Suatu Check List Kejelasan Komunikasi
Pikirkan seberapa sering Anda berkomunikasi dengan orang-orang selama hari Anda. Anda menulis email, memfasilitasi pertemuan, berpartisipasi dalam panggilan konferensi, membuat laporan, menyusun presentasi, berdebat dengan rekan Anda ... terus buat daftar.
Gunakan 7 Cs Komunikasi sebagai daftar periksa untuk semua komunikasi Anda. Dengan melakukan ini, Anda akan tetap jelas, singkat, konkrit, benar, koheren, lengkap, dan sopan.
Pesan harus selalu CLEAR.
Pikirkan seberapa sering Anda berkomunikasi dengan orang-orang selama hari Anda. Anda menulis email, memfasilitasi pertemuan, berpartisipasi dalam panggilan konferensi, membuat laporan, menyusun presentasi, berdebat dengan rekan Anda ... terus buat daftar.
Kita bisa menghabiskan hampir seluruh hari kita berkomunikasi. Jadi, bagaimana kita bisa memberikan dorongan besar untuk produktivitas kita? Kita dapat memastikan bahwa kita berkomunikasi dengan cara, jelas yang paling efektif mungkin.
Ini sebabnya mengapa 7 Cs Komunikasi sangat membantu. The 7 Cs memberikan checklist untuk memastikan bahwa Anda rapat , email , panggilan konferensi , laporan , dan presentasi yang dibangun dengan baik dan jelas - sehingga audiens Anda mendapatkan pesan Anda.
Menurut Cs 7, komunikasi harus:
- Jelas.
- Ringkas.
- Konkrit.
- Benar.
- Koheren.
- Lengkap.
- Sopan.
Pada artikel ini, kita melihat masing-masing 7 Cs Komunikasi, dan kami akan menggambarkan setiap elemen dengan contoh-contoh baik dan buruk.
1. Hapus
Saat menulis atau berbicara dengan seseorang, menjadi jelas tentang tujuan Anda atau pesan. Apa tujuan Anda dalam berkomunikasi dengan orang ini? Jika Anda tidak yakin, maka audiens Anda tidak akan yakin.
Untuk menjadi jelas, cobalah untuk meminimalkan jumlah ide-ide dalam setiap kalimat.
Pastikan bahwa itu mudah bagi pembaca Anda untuk memahami makna Anda. Orang tidak harus untuk "membaca antara baris" dan membuat asumsi sendiri untuk memahami apa yang Anda coba katakan.
Contoh Buruk
Hi John,
Aku ingin menulis Anda sebuah catatan singkat tentang Daniel, siapa yang bekerja di departemen Anda.Dia aset besar, dan saya ingin berbicara dengan Anda lebih lanjut tentang dia ketika Anda punya waktu.
Terbaik,
Loncat
Tentang apa email ini? Nah, kami tidak yakin. Pertama, jika ada beberapa Daniels di departemen Yohanes, Yohanes tidak akan tahu siapa Loncat bicarakan.
Selanjutnya, apa yang Daniel lakukan, khususnya, yang begitu besar? Kita tidak tahu yang baik. Ini sangat jelas bahwa John pasti akan harus menulis kembali untuk informasi lebih lanjut.
Terakhir, apa tujuan dari email ini? Apakah Loncat hanya ingin memiliki mengobrol tentang Daniel menganggur, atau ada tujuan yang lebih khusus di sini? Tidak ada rasa tujuan untuk pesan ini, jadi sedikit membingungkan.
Contoh Baik
Mari kita lihat bagaimana kita bisa mengubah email ini untuk membuat jelas.
Hi John,
Aku ingin menulis Anda sebuah catatan singkat tentang Daniel Kedar, siapa yang bekerja di departemen Anda.Dalam beberapa pekan terakhir, ia membantu departemen TI melalui tenggat waktu menekan beberapa waktu sendiri.
Kami punya proyek upgrade yang sulit karena untuk menjalankan selama tiga bulan ke depan, dan pengetahuan dan keterampilan akan terbukti sangat berharga.Bisakah kita telah membantu dengan pekerjaan ini?
Aku akan menghargai berbicara dengan Anda tentang hal ini.Kapan terbaik untuk menghubungi Anda untuk mendiskusikan ini lebih lanjut?
Terbaik keinginan,
Loncat
Ini pesan kedua lebih jelas, karena pembaca memiliki informasi yang ia butuhkan untuk mengambil tindakan.
2. Singkat
Ketika Anda ringkas dalam komunikasi Anda, Anda tetap ke titik dan tetap singkat. Audiens Anda tidak ingin membaca enam kalimat ketika Anda bisa mengkomunikasikan pesan Anda dalam tiga.
- Apakah ada kata sifat atau "kata-kata filler" yang Anda dapat menghapus? Anda sering dapat menghilangkan kata-kata seperti "misalnya," "Anda lihat," "pasti," jenis "dari," "secara harfiah," "pada dasarnya," atau "Maksudku."
- Apakah ada kalimat yang tidak perlu?
- Apakah Anda mengulangi beberapa kali titik, dengan cara yang berbeda?
