2.5. Siklus Komunikasi

Enam Langkah Menuju Komunikasi yang Lebih Baik

Dapatkan komunikasi Anda benar setiap saat.

• "Kemampuan untuk mengekspresikan ide baik hampir sama pentingnya dengan ide itu sendiri." 
 - Pengusaha Amerika, Bernard Baruch

Apakah Anda menulis email ke rekan kerja, memberikan pada pelatihan kerja untuk anggota tim baru, atau memberikan penting presentasi untuk dewan direksi Anda, Anda harus berkomunikasi dengan cara yang jelas, ringkas, dan mudah untuk mengerti. 

Tapi apakah Anda pernah tersesat saat mengatur pesan Anda, atau perjuangan untuk mengidentifikasi apa yang audiens Anda benar-benar perlu tahu? Ada begitu banyak faktor yang perlu dipertimbangkan selama persiapan dan presentasi yang mudah melupakan poin penting.

Siklus Komunikasi adalah proses enam langkah yang membantu Anda mengembangkan dan memperbaiki pesan Anda. Ini membantu Anda memastikan bahwa Anda tidak melupakan sesuatu yang penting saat pertama kali Anda hadir, dan membantu Anda memaksimalkan dampaknya di masa yang mengikuti. Dengan menempatkan proses ke dalam bentuk siklus, pendekatan ini mendorong Anda untuk menggunakan umpan balik yang Anda terima untuk meningkatkan komunikasi Anda di masa depan.

Pada artikel ini, kita akan memeriksa Siklus Komunikasi, dan melihat bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk meningkatkan komunikasi sehari-hari Anda. Kami juga akan memberikan contoh yang menunjukkan bagaimana Anda dapat menggunakan Siklus Komunikasi saat menyampaikan komunikasi penting.

Memahami Siklus Komunikasi

Siklus Komunikasi (ditampilkan di bawah pada Gambar 1) menyediakan daftar periksa yang membantu Anda berkomunikasi secara efektif dengan audiens Anda.

 

Catatan 1:

Anda dapat menerapkan Siklus Komunikasi untuk setiap situasi di mana komunikasi yang terlibat, tetapi Anda mungkin akan merasa paling berguna untuk menyiapkan dan menyampaikan komunikasi penting atau kompleks, seperti tim atau organisasi email, materi pemasaran, dan presentasi.

Catatan 2:

Siklus Komunikasi tidak termasuk "test" langkah. Namun, Anda masih dapat menerapkan langkah 3, 4, 5 dan 6 untuk pengujian komunikasi Anda. (Misalnya, dengan meminta rekan untuk mengoreksi dan mengomentari teks, atau dengan berlatih presentasi di depan sekelompok kecil.) Anda kemudian menggunakan umpan balik untuk mengubah dan meningkatkan pesan Anda ketika Anda me-restart siklus. 

Cara Menggunakan Siklus Komunikasi

Ikuti langkah berikut untuk menggunakan siklus:

Langkah 1: Memperjelas  Tujuan Anda

Mengatur pikiran Anda tentang pesan yang Anda ingin berkomunikasi dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:

• Dengan siapa saya berkomunikasi?
• Pesan apa yang saya mencoba untuk mengirim, dan apa yang saya coba capai dengan itu?
• Mengapa saya ingin mengirim pesan ini? Apakah saya perlu mengirimkan sama sekali?
• Apa yang saya ingin penonton saya merasa?
• Apa saya perlu penonton atau keinginan dari pesan ini?
• Apa yang ingin saya pemirsa saya lakukan dengan informasi ini?

Semua pemimpin yang sukses mengembangkan keterampilan komunikasi yang luar biasa. 

Jack Welch, ketika ia pensiun dari GE, segera dapat memulai karir baru sebagai penulis dan pembicara. Tentu saja orang ingin mendengar apa yang seorang pengusaha yang berhasil harus dikatakan, tapi ia tidak akan bertahan lima menit jika ia tidak memiliki keahlian untuk mengekspresikan dirinya dengan baik. 

