Membuat Pesan Anda Tertentu dan Bertindak lah Setelah Baca
Gunakan media komunikasi yang tepat untuk audiens Anda.
Apakah orang-orang merespon email Anda dalam cara Anda ingin mereka? Atau apakah mereka tampaknya mengabaikan mereka, atau kehilangan informasi penting?
Dan apakah Anda yakin bahwa Anda membuat kesan sebaik mungkin dengan email Anda?
Ketika Anda menulis pesan email, ada beberapa aturan sederhana yang bisa Anda ikuti untuk memastikan bahwa email Anda membuat kesan yang positif, dan mendapatkan respons yang Anda inginkan. Kita akan melihat ini di sini, dan kami akan mengilustrasikan poin yang kita bicarakan dengan contoh-contoh baik dan buruk di akhir setiap bagian.
Garis subjek yang Headlines
Sebuah headline koran memiliki dua fungsi: Ini menarik perhatian Anda, dan memberitahu Anda apa yang artikel ini adalah tentang, sehingga Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin membaca lebih lanjut. Baris subjek email perlu melakukan persis hal yang sama! Gunakan baik dipilih beberapa kata, sehingga penerima mengetahui sekilas apa email adalah tentang.
Jika pesan Anda adalah salah satu dari seri reguler email, seperti laporan mingguan proyek, termasuk tanggal di baris subjek. Dan untuk pesan yang perlu jawaban, Anda mungkin ingin untuk memasukkan panggilan untuk bertindak, seperti "Please reply dengan November 7".
Ingatlah bahwa setiap orang mencoba untuk mengurangi jumlah pesan email "spam" yang mereka terima. Jika Anda membuat penggunaan yang tepat dari baris subjek, Anda meningkatkan kemungkinan bahwa email Anda akan dibaca, daripada keliru untuk spam dan dihapus tanpa begitu banyak seperti sekilas.
Tentu saja, hanya karena akan menjadi konyol untuk menerbitkan surat kabar tanpa berita, tidak pernah meninggalkan kosong baris subjek. Email dengan baris subjek kosong biasanya spam!
Contoh Buruk
Perihal: Pertemuan
Hi Jim,
Saya hanya ingin mengingatkan Anda tentang pertemuan kita telah dijadwalkan minggu depan.Jangan biarkan aku tahu jika Anda memiliki pertanyaan!
Terbaik keinginan,
Mark
Email ini adalah contoh dari komunikasi yang buruk karena beberapa alasan. Mari kita fokus pada judul. Seperti yang Anda lihat, itu berjudul "Pertemuan".
Mengapa ini judul yang buruk?
Yah, tidak ada informasi tentang pertemuan itu. Jika kalender Anda penuh pertemuan, Anda bahkan mungkin bertanya-tanya mana yang Mark adalah berbicara tentang. Dan ada tentu ada kejelasan tentang subjek, atau kapan dan di mana pertemuan yang diadakan.
Terlebih lagi, kurangnya informasi spesifik membuatnya tampak seperti email spam. Ini risiko email yang dihapus tanpa dibaca!
Juga, nada dari pesan ini adalah bahwa dari sebuah pengingat ramah. Tidak ada yang salah dengan itu, tapi rincian penting yang hilang. Jika Jim belum mendengar apa-apa tentang pertemuan itu, atau telah sepenuhnya lupa tentang itu, dia akan harus menulis kembali untuk informasi lebih lanjut.
Contoh Baik
Perihal: Pengingat Rapat 10:00 Sched.05/10 pada Proses PASS.
Hi Jim,
Saya hanya ingin mengingatkan Anda tentang pertemuan kita telah dijadwalkan untuk hari Senin, 5 Oktober jam 10:00.Itu ditahan di Sebuah ruang konferensi, dan kita akan membahas Proses LULUS baru.
Jika Anda memiliki pertanyaan, jangan ragu untuk menghubungi (x3024).
Best Wishes,
Mark
Lihat bagaimana spesifik judul yang baru ini?
Hal yang besar tentang judul ini adalah bahwa pembaca bahkan tidak harus membuka email untuk mendapatkan sebagian besar informasi yang relevan.
Dan sifat yang tepat dari judul berfungsi sebagai prompt berguna. Setiap kali melirik pembaca di email nya disimpan, dia akan diingatkan bahwa pertemuan tertentu.
Buatlah satu titik per Email
Salah satu keuntungan dibandingkan dengan email surat tradisional adalah bahwa hal itu tidak memerlukan biaya lagi untuk mengirim beberapa email daripada yang dilakukannya untuk mengirim satu. Jadi, jika Anda perlu untuk berkomunikasi dengan seseorang tentang beberapa hal yang berbeda, pertimbangkan untuk menulis email terpisah pada setiap mata pelajaran.
