Pemotongan Biaya dengan Cara Bijak
Bos Anda baru saja meminta Anda untuk memotong minimal 10% dari anggaran departemen Anda, mulai segera.
Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, kan?
Ketika Anda hati-hati mempelajari pengeluaran Anda, Anda dihadapkan dengan tugas yang tampaknya mustahil. Bagaimana Anda memutuskan apa yang harus dipotong?
Dimana Anda menyimpan uang paling tanpa menyakiti semangat tim, atau menurunkan produktivitas masyarakat? Jika Anda menghilangkan kopi dan donat pagi hari, atau memotong kembali pada perlengkapan kantor? Apakah layak menghabiskan sejumlah kecil uang membuat kantor lebih ramah lingkungan, untuk membantu Anda menghemat nanti?
Ada cara cerdas untuk memangkas biaya.
Bos Anda baru saja meminta Anda untuk memotong minimal 10% dari anggaran departemen Anda, mulai segera.
Lebih mudah diucapkan daripada dilakukan, kan?
Ketika Anda hati-hati mempelajari pengeluaran Anda, Anda dihadapkan dengan tugas yang tampaknya mustahil. Bagaimana Anda memutuskan apa yang harus dipotong?
Dimana Anda menyimpan uang paling tanpa menyakiti semangat tim, atau menurunkan produktivitas masyarakat? Jika Anda menghilangkan kopi dan donat pagi hari, atau memotong kembali pada perlengkapan kantor? Apakah layak menghabiskan sejumlah kecil uang membuat kantor lebih ramah lingkungan, untuk membantu Anda menghemat nanti?
Kebanyakan organisasi harus memotong biaya di beberapa titik. Dalam iklim ekonomi saat ini, itu lebih penting daripada sebelumnya untuk bisnis untuk menonton anggaran mereka, dan untuk memastikan mereka menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu.
Ketika pemotongan biaya turun untuk Anda, bagaimanapun, mungkin sulit untuk mengetahui di mana untuk memulai. Pemotongan hal yang benar pada waktu yang tepat adalah tindakan penyeimbangan yang rumit.
Pada artikel ini, kita melihat beberapa cara mudah untuk memotong anggaran Anda, dan menawarkan beberapa saran untuk Anda mulai.
Dimana Mulai
Setelah Anda duduk dengan anggaran Anda, ada kemungkinan Anda mungkin merasa kewalahan. Sementara tim Anda mungkin tidak perlu segala sesuatu yang ada di daftar, beberapa item - seperti kendaraan perusahaan atau pesta liburan yang bagus untuk memiliki.
Jika itu terjadi, di mana Anda mulai?
- Menetapkan penting - Sangat penting untuk mengidentifikasi hal-hal departemen Anda benar-benar tidak bisa hidup tanpa. Setiap bisnis berbeda, tentu saja, jadi pengeluaran yang diperlukan untuk satu perusahaan tidak selalu penting bagi orang lain.
- Mengidentifikasi 'kemewahan' - Setelah Anda membuat daftar hal-hal yang tidak bisa hidup tanpa, lihatlah apa yang tersisa. Beberapa mungkin barang-barang mewah, biaya yang tidak mutlak diperlukan, dan dapat dengan mudah dipotong - misalnya, bunga-bunga segar di ruang tunggu.
- Tinjau
Anda item 'mungkin' - Ini
adalah hal Anda tidak begitu yakin tentang. Ketika Anda melihat ini
pengeluaran kurang jelas, menilai biaya terhadap manfaat berwujud dan
tidak berwujud barang-barang.
Sebuah contoh yang baik mungkin pihak jaringan departemen Anda. Mereka menyenangkan dan berguna, tapi Anda mungkin pada awalnya berpikir bahwa Anda bisa memotong mereka. Namun, ketika Anda bersosialisasi dengan kontak berharga selama peristiwa ini, mereka sering mengakibatkan arahan dan penjualan. Oleh karena itu Anda harus menilai apakah pihak-pihak ini adalah kebutuhan atau kemewahan. Jika Anda berharap untuk mendapatkan lebih banyak penjualan dari yang Anda belanjakan, maka mungkin layak pihak menjaga dalam anggaran.