Sayangnya, tidak semua orang adalah komunikator alami. Bahkan penelitian menunjukkan bahwa kebanyakan orang agak miskin ketika datang untuk berkomunikasi. 

Itu untuk membantu klien dengan masalah komunikasi yang saya kembangkan Siklus Komunikasi.

Tip: Artikel kami pada 7 Cs Komunikasi dapat membantu selama Langkah 1. Artikel Keterampilan Our Communication juga memberikan beberapa tips yang berguna untuk menghilangan hambatan komunikasi.

Langkah 2: Buat / Encode

Sekarang bahwa Anda telah mengatur pikiran Anda dengan pertanyaan-pertanyaan pada Langkah 1, memulai kerajinan pesan Anda. Pikirkan tentang:

• Apa cara terbaik untuk mengkomunikasikan pesan ini?
• Tingkat / jenis bahasa apa yang harus saya gunakan?
• Apakah khalayak memiliki latar belakang informasi tentang topik saya?
• Apakah pemirsa saya membutuhkan sumber daya tambahan untuk memahami pesan saya?
• Apakah saya mengekspresikan emosi dalam pesan saya? Jika demikian, yang emosi?
• Akankah penonton menganggap apa-apa tentang saya atau motif saya bahwa akan menyakiti komunikasi? 

Hal ini dalam "komposisi" daerah itu pemimpin biasanya mengalami kesulitan terbesar. Kombinasi pembatasan waktu, kurangnya pertimbangan dan kurangnya kesadaran akan pentingnya komposisi semua berkontribusi untuk hasil tidak seperti yang baik seperti yang kita harapkan. 

Komposisi yang baik, seperti banyak hal lain dalam hidup, adalah masalah pengetahuan dan praktek. Semakin Anda semakin cepat Anda mengembangkan kebiasaan yang baik. 

Mulailah dengan mengembangkan visi yang baik dari apa yang Anda ingin capai. Jangan berhenti bekerja pada tahap ini sampai visi Anda membuat Anda merasa baik dan Anda benar-benar percaya bahwa hal itu akan membuat orang lain juga merasa baik. 

Setelah Anda memiliki visi Anda menemukan beberapa bukti, fakta-fakta konkret, untuk mendukung gambar yang telah dibuat dalam mata pikiran Anda.

 
Kemudian periksa bahwa apa yang Anda usulkan lakukan adalah sejalan dengan tujuan perusahaan dan visi. 

Ketika Anda mulai menulis apa yang sebenarnya Anda akan mengatakan atau menulis mencoba berpikir dalam semacam bahasa bahwa penerima (s) biasanya akan menggunakan di hari mereka untuk percakapan sehari.

Ketika Anda menulis, dapatkan bergairah tentang apa yang Anda  berencana untuk mengatakan atau menulis. Emosi menambah kekuatan untuk setiap kata yang Anda katakan atau tulis.

 

Sebisa mungkin itu adalah ide yang baik untuk menulis sebuah ringkasan eksekutif yang ikhtisar semua kata. Saya biasanya menulis ini di akhir dan kemudian memindahkannya ke awal dokumen.

 
Selalu mencoba untuk menghindari "penting" atau kata-kata "sok" seperti "harus" dan "penting". Kata tersebut cenderung membuat orang ke mode defensif atau untuk mendapatkan punggung mereka bangun. (Pikirkan bagaimana Anda bereaksi ketika orang lain mengatakan hal-hal tersebut kepada Anda.)

 

Ketika Anda meminta seseorang untuk melakukan sesuatu selalu membantu jika Anda memberikan mereka dengan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.

Akhirnya, jangan lupa untuk menetapkan kerangka waktu yang wajar untuk menyelesaikan pekerjaan. 

