Essential Skills for an Excellent Career: 5.4 Bekerja dengan Sponsor Proyek

Sponsor suatu proyek adalah 'klien' yang ingin disampaikan

Tidak ada proyek yang akan terlaksana tanpa sponsor. Dia adalah orang yang telah mengidentifikasi perlunya perubahan di daerah bisnis, dan berkomitmen untuk membuat perubahan itu terjadi.

Sponsor proyek adalah orang yang mengusulkan proyek, dan yang diperolehnya sumber daya - orang-orang, uang, dan waktu.

Sponsor memiliki wewenang dan pengaruh dalam organisasi untuk mewujudkan proyek, dan memastikan memiliki semua dukungan yang dibutuhkan untuk sukses. Dengan kata lain, sponsor proyek adalah 'klien' internal untuk siapa manajer proyek untuk deliver proyek pada spec, anggaran, dan tepat waktu.

Para manajer proyek / proyek hubungan sponsor, sangat penting untuk keberhasilan proyek. Jika Anda seorang manajer proyek, maka pemahaman apa sponsor proyek tidak lain adalah penting untuk mengelola hubungan ini secara efektif dan proaktif.

Peran Sponsor Proyek

Pertama dan terpenting, sponsor harus memiliki kewenangan dan komitmen untuk memastikan keberhasilan proyek. Sementara pengaruh seorang manajer proyek sering terbatas pada tim proyek, sponsor adalah orang yang memimpin dan mengarahkan lingkungan bisnis secara keseluruhan yang berkaitan dengan proyek. Oleh karena itu, sponsor bertanggung jawab untuk memastikan organisasi memahami nilai proyek, dan siap untuk menerima dan melaksanakan penyerahan proyek,

Sponsor proyek biasanya memegang posisi senior dalam fungsi bisnis yang pada akhirnya akan mendukung proyek tersebut. Dengan cara ini, sponsor memiliki masukan yang signifikan ke proyek, dan sangat berkomitmen terhadap hasil.

Membantu Proyek Sponsor Anda untuk menjadi Sponsor Baik

Sebagai manajer proyek kita ingin sponsor proyek yang sempurna. Kita ingin sponsor yang memberi kita ruang, tetapi yang segera ada ketika kita membutuhkan mereka. Kita ingin menentukan sponsor yang memastikan otorisasi penting diberikan tanpa penundaan. Kita seperti sponsor yang eksplisit dalam memuji pekerjaan kita. Nah, itu ide bagus, kecuali ada sponsor yang mengerikan banyak. Mikro-mengelola sponsor yang ingin detail terlalu banyak, sponsor yang begitu sulit untuk mendapatkan penundaan konstan, sponsor tegas yang tidak pernah memberi kita jawaban yang berguna, dan sponsor yang tampaknya berpikir segala sesuatu yang kita lakukan adalah buruk.

Pada sebagian besar kasus pilihan dari sponsor bukan milik kita. Apa yang dapat kita lakukan tentang hal ini?

Apakah Sponsor Anda tahu apa yang harus dilakukan?

Pertanyaan pertama untuk bertanya adalah: apakah sponsor Anda benar-benar tahu bagaimana menjadi sponsor yang berarti?

Sebagai manajer proyek ada banyak pelatihan, akreditasi, buku, situs web, blog dll yang membantu Anda melakukan pekerjaan Anda. Sebaliknya, sponsor proyek yang paling harus bekerja menjadi sponsor yang berarti. Ada informasi tersedia untuk menjadi sponsor proyek, tetapi untuk banyak manajer senior menjadi sponsor proyek adalah bagian perifer dari peran mereka. Anda mungkin seorang manajer proyek profesional. Mereka bukan sponsor proyek profesional.

Kita berada dalam situasi aneh di mana meskipun sponsor adalah senior, kadang-kadang secara signifikan senior, kita tahu lebih banyak tentang pekerjaan mereka daripada yang mereka lakukan. Sederhananya, kita harus membantu mereka untuk melakukan pekerjaan mereka.

