Memastikan bahwa semua bagian organisasi Anda bekerja dalam harmoni
Bagaimana Anda menganalisis seberapa baik organisasi Anda diposisikan untuk mencapai tujuan yang dimaksudkan? Ini adalah pertanyaan yang telah ditanyakan selama bertahun-tahun, dan ada banyak jawaban yang berbeda.
Beberapa pendekatan melihat faktor internal, orang lain melihat yang eksternal, beberapa menggabungkan perspektif, dan lain-lain mencari kesesuaian antara berbagai aspek organisasi yang sedang dipelajari. Pada akhirnya, masalah datang ke faktor-faktor yang untuk di pelajari.
Beberapa pendekatan melihat faktor internal, orang lain melihat yang eksternal, beberapa menggabungkan perspektif, dan lain-lain mencari kesesuaian antara berbagai aspek organisasi yang sedang dipelajari. Pada akhirnya, masalah datang ke faktor-faktor yang untuk di pelajari.
Sementara beberapa model efektivitas organisasi masuk dan keluar dari mode, yang telah berlangsung adalah kerangka 7S McKinsey. Dikembangkan pada awal 1980-an oleh Tom Peters dan Robert Waterman, dua konsultan yang bekerja di perusahaan konsultan McKinsey & Company, premis dasar dari model ini adalah bahwa ada tujuh aspek internal organisasi yang perlu selaras jika ingin menjadi sukses .
Model 7S dapat digunakan dalam berbagai macam situasi di mana perspektif keselarasan berguna, misalnya untuk membantu Anda:
- Meningkatkan kinerja perusahaan.
- Memeriksa efek kemungkinan perubahan masa depan dalam perusahaan.
- Align departemen dan proses selama merger atau akuisisi.
- Menentukan cara terbaik untuk menerapkan strategi yang diusulkan.
McKinsey 7S Model dapat diterapkan untuk unsur-unsur dari sebuah tim atau sebuah proyek juga. Isu-isu keselarasan berlaku, terlepas dari bagaimana Anda memutuskan untuk menentukan ruang lingkup wilayah studi Anda.
Tujuh Elemen
McKinsey 7S Model melibatkan tujuh faktor saling bergantung yang dikategorikan sebagai unsur-unsur "Hard" atau "Soft" :
| Hard Elements | Soft Elements |
Strategi
Struktur
Sistem
|
Nilai Bersama
Keterampilan
Gaya
Staf
|
"Hard" elemen lebih mudah untuk menentukan atau mengidentifikasi dan manajemen dapat langsung mempengaruhi mereka: Ini merupakan pernyataan strategi; bagan organisasi dan garis pelaporan, dan proses formal dan sistem TI.
"Soft" elemen, di sisi lain, dapat lebih sulit untuk menjelaskan, dan kurang nyata dan lebih dipengaruhi oleh budaya. Namun, unsur-unsur lunak sama pentingnya dengan elemen keras jika organisasi yang akan berhasil.
Cara model disajikan pada Gambar 1 di bawah ini menggambarkan saling ketergantungan dari unsur-unsur dan menunjukkan bagaimana perubahan dalam satu mempengaruhi yang lain.
Mari kita lihat masing-masing elemen khusus:
- Strategi: rencana dirancang untuk mempertahankan dan membangun keunggulan kompetitif dalam persaingan.
- Struktur: cara organisasi disusun dan siapa melapor kepada siapa.
- Sistem: kegiatan sehari-hari dan prosedur yang terlibat dalam anggota staf untuk mendapatkan pekerjaan yang dilakukan.
- Nilai Bersama: yang disebut "tujuan superordinate" ketika model pertama kali dikembangkan, ini adalah nilai-nilai inti perusahaan yang dibuktikan dalam budaya perusahaan dan etika kerja umum.
- Style: gaya kepemimpinan yang diadopsi.
- Staf: karyawan dan kemampuan umum mereka.
- Keterampilan: keterampilan aktual dan kompetensi dari karyawan yang bekerja bagi perusahaan.