Contoh lain bisa menjadi perlengkapan kantor. Sebagai contoh, tim Anda mungkin menggunakan kertas dalam jumlah besar. Mungkin perusahaan Anda membeli atas kualitas, kertas mahal, tapi ini perlu? Tentu saja, Anda menggunakan item untuk melakukan pekerjaan Anda, tetapi Anda bisa menghemat dengan membeli merek yang lebih ekonomis kertas.
Saran Anggaran Praktis
Pemotongan biaya tidak pernah mudah, tapi di sini ada beberapa tips
praktis yang bisa Anda terapkan saat pemangkasan anggaran Anda:
- Lintas melatih staf Anda: Banyak perusahaan mempekerjakan pekerja sementara ketika staf biasa sakit atau berlibur. Tapi, jika beberapa anggota tim Anda dilatih lintas - di mana mereka belajar keterampilan fungsi pekerjaan yang berbeda untuk mereka sendiri - mungkin mereka dapat menutupi tugas mereka, dalam shift pendek, di samping beban kerja rutin mereka.
- Fokus pada efisiensi: Sebagai contoh, jika beberapa anggota tim Anda menghabiskan waktu yang berharga setiap minggu atau bulan menulis laporan, menentukan apakah ini benar-benar diperlukan. Mungkinkah mereka menghabiskan waktu pada sesuatu yang lebih berharga? Apakah tim lain di departemen lain membuat laporan yang sama, dan bisa Anda menggabungkan upaya untuk menghemat waktu? Manfaat lain di sini adalah bahwa jika anggota tim Anda bekerja lebih efisien, Anda mungkin dapat mengurangi pembayaran lembur.
- Memotong kembali pada pekerjaan yang Anda lakukan: Mengambil ini lebih lanjut, melihat kerja tim Anda tidak, dan menanyakan apakah Anda perlu melakukan segala sesuatu yang Anda lakukan. Apakah 'pelanggan' Anda masih ingin setiap laporan yang memproduksi, dan setiap layanan yang Anda berikan? Pemangkasan pekerjaan yang Anda lakukan akan mengurangi ketergantungan Anda pada staf sementara dan lembur.
- Bernegosiasi dengan pemasok Anda: Anda mungkin dapat mengamankan diskon untuk pembayaran lebih awal, atau pembelian besar jumlah item yang menggunakan tim Anda secara teratur. Jelajahi penawaran khusus untuk melihat di mana Anda dapat menyimpan.
- Membeli peralatan lebih murah dan kendaraan: Jika Anda akan mengganti mobil atau armada truk, pertimbangkan membeli lebih murah dan model yang lebih hemat bahan bakar. Hal yang sama berlaku untuk peralatan kantor: printer yang digunakan dan mesin faks sering tersedia untuk sebagian kecil dari apa yang Anda akan membayar untuk yang baru. Juga, pertimbangkan berbagi sumber daya, dan biaya, dengan departemen lain dalam organisasi Anda.
- Membuat panggilan telepon melalui Internet: Software seperti Skype memungkinkan Anda untuk membuat dan menerima panggilan telepon di Internet. Selama orang yang Anda panggil memiliki Skype juga, panggilan ini gratis. Oleh karena ini dapat membantu Anda untuk menghemat biaya telepon.
- Selidiki videoconference atau telekonferensi: Jika tim Anda banyak bepergian untuk pertemuan, menjelajahi biaya mendirikan videoconference atau menggunakan telekonferensi bukan (lagi, Skype menawarkan fasilitas teleconference yang baik). Ini dapat membantu Anda menghemat biaya perjalanan.