Sangat mudah untuk membuat asumsi bahwa sponsor tahu apa yang menjadi sponsor sarana, atau untuk mengambil sudut pandang bahwa mereka dibayar dengan baik dan itu tugas mereka untuk mencari tahu. Tapi itu adalah proyek-proyek dan manajer proyek yang menderita dari sponsor buruk. Jadi, lupakan hak dan kesalahan, itu ada di minat Anda untuk membantu sponsor untuk memahami dan melakukan pekerjaan mereka.

Ada seni untuk membantu seseorang yang lebih senior. Umumnya, manajer senior tidak akan merespon dengan baik untuk meminta mereka, "Anda tahu bagaimana melakukan pekerjaan Anda?" Atau mengatakan "Anda harus melakukan ini dan ini". Namun seringkali yang sama dapat dicapai dengan memberikan beberapa struktur yang jelas, membuat saran diulang dan kadang-kadang membangun ego mereka.

Langkah-langkah yang pertama

Sponsor adalah kunci bagi keberhasilan proyek, sehingga dari awal, ketika Anda sedang membangun Anda berencana proyek pertama, mulai berpikir tentang bagaimana dan kapan Anda akan membutuhkan input sponsor Anda.

Pada awal proyek berjalan sponsor anda melalui rencana proyek dan menunjukkan kapan Anda perlu masukan ahli mereka dan ketika Anda akan membutuhkan keputusan yang dibuat. Tapi juga menetapkan harapan bahwa proyek tidak pernah berlalu seperti jarum jam dan Anda mungkin perlu bantuan mereka secara lebih ad hoc sekarang dan lagi. Tetapkan harapan ada pekerjaan bagi mereka untuk melakukannya secara teratur.

Dapatkan serangkaian pertemuan di buku harian sponsor. Buku ini secara dini dalam proyek untuk sepanjang proyek, ditambah sedikit untuk kontingensi. Tidak ada pikiran mengadakan pertemuan dibatalkan keluar dari buku harian mereka jika mereka tidak diperlukan. Tapi satu pas di saat Anda putus asa untuk mengambil keputusan bisa sulit. Saya selalu memulai sebuah proyek dengan mencoba untuk mengatur tetap sekali seminggu pertemuan dengan sponsor. Anda mungkin menemukan bahwa cukup sering dibatalkan - tetapi ketika Anda membutuhkannya, itu ada.

Tentu saja, mendapatkan sponsor untuk menyetujui seperti pertemuan rutin dapat menjadi tantangan dalam dirinya sendiri, tetapi itu sangat berharga untuk diperjuangkan. Sering kali Anda akan harus fleksibel dan cocok di lingkungan sponsor. Apakah dia seseorang yang mulai awal atau terlambat?. Pertemuan ini harus benar-benar dilakukan setiap minggu - tidak, aku akan berbohong kalau mengatakan itu selalu diperlukan atau mungkin. Harus selalu menjadi satu jam? Sekali lagi tidak, kadang-kadang panggilan update 10 menit adalah yang terbaik Anda akan mendapatkan. Tapi harus beberapa waktu, dan cukup sering. Jika Anda hanya melihat Anda mensponsori setiap beberapa bulan untuk mengobrol singkat, maka ia tidak melakukan peran sponsor.

Pas dengan gaya sponsor Anda

Mengembangkan pemahaman tentang harapan sponsor dalam hal gaya bekerja. Setiap sponsor individu dan setiap individu memiliki preferensi dalam hal gaya kerja mereka. Anda harus bersedia untuk melenturkan gaya Anda kepada mereka - tidak mengharapkan mereka untuk flex untuk Anda Bekerja keluar, atau bahkan lebih baik hanya meminta sponsor apa cara terbaik untuk bekerja sama.. Atau, mintalah laporan menurut garis mereka atau manajer proyek lain bagaimana terbaik untuk berinteraksi dengan sponsor.

