Laman

AddThis Smart Layers

5.3 Proyek dan Program Pemerintahan


Menggunakan Dukungan Manajemen Senior untuk Memastikan Keberhasilan Proyek


Dukungan manajemen senior sangat penting.

Kasus bisnis Anda disetujui, tim proyek Anda berada di tempat, dan Anda siap untuk pergi. Anda memiliki kesepakatan pada semua sumber daya yang Anda butuhkan.

Anda yakin bahwa Anda akan memberikan tepat waktu, kualitas, dan sesuai anggaran. Keberhasilan proyek ini tampaknya akan dijamin ... Tapi
seberapa sering melakukan hal-hal benar-benar bekerja dengan lancar seperti ini?


Kemudian sumber daya yang Anda pikir telah ditugaskan untuk proyek Anda mulai menghilang ... Ahli yang Anda butuhkan dialokasikan di tempat lain. Penyimpanan data yang Anda telah menyatakan sebagai kritis tidak akan lagi diberikan, karena proyek lain telah tertunda. Pemangku kepentingan lainnya mendengar tentang proyek Anda, dan itu menjadi jelas bagi Anda bahwa ruang lingkup proyek harus diperluas untuk mencakup kebutuhan mereka, tetapi Anda tidak memiliki dana untuk melakukan hal ini.

Bagaimana mungkin Anda mencegah ini? Jawabannya adalah untuk memiliki tata kelola proyek yang kuat di tempat. Hal ini tidak akan selalu menghentikan masalah dari terjadi, bagaimanapun, akan memastikan bahwa Anda memiliki dukungan manajemen yang tepat senior yang berbaris dan termotivasi untuk membantu Anda untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan berhasil.

Pada artikel ini, kami akan menjelaskan apa proyek pemerintahan itu, kita akan melihat beberapa mekanisme tata kelola yang berguna, dan kami akan memberikan daftar yang dapat Anda gunakan untuk memilih pendekatan yang tepat untuk proyek Anda.

Proyek pemerintahan adalah kerangka kerja manajemen proyek di mana keputusan dibuat. Proyek pemerintahan adalah elemen penting dari setiap proyek sejak saat akuntabilitas dan tanggung jawab yang terkait dengan bisnis organisasi sebagai kegiatan biasa yang ditetapkan dalam pengaturan organisasi yang mereka kelola, jarang di lakukan kerangka untuk mengatur pengembangan investasi modal (proyek).

Sebagai contoh, struktur organisasi memberikan indikasi yang baik tentang siapa dalam organisasi bertanggung jawab untuk setiap kegiatan melakukan operasional organisasi tertentu. Kecuali kalau organisasi memiliki kebijakan tata kelola proyek khusus dikembangkan, tidak ada grafik seperti kemungkinan adanya kegiatan proyek pembangunan.

Oleh karena itu, peran dari proyek pemerintahan adalah untuk menyediakan kerangka kerja pengambilan keputusan yang logis, kuat dan berulang untuk mengatur investasi modal organisasi. Dengan cara ini, organisasi akan memiliki pendekatan terstruktur untuk melakukan keperluan bisnis sebagai kegiatan biasa dan perubahan bisnis, atau kegiatan proyek.

Tiga pilar proyek pemerintahan

Pengambilan keputusan kerangka kerja ini didukung oleh tiga pilar: 

1. Struktur

Hal ini mengacu pada struktur komite tata kelola. Adanya Dewan Proyek ataupun Komite Pengarah Proyek, lingkungan pemerintahan yang lebih luas dapat mencakup berbagai kelompok stakeholder dan mungkin kelompok pengguna.

Selain itu, mungkin ada Dewan Program, mengatur sekelompok proyek terkait, dan mungkin beberapa bentuk portofolio pengambilan keputusan kelompok.

Hak keputusan dari semua komite dan bagaimana mereka berhubungan harus ditetapkan dalam kebijakan dan dokumentasi prosedural. Dengan cara ini, tata kelola proyek dapat diintegrasikan dalam arena pemerintahan yang lebih luas.

