Memimpin rapat telepon yang efektif
Apakah Anda pernah menghadiri sebuah teleconference yang frustasi dan tidak produktif? Anda mungkin tahu berapa banyak hal yang bisa salah - teknologi yang membingungkan atau tidak memadai, ada terlalu banyak orang pada panggilan,
Anda tidak tahu siapa lagi yang di telepon, klik tombol mute dan mematikan, orang baru masuk panggilan dan mengganggu rapat, dan orang-orang berbicara atas satu-sama lain.
Dalam pertemuan tatap muka, kita sering bergantung pada "bahasa tubuh" dan alat-alat visual lainnya untuk membantu kami mengelola peserta. Tapi ini tidak ada dalam teleconference, sehingga dapat mudah untuk kursi tampak tidak teratur dan kehilangan kontrol, atau menyebabkan pengalaman kurang dari memuaskan. Ini menjengkelkan bagi semua yang terlibat, dan itu jelas frustasi ketika kegagalan ini berarti bahwa pertemuan itu gagal untuk mencapai tujuannya.
Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk memastikan bahwa telekonferensi Anda mengelola produktif dan efektif?
Artikel kami di Menjalankan Rapat Efektif memberikan aturan-aturan sederhana dan keterampilan untuk menjalankan pertemuan di-orang. Anda akan membutuhkan keterampilan yang sama untuk menjalankan teleconference, tetapi Anda mungkin harus menekankan atau sedikit mengubah beberapa daerah.
Bukan tanda teleconference sukses!
Apakah Anda pernah menghadiri sebuah teleconference yang frustasi dan tidak produktif? Anda mungkin tahu berapa banyak hal yang bisa salah - teknologi yang membingungkan atau tidak memadai, ada terlalu banyak orang pada panggilan,
Anda tidak tahu siapa lagi yang di telepon, klik tombol mute dan mematikan, orang baru masuk panggilan dan mengganggu rapat, dan orang-orang berbicara atas satu-sama lain.
Dengan semua kebingungan ini, sering ada kurangnya kejelasan dan penutupan pada masalah apapun, semua yang mengurangi efektivitas ini berpotensi tak ternilai - perjalanan waktu dan lingkungan-hemat - alat komunikasi.
Dalam pertemuan tatap muka, kita sering bergantung pada "bahasa tubuh" dan alat-alat visual lainnya untuk membantu kami mengelola peserta. Tapi ini tidak ada dalam teleconference, sehingga dapat mudah untuk kursi tampak tidak teratur dan kehilangan kontrol, atau menyebabkan pengalaman kurang dari memuaskan. Ini menjengkelkan bagi semua yang terlibat, dan itu jelas frustasi ketika kegagalan ini berarti bahwa pertemuan itu gagal untuk mencapai tujuannya.
Jadi, apa yang dapat Anda lakukan untuk memastikan bahwa telekonferensi Anda mengelola produktif dan efektif?
Artikel kami di Menjalankan Rapat Efektif memberikan aturan-aturan sederhana dan keterampilan untuk menjalankan pertemuan di-orang. Anda akan membutuhkan keterampilan yang sama untuk menjalankan teleconference, tetapi Anda mungkin harus menekankan atau sedikit mengubah beberapa daerah.
Bagaimana Melakukan Rapat Teleconference atau Virtual
Melakukan Rapat Teleconference atau Virtual
Teleconference dan pertemuan virtual yang nyaman dan hemat biaya. Mereka memungkinkan orang untuk berpartisipasi di mana pun mereka berada tanpa menimbulkan biaya perjalanan. Dengan beberapa langkah perencanaan sederhana, Anda dapat memastikan bahwa pertemuan teleconference atau virtual berjalan lancar dan menyelesaikan tujuannya.