Apakah sponsor seseorang yang suka memiliki penetasan konstan informasi yang diberikan?

Jika demikian, coba untuk menangkap dia selama 5 menit setiap hari dengan update, status singkat informal. Di sisi lain, jika sponsor Anda adalah salah satu dari mereka yang suka informasi yang lengkap dan laporan formal, struktur interaksi Anda di sekitar mingguan atau bulanan update kemajuan rinci.

Namun, jangan berpikir ini adalah tentang menjadi budak gaya sponsor Anda kerja. Kebanyakan sponsor akan merespon dengan baik untuk cara yang disarankan melakukan sesuatu - tetapi hanya setelah Anda telah mengembangkan kepercayaan mereka.

Mendapatkan bantuan

Bila Anda telah bekerja di luar cara yang praktis untuk berinteraksi dengan kehidupan sponsor Anda akan jauh lebih mudah, tapi bagaimana dengan situasi di mana Anda benar-benar membutuhkan bantuan sponsor Anda dengan segera?

Jika Anda membutuhkan bantuan sponsor Anda mencoba untuk menjadi jelas tentang mengapa Anda membutuhkannya. Mengapa kau tidak bisa memecahkan masalah sendiri?

Sering jawaban atas pertanyaan ini adalah jelas. Bersiaplah untuk menjelaskan hal ini. Jadilah spesifik dan jelas dalam setiap permintaan bantuan "Saya perlu bantuan Anda untuk melakukan. ..... Aku tidak bisa melakukannya sendiri karena ... hasil yang ideal untuk proyek ini ...".

Satu hal yang manajer senior benar-benar benci sedang diminta untuk membuat keputusan yang rumit dan penting tanpa peringatan canggih dan tanpa waktu untuk berpikir tentang hal itu. Cobalah untuk memperingatkan sponsor Anda di muka keputusan besar datang "Minggu depan. Saya akan perlu bantuan dengan ....".

Kadang-kadang peringatan canggih ini tidak mungkin - keadaan darurat bisa terjadi pada proyek-proyek. Jika Anda telah membangun sponsor Anda harapan bahwa mungkin ada keputusan yang Anda butuhkan dengan cepat dibuat, maka percakapan ini lebih mudah daripada jika permintaan bantuan yang lengkap tapi mengejutkan.

Melihat sesuatu dari perspektif mereka

Lihatlah dunia dari sudut pandang sponsor. Sponsor Kebanyakan orang-orang sibuk dan proyek Anda adalah satu di antara banyak hal yang mereka kerjakan. Apa yang mereka inginkan dari Anda? Mereka menginginkan kepercayaan bahwa segala sesuatu berada di bawah kontrol. Anda perlu untuk menyampaikan, menjaga mereka terhadap informasi, dan pastikan jika masalah timbul mereka adalah yang pertama tahu. Tapi mereka juga ingin tahu bahwa ketika Anda menggunakan waktu mereka akan lebih bermanfaat. Berikut adalah waktu untuk penghakiman. Jika setiap masalah Anda meningkat untuk mensponsori Anda tidak melakukan pekerjaan Anda sebagai manajer proyek. Di sisi lain, jika Anda menunggu sampai bencana datang melibatkan mereka, Anda meningkatkan resiko pada proyek.

Hindari tangan dari sponsor dengan secara teratur melibatkan mereka dalam pengambilan keputusan dan perdebatan tentang proyek. Tapi juga menghindari sponsor mikro-mengelola dengan memberikan mereka rasa percaya diri Anda tahu apa yang terjadi dengan akurat, update reguler. Pastikan Anda sumber informasi terpercaya dan mereka tidak mendapatkan update status yang lebih baik dari tempat lain.

Buatlah merasa seolah-olah itu adalah kepentingan mereka untuk menjadi sponsor yang baik. Putar sedikit ego mereka. Laporan dalam bentuk "Saya perlu bantuan ahli Anda di bidang ini ..."," ini adalah sesuatu yang perlu sudut pandang senior ....", biasanya membantu.

Ada sponsor mimpi buruk di luar sana yang selalu akan membuat hidup Anda sulit.

Satu-satunya saran yang bisa saya berikan ada adalah mencoba untuk menghindari mereka dan pada proyek-proyek mereka. Untungnya, para sponsor yang benar-benar sulit jarang. Kebanyakan manajer senior dan eksekutif mampu dan bersedia untuk menjadi sponsor yang baik. Kadang-kadang mereka hanya perlu sedikit bantuan.

Bekerja Efektif dengan Sponsor Proyek dan Stakeholder

Ini semua terlalu mudah, ketika Anda mengelola sebuah proyek, untuk menjadi begitu terlibat dengan tim Anda dan pekerjaan di tangan yang Anda mengabaikan kelompok yang sangat penting dari orang-orang sebagai sponsor dan stakeholder Anda - dengan kata lain, orang-orang yang memiliki investasi atau kepentingan di hasil proyek tetapi yang tidak secara langsung terlibat dalam membuat hal itu terjadi.

Abaikan mereka pada bahaya Anda! Apakah atau tidak seluruh proyek berhasil atau gagal tergantung pada pendapat dan pengaruh orang-orang ini. Manajer proyek yang bijaksana akan memastikan bahwa dia atau dia tahu dari awal siapa mereka, apa bentuk minat mereka dalam proyek yang diperlukan, dan apa yang mereka butuhkan dan inginkan. Dari sana, itu jauh lebih mudah untuk memulai dan mempertahankan hubungan kerja yang besar dengan mereka.

Apa yang Harus Anda Tahu Bagaimana "sponsor" berbeda dari "stakeholder" dalam manajemen proyek?

Sponsor proyek adalah individu atau organisasi untuk siapa proyek ini dilakukan - risiko utama pengambil keputusan - biasanya orang atau badan yang bertanggung jawab untuk pembiayaan proyek tersebut. Stakeholder adalah orang-orang dan kelompok tidak secara langsung terlibat dalam proyek tetapi dipengaruhi oleh itu dalam beberapa cara, dan sehingga memiliki kepentingan dalam hasilnya. Akibatnya, mereka dan pandangan mereka harus ditangani oleh manajer proyek dan sponsor. Jenis yang paling umum dari stakeholder adalah pengguna-orang-orang yang akan menggunakan produk akhir tetapi juga dapat mencakup orang-orang seperti bos Anda, pemasok, pelanggan, dan bahkan keluarga Anda.

Mengapa perlu untuk memiliki orang-orang ini di sisi Anda?

Ada sejumlah manfaat penting untuk memiliki hubungan yang baik dengan sponsor dan para stakeholder. Sebagai contoh:

Jika Anda berkonsultasi dengan paling kuat di antara mereka sejak awal, Anda dapat menggunakan pendapat mereka untuk membentuk proyek Anda dari awal. Hal ini tidak hanya membuat lebih mungkin bahwa mereka akan mendukung Anda, tapi masukan mereka juga dapat meningkatkan kualitas pekerjaan Anda (dan menghentikan Anda dari keharusan untuk melakukan hal-hal dua kali).
Mendapatkan dukungan dari stakeholder kuat dapat membantu Anda mendapatkan sumber-makna tambahan bahwa proyek Anda akan lebih mungkin untuk berhasil.
Jika Anda berkomunikasi secara teratur dengan para stakeholder, Anda akan tahu bahwa mereka sepenuhnya memahami apa yang Anda lakukan dan apa manfaat nya. Akibatnya, mereka akan lebih mungkin untuk mendukung Anda secara aktif bila diperlukan.
Melalui stakeholder, Anda dapat mengantisipasi reaksi orang mungkin memiliki untuk proyek Anda, yang akan memungkinkan Anda untuk membangun rencana yang akan memenangkan dukungan luas.