2. Orang

Efektivitas struktur komite tergantung pada orang yang mengisi berbagai komite pemerintahan. Komite keanggotaan ditentukan oleh sifat proyek - faktor-faktor lain ikut bermain ketika menentukan keanggotaan dewan pengurus program dan portofolio - yang pada gilirannya menentukan mana peran organisasi harus terwakili dalam komite.

3. Informasi

Ini menyangkut informasi yang menginformasikan pengambil keputusan dan terdiri dari laporan berkala pada isu-isu proyek, dan risiko yang telah meningkat oleh Manajer Proyek dan dokumen-dokumen kunci tertentu yang menggambarkan proyek, terkemuka yang merupakan kasus bisnis.
 

Inti prinsip-prinsip tata kelola proyek

Kerangka proyek pemerintahan harus didasarkan sejumlah prinsip inti dalam rangka untuk memastikan efektivitas mereka.

Prinsip 1: Pastikan satu titik akuntabilitas untuk keberhasilan proyek

Akuntabilitas proyek yang paling mendasar adalah akuntabilitas untuk keberhasilan proyek. 

Sebuah proyek tanpa pemahaman yang jelas tentang siapa yang mengasumsikan pertanggungjawaban untuk keberhasilannya tidak memiliki kepemimpinan yang jelas.

Dengan tidak adanya pertanggungjawaban yang jelas untuk keberhasilan proyek, tidak ada satu orang mengemudi solusi dari masalah yang sulit yang menimpa semua proyek di beberapa titik dalam hidup mereka.

Hal ini juga memperlambat proyek selama fase inisiasi proyek penting karena tidak ada satu orang untuk mengambil keputusan penting yang diperlukan untuk menempatkan proyek pada pijakan perusahaan. Konsep satu titik akuntabilitas adalah prinsip pertama dari proyek pemerintahan yang efektif.

Namun, tidak cukup untuk mencalonkan seseorang untuk bertanggung jawab - orang yang tepat harus dibuat akuntabel.

Ada dua aspek.

Orang harus bertanggung jawab memegang otoritas yang memadai dalam organisasi untuk memastikan mereka diberdayakan untuk membuat keputusan yang diperlukan untuk keberhasilan proyek. Namun di luar ini adalah kenyataan bahwa orang yang tepat dari daerah yang benar dalam organisasi harus bertanggung jawab. Jika orang yang salah dipilih, proyek ini tidak lebih baik ditempatkan daripada jika tidak ada yang bertanggung jawab atas keberhasilannya. Orang tunggal yang akan memikul tanggung jawab untuk keberhasilan proyek ini adalah subjek Prinsip 2.


Prinsip 2: Layanan delivery / penyampaian kepemilikan menentukan kepemilikan proyek

Organisasi memberikan layanan dan memanfaatkan aset sebagai platform untuk delivery layanan ini. Oleh karena itu penting bahwa aset disampaikan oleh proyek memenuhi kebutuhan pelayanan organisasi. Jika keluaran proyek tidak mendukung kebutuhan layanan delivery, seperti yang dijelaskan dalam kasus bisnis, harus dipenuhi secara penuh, proyek ini telah gagal untuk beberapa derajat - belum mencapai nilai optimum untuk keuangan.

Satu-satunya metode pasti untuk memastikan keluaran proyek memenuhi kebutuhan layanan delivery adalah untuk kepemilikan proyek dan kasus bisnis untuk mencerminkan kepemilikan layanan delivery. Ini adalah prinsip kedua dari proyek pemerintahan yang efektif.

Bagan organisasi biasanya cukup untuk mengidentifikasi siapa dalam organisasi bertanggung jawab untuk delivery layanan yang akan memungkinkan proyek.

Sangat penting bahwa pemilik proyek, dalam peran layanan delivery mereka, adalah sedekat mungkin dengan layanan yang disampaikan. Konsekuensi logis untuk ini adalah bahwa kepemilikan proyek tidak bertempat tinggal dengan memberikan aset mereka.