Contoh Buruk
Hi Matt,
Aku ingin menyentuh dasar dengan Anda tentang kampanye pemasaran email kita seperti sketsa keluar Kamis lalu.Saya benar-benar berpikir bahwa target pasar kami pasti akan ingin melihat upaya filantropi perusahaan.Saya berpikir bahwa bisa membuat dampak besar, dan akan tinggal di pikiran mereka lebih lama dari promosi penjualan.
Sebagai contoh, jika kita berbicara tentang upaya perusahaan untuk menjadi berkelanjutan, serta karya amal yang kita lakukan di sekolah lokal, maka orang-orang yang kita ingin menarik akan ingat pesan kami lagi.Dampaknya hanya akan lebih besar.
Bagaimana menurut Anda?
Jessica
Email ini terlalu panjang! Ada pengulangan, dan ada banyak "filler" mengambil ruang.
Contoh Baik
Perhatikan apa yang terjadi ketika kita ringkas dan mengambil kata-kata filler:
Hi Matt,
Aku ingin cepat membahas email kampanye pemasaran yang kami menganalisis Kamis lalu.Target pasar kami akan ingin tahu tentang upaya filantropi perusahaan, terutama tujuan kami untuk menjadi berkelanjutan dan membantu sekolah-sekolah lokal.
Hal ini akan membuat dampak yang jauh lebih besar, dan akan tinggal di pikiran mereka lebih lama dari promosi penjualan tradisional.
Bagaimana menurut Anda?
Jessica
3. Konkrit
Bila pesan Anda adalah konkrit, maka audiens Anda memiliki gambaran yang jelas tentang apa yang Anda memberitahu mereka. Ada rincian (tetapi tidak terlalu banyak!) Dan fakta-fakta hidup, dan ada fokus laserlike. Pesan Anda solid.
Contoh Buruk
Pertimbangkan ini copy iklan:
Lunchbox Wizard akan menghemat waktu Anda setiap hari.
Sebuah pernyataan seperti ini mungkin tidak akan menjual banyak produk. Tidak ada gairah, tidak ada detail yang jelas, tidak ada yang menciptakan emosi, dan tidak ada yang memberitahu orang-orang di audiens mengapa mereka harus peduli. Pesan ini tidak nyata cukup untuk membuat perbedaan.
Contoh Baik
Berapa banyak waktu yang Anda habiskan setiap hari makan siang kemasan anak-anak Anda?Lebih tidak!Hanya mengambil Wizard Lunchbox lengkap dari kulkas Anda setiap hari untuk memberikan anak-anak Anda makan siang sehat dan memiliki lebih banyak waktu untuk bermain atau membaca bersama mereka!
Salinan ini lebih baik karena ada gambar hidup. Para penonton dapat membayangkan menghabiskan waktu berkualitas dengan anak-anak mereka - dan apa yang orang tua bisa berpendapat dengan itu? Dan menyebutkan bahwa produk tersebut disimpan dalam lemari es menjelaskan bagaimana ide praktis. Pesan telah datang hidup melalui rincian.
4. Benar
Ketika komunikasi Anda benar, cocok audiens Anda. Dan komunikasi yang benar adalah juga kesalahan-bebas komunikasi.
- Apakah istilah-istilah teknis yang Anda gunakan sesuai dengan tingkat audiens Anda pendidikan atau pengetahuan?
- Apakah Anda memeriksa Anda menulis untuk kesalahan tata bahasa? Ingat, pengecek ejaan tidak akan menangkap semuanya.
- Apakah semua nama dan judul dieja dengan benar?
Contoh Buruk
Hi Daniel,
Begitu banyak pertemuan saya di makan siang hari ini Terima kasih!Saya menikmati konservasi kami, dan saya melihat ke depan untuk bergerak maju pada proyek kami.Saya yakin bahwa batas waktu dua-lemah tidak akan menjadi masalah.
Terima kasih lagi, dan aku akan berbicara dengan Anda segera!
Terbaik,
Jack Miller
Jika Anda membaca yang cepat misalnya, maka Anda mungkin tidak memiliki tertangkap kesalahan. Tetapi pada pemeriksaan lebih dekat, Anda akan menemukan dua. Dapatkah Anda melihat mereka?
Kesalahan pertama adalah bahwa penulis sengaja diketik konservasi bukan percakapan. Ini kesalahan yang umum dapat terjadi ketika Anda mengetik terlalu cepat. Kesalahan lainnya adalah menggunakan lemah bukan minggu.
Sekali lagi, pengecek ejaan tidak akan menangkap kesalahan kata seperti ini, itulah sebabnya mengapa begitu penting untuk mengoreksi semuanya!
5. Koheren
Ketika komunikasi Anda adalah koheren, itu logis. Semua poin yang terhubung dan relevan dengan topik utama, dan nada dan aliran teks konsisten.
Contoh Buruk
Traci,
Aku ingin menulis Anda sebuah catatan singkat tentang laporan Anda selesai minggu lalu.Aku memberikannya Michelle untuk membuktikan, dan dia ingin memastikan Anda tahu tentang rapat departemen kita memiliki Jumat ini.Kami akan menciptakan sebuah kerangka untuk buku pegangan karyawan baru.
