lapisan berikutnya folder bisa berisi folder topik Anda. Ini dapat memiliki judul pos utama, seperti "Laporan Status," "Beban," "Faktur," "Komunikasi," dan "Kemajuan." Folder yang luas seperti bagian utama dalam Proyek X berkas laci.

Dalam folder topik yang lebih spesifik, folder fungsi. Ini memungkinkan Anda untuk memilah informasi dengan cara yang lebih rinci. Misalnya, dalam "Komunikasi" file, Anda dapat membuat fungsi file untuk "Manajer Komunikasi," "Tim Komunikasi," dan "Komunikasi Client."

Lapisan terakhir dari folder adalah folder aktivitas Anda. Folder ini dapat berhubungan dengan kerangka kegiatan atau waktu tertentu dalam setiap folder fungsi. Misalnya, untuk "Boss Komunikasi" folder, Anda bisa membuat "Minggu 1 Communications," "Minggu 2 Communications," dan sebagainya. Anda juga bisa mengatur folder tersebut dengan tanggal, berdasarkan topik, berdasarkan urgensi, atau dengan sistem lain yang masuk akal untuk Anda.

Tergantung pada peran dan sifat pekerjaan Anda, Anda mungkin perlu tingkat lebih atau kurang dari folder.

Tips 1:
Ada sering gunanya menciptakan folder untuk kurang dari, katakanlah, lima dokumen. Jika Anda melakukannya, waktu yang Anda habiskan mengklik sub-folder mungkin lebih besar daripada waktu yang Anda simpan dengan tidak harus memindai isi folder.

Tips 2:
Struktur file yang Anda gunakan akan tergantung pada jenis pekerjaan yang Anda lakukan. Misalnya, jika Anda bekerja dalam penjualan, Anda mungkin ingin folder terpisah untuk setiap klien, atau jika Anda berada dalam pengembangan produk, Anda mungkin ingin folder terpisah untuk setiap produk. Luangkan waktu beberapa menit untuk berpikir tentang pendekatan yang paling cocok untuk Anda dan pekerjaan Anda.

Tip 3:
Cobalah untuk menghindari mengandalkan fungsi pencarian jika Anda perlu untuk mengakses dokumen cepat dan terpercaya - kadang-kadang mereka membantu Anda menemukan informasi dengan cepat, tapi kadang-kadang mereka tidak. Jika Anda harus bergantung pada alat pencarian, gunakan cerdas, mudah dikenali nama file, dan menanamkan kata kunci yang akan membantu Anda menemukan data katalog.

Selanjutnya Tips untuk Mengelola File Efektif

Setelah Anda telah mengatur file Anda, menggunakan strategi ini untuk mengelola secara lebih efektif:

Gunakan Metode Konsisten Penamaan File dan Folder Anda

Misalnya, membagi folder utama ke sub-folder untuk pelanggan, vendor, dan rekan kerja. Gunakan nama deskriptif untuk mengidentifikasi apa atau siapa folder berhubungan dengan.

Misalnya, Anda bisa membagi folder bernama "Rencana Bisnis" ke dalam sub-folder bernama "Rencana Bisnis 2010," "Rencana Bisnis 2011," dan "Rencana Bisnis 2012."

Anda bahkan mungkin dapat memberikan penampilan yang berbeda atau melihat ke berbagai kategori folder - ini dapat memudahkan untuk membedakan mereka dengan cepat.

Hindari Menyimpan Dokumen yang tidak perlu

Jangan menyimpan segala sesuatu yang menemukan jalan ke kotak masuk Anda. Ambil beberapa detik untuk melirik melalui konten, dan menyimpan file hanya jika mereka relevan dengan aktivitas pekerjaan Anda. Jika Anda memiliki terlalu banyak data di komputer Anda, itu membuat lebih sulit untuk menemukan hal-hal di masa depan.

Kembali File Up

Ini adalah sedikit membosankan, tapi ini penting, sebagai orang yang hard disk telah jatuh akan bersaksi!

Anda dapat membuat cadangan file elektronik Anda dalam beberapa cara. Salah satunya adalah dengan menggunakan layanan file-hosting/storage berbasis Web seperti Dropbox , SugarSync , iCloud , atau Mozy . Keuntungan menggunakan ini adalah bahwa Anda kemudian dapat mengakses dokumen Anda dari beberapa perangkat (PC, tablet, smartphone, dan sebagainya), selama Anda memiliki akses ke Web. Selain itu, kembali file-file Anda secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu mengingat untuk melakukan manual back-up, dan file Anda selalu aman.