Manajemen pemangku kepentingan yang baik juga membantu Anda untuk berurusan dengan politik yang sering menyertai proyek-proyek besar, dan yang dapat menjadi sumber utama stres.

Siapa yang memiliki kata akhir dalam menjalankan proyek, manajer proyek atau sponsor proyek?

Ini adalah rumit, dan dapat menjadi tindakan penyeimbangan secara halus. Jika Anda mengelola sebuah proyek, ingat bahwa sponsor Anda memiliki kepentingan terbesar di dalamnya dan karenanya memiliki hak untuk membuat keputusan - dia atau dia bukan mitra diam.

Jika Anda berpikir keputusan sponsor salah, jujur tentang hal ini tetapi tidak konfrontatif. Jika sponsor masih menginginkan dilakukan dengan cara-nya, ikuti instruksi dan melakukan yang terbaik untuk membuat hasil yang sukses.

Apa yang Anda Tahu Harus Dilakukan Stakeholder

Banyak stakeholder Anda akan terlihat jelas, tetapi yang lain mungkin tidak datang ke pikiran segera. Ini adalah ide yang baik untuk memiliki sesi brainstorming dengan tim proyek Anda untuk memastikan tidak ada yang tersisa keluar dari loop. Mintalah tim Anda untuk memikirkan semua orang yang berpengaruh oleh pekerjaan Anda, yang memiliki kekuasaan atau pengaruh di atasnya, atau yang memiliki kepentingan dalam keberhasilan atau kegagalan.

Stakeholder mungkin termasuk:

Bos Anda
Sponsor proyek Anda
Analis
Mitra bisnis
Rekan kerja
Kreditor
Pelanggan (baik aktual dan prospektif)
Keluarga dan teman-teman
Pemerintah
Kelompok kepentingan
Serikat buruh
Masyarakat setempat
Tekan
Masyarakat
Masa Depan merekrut
Senior eksekutif
Pemegang Saham
Pemasok
Tim rekan
Asosiasi perdagangan

Ingatlah bahwa, meskipun pemangku kepentingan mungkin berupa organisasi dan orang-orang, Anda berkomunikasi dengan orang, bukan bangunan, bagaimanapun, jadi membuat Anda memiliki kontak di organisasi pemangku kepentingan dengan siapa Anda dapat membangun sebuah hubungan.

Prioritaskan Stakeholder Anda

Anda tidak akan memiliki cukup waktu untuk menangani yang sama dengan setiap orang yang cocok ke dalam kategori di atas dan setiap orang lain yang Anda pikirkan yang mungkin terpengaruh oleh proyek Anda, jadi bagaimana Anda memutuskan siapa yang diutamakan?

Sebuah cara yang baik adalah untuk mengkategorikan mereka dengan kuasa mereka atas dan minat dalam pekerjaan Anda. Gambarlah grafik, dengan sumbu y mewakili "kekuatan" dan sumbu x mewakili "kepentingan." Menulis nama para pemangku kepentingan di mana pun tampaknya tepat. Misalnya, atasan Anda cenderung memiliki kekuasaan tinggi di atas proyek Anda dan interes yang tinggi, dan karena itu akan pergi di pojok kanan atas dari grid.

Keluarga Anda mungkin memiliki interest yang tinggi, namun tidak mungkin memiliki kekuasaan atas sehingga mereka akan di sudut kanan bawah.

Posisi seseorang di grid menunjukkan Anda bagaimana pentingnya mereka bagi proyek Anda:

Power tinggi, interest tinggi. Ini adalah orang-orang yang Anda harus membuat upaya terbesar untuk memenuhi, jadi pastikan Anda berkomunikasi dengan mereka sangat teratur dan mendapatkan dukungan mereka.

Power tinggi, dikurangi interest Berkomunikasi dengan mereka cukup sering untuk menjaga mereka puas, tapi tidak begitu sering bahwa mereka bosan dengan pesan Anda..