Terima kasih,
Michelle
Seperti yang Anda lihat, email ini tidak berkomunikasi titik sangat baik. Dimana umpan balik Michelle laporan Traci itu? Dia mulai lagi, tapi kemudian dia berubah topik untuk pertemuan Jumat.
Contoh Baik
Hi Traci,
Aku ingin menulis Anda sebuah catatan singkat tentang laporan Anda selesai minggu lalu.Aku memberikannya Michelle untuk membuktikan, dan dia biarkan aku tahu bahwa ada beberapa perubahan yang Anda harus membuat.Dia akan mengirimkan email komentar rinci nanti sore ini.
Terima kasih,
Michelle
Perhatikan bahwa dalam contoh yang baik, Michelle tidak menyebutkan pertemuan Jumat. Hal ini karena harus rapat pengingat email yang sama sekali terpisah. Dengan cara ini, Traci dapat menghapus email umpan balik laporan setelah ia membuat perubahan, tapi menyimpan email tentang pertemuan sebagai pengingat untuk menghadiri. Setiap email hanya memiliki satu topik utama.
6. Lengkap
Dalam pesan lengkap, penonton memiliki segala yang mereka butuhkan untuk menjadi informasi dan, jika berlaku, mengambil tindakan.
- Apakah pesan Anda termasuk "panggilan untuk bertindak", sehingga audiens Anda jelas tahu apa yang Anda ingin mereka lakukan?
- Apakah Anda termasuk semua informasi yang relevan - nama kontak, tanggal, waktu, lokasi, dan sebagainya?
Contoh Buruk
Hi everyone,
Aku hanya ingin mengirimkan semua pengingat tentang pertemuan kami sedang besok!
Lihat Anda kemudian,
Chris
Pesan ini tidak lengkap, untuk alasan yang jelas. Apa pertemuan? Kapan? Dimana? Chris telah meninggalkan tim tanpa informasi yang diperlukan.
Contoh Baik
Hi everyone,
Saya hanya ingin mengingatkan Anda tentang pertemuan besok pada kebijakan telecommuting baru.Pertemuan akan pada pukul 10:00 pagi di ruang konferensi tingkat kedua.Tolong beritahu saya jika Anda tidak bisa menghadiri.
Lihat Anda kemudian,
Chris
7. Sopan
Komunikasi sopan ramah, terbuka, dan jujur. Tidak ada penghinaan tersembunyi atau pasif-agresif nada. Kau terus sudut pandang pembaca Anda dalam pikiran, dan Anda empati dengan kebutuhan mereka.
Contoh Buruk
Jeff,
Aku ingin membiarkan Anda tahu bahwa saya tidak menghargai bagaimana tim Anda selalu memonopoli diskusi pada pertemuan mingguan kami.Saya memiliki banyak proyek, dan aku benar-benar membutuhkan waktu untuk mendapatkan kemajuan tim saya dibahas juga.Sejauh ini, berkat departemen Anda, saya belum mampu melakukan itu.Bisakah Anda memastikan mereka membuat waktu bagi saya dan tim saya minggu depan?
Terima kasih,
Phil
Yah, itu tidak sopan! Pesan seperti ini berpotensi dapat memulai perkelahian officewide. Dan email ini tidak apa-apa tetapi menciptakan perasaan buruk, dan produktivitas rendah dan moral. Sedikit kesopanan, bahkan dalam situasi sulit, dapat pergi jauh.
Contoh Baik
Hi Jeff,
Aku ingin menulis catatan cepat Anda untuk meminta bantuan.Selama pertemuan mingguan kami, tim Anda melakukan pekerjaan yang sangat baik menyoroti kemajuan mereka.Tapi ini menggunakan beberapa waktu yang tersedia bagi tim saya untuk menyorot mereka.Saya akan sangat menghargai jika Anda bisa memberikan tim saya sedikit waktu ekstra setiap minggu untuk benar-benar menutupi laporan kemajuan mereka.
Terima kasih banyak, dan tolong beritahu saya jika ada yang bisa saya lakukan untuk Anda!
Terbaik,
Phil
Apa perbedaan! Email ini sopan dan ramah, dan memiliki sedikit kesempatan untuk menyebarkan perasaan buruk di kantor.
Variasi
Ada beberapa variasi dari 7 Cs Komunikasi:
- Kredibel - Apakah pesan Anda meningkatkan atau sorot kredibilitas Anda? Hal ini terutama penting ketika berkomunikasi dengan penonton yang tidak tahu banyak tentang Anda.
- Kreatif - Apakah pesan Anda berkomunikasi kreatif? Komunikasi kreatif membantu menjaga audiens Anda terlibat.
Poin Penting
Semua dari kita berkomunikasi setiap hari. Semakin baik kita berkomunikasi, kredibilitas lebih kita akan miliki dengan klien kami, bos kita, dan rekan-rekan kita.
Gunakan 7 Cs Komunikasi sebagai daftar periksa untuk semua komunikasi Anda. Dengan melakukan ini, Anda akan tetap jelas, singkat, konkrit, benar, koheren, lengkap, dan sopan.