- Gunakan perlengkapan lebih murah, dan menggunakan lebih sedikit dari mereka: Pemotongan tim Anda kopi pagi mungkin menyebabkan beberapa perasaan buruk. Sebaliknya, mengapa tidak menggunakan mug keramik, dan berhenti membayar untuk cangkir kertas yang bisa dibuang? Jika saat ini Anda membeli merek mahal kopi, beralih ke yang lebih ekonomis. Dan berapa banyak energi yang Anda dapat menyimpan dengan mematikan komputer dan lampu di malam hari?
- Dapatkan tawaran pada semua layanan Anda: Anda mungkin akan terkejut berapa banyak Anda dapat menyimpan dengan belanja sekitar untuk harga terbaik pada segala sesuatu dari pengiriman untuk perlengkapan kantor.
- Cut kembali langganan majalah: kantor Anda atau departemen mungkin berlangganan jurnal industri atau perdagangan. Ini dapat sumber daya berharga untuk menjaga tim Anda up to date pada tren dan praktik terbaik, tapi pastikan Anda hati-hati mengevaluasi biaya terhadap penghargaan. Beberapa anggota tim mungkin dapat berbagi satu langganan, dan banyak publikasi menawarkan versi digital untuk mengurangi harga.
Berkomunikasi Dengan Tim Anda
Jika Anda dipaksa untuk mulai membuat pemotongan, memberitahu tim Anda
apa yang terjadi. Sementara tidak ada yang ingin merasa seperti mereka dengan
sebuah perusahaan yang sedang mengalami masalah keuangan, semua orang tahu
bahwa kali sulit, dan mereka mungkin tidak ingin informasi yang disimpan dari
mereka. Sejauh yang Anda bisa, biarkan staf Anda tahu apa yang terjadi, dan
mengapa.
Ini juga penting untuk menyadari bahwa anggota tim Anda adalah sumber
daya berharga. Mereka bisa memiliki beberapa ide yang sangat kreatif cara untuk
memotong biaya. Setelah semua, mereka adalah orang-orang di luar sana bekerja
setiap hari. Mereka mungkin tahu dari praktek atau pengeluaran yang dapat
dengan mudah dipotong untuk seluruh perusahaan - dan Anda bisa meminta mereka untuk
datang dengan saran-saran mereka sendiri.
Dan, meminta tim Anda untuk memeriksa di mana mereka mungkin memotong
biaya dalam rutinitas sehari-hari mereka sendiri. Hal ini dapat membantu
memberdayakan mereka, dan membuat mereka merasa terlibat - bahkan dengan cara
sederhana - dalam proses pengambilan keputusan.
Poin Penting :
Banyak orang langsung berpikir PHK ketika mereka mendengar tentang
perusahaan pemotongan biaya. Namun, orang-orang Anda adalah aset yang paling
berharga. Bertujuan untuk cross-kereta, mengurangi pekerjaan non-esensial, dan
mengurangi biaya dalam persediaan dan sistem bisnis sebelum Anda mengurangi
staf Anda. Fokus pada membuat departemen Anda lebih efisien. Dan ingat bahwa
bahkan tabungan pada hal-hal kecil, seperti mematikan komputer di malam hari,
dapat membantu mengurangi biaya.
Sebuah Catatan Akhir dari James
Sementara pemotongan biaya tidak pernah menyenangkan, saya harap artikel
ini telah menunjukkan Anda beberapa cara proaktif dan konstruktif untuk
membantu meringankan proses.
Sumber daya kami tampil dalam dua minggu waktu fokus pada membantu Anda
menjadi pembicara publik yang lebih baik. Ambil kami Seberapa baik kemampuan
presentasi Anda? ' kuis, dan menemukan bagaimana teknik 'centering' dapat
membantu Anda membawa saraf Anda di bawah kontrol ketika menyajikan.
Semoga seminggu benar-benar sangat baik!