Membuat catatan yang efektif untuk ditindaklanjuti
Apakah Anda pernah menghadiri sebuah pertemuan di mana tak seorang pun telah melakukan apa yang mereka janjikan untuk dilakukan pada yang terakhir?
Karena tidak ada kemajuan telah dibuat sejak waktu terakhir, ada sedikit untuk mendiskusikan, dan orang-orang segera kehilangan minat.
Sebelum kau tahu itu, momentum kelompok grinds berhenti.
Dalam artikel ini kami akan menunjukkan Anda bagaimana untuk mengambil menyeluruh, terorganisir dengan baik catatan. Kita akan membahas apa yang harus dimasukkan ke dalam, dan apa yang Anda dapat meninggalkan keluar, serta bagaimana untuk menyajikan catatan Anda dalam cara yang memaksimalkan kemungkinan mereka sedang dibaca dan ditindaklanjuti.
Yang jelas, catatan pertemuan ditindaklanjuti akan membantu hal-hal yang bergerak maju.
Apakah Anda pernah menghadiri sebuah pertemuan di mana tak seorang pun telah melakukan apa yang mereka janjikan untuk dilakukan pada yang terakhir?
Karena tidak ada kemajuan telah dibuat sejak waktu terakhir, ada sedikit untuk mendiskusikan, dan orang-orang segera kehilangan minat.
Sebelum kau tahu itu, momentum kelompok grinds berhenti.
Ini skenario yang cukup umum, namun itu salah satu yang sering dapat dihindari hanya dengan memastikan bahwa catatan yang memadai beredar segera setelah setiap pertemuan.
Dengan cara itu, dengan diskusi masih segar dalam pikiran orang, setiap orang memiliki pengingat yang jelas tentang apa yang mereka perlu lakukan.
Dengan cara itu, dengan diskusi masih segar dalam pikiran orang, setiap orang memiliki pengingat yang jelas tentang apa yang mereka perlu lakukan.
Dalam artikel ini kami akan menunjukkan Anda bagaimana untuk mengambil menyeluruh, terorganisir dengan baik catatan. Kita akan membahas apa yang harus dimasukkan ke dalam, dan apa yang Anda dapat meninggalkan keluar, serta bagaimana untuk menyajikan catatan Anda dalam cara yang memaksimalkan kemungkinan mereka sedang dibaca dan ditindaklanjuti.
Tentu saja, kita tidak akan berpura-pura bahwa menulis catatan adalah kegiatan mendebarkan, atau aspek terutama menarik dari karir Anda. Namun, jelas ditulis, catatan yang komprehensif dan terorganisasi dapat menjadi sangat kuat. Mereka dapat membuat perbedaan antara orang yang menghadiri pertemuan akan pergi dan melakukan apa-apa, atau benar-benar melakukan apa yang diperlukan dalam rangka untuk bergerak ke depan proyek. Dan kemajuan yang bisa menjadi akibat langsung dari catatan ANDA!
Catatan: Artikel ini bukan tentang mengambil menit, yang formal dan sangat terstruktur. Sebaliknya, berfokus pada produksi berorientasi aksi catatan pertemuan informal.
Mengambil Notulen Efektif
Siapkan ruang dewan sebelum Anda mengambil notulen notulen dari pertemuan bertindak sebagai panduan referensi untuk segala sesuatu yang dibahas peserta. Ini merupakan tugas penting, tapi satu yang dapat banyak jika tidak dilakukan dengan benar.
Bila Anda bertanggung jawab mengambil notulen pertemuan, yang terbaik untuk melakukan beberapa persiapan sebelumnya. Hal ini memastikan bahwa pertemuan itu berjalan lancar.
Bila Anda bertanggung jawab mengambil notulen pertemuan, yang terbaik untuk melakukan beberapa persiapan sebelumnya. Hal ini memastikan bahwa pertemuan itu berjalan lancar.
Ingat bahwa Anda hanya harus mengambil catatan selama pertemuan dan kemudian memformat notulen setelah pertemuan. Hal ini memungkinkan Anda untuk fokus pada semuanya sekaligus.
Instruksi
Apa yang Anda butuhkan
- Rekaman perangkat
- Notepad (opsional)
- Pen (opsional)
- Laptop (opsional)
- 1 Mintalah agenda pertemuan sebelum pertemuan berlangsung. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengantisipasi apa yang akan membahas peserta selama pertemuan.
- 2 Buatlah daftar peserta sebelum rapat. Periksa dari yang hadir saat mereka memasuki ruangan.
- 3 Mulai alat perekam sebelum rapat dimulai. Ini akan memungkinkan Anda untuk meninjau apa pun yang Anda melewatkan atau yang tidak jelas dalam catatan Anda.
- 4 Tuliskan menyoroti pertemuan. Anda tidak harus menuliskan semuanya kata demi kata. Sebaliknya, menuliskan beberapa kata yang berhubungan dengan konsep - hanya sebanyak yang Anda butuhkan untuk ingat ketika mengetik notulen. Gunakan laptop atau pena dan kertas, apa pun yang terbaik untuk Anda.
- 5 Atur notulen segera setelah pertemuan, sementara informasi yang segar dalam pikiran Anda. Mengikuti format standar untuk notulen pertemuan, yang mungkin berbeda oleh perusahaan.
- 6 Menindaklanjuti pertemuan dengan pemimpin jika Anda memerlukan klarifikasi sebelum penerbitan notulen.
Pertemuan Bisnis Notulen Efektif
Notulen Efektif menutupi rincian penting dan tugas tugas yang dibahas pada pertemuan tersebut.
Notulen pertemuan merupakan bagian penting dari sebuah bisnis yang berfungsi dengan baik. Notulen memberikan garis besar umum dari topik yang dibahas pada pertemuan, dan mereka tidak dimaksudkan untuk menjadi sebuah rekaman yang tepat dari pertemuan tersebut. Notulen harus mencakup informasi mengenai kesepakatan dan keputusan yang dibuat pada tugas pertemuan dan catatan yang telah ditugaskan kepada anggota tim.
Ada beberapa faktor yang berkontribusi terhadap notulen pertemuan yang efektif.
Informasi untuk Sertakan
o Efektif pertemuan notulen detail informasi dasar tentang pertemuan itu, termasuk tujuan, tanggal, waktu dan tempat, serta daftar peserta rapat. Ini adalah ide yang baik untuk membuat template notulen sebelum rapat, meninggalkan ruang untuk mengambil catatan pada item diskusi dan tindakan. Mintalah salinan agenda pertemuan depan waktu untuk digunakan dalam membuat template Anda.
Metode
o Hal ini umumnya baik jika orang yang mengambil notulen pertemuan bukan merupakan peserta aktif dalam rapat. Dengan cara ini, pengambil notulen bisa fokus pada mencatat dan bukan pada membuat kontribusi ke dalam percakapan. Sementara beberapa pengambil notulen membuat catatan menggunakan pena dan kertas, jika Anda bisa mengetik dengan cepat, mencatat pada laptop lebih efisien. Jika Anda tidak yakin mencatat kemampuan Anda, gunakan tape recorder untuk mengkonfirmasi keakuratan notulen Anda.
Gaya Menulis
o Menurut Asosiasi Internasional Administrasi Professionals (IAAP), notulen-notulen pertemuan terbaik yang membosankan tapi informatif. Hindari membuat pengamatan pribadi dan menggunakan kata sifat dan adverbia. Juga hindari menggunakan nama, kecuali mengacu pada gerakan, detik atau tugas tugas. Para notulen dimaksudkan untuk menjadi catatan dari topik diskusi, keputusan dan item tindakan, bukan transkrip yang mengatakan apa yang selama pertemuan.
Organisasi
o Notulen pertemuan terbaik disusun menurut topik. Dalam pertemuan tersebut, topik mungkin tidak dibahas dalam urutan kronologis, jadi terserah kepada pengambil notulen untuk mereorganisasi catatan diskusi dalam sebuah dokumen yang jelas. Jika sesuatu yang tidak jelas, meminta penjelasan dari para peserta pertemuan untuk memastikan itu benar dicatat.
Menyetujui Notulen Pertemuan
o Ketika Anda telah menyelesaikan draft notulen Anda, IAAP merekomendasikan mengirim mereka ke satu orang atau kelompok yang sangat kecil peserta pertemuan. Jika Anda mengirim notulen untuk seluruh kelompok, ada kemungkinan bahwa setiap orang akan telah mengambil sendiri di pertemuan itu dan ingin menambahkan informasi yang mungkin tidak relevan untuk merekam. Mendapatkan persetujuan dari draft, dan menyajikan notulen pada pertemuan berikutnya kelompok. Lakukan perubahan hanya jika seluruh kelompok setuju untuk mereka.
Bagaimana Mengambil Notulen Rapat Efektif
Notulen-mengambil mengacu menghasilkan catatan tertulis dari pertemuan.
Istilah "notulen" mengacu pada catatan tertulis dari pertemuan. Notulen yang tidak akurat atau belum cukup menyampaikan apa yang terjadi selama pertemuan adalah, pada dasarnya, tidak berguna. Di banyak organisasi, sekretaris sering bertanggung jawab untuk notulen-mengambil. Namun, anggota staf lain kadang-kadang mungkin akan diminta untuk melakukan tugas ini.
Untuk menghindari kehilangan informasi yang berharga atau harus mengulang dokumen, membiasakan diri dengan langkah-langkah untuk mengambil notulen pertemuan yang efektif.
Instruksi
Apa yang Anda butuhkan
- Agenda Rapat
- Notulen dari pertemuan sebelumnya
- Rekaman audio perangkat
- Laptop
- Pena dan kertas
- 1 Review dan memahami agenda rapat dan segala dokumen terkait, misalnya notulen dari pertemuan sebelumnya. Pertimbangkan untuk menggunakan perangkat rekaman audio jika Anda baru kepada organisasi atau sebagian besar terbiasa dengan topik utama diskusi.