Tip:
Artikel kami pada The Retoris Segitiga dan Monroe Termotivasi
Urutan dapat menunjukkan bagaimana struktur komunikasi Anda secara efektif, sehingga Anda dapat menginspirasi audiens Anda untuk bertindak.

Langkah 3: Transmit / Menyampaikan

Cara yang Anda berkomunikasi pesan Anda sangat penting untuk memastikan bahwa audiens Anda menerimanya secara efektif. Tanyakan pada diri Anda:

• Apakah ini waktu yang tepat untuk mengirimkan pesan ini?
• Apa kondisi penonton saya pikiran mungkin, dan apa beban kerja yang akan mereka mengalami ketika mereka menerima pesan ini? Bagaimana saya harus memberikan pesan saya untuk memperhitungkan ini?
• Apakah akan ada gangguan yang mungkin menyakiti komunikasi? (Hal ini sangat penting untuk dipertimbangkan saat memberikan ceramah atau presentasi.)
• Haruskah aku termasuk orang lain di penonton?

 

Dalam banyak hal transmisi pesan Anda adalah bagian termudah dari siklus komunikasi untuk memberlakukan. 

Namun ada perangkap yang harus dihindari dan praktik yang baik yang akan membantu komunikasi Anda menjadi lebih efektif. 

Yang pertama adalah waktu. Apakah ini waktu yang tepat untuk mengatakan apa yang ingin Anda katakan ke orang yang Anda ingin mengatakan kepada? Apakah mereka dalam suasana hati yang tepat atau kerangka pikiran untuk apa yang saya katakan kepada mereka?

Anda telah memilih media terbaik melalui mana untuk mengkomunikasikan pesan tertentu? Setelah Anda menyelesaikan fase Siklus Komunikasi Anda akan telah membuat perbaikan yang nyata dalam gaya komunikasi Anda dan Anda baik pada cara untuk menjadi pemimpin yang lebih baik.

Langkah 4: Menerima Masukan

Ini adalah langkah kunci dalam Siklus Komunikasi. Tanpa umpan balik dari audiens Anda, Anda tidak akan pernah tahu bagaimana Anda dapat meningkatkan cara Anda berkomunikasi pesan Anda.

Pastikan bahwa Anda menyertakan beberapa jenis proses umpan balik sebagai bagian dari komunikasi Anda.

• Apakah Anda tahu cara membaca bahasa tubuh, dan menggunakannya untuk mengarahkan presentasi Anda?
• Jika Anda memberikan pidato atau presentasi, Anda akan memberikan waktu untuk sesi tanya-jawab?
• Apakah Anda memiliki proses untuk mendapatkan umpan balik dari audiens Anda?
• Bila Anda menerima umpan balik, adalah umumnya apa yang Anda inginkan dan harapkan?

Ingatlah untuk menggunakan umpan balik langsung di sini juga. Apakah Anda mendapatkan respon yang Anda inginkan dari komunikasi Anda? Apakah ada sesuatu yang lebih yang dapat menafsirkan dari respon yang Anda terima?

 

Dari pengalaman saya sebagai seorang eksekutif bisnis dan pelatih kepemimpinan transformasional saya akan mengatakan umpan balik yang cenderung membuat orang merasa gugup. Kita semua khawatir tentang apa yang orang lain pikirkan tentang kita. Kami tidak ingin mengekspos diri untuk mengecam atau kemarahan orang lain. 

Tapi, satu-satunya cara untuk mengetahui dengan pasti apa commuications Anda capai adalah untuk mendapatkan umpan balik.
 
Dengar, tidak ada yang sempurna. Kita semua membuat kesalahan. Sangat mudah untuk menciptakan situasi yang kita tidak berniat untuk membuatnya. Orang-orang mendengar hal-hal berbeda dari cara kita dimaksudkan untuk mendengar mereka. Ini semua adalah bagian dari pola hidup yang kaya.

Jika Anda ingin menjadi seorang pemimpin yang baik Anda harus siap untuk umpan balik dari semua jenis. Anda harus siap untuk belajar dari umpan balik itu. Dan Anda harus siap untuk mengubah cara Anda sebagai hasil dari apa yang Anda pelajari.

 
Jadi, dalam semangat belajar, keluar sana dan mengajukan pertanyaan. Cari tahu apa yang sebenarnya terjadi.

Bagaimana orang merasa ketika mereka mendapat pesan Anda?

Bagaimana reaksi mereka?

Apa yang sebenarnya mereka lakukan?

Apakah Anda mendapatkan reaksi yang Anda inginkan? Dan, jika tidak, mengapa tidak?

Jika Anda harus mengirimkan pesan ini lagi apa yang harus berbeda untuk mendapatkan reaksi yang Anda inginkan?

Langkah 5: Menganalisa / Decode / Belajar

Gunakan umpan balik yang Anda terima pada Langkah 4 untuk belajar dan tumbuh. Tergantung pada situasi Anda, Anda mungkin perlu menulis ulang pesan Anda dan coba lagi. (Salah satu manfaat pengujian pesan Anda pada skala kecil adalah bahwa Anda dapat melakukan hal ini sebelum hari besar.)

• Mengapa Anda menerima umpan balik ini? Apakah ini memberitahu Anda tentang pesan Anda?
• Apa yang bisa Anda lakukan secara berbeda untuk mendapatkan respons yang Anda inginkan?
• Apakah penonton merasa seperti yang Anda harapkan mereka merasa? Jika tidak, mengapa tidak?
• Bagaimana seharusnya Anda bertindak atau berperilaku berbeda untuk bergerak maju?

 

Ini adalah bagian dari hidup yang kadang-kadang orang akan memberitahu Anda apa yang mereka pikirkan dan rasakan dan lain kali mereka tidak akan memberitahu Anda hal darn, yang bisa membuat frustasi! 

Anda hanya dapat bekerja dengan informasi yang Anda miliki, sehingga, berdasarkan apa yang Anda telah diberitahu ... 

Tanyakan kepada diri sendiri, "mengapa saya mendapatkan tanggapan yang saya dapatkan?" Ini pertanyaan yang harus ditanya apakah umpan balik yang baik atau buruk. 

Anda perlu mengubah apa pun yang tidak bekerja dan terus melakukan hal-hal yang tidak bekerja. 

Sebagian besar terutama Anda harus terus melakukan hal-hal yang telah bekerja untuk Anda jika ini adalah pertama kalinya Anda mencoba mereka. 

Berapa kali Anda telah menyaksikan seseorang melakukan sesuatu yang bekerja dengan baik dan kemudian tidak pernah mengulanginya.

 
Jika komunikasi Anda tidak mendapatkan hasil yang diinginkan apa perasaan atau perilaku yang Anda hasilkan di penerima yang mencegah mereka dari melakukan apa yang Anda inginkan?
 

Maka Anda harus bekerja apa yang bisa Anda lakukan secara berbeda. Hal ini bisa rumit. Ini adalah ide yang baik untuk melibatkan orang lain ketika Anda tidak mencapai hasil yang Anda inginkan. Orang lain sering bisa melihat sesuatu dari perspektif yang berbeda.

 

Kadang-kadang hal-hal tidak berjalan sesuai rencana bukan karena kesalahan Anda tetapi karena sesuatu yang penerima lakukan. JANGAN menggunakan ini sebagai alasan untuk selalu menyalahkan penerima jika hal-hal serba salah. Cari tahu di mana masalah terletak.

Mempelajari situasi dan membuat perubahan dalam perilaku Anda.

Langkah 6: Mengubah / Meningkatkan

Langkah ini melengkapi siklus. Semua umpan balik di dunia tidak akan membantu Anda kecuali Anda berkomitmen untuk belajar dan berubah.