Sementara aset mungkin pusat untuk penyediaan layanan, hal itu tidak dengan sendirinya merupakan layanan. Konsep ini memiliki implikasi dalam aspek penting dari proyek tersebut.

Sebagai contoh, fokus pelayanan memerlukan keseluruhan-hidup perspektif biaya sejak layanan itu sendiri akan memiliki yang terkait sedang berlangsung, pasca proyek, biaya operasional. Fokus pelayanan juga mengakui bahwa pada komisioning aset harus mengintegrasikan ke rezim layanan yang ada. Di sisi lain jika proyek dipandang sebagai memberikan aset, fokusnya adalah pada biaya modal dari biaya aset dan operasional menjadi pertimbangan sekunder seperti halnya servis dari hasilnya.

Tujuannya karena itu untuk menentukan kepemilikan proyek dengan mengidentifikasi pemilik layanan tersebut akan memberikan proyek. Pendekatan ini menempatkan bisnis di jantung delivery proyek. Sementara bisnis mungkin tidak dapat memberikan proyek tanpa bantuan, tidak pernah - yang - kurang adalah dalam peran pengambil keputusan proyek utama, meskipun didukung oleh spesialis delivery proyek. Hal ini memastikan kerangka kerja tata kelola proyek mempertahankan fokus pelayanan.

Prinsip 1 dan 2 difokuskan pada stakeholder utama proyek - pemilik proyek. Proyek memiliki banyak stakeholder dan kerangka kerja tata kelola proyek yang efektif harus memenuhi kebutuhan mereka. Prinsip selanjutnya berkaitan dengan cara di mana ini harus terjadi.

Prinsip 3: Memastikan pemisahan manajemen pemangku kepentingan dan pengambilan keputusan kegiatan proyek

Pengambilan keputusan efektivitas komite dapat dianggap sebagai berbanding terbalik dengan ukurannya. Tidak hanya komite besar dapat gagal untuk membuat keputusan tepat waktu, mereka itu tidak dipertimbangkan membuat keburukan karena dinamika kelompok tertentu bermain.

Sebagai forum pengambilan keputusan proyek tumbuh dalam ukuran, mereka cenderung berubah menjadi kelompok-kelompok pemangku kepentingan manajemen.

Ketika jumlahnya meningkat, pemahaman rinci dari masing-masing peserta isu proyek penting mengurangi. Banyak dari mereka yang hadir untuk tidak membuat keputusan tetapi sebagai cara untuk mencari tahu apa yang terjadi pada proyek.

Tidak hanya ada cukup waktu bagi setiap orang untuk membuat keputusan, tetapi dengan masukan yang paling valid mereka harus bersaing dengan waktu dan pengaruh dengan mereka yang hanya perangkat keterlibatan dalam proyek ini.

Selanjutnya tidak hadir semua akan memiliki tingkat yang sama pemahaman tentang isu-isu dan sehingga waktu yang terbuang membawa setiap orang sampai dengan kecepatan pada isu-isu tertentu yang sedang dibahas.

Oleh karena itu, untuk semua maksud dan tujuan, komite proyek besar dibentuk lebih sebagai forum manajemen pemangku kepentingan dari keputusan proyek membuat forum. Ini merupakan masalah besar ketika proyek tergantung pada komite untuk membuat keputusan tepat waktu.

Tidak ada pertanyaan bahwa kedua kegiatan, pengambilan keputusan proyek dan manajemen pemangku kepentingan, sangat penting untuk keberhasilan proyek.

Masalahnya adalah bahwa mereka adalah dua kegiatan yang terpisah dan harus diperlakukan seperti itu. Ini adalah prinsip ketiga dari proyek pemerintahan yang efektif.

Jika pemisahan ini dapat dicapai, itu akan menghindari penyumbatan pengambilan keputusan forum dengan berbagai pemangku kepentingan dengan membatasi keanggotaannya hanya mereka yang benar-benar memilih pusat keberhasilannya stakeholder.