- 2 Berbicara dengan pelaku sebelum pertemuan untuk menentukan kedalaman yang tepat cakupan. Sebuah transkrip verbatim mungkin diperlukan untuk beberapa pertemuan, sementara ringkasan singkat mungkin cukup bagi orang lain.
- 3 Tiba di muka untuk memastikan bahwa Anda tidak kehilangan awal pertemuan dan setiap informasi penting dikomunikasikan pada waktu itu.
- 4 Ambil sebuah pena dan kertas ekstra dengan Anda untuk pertemuan tersebut jika anda berencana untuk mengetik notulen pada laptop, daya baterai yang bisa kehabisan selama pertemuan.
- 5 Buatlah rencana tempat duduk yang mencakup nama-nama para peserta saat mereka memperkenalkan diri mereka. Konsultasi rencana sepanjang pertemuan akan membantu Anda untuk melacak komentar peserta yang berbeda '. Demikian pula, mengacu pada agenda selama diskusi akan membantu Anda untuk struktur Anda notulen-mengambil.
- 6 Perlu diingat bahwa notulen harus netral dan objektif-bahkan jika diskusi kontroversial atau perselisihan berlangsung.
- 7 Berbicara kepada kepala sekolah pada akhir pertemuan untuk mengklarifikasi nama-nama kunci atau poin dari diskusi bahwa Anda tidak mendengar atau mengerti sepenuhnya.
- 8 Mengatur catatan Anda ke notulen setelah pertemuan. Idealnya, Anda harus melakukannya segera setelah itu, sedangkan informasi tersebut masih segar dalam pikiran Anda.
- 9 Mengoreksi notulen sebelum beredar mereka. Bayar perhatian khusus pada jargon tertentu organisasi.
Bagaimana Menulis Efektif Notulen Pertemuan
Notulen Berguna membantu peserta memahami peran mereka.
Notulen menangkap esensi apa yang terjadi selama pertemuan dan apa yang perlu terjadi sebagai hasilnya. Mereka memberikan peserta pertemuan pemahaman yang jelas dari apa yang terjadi dalam rapat dan membantu mereka tetap fokus pada peran mereka dalam proyek atau tugas. Notulen menghilangkan kesalahpahaman dan perselisihan. Menulis efektif adalah penting notulen untuk kejelasan.
Notulen yang berguna memberikan informasi yang jelas, yang membantu petugas melakukan peran mereka secara efektif.
Instruksi
o 1 Pastikan Anda bukan peserta rapat besar jika Anda mengambil notulen, Anda tidak dapat melakukan kedua tugas cakap. Menulis notulen yang efektif membutuhkan waktu dan konsentrasi, sehingga membatasi diri hanya tugas itu.
o 2 Putuskan bagaimana Anda akan mengambil notulen. Pilihan termasuk menggunakan pena dan buku catatan atau komputer laptop. Anda dapat menggunakan tape recorder dengan kedua metode. Pilih metode mana yang Anda paling nyaman.
o 3 Membuat template untuk menulis notulen sebelum pertemuan. Sertakan tanggal rapat, waktu, alasan pertemuan tersebut, nama pemimpin pertemuan, tindakan dan keputusan yang dibuat ditugaskan. Meninggalkan ruang kosong untuk catatan Anda.
o 4 Dapatkan informasi sebanyak mungkin dari tuan rumah sebelum rapat. Ini termasuk nama pendamping dan informasi mengenai sifat pertemuan. Ini menghemat Anda dari berebut untuk mengetahui selama pertemuan.
o 5 Periksa dari nama pendamping saat mereka memasuki pertemuan. Apakah tuan rumah memperkenalkan Anda kepada orang-orang asing. Hindari menulis kata demi kata. Cukup memberikan garis besar apa yang terjadi selama pertemuan, itu tidak selalu diperlukan untuk menulis siapa mengatakan apa. Berkonsentrasi pada menangkap sifat diskusi dan menulis apa yang telah diputuskan. Anda dapat merujuk ke rekaman audio kemudian untuk rincian.
o 6 Rekam keputusan dan tindakan-tindakan saat terjadi. Jika Anda tidak yakin keputusan yang telah dibuat, meminta pemimpin rapat untuk klarifikasi.
o 7 Review catatan segera setelah pertemuan. Jika Anda membutuhkan klarifikasi lebih lanjut, mintalah para peserta yang sesuai saat pertemuan tersebut masih segar dalam pikiran mereka.
o 8 Ketik catatan ke dalam template Anda dibuat sebelum pertemuan. Tanyakan pemimpin pertemuan untuk meninjau notulen diketik. Membuat perubahan atau penyesuaian, jika perlu.
o 9 Kirim peserta salinan akhir dari notulen segera setelah pertemuan mungkin. Menyimpan salinan dari catatan dan template dalam kasus Anda - atau orang lain - perlu untuk merujuk kepada mereka.