4. Desain Organisasi

 
4.1. Desain Organisasi

Struktur Organisasi menyelaraskan dengan Tujuan Bisnis

Apakah desain organisasi Anda benar-benar bekerja?

Apakah organisasi Anda yang dirancang dengan baik? Dan bagaimana Anda tahu? Apa organisasi yang dirancang dengan baik terlihat seperti, dan bagaimana rasanya bekerja di sana?

Dan bagaimana itu berbeda dari satu buruk dirancang?  Ini adalah jenis pertanyaan kita akan mengeksplorasi dalam melihat desain organisasi.

Banyak orang menyamakan desain organisasi dengan struktur organisasi: Kata-kata "ramping" dan "datar" digunakan untuk menggambarkan desain organisasi serta struktur nya. Bahkan, desain organisasi mencakup lebih dari sekadar struktur: desain Organisasi adalah proses menyelaraskan struktur organisasi dengan misinya. Ini berarti melihat hubungan yang kompleks antara tugas, alur kerja, tanggung jawab dan kewenangan, dan memastikan ini mendukung semua tujuan bisnis.

Desain organisasi yang baik membantu komunikasi, produktivitas, dan inovasi. Ini menciptakan suatu lingkungan di mana orang dapat bekerja secara efektif.

Banyak produktivitas dan masalah kinerja dapat ditelusuri kembali ke desain organisasi buruk. Sebuah perusahaan dapat memiliki sebuah misi besar, orang-orang besar, kepemimpinan yang besar, dll nemun masih juga tidak menjalankan dengan baik karena desain organisasi yang buruk.

Ambil contoh sebuah perusahaan yang departemen penjualan dan departemen produksi keduanya bekerja dengan baik sebagai unit terpisah. Namun mereka perlu berkomunikasi tentang kebutuhan pelanggan dan belum terorganisir untuk melakukannya: kinerja Perusahaan menderita sebagai hasilnya. Kemudian mengambil contoh sebuah perusahaan yang ingin tumbuh dengan mengakuisisi pelanggan baru. Namun tim penjualan adalah dihargai untuk retensi pelanggan sebagai gantinya: Sekali lagi, kinerja perusahaan terganggu sebagai hasilnya.

Bagaimana pekerjaan dilakukan, proses bisnis, berbagi informasi dan bagaimana orang-orang yang insentif, semua ini secara langsung mempengaruhi seberapa baik organisasi melakukan. 

Semua faktor yang menyangkut aspek desain organisasi dan setiap segi penting untuk kesuksesan organisasi.

Mengingat pentingnya desain organisasi, mengapa begitu sering menyalahkan ketidak efisienan dan ketidak efektif an? Alasannya adalah karena organisasi sering berkembang daripada diperoleh dari rancangan. Dengan perencanaan sedikit atau tidak ada dan intervensi, desain organisasi yang muncul mungkin akan cacat dengan insentif sejajar, kesenjangan pengolahan dan hambatan untuk komunikasi yang baik.

Karena tanpa perencanaan, desain organisasi kerap mengambil pada struktur yang hirarkis. Struktur ini adalah umum karena bisnis eksekutif dan manajer sering enggan untuk melepaskan kontrol. Namun, struktur tersebut dapat kurang fleksibilitas, menyerap sumber daya dan dibawah penggunaan orang-orang kunci dan keterampilan. Ketika datang ke desain organisasi yang baik, ini pertanyaan untuk mendapatkan keseimbangan yang tepat - mendapatkan kontrol yang tepat, fleksibilitas benar, insentif yang tepat, dan mendapatkan orang-orang dan sumber daya yang paling penting lainnya.

Pada artikel ini, pertama-tama kita melihat jenis desain organisasi dan penggunaan nya. Kita kemudian melihat lebih rinci lagi pada aspek kunci dari desain organisasi dan menawarkan beberapa tips tentang cara untuk memastikan organisasi Anda selaras dengan tujuan bisnis Anda.
 

Jenis Struktur Organisasi

Kebanyakan organisasi dirancang, atau berevolusi, memiliki unsur-unsur dari kedua hirarki dan lebih fleksibel dalam struktur organik. (Struktur organik lebih informal, kurang kompleks dan lebih "ad hoc" daripada struktur hirarkis Mereka mengandalkan orang-orang dalam organisasi yang menggunakan inisiatif mereka untuk mengubah cara mereka bekerja sebagai perubahan keadaan..)