Dengan cara itu, koresponden Anda dapat menjawab masing-masing individu dan dalam kerangka waktu yang tepat. Salah satu topik mungkin hanya memerlukan jawaban singkat, bahwa ia bisa mengirim langsung. Topik yang lain mungkin memerlukan penelitian lebih lanjut. Dengan menulis pesan terpisah, Anda harus mendapatkan jawaban yang lebih jelas, sambil membantu orang lain mengelola inbox mereka dengan lebih baik.
Jika Anda ingin menempatkan beberapa poin dalam email - mungkin karena mereka berhubungan dengan proyek yang sama - menganggap menyajikan setiap titik dalam sebuah paragraf, yang terpisah nomor. Hal ini membuat setiap titik menonjol, secara signifikan meningkatkan kemungkinan bahwa setiap titik akan dibahas.
Seperti surat-surat bisnis tradisional, setiap email individu harus jelas dan ringkas, dengan tujuan pesan rinci di paragraf pertama. Kalimat harus tetap pendek dan to the point. Tubuh email harus berisi semua informasi yang berhubungan (lihat artikel kami pada Keterampilan Menulis dan Segitiga Retoris ), dan harus langsung dan informatif.
Contoh Buruk
Perihal: Revisi Untuk Laporan Penjualan
Hi Jackie,
Terima kasih untuk pengiriman dalam laporan tersebut minggu lalu.Aku membacanya kemarin dan merasa bahwa Anda membutuhkan informasi lebih spesifik mengenai angka penjualan kami di Bab 2.Saya juga merasa bahwa nada bisa menjadi sedikit lebih formal.Laporan ini akan dibaca oleh Tim Eksekutif kami, dan kebutuhan untuk mencerminkan profesionalisme kami.
Juga, saya ingin membiarkan Anda tahu bahwa saya sudah menjadwalkan pertemuan dengan departemen PR untuk Jumat ini, mengenai kampanye iklan baru.Ini di 11:00, dan akan di ruang rapat kecil.
Tolong beritahu saya jika Anda bisa membuat waktu itu.
Terima kasih!
Monica
Monica punya judul yang baik di sana, dan ia cukup jelas pada perubahan dia ingin Jackie untuk membuat laporan itu.
Tapi apa yang dia lakukan salah?
Yah, bahwa ayat kedua tentang pertemuan cukup penting, namun ia disamakan ke email yang rinci revisi. Jika Jackie tidak menempatkan langsung di kalender, dia harus ingat bahwa rincian pertemuan itu dalam email berjudul "Revisi Untuk Laporan Penjualan", yang sangat tidak logis.
Menggabungkan dua komunikasi penting meningkatkan kemungkinan bahwa baik pertemuan atau revisi akan terlupakan. Mari kita lihat bagaimana ia bisa melakukannya lebih baik:
Contoh Baik
Perihal: Revisi Untuk Laporan Penjualan
Hi Jackie,
Terima kasih untuk pengiriman dalam laporan tersebut minggu lalu.Aku membacanya kemarin dan merasa bahwa Anda membutuhkan informasi lebih spesifik mengenai angka penjualan kami di Bab 2.Saya juga merasa bahwa nada bisa menjadi sedikit lebih formal.Laporan ini akan dibaca oleh Tim Eksekutif kami, dan kebutuhan untuk mencerminkan profesionalisme kami.
Terima kasih atas kerja keras Anda tentang hal ini!
Monica
DAN
Subject: Jumat 10 / 9, 11:00 Rapat w / PR Dept
Hi Jackie,
Aku ingin membiarkan Anda tahu bahwa saya sudah menjadwalkan pertemuan dengan departemen PR untuk ini Jumat 09/10, tentang kampanye iklan baru.
Ini di 11:00, dan akan di ruang rapat kecil.Tolong beritahu saya jika Anda bisa membuat waktu itu.
Terima kasih!
Monica
Dengan memisahkan dua komunikasi penting, Jackie akan dapat menemukan apa yang dia butuhkan dengan cepat di inbox nya.
Selain ini, memisahkan dua topik membantu dia menjaga email nya disimpan relevan. Setelah dia selesai dengan email revisi dia bisa menghapusnya, tapi tetap email pengingat pertemuan sampai akhir minggu.
Tentukan Respon Anda Ingin
Pastikan untuk menyertakan setiap panggilan untuk tindakan yang Anda inginkan, seperti panggilan telepon atau tindak lanjut janji. Kemudian, pastikan Anda menyertakan informasi kontak Anda, termasuk nama, judul, dan nomor telepon. Lakukan ini bahkan dengan pesan internal. Ingat, semakin mudah Anda membuatnya untuk orang lain untuk merespon, semakin besar kemungkinan mereka untuk melakukannya!
Contoh Buruk
Dari: reliablelandscapes@domain.com
Perihal: Proposal
Lynn,
Apakah Anda mendapatkan proposal saya minggu lalu?Saya belum mendengar kembali dan ingin memastikan.
Dapatkah Anda silahkan hubungi saya sehingga kita bisa mendiskusikan?
Terima kasih!
Peter
Ada beberapa informasi penting yang hilang dari email ini.
Hal pertama yang hilang adalah informasi tentang proposal. Bagaimana jika Lynn punya beberapa proposal? Yang satu adalah penulis bicarakan? Juga, dia kirim melalui pos, atau melalui email?
Juga, penulis memberikan Lynn tidak ada informasi tentang cara untuk mendapatkan berhubungan. Mana adalah kantor nomor, jumlah sel, atau nama bisnis nya? Lynn akan harus pergi dan menemukan informasi tersebut.
Dan, yang paling kritis, ia tidak memberikan nama lengkap dan gelar di bagian bawah surat - meskipun fakta bahwa namanya tidak membentuk bagian dari alamat email-nya.
Contoh Baik
Perihal: Memeriksa Pada Proposal Landsekap Handal
Sayang Lynn,
Saya hanya ingin untuk memeriksa bahwa Anda telah menerima proposal lansekap saya diemail ke Anda minggu lalu.Saya belum mendengar kembali dan ingin memastikan itu pergi melalui.
Dapatkah Anda silahkan hubungi saya dengan hari Kamis sehingga kita bisa mendiskusikan?Ini adalah ketika kami menawarkan diskon berakhir, dan saya ingin memastikan Anda tidak ketinggalan!
Cara tercepat untuk menghubungi saya adalah dengan ponsel.
Terima kasih!
Peter Schuell, Pemilik
Landscaping Handal, Inc
555.135.4598 (kantor)
555.135.2929 (sel)
Landscaping Handal, Inc
555.135.4598 (kantor)
555.135.2929 (sel)
Peter sekarang diberikan Lynn semua informasi yang dia butuhkan. Dia tahu dia diemail proposal pekan lalu, bahwa ia ingin dia untuk meneleponnya pada hari Kamis, dan bahwa ia harus menggunakan ponsel untuk melakukan kontak dengan cepat.
Yang paling penting, Petrus termasuk nama dan gelar, sehingga Lynn tahu siapa dia, dan menempatkan informasi kontak di bawah.
Menggunakan Headlines EOM
Bila Anda memiliki pesan yang sangat singkat untuk menyampaikan, Anda dapat menggunakan Misi Pemantauan Pilkada, atau Akhir Dari Pesan, teknik.
Hal ini dimungkinkan bila Anda dapat menempatkan semua informasi yang relevan di baris subjek, diikuti dengan huruf "EOM". Hal ini memungkinkan penerima mengetahui bahwa ia bahkan tidak harus membuka email, semua informasi yang ada di sana. Baris subjek adalah pesan!
Contoh
Perihal: 10 / 5 Rapat, 10:00, Conf.Rm.Sebuah, Pada LULUS Prosedur Misi Pemantauan Pilkada
Jadilah Koresponden Baik
Pastikan bahwa Anda pergi melalui kotak masuk Anda secara teratur dan merespon yang sesuai. Ini adalah tindakan sederhana sopan santun dan juga akan berfungsi untuk mendorong orang lain untuk membalas email Anda pada waktu yang tepat. Jika respon rinci diperlukan untuk email, dan Anda tidak punya waktu untuk menarik bersama-sama informasi langsung, mengirim balasan memegang mengatakan bahwa Anda telah menerima pesan, dan menunjukkan kapan Anda akan merespon sepenuhnya.
Seberapa sering Anda harus memeriksa email Anda akan tergantung pada sifat dari pekerjaan Anda, tetapi cobalah untuk menghindari mengganggu tugas yang sedang Anda kerjakan untuk memeriksa email Anda, hanya karena Anda bertanya-tanya apakah sesuatu yang menarik telah datang masuk
Selalu menetapkan Keluar Kantor agen Anda ketika Anda akan pergi dari email Anda untuk satu hari atau lebih, apakah cuti atau karena Anda berada di pertemuan
Internal Email
Email internal, seperti email lainnya, tidak boleh terlalu informal. Ingat, ini ditulis bentuk komunikasi yang dapat dicetak dan dilihat oleh orang lain selain orang-orang untuk siapa mereka awalnya ditujukan! Selalu gunakan pemeriksa ejaan Anda, dan menghindari gaul.