Power yang rendah, interest yang tinggi. Jauhkan kelompok ini diinformasikan, dan berbicara dengan mereka untuk memastikan tidak ada masalah besar yang timbul. Orang-orang ini seringkali sangat membantu dengan detail proyek Anda.

Power rendah, interest rendah. Periksa di setiap sekarang dan kemudian dengan kelompok ini untuk mengkonfirmasi tidak ada masalah yang berkembang. Gambaran, tanpa banyak detail, biasanya memuaskan orang-orang ini.

Memahami Stakeholder Kunci Anda

Sekarang Anda tahu siapa mereka dan siapa yang didahulukan, Anda perlu mengetahui lebih lanjut tentang stakeholder Anda: bagaimana mereka akan merasa tentang dan bereaksi terhadap proyek Anda, dan cara terbaik untuk melibatkan mereka dan berkomunikasi dengan mereka. Untuk membantu Anda memutuskan, pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini:

Apa kepentingan keuangan atau emosional yang mereka miliki di hasil pekerjaan Anda? Apakah positif atau negatif?
Apa motivasi utama mereka?
Informasi apa yang mereka harapkan dari Anda?
Bagaimana mereka ingin menerima informasi dari Anda? Apa cara terbaik untuk mengkomunikasikan pesan Anda kepada mereka?
Apa pendapat mereka saat pekerjaan Anda? Apakah ini didasarkan pada informasi yang baik?
Siapa yang mempengaruhi pendapat mereka pada umumnya? Apakah beberapa influencer ini karenanya menjadi stakeholder penting di kanan mereka sendiri?
Jika mereka cenderung tidak positif, apa yang akan memenangkan mereka untuk mendukung proyek Anda?
Jika Anda berpikir Anda tidak akan dapat memenangkan mereka atas, bagaimana Anda akan mengelola oposisi mereka?
Siapa lagi yang mungkin dipengaruhi oleh pendapat mereka?

Cara terbaik untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini adalah untuk berbicara dengan stakeholder Anda secara langsung. Orang-orang biasanya cukup terbuka tentang pandangan mereka, dan meminta pendapat mereka sering langkah pertama dalam membangun sebuah hubungan yang sukses dengan mereka-mereka akan senang bahwa pandangan mereka sedang diperhitungkan.

Rencana Komunikasi Anda

Anda ingin memastikan pesan yang tepat sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dalam format yang tepat, sehingga Anda membutuhkan rencana komunikasi.

Hal ini penting: bahayanya adalah bahwa sementara proyek sedang berlangsung, anggota tim kerja keras pergi dan mengambil sikap bahwa tidak ada yang harus mengganggu mereka sampai mereka selesai proyek dan menyampaikan produk yang indah. Stakeholder, yang ingin melihat hasil yang sukses, gundah jika mereka tidak memiliki indikasi tentang bagaimana proyek ini mengalami kemajuan.

Ketika Anda menyusun rencana Anda, pertimbangkan delapan aspek berikut dari proyek:

Stakeholder Siapa yang Anda coba untuk capai (Anda akan tahu ini dari awal sesi brainstorming Anda)?.
Tujuan Apa tujuan dari komunikasi?. Apakah untuk meminta tindakan, mendapatkan persetujuan, atau hanya untuk menginformasikan?
Pesan. Apa pesan kunci yang ingin Anda sampaikan? Ini harus ditargetkan pada para pemangku kepentingan individu sesuai dengan pengaruh dan interest mereka. Pesan Khas akan menunjukkan bagaimana proyek manfaat stakeholder tertentu, dan akan fokus pada isu-isu kunci seperti meningkatkan profitabilitas atau memberikan perbaikan nyata.
Informasi. Informasi apa yang akan Anda berkomunikasi? Mungkin ada masalah kerahasiaan yang harus Anda pertimbangkan.
Apa channel saluran Yang akan Anda gunakan? Pilihan saluran untuk stakeholder tertentu akan tergantung pada, umpan balik isi pesan, dan waktu pesan, dan geografi (di mana mereka berada relatif terhadap anda). Pilihan yang mungkin tersedia untuk Anda termasuk pertemuan-pertemuan, video, e-mail, newsletter, telepon, lokakarya, dan konferensi pers.
Umpan balik. Bagaimana Anda akan mendorong umpan balik, dan mekanisme apa yang harus Anda miliki di tempat untuk menanggapinya? Sebagai contoh, Anda dapat memberikan anggota tim proyek pekerjaan Anda menanggapi permintaan yang datang ke sebuah alamat e-mail khusus.
Detail. Seberapa detail yang harus Anda berikan?
Timing. Kapan sebaiknya Anda berkomunikasi? Sesering yang diperlukan untuk memuaskan stakeholder anda dan anggota tim.