Sebelum melihat beberapa jenis umum struktur organisasi, layaknya melihat apa yang menjadi ciri struktur hirarkis dan bagaimana kontrasnya dengan struktur organik. Ini perlu mengatakan bahwa satu jenis struktur ini tidak secara intrinsik lebih baik dari yang lain. Sebaliknya, penting untuk memastikan bahwa desain organisasi sesuai dengan tujuan organisasi dan bagi orang-orang di dalamnya. Dan bagian tentang Membuat Keputusan Organisasi Desain di bawah ini membahas hal ini lebih rinci.

Ciri	Struktur hirarkis	Struktur Organik
Kompleksitas	Tinggi - dengan banyak pemisahan horisontal ke dalam fungsi, departemen dan divisi	Biasanya lebih rendah - kurang diferensiasi atau pemisahan fungsional
Formalitas	Tinggi - banyak garis didefinisikan dengan baik kontrol dan tanggung jawab	Rendah - tidak ada hirarki nyata dan kurang formal pembagian tanggung jawab
Partisipasi	Rendah - karyawan yang lebih rendah di organisasi memiliki sedikit keterlibatan dengan pengambilan keputusan	Partisipasi Tinggi - karyawan tingkat bawah lebih berpengaruh pada pengambil keputusan
Komunikasi	Bawah - informasi dimulai di bagian atas dan menetes ke karyawan	Lateral, ke atas, dan ke bawah komunikasi - informasi mengalir melalui organisasi dengan lebih sedikit hambatan

Struktur fungsional dan struktur divisional keduanya adalah contoh struktur organisasi hirarkis.

Dalam struktur fungsional, fungsi (akuntansi, pemasaran, SDM dll) cukup terpisah, masing-masing dipimpin oleh seorang eksekutif senior yang melaporkan kepada CEO. 

Keuntungan dapat efisiensi dan skala ekonomi di mana keterampilan fungsional adalah hal yang terpenting. Kerugian utama adalah bahwa tujuan fungsional dapat berakhir membayangi tujuan keseluruhan organisasi.

Dalam struktur divisi, perusahaan ini diselenggarakan oleh kantor atau lokasi pelanggan. Setiap divisi yang otonom dan memiliki manajer divisi yang melapor kepada CEO perusahaan. 

Setiap unit bisnis biasanya terstruktur sepanjang garis fungsional. Keuntungan di sini berkaitan dengan hasil lokal, sebagai divisi masing-masing bebas untuk berkonsentrasi pada kinerja sendiri. Kelemahannya adalah bahwa fungsi dan usaha dapat diduplikasi. Sebagai contoh, divisi masing-masing mungkin memiliki fungsi pemasaran yang terpisah, sehingga risiko yang tidak efisien dalam upaya pemasaran.

Struktur yang lebih organik termasuk: sederhana, struktur datar, organisasi matriks dan struktur jaringan:

Struktur Sederhana - Sering ditemukan dalam bisnis kecil, organisasi sederhana struktur datar. Ini mungkin hanya memiliki dua atau tiga tingkat; karyawan cenderung untuk bekerja sebagai tim besar dengan semua orang melaporkan kepada satu orang. Keuntungan adalah efisiensi dan fleksibilitas, dan tanggung jawab biasanya jelas. Kerugian utama adalah bahwa struktur ini dapat menahan pertumbuhan ketika perusahaan mendapatkan untuk ukuran mana pendiri atau CEO tidak dapat terus membuat semua keputusan.

Struktur Matrix - Dalam struktur matriks, orang-orang biasanya memiliki dua atau lebih baris laporan. Sebagai contoh, sebuah organisasi matriks dapat menggabungkan kedua saluran fungsional dan divisi tanggung jawab. Misalnya, dalam struktur ini, seorang manajer pemasaran dapat melaporkan baik untuk direktur pemasaran fungsional dan direktur divisi tempat ia bekerja. Keuntungannya adalah bahwa organisasi berfokus pada kinerja divisi sementara juga berbagi ketrampilan khusus fungsional dan sumber daya. Kejatuhan (sering serius) adalah kompleksitas - efektif dengan dua hierarki, dan dengan kompleksitas tambahan ketegangan antara keduanya.