Menempatkan Nilai Bersama di tengah model menekankan bahwa nilai-nilai penting bagi pengembangan semua elemen penting lainnya. Perusahaan struktur, strategi, sistem, gaya, staf dan keterampilan semua berasal dari mengapa organisasi awalnya diciptakan, dan apa singkatan. Visi awal perusahaan dibentuk dari nilai-nilai pencipta. Sebagai perubahan nilai-nilai, jadi jangan semua elemen lain.
Cara Menggunakan Model
Sekarang Anda tahu apa model sampul, bagaimana Anda bisa menggunakannya?
Model ini didasarkan pada teori bahwa, bagi suatu organisasi untuk melakukan dengan baik, ketujuh unsur-unsur harus selaras dan saling memperkuat. Jadi, model dapat digunakan untuk membantu mengidentifikasi apa yang perlu disesuaikan untuk meningkatkan kinerja, atau untuk menjaga keselarasan (dan kinerja) selama jenis lain perubahan.
Apapun jenis perubahan - restrukturisasi, proses baru, penggabungan organisasi, sistem baru, pergantian kepemimpinan, dan sebagainya - model dapat digunakan untuk memahami bagaimana unsur-unsur organisasi saling terkait, dan memastikan bahwa dampak yang lebih luas dari perubahan yang dibuat dalam satu area dipertimbangkan.
Anda dapat menggunakan model 7S untuk membantu menganalisis situasi saat ini (titik A), situasi masa depan yang diusulkan (Point B) dan untuk mengidentifikasi kesenjangan dan inkonsistensi antara mereka. Maka itu masalah penyesuaian dan tuning unsur-unsur dari model 7S untuk memastikan bahwa organisasi Anda bekerja secara efektif dan baik setelah Anda mencapai titik akhir yang diinginkan.
Kedengarannya sederhana? Yah, tentu saja tidak: Mengubah organisasi Anda mungkin tidak akan sederhana sekali! Buku utuh dan metodologi berdedikasi untuk menganalisis strategi organisasi, meningkatkan kinerja dan mengelola perubahan. Model 7S adalah kerangka yang baik untuk membantu Anda mengajukan pertanyaan yang tepat - tetapi tidak akan memberikan semua jawaban. Untuk itu Anda harus menyatukan pengetahuan yang benar, keterampilan dan pengalaman.
Ketika datang ke mengajukan pertanyaan yang tepat, kami telah mengembangkan sebuah daftar Pikiran Tools dan matriks untuk melacak bagaimana tujuh unsur sejajar dengan satu sama lain. Tambahan ini dengan pertanyaan Anda sendiri, berdasarkan keadaan spesifik organisasi Anda dan kebijaksanaan akumulasi.
7S Daftar Pertanyaan
Berikut adalah beberapa pertanyaan yang Anda akan perlu untuk mengeksplorasi untuk membantu Anda memahami situasi Anda dalam hal kerangka 7S. Gunakan mereka untuk menganalisis Anda saat ini (titik A) situasi pertama, dan kemudian ulangi latihan untuk situasi yang diusulkan Anda (Point B).
Strategi:
- Apa strategi kita?
- Bagaimana kita berniat untuk mencapai tujuan kita?
- Bagaimana kita berurusan dengan tekanan kompetitif?
- Bagaimana perubahan dalam permintaan pelanggan ditangani?
- Bagaimana strategi disesuaikan untuk isu lingkungan?
Struktur:
- Bagaimana perusahaan / tim dibagi?
- Apa hirarki?
- Bagaimana mengkoordinasikan kegiatan berbagai departemen?
- Bagaimana anggota tim mengatur dan menyesuaikan diri?
- Apakah pengambilan keputusan dan pengendalian terpusat atau desentralisasi? Apakah ini karena harus, mengingat apa yang kita lakukan?
- Mana garis-garis komunikasi? Eksplisit dan implisit?
Sistem:
- Apa yang adalah sistem utama yang dijalankan organisasi? Pertimbangkan keuangan dan sistem SDM serta komunikasi dan penyimpanan dokumen.
