Mempekerjakan, mengelola, dan memotivasi pekerja kontrak
Ini terjadi lagi. CEO perusahaan telah menetapkan tujuan, baru sangat ambisius untuk departemen Anda. Dan tenggang waktu?
Anda punya waktu enam bulan untuk membuat beberapa perubahan drastis yang cukup. Tiba-tiba Anda punya pekerjaan yang harus dilakukan dari yang Anda punya tangan untuk melakukannya.
Memahami apa yang membuat kontraktor "√".
Ini terjadi lagi. CEO perusahaan telah menetapkan tujuan, baru sangat ambisius untuk departemen Anda. Dan tenggang waktu?
Anda punya waktu enam bulan untuk membuat beberapa perubahan drastis yang cukup. Tiba-tiba Anda punya pekerjaan yang harus dilakukan dari yang Anda punya tangan untuk melakukannya.
Untungnya, Anda memiliki pilihan untuk menyewa kontraktor untuk membantu dengan masuknya mendadak kerja jangka pendek.
Tak pelak lagi, kontraktor telah menetapkan sendiri tantangan dan driver. Ini berarti bahwa dari sudut pandang manajemen, mereka akan membutuhkan beberapa wortel berbeda dari yang Anda gunakan dengan staf permanen Anda. Jadi, apa yang harus Anda pertimbangkan sebelum menyewa kontraktor? Dan apa yang dapat Anda lakukan untuk menjaga mereka termotivasi sampai pekerjaan selesai?
Pada artikel ini kita akan membahas isu-isu penting sehingga Anda memiliki alat yang Anda butuhkan sebelum membawa kontraktor dalam tim Anda.
Mengapa Bekerja dengan Kontraktor?
Salah satu alasan paling umum untuk mengambil kontraktor - sementara, penuh-waktu staf dalam "bisnis seperti biasa peran" - karena situasi yang dijelaskan di atas: persyaratan jangka pendek untuk anggota tambahan tim. Hal ini biasanya karena Anda butuhkan untuk menjalankan sebuah proyek khusus, tetapi mungkin juga untuk menutupi tidak adanya staf sebagai hasil dari penugasan atau jangka panjang cuti sakit.
Dengan kontraktor Anda memiliki kemampuan untuk mempekerjakan orang berdasarkan keterampilan khusus yang mereka miliki yang Anda butuhkan, dan sekali pekerjaan dilakukan mereka dengan senang hati pindah ke perusahaan lain. Dan bahkan jika proyek Anda dipotong prematur, mencurahkan tenaga kontrak biasanya membawa beberapa isu yang terlibat dengan tim perampingan permanen Anda.
Kontraktor juga berharga karena mereka begitu fleksibel. Misalnya, jika Anda mengidentifikasi posisi yang sangat membutuhkan mengisi di departemen Anda, menemukan dan merekrut anggota staf permanen dapat mengambil minggu atau bulan. Kontraktor A, bagaimanapun, dapat langkah dalam hampir pada hari berikutnya dan mulai mengisi peran yang lebih permanen sampai seseorang dapat dimulai.
Hal ini juga memungkinkan Anda untuk mengetahui jika peran yang seharusnya menjadi permanen atau tidak. Dan berita terbaik? Kontraktor unggul dalam masuk ke sebuah lingkungan baru, belajar apa yang mereka perlu tahu dengan cepat, dan mendapatkan untuk bekerja. Permanen baru-menyewa cenderung memiliki "induksi" lebih panjang periode, yang bisa membuat frustasi jika Anda diburu waktu.
Delapan tips untuk mengelola kontraktor
Mengelola kontraktor adalah suatu seni.
Di sisi lain, mengendalikan biaya rehabilitasi dan kontraktor dapat menantang dan itu adalah seni itu sendiri. Di pasar saat ini Anda tidak dapat benar-benar mengandalkan kru eksternal dengan kontraktor umum mengelola segalanya dan menyediakan "layanan penuh". Tidak margin yang cukup untuk melakukan itu dan ada terlalu sedikit kontraktor yang benar-benar memahami kebutuhan dari investor.
Jika Anda mengelola uang investasi asing yang Anda perlukan untuk dapat langsung bekerja sendiri atau erat mengendalikan mereka.
Saya telah melakukan beberapa proyek rehabilitasi mulai sebagai orang asing di negeri ini dan saya akan memberikan beberapa saran:
1. Start dengan proyek kecil pertama, jangan coba rehabilitasi besar di rumah pertama Anda. Anda tidak akan memiliki pengalaman cukup untuk mengendalikan semua komponen proyek dan semakin lama proyek ini akan berlangsung akan lebih mudah untuk mengumpulkan keterlambatan, biaya tambahan dan kehilangan kru Anda sama sekali.
2. Membangun hubungan terpercaya dengan pedagang individu. Jangan bergantung pada kontraktor membawa "awak sendiri". Anda akhirnya akan membangun tim sendiri dan Anda akan memiliki backup Anda ketika Anda membutuhkannya.
3. Team dengan investor yang berpengalaman lokal untuk memiliki referral, namun selalu periksa mereka sendiri.
4. Jangan pernah membayar dimuka seluruh jumlah pekerjaan dan memberikan hanya muka-minimum (terendah Anda bisa bernegosiasi). Semakin banyak Anda membayar di muka semakin lama proyek akan mengambil. Anda dapat membayar di muka untuk materi, tetapi selalu menjaga jumlah wajar pembayaran tenaga kerja sampai pekerjaan itu selesai dan Anda puas dengan itu.
5. Jangan pernah memberikan ide untuk kontraktor bahwa ia akan bekerja untuk Anda selamanya. Tidak peduli seberapa baik dia, pastikan dia tahu bahwa Anda akan meminta tawaran kompetitif di setiap proyek baru dan bahwa Anda akan menerima mereka jika mereka lebih baik daripada-Nya. Dengan cara ini ia akan tetap memberikan kinerja yang terbaik dan harga yang terbaik.
6. Daerah yang paling kritis adalah struktur, atap, pipa saluran air dan listrik, cukup banyak dalam urutan ini. Hindari rumah rusak struktural sama sekali dan tidak menangani pekerjaan atap utama kecuali Anda sudah sangat berpengalaman (memperbaiki beberapa herpes zoster adalah ok, tentu saja).
7. Contractors tidak terlalu baik pada penawaran dan mereka akan sering menawarkan harga yang lebih rendah sehingga untuk mendapatkan proyek dan kemudian mereka akan meningkat biaya selama proyek. Pastikan Anda memvalidasi biaya bahan sendiri sebelum Anda menerima tawaran yang sangat rendah.
8. Bila kontraktor terlambat pada pertemuan pertama, ia akan selalu. Cari satu sama lain.
Outsourcing: Strategi untuk Mempekerjakan dan Mengelola Kontraktor
Dapatkah Anda membahas proses kualifikasi kontraktor-organisasi Anda dan perannya dalam outsourcing?
Kita lakukan kualifikasi kontraktor untuk semua vendor yang dipertimbangkan untuk kontrak outsourcing. Hal ini melibatkan pengumpulan informasi seperti lisensi, asuransi, perekrutan, pelatihan, ikatan, tuntutan hukum, sertifikasi, keuangan dan pelanggan saat ini kontraktor. Informasi ini kemudian diperiksa dan dilakukan kunjungan lapangan untuk melihat pekerjaan yang dilakukan di fasilitas pelanggan lainnya '.
Proses ini memainkan peran utama, karena kita hanya menyajikan paket tawaran kepada kontraktor yang telah dianggap telah memenuhi persyaratan prakualifikasi. Hal ini telah terbukti menjadi aspek penting dalam pemilihan kontraktor yang berkualitas dan nilai harga pekerjaan.
Bagaimana Anda memastikan penyedia layanan menindaklanjuti tingkat kinerja yang disepakati dalam kontrak?
Kita gunakan dokumen kontrak sebagai dokumen untuk melakukan pemeriksaan secara rutin, review kontrak, review penagihan, dan rapat dengan kontraktor. Hal ini dilakukan oleh individu yang ditugaskan dan bertanggung jawab, diperiksa oleh atasan mereka, dan terakhir triwulanan oleh perusahaan ahli subjek-materi.
Tantangan apa yang Anda hadapi dalam mengawasi staf in-house dan kontraktor luar?
Selalu ada potensi konflik dan saling menyalahkan atau timbul masalah ketika mereka di dapatkan terlalu akrab satu sama lain dan mengabaikan tindakan untuk menegakkan kontrak.
Apakah dampak outsourcing terhadap produktivitas staf in-house Anda berkaitan dengan gambaran besar proyek?
Umumnya, kita menggunakan kontraktor luar untuk melakukan pekerjaan teknis sehingga dapat membebaskan karyawan kita untuk menjadi lebih produktif dalam pemeliharaan preventif dan prediktif di area pemeliharaan. Sejauh gambaran besar proyek, outsourcing memungkinkan karyawan kita untuk menjadi lebih siap untuk mengawasi dan meninjau jenis-jenis proyek. Situasi ini juga memfasilitasi pertumbuhan perkembangan karyawan dalam organisasi.
Ke depan, apakah Anda melihat outsourcing memiliki peran yang lebih menonjol di departemen Anda?
Terlihat lebih banyak menggunakan potensi kita untuk meninjau outsourcing sebagai proses tanggung jawab kita untuk melakukan nya. Kemudian terus kita cari perkembangan teknologi, outsourcing, dan opsi lain untuk mengurangi biaya, memberikan pelayanan yang lebih baik, dan meningkatkan produktivitas.
Pertimbangkan Lokasi Kontraktor Ketika outsourcing
Ketika memilih penyedia layanan outsourcing, ada berbagai macam pilihan dan parameter yang digunakan untuk membuat keputusan, seperti mengevaluasi keahlian kontraktor, catatan keamanan, pengalaman di lapangan, stabilitas keuangan, dan referensi. Tentu saja biaya juga di dekat bagian atas tumpukan.
Tapi mungkin satu kriteria manajer fasilitas belum memikirkan terlalu banyak kehadiran kontraktor di wilayah geografis lokal. Jika penyedia layanan tidak memiliki kehadiran di daerah terdekat, jika proyek Anda tiba-tiba kebutuhan personil tambahan, mungkin ada tidak tersedia untuk melayani kebutuhan Anda.
Bagi perusahaan dengan jangkauan global, strategi dapat mengatur kontrak layanan global. Atau kontrak layanan nasional. Jenis kontrak biasanya menyebabkan harga layanan yang lebih rendah dan ada banyak cadangan yang tersedia.
Kelemahan bisa menjadi tingkat yang lebih rendah dari layanan lokal jika provider tidak memiliki sumber daya dekat semua fasilitas organisasi, sehingga masih tindakan penyeimbangan.
Tapi mungkin satu kriteria manajer fasilitas belum memikirkan terlalu banyak kehadiran kontraktor di wilayah geografis lokal. Jika penyedia layanan tidak memiliki kehadiran di daerah terdekat, jika proyek Anda tiba-tiba kebutuhan personil tambahan, mungkin ada tidak tersedia untuk melayani kebutuhan Anda.
Bagi perusahaan dengan jangkauan global, strategi dapat mengatur kontrak layanan global. Atau kontrak layanan nasional. Jenis kontrak biasanya menyebabkan harga layanan yang lebih rendah dan ada banyak cadangan yang tersedia.
Kelemahan bisa menjadi tingkat yang lebih rendah dari layanan lokal jika provider tidak memiliki sumber daya dekat semua fasilitas organisasi, sehingga masih tindakan penyeimbangan.
Mencari Kontraktor yang Tepat
Fasilitas kelembagaan dan komersial berada dalam keadaan konstan berubah, dan pemeliharaan dan rekayasa anggaran departemen sepertinya selalu lebih ketat daripada tahun sebelumnya. Mengingat tantangan ini, pemeliharaan dan rekayasa manajer harus secara khusus waspada dalam membuat keputusan pada besar-tiket peralatan dan proyek.
Manajer memilih kontraktor untuk renovasi fasilitas mekanik dan proyek-proyek konstruksi hanya akan mampu mencapai tujuan organisasi departemen dan oleh kandidat kontraktor skrining hati-hati untuk memastikan kontraktor yang dipilih dapat memberikan janji-janji yang terkait dengan biaya, jadwal dan kualitas kerja.
Proses untuk menemukan yang "benar" kontraktor harus mencakup tinjauan terhadap isu-isu penting, termasuk pelatihan pekerja, tindakan pencegahan keselamatan, bukti asuransi, pengalaman dan referensi dari proyek serupa.
Mengatur Stage
Spektrum kontraktor mekanik tersedia untuk manajer termasuk perusahaan yang dapat memenuhi kebutuhan spesifik, seperti pemeliharaan preventif (AM) untuk pendingin, boiler, udara-penanganan unit, dan kompresor udara. Pilihan juga dapat mencakup perjanjian payung untuk menyediakan tenaga kerja, bahan dan pengawasan untuk menjaga semua peralatan mekanik dan sistem.
Untuk tujuan sempit, bahasa spesifik dalam kontrak akhir harus mengidentifikasi setiap aset tertutup dan jaminan. Misalnya, siapa yang membayar jika chiller yang rusak selama gelombang panas setelah kontraktor menggantikan itu? Kontraktor harus membayar hanya untuk tenaga kerja dan bahan untuk membuat perbaikan, atau kontraktor juga bertanggung jawab untuk operasi interupsi yang disebabkan oleh kerusakan peralatan?
Di antara jenis-jenis layanan yang tersedia manajer kontrak mungkin mempertimbangkan berhubungan dengan penambahan bangunan atau modifikasi; di-rumah-awak augmentasi selama periode beban kerja pemeliharaan berat, seperti fasilitas shutdown dijadwalkan; atau selama meningkatkan backlog sementara, seperti ketika memastikan kepatuhan terhadap peraturan dengan hukum baru.
Seringkali, hanya memiliki kemampuan personel perawatan tertentu atau jenis peralatan di tangan sepanjang waktu tidak membenarkan biaya untuk organisasi. Misalnya, salah satu fasilitas dikontrak untuk memiliki semua layanan-masuk-kabel isolator dibersihkan setiap tahunnya selama pemeliharaan terjadwal musim panas. Membersihkan Ini untuk mencegah lengkung di isolator selama badai, yang dapat menyebabkan kerusakan besar.
Tetapi organisasi tidak memiliki kebutuhan lain untuk keterampilan untuk bekerja dengan tegangan tinggi, atau untuk pemilih 30-kaki ceri terisolasi untuk melakukan tugas. Jadi outsourcing adalah strategi yang paling hemat biaya dan efisien untuk organisasi ini.
Pada saat yang sama, kontraktor juga dibersihkan dan dilakukan pemutus sirkuit tegangan tinggi dan switch menggunakan generator arus untuk memastikan bahwa pemutus tersandung pada saat ini dinilai mengganggu.
Pelatihan
Pekerja pelatihan memiliki dampak yang besar pada kuantitas dan kualitas pekerjaan mekanik kontrak dilakukan, belum lagi tentang keamanan pekerja dan penghuni. Sehingga manajer harus memperhatikan masalah ini dalam memilih kontraktor mekanik dan tetap menonjol dalam spesifikasi proyek.
Manajer biasanya dapat melakukan ini dengan menyatakan bahwa kontraktor setuju bahwa pekerja ditugaskan untuk proyek memiliki pelatihan yang diperlukan dan pengalaman untuk melakukan pekerjaan dan akrab dengan dan digunakan saat ini, teknik, perlengkapan, peralatan, dan keterampilan yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Kontraktor juga harus diperlukan untuk mempertahankan pekerja-pelatihan catatan ditandatangani oleh instruktur dan peserta pelatihan. Langkah ini juga merupakan persyaratan untuk keselamatan OSHA-pelatihan sertifikasi.
Kontinu peningkatan pelatihan untuk kru kontraktor harus menjadi bagian dari layanan, dan dapat menjadi titik jual untuk kontraktor karena perbaikan dapat mengimbangi bagian dari biaya layanan dan meningkatkan nilai layanan. Penyesuaian untuk biaya yang lebih rendah dan siklus hidup meningkat harus menjadi bagian dari kontrak.
Jumlah penyesuaian bahkan mungkin mengambil bentuk harga tetap ditambah insentif, di mana kontraktor berlaku persentase untuk biaya dasar proporsional dengan terus-perbaikan penghematan yang dihasilkan oleh kontraktor. Manajer harus berhati-hati dalam mendokumentasikan formula yang tepat yang akan digunakan untuk menentukan jumlah bonus insentif karena, jika ada, dan seberapa sering dibuat perhitungan.
Tindakan Pengamanan
Pertimbangkan skenario ini: Seorang kontraktor mekanik di situs adalah dengan menggunakan truk derek untuk mengangkat atap AC unit. Seorang manajer proyek di-rumah melihat bahwa awak tidak menggunakan blok untuk mengunci Outriggers dalam posisi dan memberitahu pemimpin kru.
Meskipun demikian, anggota kru gagal untuk menginstal blok karena mereka kembali di halaman penyimpanan peralatan. Akibatnya, tips crane load dan menyebabkan cedera serius dan kerusakan.
Insiden seperti itu sangat sering terjadi dalam berbagai bentuk. Mereka menggambarkan kebutuhan untuk memiliki pemahaman yang tepat tentang tanggung jawab kontraktual, cakupan asuransi yang tepat dan tanggung jawab untuk pembayaran. Tapi mereka juga menyoroti pentingnya sering dan menyeluruh tindak lanjut untuk memastikan bahwa cedera tidak terjadi dan bahwa ketentuan pembayaran tidak harus dipanggil.
Bukti Asuransi
Manajer skrining kontraktor mekanik dapat melindungi organisasi mereka dari kewajiban oleh termasuk bahasa dalam dokumen akhir yang mengharuskan kontraktor untuk memberikan sertifikat asuransi dari perusahaan asuransi kontraktor, termasuk kewajiban dan asuransi kompensasi pekerja.
Asuransi ini harus sama dengan atau lebih baik dari persyaratan minimum pemilik, dan harus saat ini dan diserahkan sebelum kontraktor tiba di properti. Jika kontrak jangka panjang, sertifikat harus diperbaharui setiap tahun berdasarkan jangka waktu perjanjian antara penyedia asuransi dan kontraktor.
Pengalaman
Manajer juga akan merasa perlu untuk memastikan bahwa ada pemahaman yang jelas dan kesepakatan oleh kedua belah pihak tentang ruang lingkup kerja dan pengalaman yang dibutuhkan untuk menyelesaikan berhasil dan biaya-efektif. Langkah ini dapat memastikan bahwa kontraktor kru mekanis 'memiliki tipe yang tepat dan tingkat pengalaman.
Dalam kasus kontraktor mekanik menyediakan cakupan yang luas pemeliharaan, manajer harus memberikan daftar dari masing-masing aset yang tercakup dalam perjanjian tersebut, termasuk lokasi, deskripsi, nomor seri, nomor model, jenis, status garansi dan ukuran. Pemilik juga harus menyediakan daftar, mirip pada detil untuk daftar tertutup, untuk semua item yang tidak tercakup oleh kontrak.
Selain itu, daftar tertutup harus mengandung tingkat layanan dan waktu respon yang diharapkan untuk setiap item. Uraian tentang tingkat layanan harus daftar layanan semua termasuk - layanan darurat 24 / 7, serta membersihkan, AM, pemeliharaan prediktif, pemeliharaan korektif, dan perbaikan berkala, termasuk laporan produsen dari kondisi sebelum dan setelah perbaikan.
Setelah kerja lingkup informasi didokumentasikan, manajer dan kontraktor dapat menentukan jenis tugas, serta tingkat keterampilan, apakah itu hanya AM rutin atau tips.
Referensi
Seorang manajer tidak pernah dapat cukup yakin kompetensi kontraktor mekanik tanpa meneliti referensi perusahaan. Terlalu sering, bagaimanapun, manajer memperoleh referensi tetapi tidak melakukan tindak lanjut pada mereka.
Kontraktor harus menyediakan referensi untuk jenis pekerjaan yang harus dilakukan, dan manajer harus menggunakan due diligence dalam menindaklanjuti dengan kontak dan mengunjungi tempat di mana pekerjaan dilakukan sebelumnya. Informasi ini memungkinkan manajer untuk melihat tangan pertama pada kualitas dan untuk mewawancarai pelanggan yang untuk memastikan kualifikasi kontraktor dan pengalaman yang sesuai.
Pencarian untuk kontraktor mekanik yang cocok dengan kebutuhan khusus organisasi pada waktu tertentu dapat banyak, terutama mengingat jalur cepat jadwal kerja dan anggaran yang ketat di mana manajer beroperasi dengan frekuensi yang meningkat.
Mengumpulkan informasi mengenai referensi kontraktor, pelatihan pekerja, tindakan pencegahan keselamatan dan bukti asuransi adalah langkah-langkah penting manajer harus mengambil dalam membuat keputusan bisnis yang sehat. Selain langkah-langkah, bagaimanapun, manajer memiliki tindakan lainnya yang dapat dilakukan untuk membantu dalam pengambilan keputusan.
Sebagai contoh, manajer dapat meninjau cara-cara di-rumah perawatan dan departemen teknik tumpukan menghadapi kompetisi dari setiap kontraktor mekanikal tertentu, serta bagaimana kontraktor menumpuk terhadap kemampuan di-rumah. Tinjauan ini dapat memberikan wawasan ke dalam melengkapi kekuatan masing-masing dan kelemahan. Dalam setiap kasus, pemenangnya adalah tim manajer-kontraktor.