Instruksi
o 1 Mengirimkan paket informasi pra-pertemuan. Ini harus mencakup tanggal dan waktu pertemuan, instruksi untuk panggilan dalam, agenda daftar barang yang akan dibahas dan tujuan pertemuan, dan informasi kontak bagi seseorang untuk menjawab pertanyaan atau membantu dengan masalah.
o 2 Masuk ke teleconference melalui telepon atau online ruang pertemuan virtual setidaknya setengah jam sebelum pertemuan dimulai. Untuk pertemuan virtual online, Anda mungkin ingin log in 45 menit sampai satu jam sebelumnya. Ini akan memungkinkan Anda untuk memecahkan masalah apapun sebelum peserta mulai log in Anda juga akan tersedia bagi mereka yang mungkin log pada awal.
o 3 Mintalah para peserta mengumumkan diri sebagai mereka login ini akan memungkinkan Anda untuk melacak kehadiran dan memungkinkan peserta di lokasi bervariasi untuk "bertemu" satu sama lain sebelum pertemuan dimulai.
o 4 Memulai rapat segera. Anda harus menghormati waktu peserta 'dalam lingkungan virtual sama seperti Anda akan berada dalam sebuah pertemuan fisik. Pada awalnya, meminta para peserta untuk menggunakan tombol bisu pada ponsel mereka jika seseorang akan berbicara untuk jangka panjang. Hal ini akan menghilangkan suara latar belakang yang mengganggu.
o 5 Apakah peserta dalam pertemuan teleconference atau virtual annouce diri dengan menyatakan informasi yang relevan seperti nama, departemen, jabatan dan lokasi sebelum mereka berbicara. Ini akan membiarkan semua orang tahu siapa yang berbicara pada waktu tertentu.
o 6 Mengikuti agenda. Redirect peserta jika mereka mulai berbicara tentang topik yang tidak relevan. Mengingatkan mereka tentang tujuan agenda dan pertemuan dan mengarahkan mereka kembali ke agenda saat ini. Biarkan mereka tahu bahwa Anda akan menyediakan waktu setelah pertemuan untuk diskusi terbuka.
o 7 Sebelum mengakhiri pertemuan virtual atau teleconference, bertanya terakhir kalinya apakah ada orang lain memiliki sesuatu untuk menambah, kemudian mengucapkan terima kasih kepada peserta untuk berpartisipasi. Meskipun mereka tidak harus melakukan perjalanan ke lokasi pertemuan, mereka masih mengambil waktu dari hari mereka untuk hadir, sehingga Anda harus menunjukkan penghargaan Anda.
o 8 Mengirim catatan pertemuan untuk para peserta pertemuan teleconference atau virtual dalam waktu 24 jam pertemuan. Ini akan memungkinkan mereka untuk meninjau bahan untuk akurasi saat pertemuan masih segar dalam pikiran mereka. Jika ada keputusan yang dibuat selama pertemuan, mereka harus dijabarkan dalam catatan. Setiap tugas yang ditugaskan harus didaftarkan, juga, bersama dengan siapa mereka ditugaskan untuk dan tanggal jatuh tempo.
10 Tips telekonferensi
Berikut adalah beberapa tips untuk membantu memastikan bahwa Anda teleconference adalah sebagai efektif seperti pada pertemuan-orang:
Jika Anda menggunakan layanan panggilan konferensi, menguji layanan sebelumnya dan pastikan bahwa rincian didistribusikan kepada semua orang diharapkan untuk hadir. Tidak ada yang lebih buruk bagi seorang hadirin daripada mencoba untuk dial in untuk teleconference hanya untuk menemukan bahwa nomor tidak terjangkau. Periksa bahwa layanan karya-karya sebelumnya. Jika Anda memiliki peserta internasional, itu juga layak memeriksa bahwa nomor bebas pulsa dapat diakses oleh orang di luar negara Anda. Pilihan web conferencing yang baik untuk mencoba termasuk GoToMeeting , WebEx , Dimdim dan Rapat Microsoft Live . Untuk pertemuan yang lebih
kecil, Skype dapat bekerja dengan baik.
Bagikan agenda menjelang pertemuan. Kecuali pertemuan ini adalah untuk menjadi sangat pendek dan hanya membahas satu topik, agenda sangat penting untuk memastikan bahwa semua orang tahu apa yang akan dibahas. Ini juga akan membantu Anda untuk menjaga semua orang di trek selama pertemuan - jika rapat dimulai melayang, Anda dapat mengarahkan orang kembali ke agenda. Ini perlu menguraikan agenda pada awal pertemuan.
Jadwal panggilan konferensi pada waktu yang sesuai setiap orang layanan perencanaan. Rapat seperti Tungle dan ScheduleOnce dapat membantu Anda untuk menentukan suatu waktu yang cocok semua peserta. Hal ini terutama penting jika Anda memiliki orang-orang panggilan dari seluruh dunia - Anda tidak ingin menyeret orang keluar dari tempat tidur jika Anda dapat membantu itu. Anda juga bisa menggunakan layanan seperti Timeanddate.com atau Setiap Zona Waktu untuk melihat mendapatkan ide dari zona waktu global dan menyarankan waktu yang mungkin cocok untuk semua orang.
Pastikan bahwa pertemuan dimulai tepat waktu. Jangan buang waktu orang dengan meminta mereka dial di tepat waktu hanya untuk harus menunggu sekitar untuk pertemuan untuk memulai. Kecuali Anda harus menunggu untuk peserta benar-benar penting, jangan menunda awal pertemuan untuk keluyuran.
Apakah orang tidak secara aktif berpartisipasi dalam diskusi bisu ponsel mereka. Kebisingan Latar Belakang bisa sangat mengganggu dan dapat membuat sulit untuk mengikuti percakapan, terutama pada panggilan dengan nomor besar peserta. Setelah orang bisu ponsel mereka meminimalkan kebisingan latar belakang asing. Layanan panggilan Skype dan banyak konferensi memiliki fungsi mematikan juga.
Biarkan semua orang tahu bahwa mengganggu adalah OK. Bila Anda tidak dapat melihat semua peserta, sulit untuk mengetahui kapan seseorang ingin menyela. Yang dapat membuat lebih sulit bagi individu pasif lebih untuk berkontribusi dalam percakapan - pertanyaan penting atau poin yang dapat saya terjawab. Biarkan orang tahu bahwa itu OK untuk menginterupsi dengan "Maafkan saya," dan kemudian telah mereka memperkenalkan diri sehingga setiap orang tahu siapa yang berbicara. Beberapa perangkat lunak web conferencing memungkinkan peserta untuk hampir "mengangkat tangan mereka" untuk menunjukkan bahwa mereka ingin berbicara, yang dapat berguna dalam pertemuan yang lebih besar.
Peralatan penting. Tak perlu dikatakan bahwa kualitas suara adalah sangat penting jika setiap orang adalah untuk memahami dan mengikuti pembicaraan. Headset dapat membantu untuk menghilangkan gema dan masalah umpan balik yang speakerphone dapat memperkenalkan, dan dapat juga berguna jika kebisingan latar belakang adalah masalah. Jika Anda pada anggaran, headset murah akan menghasilkan hasil yang lebih baik daripada speakerphones murah.
Luangkan waktu untuk istirahat. Untuk pertemuan lagi, ingatlah untuk jadwal waktu untuk istirahat kenyamanan. Namun, jika pertemuan Anda akan cukup lama untuk memerlukan istirahat dijadwalkan, mungkin layak mempertimbangkan pemisahan itu menjadi dua pertemuan lebih terfokus.
Ketika mengadakan pertemuan yang lebih besar, pertimbangkan baik memiliki panggilan setiap orang dalam atau memiliki semua yang hadir di kantor. Jika setengah tim hadir di ruangan itu selama pertemuan, sementara orang lain di telepon, pasti akan mendapatkan hal-hal yang tidak terjawab seperti yang di perjuangan telepon untuk mengikuti percakapan yang terjadi di ruang rapat. Setelah memanggil setiap orang dalam akan memberikan tingkat lapangan bermain untuk semua peserta dan mendorong semua orang untuk berkontribusi sama.
Mintalah seseorang mengambil catatan dan mendistribusikannya setelah pertemuan. Paling tidak, Anda harus mendistribusikan poin tindakan setelah pertemuan. Jika Anda memiliki seseorang mengambil catatan dan mengetik selama panggilan, telah mereka bisu telepon mereka - bisa mengklik mengganggu. Jika Anda tidak ingin mengambil catatan selama pertemuan, pertimbangkan merekam panggilan untuk mencatat kemudian.