- Mana kontrol dan bagaimana mereka dipantau dan dievaluasi?
- Apa aturan internal dan proses-proses tim gunakan untuk tetap pada jalur?
Bersama Nilai:
- Apa nilai-nilai inti?
- Bagaimana budaya / tim perusahaan?
- Seberapa kuat adalah nilai-nilai?
- Apa nilai-nilai fundamental yang perusahaan / tim dibangun di atas?
Gaya:
- Bagaimana partisipatif adalah manajemen / gaya kepemimpinan?
- Seberapa efektif adalah kepemimpinan itu?
- Apakah karyawan / anggota tim cenderung menjadi kompetitif atau koperasi?
- Apakah ada tim yang sebenarnya berfungsi dalam organisasi atau apakah mereka hanya kelompok nominal?
Staf:
- Posisi apa atau spesialisasi yang diwakili dalam tim?
- Posisi apa yang perlu diisi?
- Apakah ada kesenjangan dalam kompetensi yang dibutuhkan?
Keterampilan:
- Apa keterampilan terkuat diwakili dalam perusahaan / tim?
- Apakah ada kesenjangan keterampilan?
- Apakah perusahaan / tim dikenal baik-baik?
- Apakah karyawan saat ini / anggota tim memiliki kemampuan untuk melakukan pekerjaan?
- Bagaimana kemampuan dipantau dan dinilai?
Matrix 7S Pertanyaan
Menggunakan informasi yang anda kumpulkan, sekarang memeriksa di mana terdapat kesenjangan dan inkonsistensi antara unsur-unsur. Ingat Anda dapat menggunakan ini untuk melihat baik Anda saat ini atau organisasi yang Anda inginkan.
McKinsey 7S Worksheet, berisikan matriks yang dapat Anda gunakan untuk mengecek keselarasan antara setiap elemen saat Anda pergi melalui langkah-langkah berikut:
- Mulailah dengan Nilai Anda Bersama: Apakah mereka yang konsisten dengan struktur anda, strategi, dan sistem? Jika tidak, apa yang perlu berubah?
- Kemudian melihat pada elemen keras. Seberapa baik setiap satu dukungan yang lain? Mengidentifikasi dimana perubahan perlu dibuat.
- Selanjutnya melihat elemen-elemen ringan lainnya. Apakah mereka mendukung elemen keras yang diinginkan? Apakah mereka mendukung satu sama lain? Jika tidak, apa yang perlu berubah?
- Saat Anda menyesuaikan dan menyelaraskan unsur-unsur, Anda akan perlu menggunakan iteratif (dan sering memakan waktu) proses membuat penyesuaian, dan kemudian kembali menganalisa bagaimana bahwa dampak unsur-unsur lain dan keselarasan mereka. Hasil akhir dari kinerja yang lebih baik akan sia-sia.
Tip:
Untuk pendekatan yang mirip dengan ini, lihat artikel kami pada Model Perubahan Burke-Litwin , dan Kesesuaian Model . Anda juga dapat menemukan artikel kami pada Curve Perubahan , Analisis Dampak dan Manajemen Perubahan Lewin Model berguna.
Poin Penting :
Model McKinsey 7Ss adalah salah satu yang dapat diterapkan untuk hampir semua isu efektivitas organisasi atau tim. Jika sesuatu dalam organisasi Anda atau tim tidak bekerja, kemungkinan ada inkonsistensi antara beberapa elemen yang diidentifikasi oleh model klasik. Setelah ketidakkonsistenan ini diungkapkan, Anda dapat bekerja untuk menyelaraskan unsur-unsur internal untuk memastikan mereka semua berkontribusi terhadap tujuan bersama dan nilai-nilai.
Proses menganalisis di mana Anda berada sekarang dalam hal elemen ini bermanfaat dalam dan dari dirinya sendiri. Tapi dengan mengambil analisis ini ke tingkat berikutnya dan menentukan keadaan akhir untuk masing-masing faktor, Anda benar-benar dapat menggerakkan organisasi atau tim Anda ke depan.