• Menghormati dan menghargai umpan balik yang Anda terima. Jika Anda yakin itu berlaku, mengubah pesan Anda atau perilaku.
• Mengidentifikasi sumber daya untuk membantu Anda meningkatkan (meminta rekan, melakukan pengujian yang lebih, atau menggunakan survei, kelas, buku, seminar, dan sebagainya).

 

Ini mungkin adalah bagian tersulit dari seluruh siklus komunikasi - membuat perubahan dalam perilaku Anda sendiri. 

Tapi, jika Anda akan menjadi seorang pemimpin yang luar biasa, dan siapa pun bisa menjadi pemimpin yang luar biasa, Anda akan hampir pasti harus mengubah cara Anda melakukan hal-hal. 

Langkah pertama adalah untuk membuat pikiran Anda bahwa Anda akan membuat perubahan. Bahwa Anda akan meningkatkan kinerja Anda. Bahwa Anda akan melatih diri untuk tampil lebih baik di masa depan. Itu mudah untuk mengatakan, itu adalah pekerjaan seumur hidup yang dapat dilakukan.
 
Dapatkan bantuan. Selidiki program pelatihan, buku, pelatih dan mentor yang dapat membantu Anda. Ada banyak bantuan luar sana. Buatlah misi Anda untuk terus dan tanpa akhir meningkatkan kinerja pribadi Anda.
 
Bekerja dengan Siklus Komunikasi dalam cara saya telah diuraikan di atas dan dalam waktu singkat Anda akan menjadi seorang pemimpin transformasional benar.

Contoh Sebuah Siklus Komunikasi

Menggunakan Siklus Komunikasi cukup mudah. Anggap saja sebagai checklist untuk membuat pesan Anda, besar atau kecil.

Berikut ini adalah contoh. Anda bertanggung jawab untuk IT dalam organisasi Anda, dan Anda perlu untuk membuat presentasi untuk CEO dan dewan eksekutif. Konten harus menjelaskan apa departemen TI tidak, dan berapa banyak pekerjaan Anda semua bertanggung jawab untuk. Tujuannya presentasi adalah untuk menunjukkan betapa pentingnya TI adalah untuk organisasi sehingga Anda dapat mempekerjakan staf tambahan untuk mengelola beban kerja, bukannya menghadapi pemotongan anggaran triwulan berikutnya.

Berikut adalah bagaimana Anda bisa menggunakan Siklus Komunikasi untuk mengatur presentasi Anda secara efektif. 

Langkah 1: Aim

• Dengan siapa saya berkomunikasi?
• CEO dan dewan eksekutif.
• Pesan apa yang saya mencoba untuk mengirim?
• Saya harus menunjukkan bahwa TI adalah bagian penting dari organisasi, dan bahwa kita layak dana tambahan untuk mempekerjakan lebih banyak staf.
• Mengapa saya ingin mengirim pesan ini?
• Tanpa pemahaman board, mereka mungkin memotong anggaran kami tahun depan.
• Apa yang saya ingin penonton saya merasa?
• Saya ingin mereka merasa bersemangat tentang layanan yang berharga bahwa TI melakukan, dan prihatin tentang ancaman perusahaan mungkin hadapi jika staf kami dipotong.
• Apa saya perlu penonton atau keinginan untuk menerima pesan ini?
• Pendengar saya perlu memahami secara menyeluruh apa yang IT lakukan dan, khususnya, bahwa kita melindungi organisasi dari ancaman sehari-hari. Dewan akan membutuhkan data yang kuat tentang uang kita sudah menyelamatkan perusahaan selama dua tahun terakhir.
• Apa yang ingin saya pemirsa saya lakukan dengan informasi ini?
• Mereka harus memahami bahwa pemberian dana tambahan TI adalah kepentingan terbaik mereka. 