Cara termudah untuk menyiapkan rencana komunikasi Anda adalah untuk merencanakan semua informasi di atas ke dalam tabel.

Katakanlah, misalnya, proyek Anda adalah untuk membangun sebuah tempat pertemuan bagi kelompok kepentingan lokal, dan Anda telah memutuskan Anda akan mengadakan konsultasi desain, pertemuan situs biasa, presentasi kemajuan bulanan, mempublikasikan sebuah iklan di majalah lingkungan, dan mengadakan hari terbuka . Meja Anda bisa terlihat seperti ini:

Stakeholder	Konsultasi desain	Situs pertemuan	Kemajuan presentasi	Iklan	Buka sepanjang hari
Pemimpin kelompok	X		X		X
Sponsor proyek	X	X	X		X
Arsitek	X	X			X
Pembangun		X			X
Penduduk lokal				X	X
Fasilitas manajer	X	X	X		X
Pejabat negara	X		X		X

Anda dapat menggunakan tabel sederhana dari jenis ini untuk menggambarkan berbagai aspek dari rencana komunikasi. Jauhkan para pemangku kepentingan di sisi kiri-tangan dan mengubah judul kolom yang Anda butuhkan untuk-mereka bisa berhubungan dengan timing, informasi, pesan, saluran, dan sebagainya. Tidak ada aturan ditetapkan; hanya menggunakan tata letak yang sesuai untuk proyek Anda.

Apa yang harus Hindari Anda Leave It Terlambat Untuk Berkomunikasi Masalah

Tandai potensi masalah sedini mungkin dalam rangka untuk memberikan waktu setiap orang untuk memikirkan bagaimana untuk bergerak maju, dan untuk menjaga reputasi Anda untuk kehandalan. Tak seorang pun akan senang belajar pada menit terakhir bahwa proyek tidak akan disampaikan pada waktu atau dalam anggaran.

Anda Memberikan Informasi Terlalu Banyak

Hal ini hanya akan merusak hubungan dengan para stakeholder untuk memberikan terlalu banyak karena untuk memberikan informasi yang terlalu sedikit. Pimpinan perusahaan tidak akan senang untuk menerima setiap detail dari setiap kutipan yang Anda peroleh.

Jadilah masuk akal tentang menilai tingkat detail yang Anda berikan kepada siapa, dan jumlah waktu yang Anda habiskan mengelola stakeholder. Ini akan tergantung pada ukuran dan kompleksitas proyek Anda dan tujuan, serta waktu yang telah tersedia.

Anda Pertimbangkan Hanya Apa yang Stakeholder Anda Inginkan dari Anda, Bukan Apa yang Anda Inginkan dari Mereka

Stakeholder kemungkinan akan banyak berbeda, dan Anda mungkin akan membutuhkan jenis yang sangat berbeda dari dukungan dari masing-masing. Keluarga Anda, Anda berharap, akan memahami jika Anda perlu untuk bekerja pada akhir pekan, bos Anda, Anda berharap, akan mengerti bahwa Anda tidak dapat selalu memberikan prioritas untuk bekerja langsung nya. Hal ini penting bagi Anda untuk berkomunikasi dengan masing-masing pemangku kepentingan Anda dalam cara yang tepat.