5.1. Menjalankan Rapat Efektif
Menetapkan Tujuan dan Menyuntingnya
Pertemuan efisien dan berhasil.
Ada pertemuan yang baik dan ada pertemuan yang buruk. Buruk pertemuan dengung di selamanya, Anda sepertinya tidak pernah sampai ke titik, dan Anda meninggalkan bertanya-tanya mengapa Anda bahkan hadir.
Efektif yang membuat Anda bersemangat dan merasa bahwa Anda benar-benar mencapai sesuatu.
Jadi apa yang membuat pertemuan yang efektif?
Rapat yang efektif benar-benar mendidih ke tiga hal:
- Mereka mencapai tujuan rapat.
- Mereka mengambil jumlah minimal waktu.
- Mereka meninggalkan peserta merasa bahwa proses yang masuk akal telah diikuti.
Jika Anda struktur perencanaan rapat, persiapan, pelaksanaan, dan tindak lanjut sekitar tiga kriteria dasar, hasilnya akan menjadi pertemuan yang efektif.
1. Tujuan Rapat
Sebuah pertemuan yang efektif melayani tujuan yang bermanfaat. Ini berarti bahwa di dalamnya, Anda mencapai hasil yang diinginkan. Untuk pertemuan untuk memenuhi hasil, atau tujuan, Anda harus jelas tentang apa itu.
Terlalu sering, orang mengadakan rapat untuk membicarakan sesuatu tanpa benar-benar mempertimbangkan apa hasil yang baik akan.
- Apakah Anda ingin keputusan?
- Apakah Anda ingin menghasilkan ide-ide?
- Apakah Anda mendapatkan laporan status?
- Apakah Anda berkomunikasi sesuatu?
- Apakah Anda membuat rencana?
Semua ini, dan segudang orang lain, adalah contoh dari tujuan pertemuan. Sebelum Anda melakukan perencanaan rapat, Anda perlu fokus tujuan Anda.
Untuk membantu Anda menentukan apa tujuan pertemuan Anda, lengkap kalimat ini:
Pada penutupan pertemuan, saya ingin kelompok untuk ...
Dengan hasil akhir yang jelas, maka Anda dapat merencanakan isi pertemuan, dan menentukan siapa yang perlu hadir.
2. Gunakan Waktu dengan Bijaksana
Waktu adalah sumber daya berharga, dan tidak ada yang mau waktu mereka terbuang. Dengan jumlah waktu yang kita semua menghabiskan dalam pertemuan, Anda berutang kepada diri Anda dan tim Anda untuk merampingkan pertemuan sebanyak mungkin.
Terlebih lagi, waktu yang terbuang dalam pertemuan adalah waktu yang terbuang untuk semua orang hadir. Sebagai contoh, jika seseorang kritis adalah 15 menit terlambat dalam pertemuan delapan orang, bahwa seseorang memiliki biaya organisasi dua jam aktivitas yang hilang.
Dimulai dengan tujuan pertemuan Anda, segala sesuatu yang terjadi dalam pertemuan itu sendiri harus lebih jauh tujuan itu. Jika tidak, itu berlebihan dan tidak harus dimasukkan.
Untuk memastikan Anda hanya mencakup apa yang perlu ditutupi dan Anda tetap untuk kegiatan yang relevan, Anda perlu membuat agenda. Agenda adalah apa yang akan Anda lihat dalam rangka untuk menjaga pertemuan berjalan pada target dan tepat waktu.
Untuk mempersiapkan agenda, mempertimbangkan faktor-faktor berikut:
- Prioritas - apa yang benar-benar harus ditutupi?
- Hasil - apa yang perlu untuk mencapai pada pertemuan itu?
- Peserta - yang perlu menghadiri pertemuan untuk itu untuk menjadi sukses?
- Urutan - dalam rangka apa yang akan Anda mencakup topik?
- Waktu - berapa banyak waktu akan menghabiskan pada setiap topik?
- Tanggal dan Waktu - kapan pertemuan berlangsung?
- Tempat - di mana pertemuan itu akan berlangsung?
Dengan ide apa yang perlu ditutupi dan untuk berapa lama, Anda kemudian dapat melihat informasi yang harus disiapkan sebelumnya. Apa peserta perlu tahu dalam rangka untuk membuat sebagian besar waktu pertemuan? Dan, apa peran mereka diharapkan untuk tampil di pertemuan tersebut, sehingga mereka dapat melakukan persiapan yang benar?
Jika pertemuan untuk memecahkan masalah, minta peserta untuk datang siap dengan solusi yang layak. Jika Anda sedang mendiskusikan sebuah proyek berkelanjutan, telah meringkas kemajuan setiap peserta nya untuk tanggal dan mengedarkan laporan antara anggota.
Menetapkan topik tertentu diskusi untuk berbagai orang adalah banyak cara lain untuk meningkatkan keterlibatan dan bunga. Pada agenda, mengindikasikan siapa yang akan memimpin diskusi atau presentasi dari setiap item.
Gunakan agenda Anda sebagai panduan waktu Anda. Ketika Anda melihat waktu yang berjalan keluar untuk item tertentu, pertimbangkan bergegas diskusi, mendorong keputusan, menunda pembahasan sampai waktu lain, atau menugaskan untuk didiskusikan oleh subkomite.
Sebuah aspek penting dari menjalankan pertemuan yang efektif adalah menegaskan bahwa setiap orang menghormati waktu yang dialokasikan. Memulai rapat tepat waktu, jangan menghabiskan waktu untuk terlambat recapping, dan, ketika Anda bisa, selesai tepat waktu.
Apapun yang dapat dilakukan di luar waktu pertemuan seharusnya. Ini termasuk beredar laporan untuk orang untuk membaca terlebih dahulu, dan menetapkan pertemuan kelompok kecil untuk mendiskusikan isu-isu yang relevan hanya orang-orang tertentu.
3. Memuaskan Peserta bahwa Proses sensible Telah Diikuti
Setelah Anda memiliki agenda yang disiapkan, Anda perlu untuk mengedarkan ke peserta dan mendapatkan umpan balik dan masukan. Menjalankan pertemuan bukan peran diktator: Anda harus partisipatif sejak awal.
Mungkin ada sesuatu yang penting bahwa seorang anggota tim harus menambahkan. Mungkin Anda telah diberikan waktu terlalu banyak, atau terlalu sedikit, untuk barang tertentu. Bahkan mungkin ada beberapa poin Anda telah menyertakan yang telah diselesaikan sudah dan dapat diambil dari daftar untuk diskusi.
Apapun alasannya, penting Anda mendapatkan umpan balik dari peserta rapat tentang agenda yang diusulkan Anda.
Setelah di pertemuan tersebut, untuk menjamin kepuasan maksimum untuk setiap orang, ada beberapa hal yang harus diingat:
- Jika orang-orang tertentu yang mendominasi percakapan, membuat titik meminta orang lain untuk ide-ide mereka.
- Pada akhir setiap item agenda, cepat meringkas apa yang dikatakan, dan meminta orang untuk mengkonfirmasi bahwa itu adalah ringkasan adil. Kemudian membuat catatan-catatan mengenai tindak lanjut.
- Perhatikan item yang memerlukan diskusi lebih lanjut.
- Perhatikan bahasa tubuh dan membuat penyesuaian yang diperlukan. Mungkin Anda perlu istirahat, atau Anda perlu untuk menghentikan seseorang dari berbicara terlalu banyak.
- Pastikan pertemuan tetap pada topik.
- Daftar semua tugas yang dihasilkan pada pertemuan tersebut. Buat catatan siapa yang ditugaskan untuk melakukan apa, dan kapan.
- Pada penutupan pertemuan, cepat meringkas langkah selanjutnya dan memberitahu semua orang bahwa Anda akan mengirimkan ringkasan pertemuan.
Setelah pertemuan berakhir, luangkan waktu untuk berdiskusi, dan menentukan apa yang baik dan apa yang bisa dilakukan lebih baik. Mengevaluasi efektivitas pertemuan didasarkan pada seberapa baik Anda bertemu tujuan. Ini akan membantu Anda terus meningkatkan proses Anda menjalankan pertemuan yang efektif.
Anda bahkan mungkin ingin mendapatkan umpan balik peserta 'juga. Tergantung pada kerangka waktu, tanya jawab ini bisa dilakukan dalam pertemuan itu sendiri atau sesudahnya.
Akhirnya, siapkan ringkasan pertemuan. Hal ini akan diteruskan ke semua peserta dan stakeholder lainnya. Ini adalah catatan dari apa yang dicapai dan siapa yang bertanggung jawab untuk apa sebagai tim bergerak maju. Ini adalah bagian yang sangat penting dari pertemuan efektif yang sering diabaikan. Anda membutuhkan catatan tertulis dari apa yang terjadi, bersama dengan daftar kegiatan yang bernama individu telah sepakat untuk melakukan. Pastikan seseorang ditugaskan untuk mengambil catatan selama pertemuan jika Anda berpikir Anda akan terlalu sibuk untuk melakukannya sendiri.
Poin Penting :
Menjalankan pertemuan yang efektif lebih daripada mengirimkan pemberitahuan bahwa tim Anda adalah untuk bertemu di waktu dan tempat tertentu. Rapat yang efektif membutuhkan struktur dan ketertiban. Tanpa unsur-unsur mereka dapat berlangsung selamanya dan tidak mencapai apa-apa.
Dengan tujuan yang solid dalam pikiran, agenda yang ketat, dan komitmen untuk melibatkan peserta pertemuan dalam perencanaan, persiapan, dan pelaksanaan pertemuan, Anda baik di jalan untuk memimpin rapat besar.
Mengingat kebanyakan orang merasa frustasi ketika waktu mereka yang terbuang, mendapatkan reputasi untuk menjalankan pertemuan efisien dan berhasil baik bagi Anda dan karir Anda.