Langkah 2: Buat / Encode

• Apa cara terbaik untuk mengkomunikasikan pesan ini?
• Presentasi kelompok.
• Tingkat / jenis bahasa apa yang harus saya gunakan?
• Aku harus menghindari penggunaan jargon dan istilah TI. Bahasa saya harus profesional, namun mudah dimengerti.
• Apakah khalayak memiliki latar belakang informasi tentang pesan ini?
• Beberapa anggota dewan eksekutif hanya memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang IT lakukan. Lainnya memiliki gagasan yang lebih tajam.
• Dewan eksekutif memiliki angka yang menunjukkan bahwa anggaran TI lebih tinggi dari departemen lain.
• Apakah pemirsa saya membutuhkan sumber daya tambahan untuk memahami pesan saya?
• Grafik dan statistik, di atas kertas atau dalam presentasi PowerPoint, akan visual membantu.
• Apakah saya mengekspresikan emosi dalam pesan saya? Jika demikian, yang emosi?
• Aku harus mengungkapkan betapa gembiranya saya dengan pekerjaan saya dan departemen saya, serta urgensi kita semua rasakan ketika menghadapi pemotongan anggaran tambahan, terutama ketika kita memberikan seperti layanan penting bagi organisasi.
• Akankah penonton menganggap apa-apa tentang saya yang akan merugikan komunikasi?
• Mereka mungkin menganggap bahwa, karena saya di IT, saya tentu akan menjadi komunikator yang buruk. Saya harus membuktikan langsung bahwa hal ini tidak benar.

Langkah 3: Transmit / Menyampaikan

• Apakah ini waktu yang tepat untuk mengirimkan pesan ini?
• Ya, karena dewan akan segera menyetujui anggaran untuk tahun berikutnya.
• Apa bingkai pendengar saya referensi? Apa yang mungkin menjadi keadaan pikiran mereka dan beban kerja ketika mereka menerima pesan ini?
• Mereka mungkin kelebihan beban dengan informasi yang sudah. Aku harus ringkas, belum meyakinkan.
• Apakah akan ada gangguan yang mungkin menyakiti komunikasi?
• Presentasi kemungkinan besar akan di Conference Room A. Ada ventilasi udara bising di ruangan itu, jadi saya harus berbicara keras.
• Presentasi dekat akhir hari yang panjang untuk tim eksekutif, sehingga mereka mungkin lelah atau kehilangan minat dengan mudah.
• Haruskah aku termasuk orang lain dari penonton?
• Tidak.

Langkah 4: Menerima Masukan

• Aku akan biarkan 10 menit di akhir presentasi untuk sesi tanya-jawab dengan dewan.
• Aku akan bertemu dengan CEO segera setelah presentasi untuk mendapatkan masukan nya.
• Saya akan melakukan beberapa penelitian tentang bahasa tubuh, yang akan membantu saya melihat isyarat dari anggota dewan tentang bagaimana saya lakukan sepanjang presentasi.

Langkah 5 dan 6: Menganalisis, dan Meningkatkan

Beberapa hari setelah presentasi, bos Anda memberitahu Anda bahwa dewan menyukai pesan Anda dan disetujui dana tambahan, berkat statistik meyakinkan dan pesan. Namun, mereka berpikir bahwa presentasi adalah sedikit terlalu lama. 

Dengan pengetahuan ini, Anda berkomitmen untuk memperpendek pidato dan presentasi di masa depan, dan Anda akan melakukan pemotongan informasi yang tidak perlu pekerjaan yang lebih baik saat Anda sedang membuat pesan Anda.

Poin Penting :

Siklus Komunikasi adalah proses enam langkah untuk mengatur dan menyajikan pesan secara efektif. Anda dapat menerapkannya dalam segala situasi yang melibatkan komunikasi, dan itu paling berguna untuk komunikasi penting atau kompleks. 

Karena komunikasi yang efektif sangat penting, keuntungan dari proses ini adalah siklus alami nya. Anda mengatur, menyajikan, menerima umpan balik, dan meningkatkan komunikasi Anda, sehingga waktu berikutnya Anda dapat berkomunikasi lebih efektif.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya