Stick to the Point - manusiawi
Apakah ini terdengar akrab? Salah satu ponsel Anda rekan-rekan Anda untuk saran tentang proyeknya.
Namun, bukannya memperoleh pendapat yang benar, dia menghabiskan 20 menit bercerita tentang permainan bisbol terbaru putranya, promosi terakhir bos Anda, dan sepatu baru manajer kantor itu.
Atau bahkan lebih buruk lagi, ada rekan kerja yang membuat poin pembicaraan, dan kemudian menghabiskan setengah jam berikutnya mengatakan itu berulang dalam beberapa cara berbeda - atau dia terus pergi atas kesimpulan yang sama Anda berdua sudah disepakati. Sepertinya pakaian Anda akan keluar dari gaya sebelum percakapan berakhir.
Jauhkan percakapan sederhana dan terfokus.
Apakah ini terdengar akrab? Salah satu ponsel Anda rekan-rekan Anda untuk saran tentang proyeknya.
Namun, bukannya memperoleh pendapat yang benar, dia menghabiskan 20 menit bercerita tentang permainan bisbol terbaru putranya, promosi terakhir bos Anda, dan sepatu baru manajer kantor itu.
Atau bahkan lebih buruk lagi, ada rekan kerja yang membuat poin pembicaraan, dan kemudian menghabiskan setengah jam berikutnya mengatakan itu berulang dalam beberapa cara berbeda - atau dia terus pergi atas kesimpulan yang sama Anda berdua sudah disepakati. Sepertinya pakaian Anda akan keluar dari gaya sebelum percakapan berakhir.
Pernahkah Anda berada dalam situasi seperti ini? Dunia bisnis (dan dunia pada umumnya) dipenuhi dengan orang-orang yang tampaknya tidak tahu bagaimana untuk tetap pada subjek. Hal ini tidak hanya mempengaruhi hubungan kerja Anda, juga dapat membuang banyak waktu Anda.
Namun, penting untuk membangun hubungan dengan kolega Anda. Banyak hal seperti ini terjadi dalam percakapan terstruktur - percakapan yang sama yang dapat dianggap "pemboros waktu."
Jadi, bagaimana Anda menemukan keseimbangan yang tepat? Bagaimana Anda bisa memiliki percakapan yang produktif, dan masih meninggalkan ruangan untuk bersenang-senang sedikit dan membangun hubungan dengan rekan kerja Anda dan klien?
Kami akan memberikan beberapa pendekatan praktis untuk berbagai jenis "pemboros waktu" percakapan.
Memahami Audiens Anda
Semua dari kita
berada pada jadwal yang berbeda, dengan jumlah yang berbeda dari pekerjaan yang
harus kita lakukan pada hari yang berbeda. Sangat penting untuk menyadari bahwa
hanya karena suatu hari Anda punya waktu untuk, percakapan yang panjang terstruktur,
ini tidak berarti bahwa rekan Anda juga memiliki waktu. Dia mungkin memiliki
batas waktu untuk bertemu - dan semakin Anda berbicara, semakin Anda dapat
menambah stres karena dia harus kembali ke kantornya. Ini bukan waktu untuk
"membangun hubungan"!
Sebelum Anda
memulai percakapan apapun, cobalah untuk mencari tahu situasi kolega Anda.
Apakah dia punya waktu untuk berbicara? Jika tidak, maka sampai ke titik dan
mengatakan apa yang Anda katakan. Dia mungkin akan menghargai itu.
Diskusikan Satu Isu Sekaligus
Kita mungkin
pernah mendengar semua orang yang mencoba untuk membahas tujuh isu dalam tiga
menit, yang semuanya membutuhkan pertimbangan hati-hati. Ingat bagaimana
perasaan Anda ketika hal ini terjadi? Kau mungkin kewalahan dan tidak mampu
memproses semua informasi.
Orang perlu
waktu untuk berpikir tentang isu-isu. Jika Anda memiliki banyak topik untuk
membahas, jangan mencoba untuk berbicara tentang mereka semua sekaligus.
Memunculkan satu titik, dan kemudian menghabiskan waktu berbicara tentang hal
itu. Hal ini memungkinkan orang yang Anda ajak bicara untuk memusatkan
perhatian penuh pada topik itu. Hal ini juga membuat sebagian besar waktu yang
Anda habiskan berbicara dengan rekan Anda, dan memungkinkan Anda untuk
mendapatkan kualitas input tentang setiap masalah.
Ini membantu
untuk daftar semua masalah yang Anda ingin membahas di awal percakapan Anda,
dan memprioritaskan yang paling penting. Hal ini membuat lebih mudah bagi semua
orang untuk melacak hal-hal - dan jika Anda kehabisan waktu, setidaknya Anda
telah membahas topik yang paling penting.
Benar-benar Dengar
Ya, Anda
mungkin pernah mendengar tentang bagaimana mendengarkan secara aktif penting,
tapi ada alasan mengapa kita membahas itu lagi: Aktif mendengarkan dapat
membantu Anda menghindari membuang-buang waktu ketika Anda sedang berbicara
dengan seseorang.
Jika Anda
menghabiskan terlalu banyak waktu untuk berpikir tentang apa yang akan Anda
katakan, Anda mungkin kehilangan poin penting bahwa orang yang Anda ajak bicara
membuat. Akibatnya, pembicaraan bisa memakan waktu lebih lama dari yang
seharusnya.
Ketika Anda
benar-benar mendengarkan apa yang dikatakan rekan Anda, Anda akan lebih mampu
merespon. Anda membuat penggunaan terbaik dari waktu percakapan Anda, bukan
membahas masalah yang sama berulang-ulang. Anda juga menunjukkan rasa hormat,
dan Anda menunjukkan bahwa Anda menghargai pendapat orang lain.
Situasi Percakapan
Selama hari
kerja kita, kita dapat memiliki beberapa jenis percakapan. Kami berbicara di
telepon, kita bertemu tatap muka, kami bertemu dalam kelompok, dan kami
berbasa-basi, memiliki percakapan santai di kantor.
Berikut adalah
beberapa cara untuk membuat sebagian besar waktu Anda di setiap situasi ini.
Percakapan Telepon
- Sebelum Anda membuat panggilan, tahu persis apa yang Anda butuhkan untuk dibicarakan. Luangkan hanya beberapa saat berpikir tentang poin untuk membahas. Hal ini menghemat waktu kemudian, karena Anda tidak harus mencoba untuk memikirkan masalah selama percakapan.
- Tahu apa tindakan atau keputusan Anda ingin hasil dari percakapan. Menuliskannya, dan menyimpannya di depan Anda untuk tetap fokus.
- Jangan membawa poin lebih dari sekali. Katakanlah apa yang ingin Anda katakan, dan kemudian menunggu tanggapan.
- Jika seseorang meminta Anda pertanyaan dan Anda tidak tahu jawabannya, jujur - tidak mulai berbicara ketika Anda tidak benar-benar punya sesuatu untuk dikatakan. Mintalah waktu untuk mengatur pikiran Anda. Jika Anda membutuhkan lebih banyak waktu, memberitahu orang lain bahwa Anda akan merespon nanti.
Face-to-Face Percakapan
- Berbicara secara pribadi dengan seseorang sering dapat berubah menjadi perjuangan untuk kekuasaan - itu bisa tampak bahwa siapa pun yang berbicara paling adalah pemenangnya. Jika ini terdengar seperti sesuatu yang Anda lakukan, kemudian melakukan upaya untuk melepaskan kontrol itu. Jangan mencoba untuk mendominasi pembicaraan dengan berbicara lebih dari orang lain. Semua yang Anda lakukan adalah membuang-buang waktu dan membiarkan ego Anda mengambil alih.
- Jika rekan Anda suka gosip sepanjang sore, maka jangan membuatnya mudah baginya. Ketika ia datang ke kantor Anda, berdiri - dan tidak duduk kembali sampai dia pergi. Anda juga dapat menyimpan setumpuk buku di kursi kantor Anda sehingga dia tidak bisa duduk.
Pertemuan Kelompok
- Dalam pertemuan, kita sering dapat memegang pendapat atau gagasan, dan kemudian "bersaing" dengan rekan-rekan kami yang telah menentang gagasan. Jangan fokus pada mempertahankan posisi Anda, bukan mendengarkan apa yang orang lain katakan. Ini bisa membuang-buang waktu, mencegah pembelajaran, dan menyebabkan stres pada kelompok. Jika Anda memiliki titik, menuliskannya sehingga Anda tidak perlu memegangnya dalam memori Anda, dan kemudian mendengarkan dengan cermat apa yang dikatakan orang lain. Jika titik Anda tidak ditangani, Anda bisa membuatnya ketika Anda perlu.
- Rapat bisa menjadi tempat yang sempurna bagi orang-orang yang "seperti suara suara mereka sendiri". Kalau kelompok Anda memiliki seseorang seperti ini, maka menempatkan batas waktu pada setiap orang. Ketika orang bangun untuk berbicara, memberi mereka waktu maksimum untuk membuat poin mereka (misalnya, tiga menit). Anda bahkan dapat menggunakan timer - ketika cincin timer, mereka harus duduk.
- Ketika Anda dengan sebuah kelompok, ingatlah bahwa setiap orang yang ada untuk mendapatkan sesuatu dilakukan. Ini termasuk mendiskusikan ide-ide, brainstorming, dan membuat keputusan. Banyak waktu terbuang kelompok akan lebih mengeluh, bergosip, atau berfokus pada masalah, bukan solusi. Kelompok ini ada untuk bertindak, jadi fokus pada apa yang harus mendapatkan dilakukan.
Kantor Chitchat dan Percakapan Kasual
- Sementara kantor basi, gosip, dan percakapan santai adalah bagian penting dari membangun hubungan, cobalah untuk tinggal di kantor Anda ketika Anda memiliki banyak pekerjaan yang harus dilakukan. Dengan cara ini, Anda tidak akan berjalan ke orang lain yang ingin berbicara ketika Anda tidak punya waktu. Jika Anda harus meninggalkan kantor Anda, dan kemudian rekan menarik Anda ke samping, pastikan Anda memberitahu mereka di mana Anda akan pergi. Misalnya, Anda dapat mengatakan, "Apakah ini akan menjadi cepat? Aku sedang dalam perjalanan ke sebuah pertemuan. "
- Gunakan jam makan siang Anda untuk berhubungan dengan rekan-rekan, terutama jika hari-hari Anda benar-benar sibuk. Pergi keluar untuk makan siang dengan seseorang setiap minggu untuk punya waktu untuk bicara santai. Maka Anda tidak akan menggunakan waktu kerja Anda untuk membangun hubungan dengan anggota tim lainnya.
Poin Penting :
Karena
hari-hari kita dipenuhi dengan begitu banyak jenis percakapan, kita harus
menemukan keseimbangan antara "membangun hubungan" percakapan dan
terfokus, percakapan produktif. (Untuk menjadi sukses di dunia bisnis, kita
membutuhkan keduanya.)
Cobalah untuk
memahami tujuan pendengar Anda sebelum Anda memulai percakapan. Jika mereka
tidak punya waktu untuk berbicara, maka Anda tahu itu penting untuk menjaga
diskusi singkat. Memunculkan satu masalah pada satu waktu, dan menggunakan
mendengarkan aktif ketika pembicaraan rekan Anda. Rencanakan percakapan Anda di
muka - tahu apa yang Anda ingin membahas dan apa keputusan atau tindakan perlu
terjadi.
Dan, tidak
peduli apa jenis percakapan Anda, memperhatikan apa yang dikatakan. Membuat
titik Anda, dan tetap berpegang pada masalah ini.