Mengelola Lingkungan Kerja Anda
Email hanyalah salah satu dari banyak gangguan yang dapat mempengaruhi produktivitas Anda.
Seberapa sering Anda terganggu di tempat kerja?
Ini adalah pertanyaan yang hampir menggelikan, bukan?
Sebagian besar dari kita terganggu beberapa kali, jika tidak puluhan kali, setiap hari.
Kita mendapatkan email dan panggilan telepon darurat. Kami mengambil istirahat untuk browsing Internet. Rekan kerja berjalan ke kantor kami untuk mengobrol cepat, atau mengirim pesan instan lucu.
Tidak peduli di mana Anda bekerja atau apa yang Anda lakukan, Anda mungkin berurusan dengan gangguan setiap hari. Dan gangguan ini mahal: Sebuah studi 2007 oleh Basex diperkirakan bahwa gangguan menelan biaya US $ 588.000.000.000 bisnis per tahun, dan ini biaya tinggi mungkin diulangi dalam organisasi di seluruh dunia.
Apa yang lebih (dan tergantung pada kerumitan pekerjaan kami), memperoleh kembali konsentrasi setelah gangguan dapat mengambil cukup beberapa menit. Jika kita terganggu 10 kali sehari, kalikan waktu yang hilang dengan 10, dan itu mudah untuk melihat mengapa kita kadang-kadang tidak mendapatkan kualitas kerja banyak dilakukan.
Belajar bagaimana untuk meminimalkan gangguan secara dramatis dapat meningkatkan produktivitas dan efektivitas, serta mengurangi stres Anda. Tanpa gangguan, Anda bisa masuk ke aliran , menghasilkan pekerjaan yang berkualitas tinggi, dan mencapai lebih banyak pada siang hari.
Pada artikel ini, kita akan membahas gangguan yang paling umum kita hadapi di tempat kerja, dan kita akan melihat strategi untuk meminimalkan atau menghilangkan mereka.
Sementara email adalah sangat berguna, itu juga salah satu gangguan kerja terbesar yang kita hadapi. Banyak dari kita bisa menghabiskan seluruh hari hanya membaca dan menanggapi email.
- Jadwal "email" kali - Minimalkan gangguan ini dengan penjadwalan waktu tertentu untuk memeriksa dan merespon email. Misalnya, Anda bisa memeriksa email ketika Anda pertama kali tiba di tempat kerja, saat makan siang, dan sebelum anda pergi, dan menentukan slot setengah jam setiap hari untuk merespon email Anda. (Jika Anda melakukan ini, mungkin akan berguna untuk membiarkan rekan kerja dan pelanggan tahu bahwa mereka akan perlu menghubungi Anda dengan cara lain jika mereka membutuhkan anda segera.)
- Memeriksa dan merespon email di kali "produktivitas rendah" - Ingat bahwa ada waktu tertentu dalam sehari saat Anda mungkin melakukan pekerjaan terbaik Anda . Beberapa orang bekerja terbaik di pagi hari, dan lain-lain larut malam. Jadwal email Anda check-in selama kurang produktif Anda kali - dan menyimpan jam puncak Anda untuk melakukan kreatif, bernilai tinggi bekerja.
- Belok email ke dalam tindakan - Jika sebuah email akan mengambil lebih dari beberapa menit untuk tindakan atau menanggapi, menambahkannya sebagai tindakan baru pada Anda To-Do List atau Program Tindakan .
- Menjaga program email Anda ditutup - Bila Anda tidak menggunakan program email Anda, tutup seluruhnya - atau setidaknya mematikan peringatan visual atau didengar yang mengalihkan perhatian Anda. Ini menghilangkan godaan untuk memeriksa terus-menerus.
- Kebanyakan program email juga akan memungkinkan Anda untuk mengambil email baru secara manual dengan tombol "mengirim / menerima", atau akan memungkinkan Anda untuk mengatur untuk mendapatkan email baru secara otomatis pada waktu tertentu dalam sehari (setiap tiga jam, misalnya).
Tip:
Lihat artikel kami tentang Mengelola Email Efektif dan Mengatasi Overload Informasi untuk strategi yang lebih meminimalkan gangguan yang disebabkan oleh email.
Lihat artikel kami tentang Mengelola Email Efektif dan Mengatasi Overload Informasi untuk strategi yang lebih meminimalkan gangguan yang disebabkan oleh email.
Disorganisasi
Sebuah meja berantakan atau kantor bisa sangat mengganggu. Ketika ruang kerja Anda atau kehidupan kerja yang tidak teratur, bisa sulit untuk berpikir dan merencanakan jelas.
Mendapatkan terorganisir adalah topik yang dengan mudah dapat mengisi buku, dan itu tidak! Kami memiliki beberapa sumber daya baik di sini di Alat Pikiran.
Artikel kami Bagaimana Menjadi Terorganisir , Program Tindakan , The Art of Kearsipan , dan Sistem 5S akan membantu Anda untuk mengatur kantor dan kehidupan kerja, sehingga Anda dapat menjadi lebih produktif - dan kurang terganggu - siang hari.
Instant Messaging (IM)
Instant messaging dapat berguna, tetapi banyak kali itu juga merupakan cara untuk co-pekerja untuk mengganggu Anda tanpa harus bangun dan berjalan ke kantor Anda.
Jika Anda menggunakan instant messaging (itu sangat kuat jika digunakan dengan cara yang disiplin), masuk ke dalam kebiasaan menggunakan untuk kecil, permintaan cepat. Ini sering lebih baik menggunakan email atau telepon untuk yang lebih kompleks.
Juga, jika Anda menemukan diri Anda terganggu oleh IM, mempertimbangkan pengaturan waktu tertentu pada siang hari karena "online." Kemudian, ketika Anda tidak ingin dihubungi, meninggalkan off atau mengubah status menjadi "sibuk." Jika orang perlu menghubungi Anda, pastikan mereka tahu Anda "jam" untuk IM.
Panggilan Telepon
Cincin telepon telah menjadi hampir seperti lonceng Pavlov bagi sebagian orang - kita berpikir kita harus menjawabnya, bahkan jika kita berkonsentrasi pada sesuatu yang penting.
Minimalkan gangguan panggilan telepon dengan mematikan telepon Anda selama jam puncak Anda bekerja. Atau, biarkan tim Anda tahu bahwa Anda tidak akan mengambil non-esensial panggilan antara waktu-waktu tertentu, seperti dari siang sampai 2 siang.
Atau, membuat orang ke dalam kebiasaan menggunakan IM untuk memeriksa dengan rekan kerja bahwa mereka OK untuk menerima telepon. Jika rekan kerja yang dalam konsentrasi, mereka dapat meminta untuk "berbicara dalam 10 menit" tanpa kehilangan benang dari pekerjaan mereka.
Internet
Browsing web dapat mengambil sejumlah besar waktu dari hari kita, dan ketika kita mulai mencari di Internet untuk satu hal, mudah untuk tersesat selama 20 menit atau lebih.
- Membaca berita sebelum memulai hari - Kunjungi situs-situs berita atau membaca koran sebelum bekerja, sehingga Anda tahu berita. Dengan begitu, Anda tidak akan terganggu sebanyak siang hari.
- Tutup browser Internet Anda - Hilangkan gangguan internet dengan menjaga browser Anda tertutup ketika Anda tidak menggunakannya. Jika Anda berulang kali memeriksa email pribadi, atau pergi di situs jejaring sosial seperti Facebook atau Twitter , kemudian log out dari account Anda. Jika Anda terpaksa mengambil orang-detik ekstra untuk login setiap kali, mungkin mengingatkan Anda bahwa Anda tidak berfokus pada pekerjaan.
- . (Namun, ingatlah bahwa alat-alat seperti Twitter semakin berguna untuk tetap berhubungan dengan peristiwa di industri Anda Pastikan bahwa Anda hanya memeriksa pada waktu yang ditetapkan hari - misalnya, sebelum makan siang dan pada akhir hari .)
- Gunakan perangkat lunak khusus - Ada beberapa aplikasi perangkat lunak berguna seperti Kebebasan dan Anti-Sosial yang membantu menghilangkan gangguan online. Anda dapat menentukan situs web mana yang ingin Anda blok, dan mengatur timer untuk berapa lama Anda ingin blok untuk tetap aktif. Menggunakan teknologi seperti ini untuk memblokir akses untuk diri sendiri bisa menjadi bantuan besar.
- Ambil istirahat singkat internet - Ingatlah bahwa mengambil istirahat kecil, terutama setelah bekerja selama satu jam atau lebih dalam konsentrasi yang dalam, bisa sangat berguna untuk mengistirahatkan pikiran Anda. Istirahat kecil ini memungkinkan Anda untuk kembali ke fokus dengan energi baru. Gunakan Internet santai browsing sebagai hadiah untuk setiap jam yang Anda curahkan untuk tinggi kualitas, kerja fokus - dan Anda akan merasa seolah-olah Anda telah menerima waktu.
Orang Lainnya
Rekan kerja sering menciptakan gangguan terbesar.
- Tutup pintu Anda - Tutup pintu kantor Anda untuk mencegah orang santai mampir. Jika mereka terbentur atau tetap masuk, menjelaskan bahwa saat pintu Anda tertutup, Anda tidak boleh terganggu kecuali ada keadaan darurat. Sebuah tanda di pintu kantor Anda juga dapat membantu. (Jika Anda seorang manajer, ada jelas ketegangan antara ini dan - sangat penting -. Memastikan bahwa Anda "pintu selalu terbuka" kepada anggota tim Anda Pertimbangkan bekerja dari rumah atau di ruang konferensi bila Anda tidak ingin menjadi terganggu.)
- Gunakan headphone - Jika Anda berada dalam lingkungan kantor atau membuka bilik, orang cenderung untuk mengganggu Anda jika Anda memakai headphone. (Anda bahkan tidak harus mendengarkan musik!)
- Berbicara dengan pengganggu - Jika Anda berbagi kantor dengan seseorang yang sering mengganggu hari Anda, berbicara dengan orang tentang masalah ini: dia mungkin tidak menyadari ia mengganggu Anda. Atau, jika rekan kerja sering datang, duduk, dan chatting untuk sementara waktu, tidak memungkinkan dia untuk melakukan itu - tempat tumpukan kertas di kursi ia gunakan, atau berdiri segera ketika dia datang ke kantor Anda atau bilik.
Tip:
Artikel kami Mengelola Interupsi menawarkan bantuan lebih lanjut pada berurusan dengan interupsi oleh rekan kerja.
Artikel kami Mengelola Interupsi menawarkan bantuan lebih lanjut pada berurusan dengan interupsi oleh rekan kerja.
Lingkungan Kerja
Windows, sebuah jalan raya yang sibuk, atau rekan kerja keras semua dapat berkontribusi untuk mengganggu lingkungan kerja.
- Bekerja di lokasi lain - Jika mungkin, bekerja di ruang konferensi atau kantor kosong untuk mendapatkan kembali konsentrasi Anda. Jika pekerjaan Anda memungkinkan, bekerja dalam suasana yang berbeda, seperti di rumah, di perpustakaan, atau di sebuah kedai kopi, juga dapat membantu Anda untuk lebih fokus.
- Gunakan "white noise" - Jika kebisingan adalah masalah, instal partisi empuk, atau mempertimbangkan membeli mesin suara yang menghasilkan white noise untuk menutupi suara yang mengganggu. Noise-canceling headphone dengan musik yang lembut juga dapat meningkatkan fokus Anda. Anda juga dapat men-download file dari Internet white noise dan meletakkannya di "ulangi." Setelah bermain kebisingan putih terus membantu blok suara yang tidak diinginkan.
Proyek lain dan Tugas
Sebuah besar To-Do List dapat menjadi gangguan besar di siang hari. Anda kemudian dapat menangguhkan pada tugas-tugas, hanya karena Anda punya begitu banyak yang harus dilakukan, yang selanjutnya menurunkan produktivitas Anda.
- Prioritaskan Anda To-Do List - Berkomitmen untuk menyelesaikan dua tugas yang paling penting pada daftar Anda setiap hari.
- Lacak hari Anda - Pilih satu hari untuk melacak segala sesuatu yang Anda menghabiskan waktu Anda lakukan. Anda mungkin menemukan bahwa Anda menghabiskan lima jam mengelola interupsi dan berurusan dengan keadaan darurat, dan empat jam melakukan pekerjaan yang sebenarnya. Penilaian ini kemudian akan menunjukkan bahwa Anda memiliki hanya empat jam setiap hari produktif untuk mencapai tugas-tugas Anda yang paling penting.
- Delegasi - Pelajari cara untuk mendelegasikan secara efektif . Hal ini penting untuk mengelola daftar besar tugas dan proyek.
Kelelahan
Datang untuk bekerja cukup istirahat sangat penting untuk mengalami hari yang produktif.
- Dapatkan tidur yang cukup - Banyak orang tidak cukup tidur di malam hari. Ketika Anda lelah, itu sangat mudah untuk menjadi terganggu.
- Tetap terhidrasi - Bila Anda tidak minum cukup air dan Anda mengalami dehidrasi, Anda mungkin tidak berpikir jernih. Dehidrasi juga bisa membuat Anda merasa lelah dan kurang waspada. Simpanlah sebuah botol air di meja Anda, dan minum secara teratur sepanjang hari.
- Pergi berjalan-jalan - Jika Anda lelah bekerja, pergi ke luar untuk berjalan-jalan. Mendapatkan udara segar dan menggerakkan tubuh Anda dapat memberikan Anda lebih banyak energi, dan dapat membuat Anda merasa lebih waspada.
- Perhatikan diet Anda - Diet anda juga dapat mempengaruhi bagaimana Anda merasa lelah. Sebagai contoh, hindari makan siang yang berat - dan bukannya makan kecil, makanan ringan yang sehat sepanjang hari.
Poin Penting :
Kita semua menghadapi gangguan setiap hari. Gangguan tidak hanya menurunkan produktivitas kita, mereka juga meningkatkan stres kita.
Anda mungkin sudah tahu apa yang mengalihkan perhatian Anda yang paling - panggilan telepon, email, pesan instan, browsing internet, mengganggu rekan kerja, dan sebagainya. Strategi seperti penjadwalan cek email, mematikan telepon Anda, dan meninggalkan kantor untuk lingkungan tenang dapat menghilangkan gangguan sehingga Anda mendapatkan lebih banyak dilakukan.
Cobalah beberapa strategi untuk menemukan orang-orang yang bekerja, dan kemudian menempel pada mereka!