Selalu ada kekhawatiran bahwa solusi ini akan menyebabkan masalah lebih lanjut jika pihak yang tidak puas tidak mempertimbangkan kebutuhan mereka terpenuhi.

Apapun pihak manajemen mekanisme yang diletakkan di tempat memadai harus mengatasi kebutuhan semua stakeholder proyek. Ini akan perlu untuk menangkap masukan dan pandangan mereka dan mengatasi masalah mereka untuk kepuasan mereka. Hal ini dapat dicapai sebagian oleh ketua dari setiap kelompok stakeholder kunci oleh ketua Dewan Proyek. 

Hal ini memastikan bahwa stakeholder pemilik proyek (atau SRO) untuk menampilkan masalah-masalah mereka dan kekhawatiran dalam Dewan Proyek.

Prinsip 4: Pastikan pemisahan proyek pemerintahan dan struktur organisasi pemerintahan

Proyek struktur pemerintahan dibentuk justru karena diakui bahwa struktur organisasi tidak memberikan kerangka kerja yang diperlukan untuk delivery proyek. Proyek membutuhkan fleksibilitas dan kecepatan pengambilan keputusan dan mekanisme hierarkis terkait dengan bagan organisasi.

Proyek struktur pemerintahan mengatasi hal ini dengan menarik para pembuat keputusan kunci dari struktur organisasi dan menempatkan mereka dalam sebuah forum sehingga menghindari pengambilan keputusan proses seri yang berhubungan dengan hirarki.

Akibatnya, kerangka tata kelola proyek didirikan untuk proyek harus tetap terpisah dari struktur organisasi. Hal ini diakui bahwa organisasi memiliki persyaratan yang berlaku dalam hal pelaporan dan keterlibatan stakeholder. 

Apa yang harus dihindari adalah situasi di mana keputusan-keputusan komite pengarah atau dewan pengurus proyek yang diperlukan untuk diratifikasi oleh satu orang atau lebih dalam organisasi luar bahwa keputusan proyek terbentuk. Ini adalah prinsip akhir proyek pemerintahan yang efektif.

Adopsi prinsip ini akan meminimalkan pengambilan keputusan multi-berlapis-lapis dan penundaan waktu dan inefisiensi yang terkait dengan itu. Ini akan memastikan keputusan proyek yang diberdayakan untuk membuat keputusan secara tepat waktu.


Prinsip tambahan dan pelengkap pemerintahan juga ada.

Dewan memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk tata kelola manajemen proyek Peran, responsbilities dan kriteria kinerja untuk manajemen proyek pemerintahan didefinisikan secara jelas

Tata pemerintahan yang disiplin, didukung oleh metode yang tepat dan kontrol yang diterapkan di seluruh siklus hidup proyek

Sebuah hubungan yang koheren dan mendukung ini ditunjukkan antara strategi bisnis secara keseluruhan dan portofolio proyek

Semua proyek memiliki rencana yang disetujui mengandung poin otorisasi, di mana kasus bisnis ditinjau dan disetujui. Keputusan yang dibuat pada titik otorisasi dicatat dan dikomunikasikan.

Anggota badan otorisasi didelegasikan memiliki perwakilan yang cukup, kompetensi, wewenang dan sumber daya untuk memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang tepat.

Kasus proyek bisnis didukung oleh informasi yang relevan dan realistis yang menyediakan dasar yang dapat diandalkan untuk membuat keputusan otorisasi.

Dewan pengurus atau agennya didelegasikan memutuskan kapan pengawasan independen dari proyek-proyek dan sistem manajemen proyek diperlukan, dan melaksanakan pengawasan tersebut sesuai.

Ada kriteria yang jelas untuk melaporkan status proyek dan untuk eskalasi risiko dan isu-isu ke tingkat yang dibutuhkan oleh organisasi.

Organisasi menumbuhkan budaya perbaikan dan pengungkapan terang internal informasi proyek.

Stakeholder proyek terlibat pada tingkat yang sepadan dengan kepentingan mereka untuk organisasi dan dengan cara yang menumbuhkan kepercayaan.

Prinsip tambahan ada di mana proyek-proyek multi-dimiliki

Multi-kepemilikan didefinisikan sebagai sebuah proyek di mana saham dewan pengurus kendali utama dengan pihak lain. Prinsip-prinsip adalah;

-     Harus ada pengaturan secara resmi pemerintahan menyetujui
-     Harus ada satu titik pengambilan keputusan untuk proyek
-   Harus ada alokasi yang jelas dan tidak ambigu otoritas untuk mewakili proyek dalam kontak dengan pemilik, stakeholder dan pihak ketiga
-    Kasus bisnis proyek harus mencakup persetujuan saat ini, definisi tujuan proyek, peran masing-masing pemilik, insentif mereka, input, wewenang dan tanggung jawab
Masing-masing pemilik harus memastikan sendiri bahwa kompetensi hukum dan kewajiban dan pengaturan internal governance co-pemilik, yang kompatibel dengan standar dapat diterima untuk proyek pemerintahan
-   Harus ada poin otorisasi proyek dan kendala membatasi pemilik untuk memberikan tingkat diperlukan kontrol atas proyek
-     Harus ada pengakuan dan disepakati alokasi atau berbagi penghargaan dan risiko dengan mempertimbangkan kemampuan account untuk mempengaruhi hasil dan menciptakan insentif untuk mendorong koperasi perilaku
-    Kepemimpinan proyek harus mengeksploitasi sinergi yang timbul dari multi-kepemilikan dan harus secara aktif mengelola sumber potensi konflik atau inefisiensi
-   Harus ada kesepakatan formal yang mendefinisikan proses yang akan dipanggil dan konsekuensi untuk aset dan pemilik ketika kepemilikan materi dianggap perubahan
-   Pelaporan selama proyek dan realisasi manfaat harus menyediakan kejujuran, tepat waktu, data yang realistis dan relevan pada kemajuan, prestasi, prakiraan dan risiko sejauh diperlukan untuk proyek pemerintahan yang baik oleh pemilik
-    Harus ada mekanisme di tempat untuk memohon kajian independen atau pemeriksaan bila dalam kepentingan yang sah dari satu atau lebih dari pemilik proyek.
-   Harus ada proses penyelesaian sengketa yang disepakati antara pemilik, yang tidak membahayakan pencapaian tujuan proyek. 

Peran

Sebuah peran kunci dalam proyek pemerintahan adalah bahwa dari sponsor proyek . Sponsor proyek memiliki tiga bidang utama dari tanggung jawab yang ke dewan pengurus, manajer proyek dan para stakeholder proyek.

Untuk dewan pengurus, sponsor memberikan kepemimpinan pada budaya dan nilai-nilai, memiliki kasus bisnis, membuat proyek selaras dengan strategi organisasi dan arah portofolio, mengatur risiko proyek, bekerja dengan sponsor lain, berfokus pada realisasi manfaat, merekomendasikan kesempatan untuk mengoptimalkan biaya / manfaat, menjamin kontinuitas sponsor, memberikan jaminan dan menyediakan umpan balik dan pelajaran.

Untuk manajer proyek, sponsor memberikan keputusan yang tepat waktu, menjelaskan kerangka kerja pengambilan keputusan, menjelaskan prioritas bisnis dan strategi, berkomunikasi masalah bisnis, menyediakan sumber daya, menimbulkan kepercayaan, mengelola hubungan, mendukung peran manajer proyek dan mempromosikan etika bekerja.

Untuk stakeholder proyek lainnya, sponsor proyek melibatkan stakeholder, stakeholder yang mengatur komunikasi, mengarahkan hubungan klien, mengarahkan pemerintahan pengguna, mengarahkan pemerintahan pemasok dan arbitrates antara pemangku kepentingan.

Video

Loading...