Sebuah pendekatan yang lebih tradisional adalah dengan menggunakan hard drive eksternal. Anda dapat mengatur ini untuk membuat cadangan file Anda terus-menerus, atau Anda dapat berkomitmen untuk melakukan backup manual biasa.

Tips 1:
Bicara dengan departemen TI organisasi Anda sebelum Anda memilih sebuah metode untuk membuat cadangan file Anda. Beberapa organisasi tidak akan mengizinkan Anda untuk menggunakan layanan luar untuk menyimpan file perusahaan, dan beberapa mungkin sudah memiliki kebijakan cadangan atau rencana pemulihan bencana di tempat. Anda juga mungkin mengalami masalah keamanan jika Anda menyimpan file pada hard drive eksternal.

Tips 2:
Online file jasa penyimpanan seperti Dropbox juga memungkinkan Anda untuk berbagi file dan dokumen dengan mudah.

Mengatur File dengan Kurma

Ini sering layak menggabungkan tanggal di nama file dokumen. Ini akan membantu Anda menemukan dokumen terbaru tanpa membuka file.

Sebagai contoh, sebuah file bernama "Pedoman 12Oct11" akan menunjukkan versi dari file Pedoman tanggal 12 Oktober 2011. (Sadarilah bahwa di beberapa negara tanggal ini dapat disajikan sebagai 101.211, sedangkan di negara lain, tanggal yang sama dapat ditampilkan sebagai 121.011 - ini adalah mengapa nilainya menggunakan 12Oct2011 sebaliknya!)

Beberapa orang juga menggunakan nomor versi untuk membedakan antara dokumen yang telah dikerjakan ulang atau diubah. Contoh akan menjadi "Delta Pedagang Kontrak v1" dan "Delta Pedagang Kontrak v2."

Gunakan Kontrol Versi

Jika beberapa orang akan bekerja pada sebuah dokumen, berhati-hati tentang kontrol versi. Orang secara alami akan terganggu jika versi yang bercampur dan pekerjaan mereka pada sebuah dokumen hilang.

Salah satu cara untuk mengatasi masalah ini adalah dengan menggunakan layanan berbasis web seperti Huddle , Google Docs , dan Microsoft Office Live untuk berkolaborasi pada dokumen dan proyek. Ini dapat membantu Anda melacak perubahan ke dokumen lebih mudah, dan dapat lebih efektif daripada berkolaborasi pada dokumen melalui email atau pada server atau drive bersama.

Jika Anda tidak menggunakan sistem ini, pastikan bahwa Anda menempatkan nomor versi pada nama file, dan mempertimbangkan memiliki meja kontrol versi pada awal dokumen. Hal ini menunjukkan nomor versi, tanggal versi, orang yang membuat perubahan, dan sifat perubahan yang mereka buat.

Poin Penting :

Ketika Anda dapat menemukan file yang Anda butuhkan dengan cepat dan mudah, Anda menghemat waktu, Anda bekerja lebih produktif, dan Anda terlihat lebih profesional. Inilah sebabnya mengapa penting untuk mengelola file Anda secara efektif.

File dokumen Anda cerdas, dalam benar berpikir melalui struktur direktori. Berikan nama file yang menjelaskan isinya. Dan menggunakan kontrol versi yang tepat di mana beberapa orang akan menggunakan dan mengubah dokumen.

Sangat penting untuk membuat cadangan file elektronik Anda secara teratur, jadi memeriksa kebijakan organisasi mengenai penggunaan situs backup online.

Terapkan ini ke Hidup Anda

Menghabiskan setengah jam sekarang menyiapkan struktur dasar sistem pengarsipan Anda, dan menempatkan sistem cadangan yang efektif ke tempatnya. Meskipun hal ini dapat tampak seperti suatu pekerjaan yang membosankan, investasi Anda pasti akan melunasi selama bulan-bulan dan tahun-tahun mendatang!

Jangan khawatir tentang pengaturan sistem Anda secara detail hak penuh dari awal, itu cukup sering untuk fokus pada struktur dasar. Jika Anda tetap sadar dan berkomitmen untuk menjadi teratur, Anda akan terus berkembang suatu struktur file yang efektif. 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya