Menggunakan Format Laporan Bisnis
Jauhkan laporan ringkas dengan mengikuti format standar.
Bayangkan skenario ini: Anda, manajer tingkat atas yang sibuk, dan Anda mengawasi beberapa manajer junior.
Setiap kuartal, setiap anggota tim manajerial Anda harus memberikan laporan tertulis mengenai atau kemajuan departemen nya. Laporan ini berisi rincian keuntungan, biaya, produktivitas, dan rekomendasi untuk kuartal berikutnya.
Membaca semua laporan ini memakan waktu, tetapi apa yang lebih frustasi adalah bahwa mereka semua sama sekali berbeda. Beberapa manajer Anda menempatkan data dan statistik kanan di awal, sementara yang lain menggunakan lampiran di akhir. Beberapa tidak termasuk ringkasan eksekutif, atau bagian dengan rincian tentang rekomendasi untuk kuartal berikutnya. Ini berarti Anda harus menghabiskan waktu ekstra trawl melalui laporan masing-masing untuk menemukan informasi yang Anda benar-benar membutuhkan.
Bagaimana Anda bisa mengurangi waktu yang Anda habiskan mencari melalui semua laporan untuk informasi penting? Dan bagaimana Anda memastikan bahwa laporan Anda mengirimkan dibaca, dicerna, dan dipahami? Pembaca mungkin akan menemukan apa yang mereka butuhkan dalam separuh waktu jika setiap orang hanya mengikuti format yang sama.
Inilah sebabnya mengapa format standar - sering disebut Format Laporan Bisnis - telah dikembangkan selama bertahun-tahun. Pada artikel ini, kita membahas mengapa hal itu membantu untuk menggunakan format standar, dan kemudian kami akan memberikan apa format tersebut.
Mengapa Format Penting
Salah satu alasan
yang paling penting untuk mengikuti standar Format Laporan Bisnis adalah bahwa
orang membaca laporan Anda biasanya tidak memiliki banyak waktu. Sangat
sedikit, jika ada, akan membaca setiap kata dari laporan Anda dari awal sampai
akhir.
Namun, dengan menggunakan format yang jelas standar memungkinkan pembaca
untuk menemukan informasi yang mereka butuhkan dengan cepat dan mudah - dan
melewatkan apa yang tidak mereka butuhkan.
Setelah format
standar juga membantu Anda mengatur semua informasi yang relevan. Isi laporan
dapat banyak, terutama ketika Anda memiliki banyak data. Format ini memastikan
bahwa informasi Anda mengikuti langkah-langkah logis bahwa pembaca akan dapat
mengikuti dan memahami lebih mudah. Anda tidak akan lupa apa-apa baik, karena
format menyediakan Anda dengan struktur yang tepat.
Format Laporan Bisnis
Berikut adalah
komponen utama dari format standar:
- Judul Halaman (atau judul Bagian)
Sertakan nama laporan, nama penulis, dan tanggal. Jika laporan Anda lebih panjang, bagian judul Anda juga bisa menyertakan daftar isi. - Ringkasan Eksekutif
Jauhkan ini untuk maksimal satu halaman. Meringkas masalah Anda mencoba untuk memecahkan, daftar informasi yang paling penting atau hasil, dan detail langkah-langkah tindakan yang Anda rekomendasikan.
Bagi banyak orang, ini adalah satu-satunya halaman mereka akan punya waktu untuk membaca. Ini karena itu ide yang baik untuk menulis seolah-olah itu adalah laporan terpisah, semua sendiri. Gunakan peluru dan nomor daftar untuk menyoroti poin-poin penting. - Metodologi
Jelaskan metode yang digunakan dalam penelitian Anda untuk mencapai kesimpulan Anda. Sebagai contoh, apakah Anda berbicara dengan kelompok fokus, wawancara, pencarian arsip perusahaan, atau menggunakan sumber daya di luar seperti konsultan atau penelitian perusahaan? Sertakan rincian proses penelitian Anda, dan jelaskan mengapa Anda menggunakan sumber-sumber yang Anda lakukan. - Pengantar
Beritahu pembaca mengapa mereka perlu membaca laporan ini, dan memberikan gambaran yang sangat singkat tentang apa yang Anda akan menutup dalam tubuh utama laporan tersebut. - Tubuh Utama
Ini adalah 'hati' dari laporan Anda. Hadir penelitian Anda, dan membuat kasus Anda - dan ingat untuk menempatkan informasi yang paling penting pertama. - Kesimpulan
Menganalisis hasil penelitian Anda, dan membawa semuanya bersama-sama. Banyak orang akan membaca bagian ini, sehingga tetap pendek dan sederhana. - Rekomendasi
Buatlah daftar tindakan yang Anda pikir pembaca - atau perusahaan - harus ambil untuk memecahkan masalah Anda menangani. Idealnya, menggunakan peluru atau titik nomor untuk daftar ini.
Ini adalah bagian lain yang sangat membaca, jadi sangat jelas tentang pendapat Anda. Anda sudah melakukan riset, jadi memberitahu orang-orang apa yang harus terjadi selanjutnya. Jika Anda menyarankan perubahan besar, kemudian membuat strategi untuk menerapkan perubahan besar secara langkah-demi-langkah. - Lampiran
Sertakan semua sumber Anda dan informasi penelitian secara detail. Beberapa orang membaca lampiran hati-hati, tapi ini adalah informasi yang mendukung argumen Anda, sehingga harus disertakan.
Tips
Berikut adalah
beberapa saran tambahan untuk menulis efektif, laporan terorganisir:
- Memahami tujuan Anda - Sebelum Anda mulai meneliti atau menulis, pastikan Anda jelas mengerti mengapa Anda menulis laporan - dan siapa yang akan membacanya.
- Gunakan gaya yang santai - Jika mungkin, menjaga gaya tulisan Anda cukup informal dan mudah dibaca. Bersikaplah profesional, tapi selalu menjaga pembaca Anda dalam pikiran. Jika Anda menulis cara Anda berbicara, mereka mungkin akan memiliki waktu lebih mudah memahami apa yang Anda coba untuk memberitahu mereka.
- Tetap ringkas - Ingat, orang biasanya tidak memiliki banyak waktu. Bertujuan untuk menjaga kalimat Anda pendek dan jelas.
- Gunakan sumber dan data - Gunakan statistik, dan sumber kutipan kapan pun Anda bisa. Orang-orang cenderung percaya angka lebih dari pendapat.
- Mengatur teks dengan judul yang jelas - Break up teks Anda dengan judul dan subjudul. Hal ini membuat membaca lebih mudah, dan memungkinkan orang untuk menemukan informasi yang paling relevan untuk mereka.
- Mulailah dengan informasi yang paling penting - Dalam setiap bagian dari laporan Anda, menempatkan informasi yang paling penting pertama. Sekali lagi, ingat bahwa kebanyakan orang tidak memiliki banyak waktu. Katakan kepada mereka apa yang mereka perlu tahu secepat mungkin.
- Keep 'cadangan' informasi - Setelah Anda melakukan penelitian awal Anda, Anda mungkin akan memiliki informasi lebih banyak daripada yang Anda benar-benar membutuhkan. Ini berarti bahwa Anda akan harus melalui semua data untuk menentukan apa yang perlu untuk pergi dalam laporan Anda. Hati-hati jangan Data 'cherry-pick': jangan memilih hanya apa yang Anda suka, atau apa yang mendukung tujuan Anda. Menyimpan catatan dari setiap informasi yang Anda masukkan (dan apa yang tidak termasuk), hanya dalam kasus Anda diminta untuk membela temuan Anda.
- Lakukan setidaknya dua draft - draft pertama laporan Anda akan mendapatkan seluruh arti Anda. Dalam draft kedua, Anda dapat memperbaiki dan memoles cara Anda mengungkapkannya.
Poin Penting :
Setelah Bisnis standar Format Laporan memudahkan orang membaca laporan Anda untuk menemukan apa yang mereka butuhkan dengan cepat. Mereka akan tahu mana bagian akan menjawab pertanyaan mereka, dan mereka jelas akan melihat rekomendasi Anda. Bagi orang yang sedang terburu-buru, ini adalah kebutuhan mutlak.