Struktur Jaringan - Sering dikenal sebagai struktur ramping, jenis organisasi memiliki pusat, fungsi inti yang mengoperasikan bisnis strategis. Ini outsourcing atau sub-fungsi non-inti yang tergantung pada jenis usaha, dapat mencakup manufaktur, distribusi, pemasaran teknologi informasi dan fungsi lainnya. Struktur ini sangat fleksibel dan sering dapat beradaptasi segera dengan pasar. Kelemahannya adalah tak terelakkan hilangnya kontrol, ketergantungan pada pihak ketiga dan kompleksitas pengelolaan outsourcing dan sub-kontrak pemasok. 

Membuat Keputusan Organisasi Desain

Mengingat banyak pilihan struktur, bagaimana Anda membuat keputusan desain organisasi untuk bisnis Anda? Struktur organisasi yang berbeda memiliki manfaat yang berbeda dalam situasi yang berbeda. Yang penting adalah desain organisasi secara keseluruhan sejalan dengan strategi bisnis dan lingkungan pasar di mana bisnis beroperasi. 

Kemudian harus memiliki kontrol bisnis yang tepat, fleksibilitas benar, insentif yang tepat, orang yang tepat dan sumber daya yang tepat.

Berikut adalah beberapa dari banyak hal yang dapat Anda pertimbangkan ketika berpikir tentang struktur organisasi Anda.

Strategi - Desain organisasi harus mendukung strategi Anda. Jika organisasi Anda bermaksud untuk menjadi inovatif maka struktur hirarkis tidak akan bekerja. Jika demikian, strategi Anda adalah berdasarkan biaya rendah, pengiriman volume tinggi maka struktur yang kaku dengan kontrol ketat dapat menjadi desain terbaik.

Ukuran - Desain harus memperhitungkan ukuran organisasi Anda. Sebuah organisasi kecil bisa lumpuh oleh spesialisasi terlalu banyak. Dalam organisasi yang lebih besar, di sisi lain, mungkin ada skala ekonomi yang dapat diperoleh dengan mempertahankan departemen spesialis fungsional dan tim. Sebuah organisasi besar memiliki keputusan yang lebih kompleks membuat kebutuhan dan tanggung jawab beberapa pengambilan keputusan kemungkinan akan dilimpahkan atau desentralisasi.

Lingkungan - Jika lingkungan pasar Anda bekerja di (pelanggan, pemasok, regulator, dll) tidak dapat diprediksi atau mudah menguap, maka organisasi harus cukup fleksibel untuk bereaksi terhadap hal ini.

Kontrol - Apa tingkat kontrol yang tepat dalam bisnis Anda? Beberapa kegiatan perlu kontrol khusus (seperti layanan pasien di rumah sakit, penanganan uang di bank dan pemeliharaan dalam transportasi udara) sementara yang lainnya lebih efisien bila ada tingkat fleksibilitas yang tinggi.

Insentif - Insentif dan penghargaan harus selaras dengan strategi bisnis dan tujuan. Ketika ini adalah sejajar, ada bahaya bahwa unit-unit dalam organisasi menjadi egois. Menggunakan contoh sebelumnya dari sebuah perusahaan yang ingin tumbuh dengan mengakuisisi pelanggan baru, tim penjualan insentif pada retensi pelanggan, dan karena itu mementingkan diri sendiri daripada selaras dengan tujuan bisnis.

Ada banyak lagi untuk merancang organisasi daripada memutuskan pada strukturnya. Daftar ini hanya menunjukkan beberapa aspek desain organisasi yang dapat dibawa ke accountin berpikir tentang hal ini. Dengan setiap tahap pertumbuhan atau setiap perubahan, desain organisasi perlu ditinjau kembali dan disesuaikan seperlunya. Daftar ini juga dapat membantu Anda mengidentifikasi isu-isu yang mungkin menyebabkan masalah tim atau menahan bisnis Anda.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang desain organisasi, kami menyarankan tiga buku yang sangat baik pada subjek yang tersedia di Amazon.com: Merancang Organisasi Dinamis , Merancang Organisasi , dan Merancang Organisasi Efektif . Artikel lebih lanjut di Pola Pikiran pada subjek meliputi: RACI , (berfokus pada tanggung jawab dan akuntabilitas), dan Kurva Greiner (lebih pada tahap pertumbuhan bisnis).


 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya