Menilai Risiko dan Memaksimalkan Keuntungan
Mengklasifikasikan pembelian Anda.
Anda baru saja mengambil tanggung jawab untuk pembelian di sebuah perusahaan logistik internasional utama, dan Anda meninjau semua pembelian bahan bakar selama dua tahun terakhir.
Perusahaan menghabiskan uang untuk bahan bakar, dan itu mempekerjakan Anda, di bagian, untuk mencari cara untuk memotong biaya.
Masalahnya adalah bahwa, karena sifat beragam metode transportasi perusahaan Anda (yang meliputi udara, tanah, dan angkutan laut), masing-masing departemen pembelian bahan bakar individu secara terpisah. Jadi, pembagian udara pembelian bahan bakar jet sendiri, pembelian truk diesel divisi sendiri, dan pembelian deliverable divisi deliverable minyaknya sendiri.
Bagaimana mungkin Anda bisa mengurangi biaya pada seperti yang diperlukan, tapi akhirnya tersebar, komoditas? Pembelian Portofolio Model Kraljic membantu Anda melakukan hal ini.
Memahami Pembelian Portofolio Model Kraljic
Pembelian Portofolio Model Kraljic diciptakan oleh Peter Kraljic dan pertama kali muncul di Harvard Business Review pada tahun 1983. Meskipun umurnya, itu model yang populer dan berguna digunakan di perusahaan-perusahaan di seluruh dunia.
Tujuannya adalah untuk membantu pembeli memaksimalkan keamanan pasokan dan mengurangi biaya, dengan membuat sebagian besar daya beli mereka. Dengan demikian, pengadaan bergerak menjadi kegiatan transaksional untuk kegiatan strategis - karena, seperti Kraljic berkata, "pembelian harus menjadi manajemen pasokan."
Cara Menggunakan Perangkat
Model ini melibatkan empat langkah:
- Pembelian klasifikasi.
- Analisis pasar.
- Strategis posisi.
- Rencana aksi.
Mari kita jelajahi masing secara lebih terinci.
Langkah 1: Klasifikasi Pembelian
Mulailah dengan mengelompokkan semua komoditas, komponen, produk, dan jasa yang Anda beli sesuai dengan risiko pasokan dan dampak potensi keuntungan dari masing-masing.
- Risiko pasokan tinggi ketika item adalah bahan baku yang langka, ketika ketersediaan dapat dipengaruhi oleh ketidakstabilan pemerintah atau bencana alam, ketika deliverable logistik sulit dan mudah bisa terganggu, atau ketika ada beberapa pemasok.
- Dampak keuntungan tinggi ketika item tersebut menambah nilai yang signifikan untuk output organisasi. Hal ini bisa jadi karena itu membuat proporsi yang tinggi dari output (misalnya, buah mentah untuk pembuat jus buah) atau karena memiliki dampak yang tinggi pada kualitas (misalnya, kain yang digunakan oleh produsen pakaian high-end).
Kemudian menandai setiap item di tempat yang tepat pada matriks klasifikasi pembelian produk ditunjukkan pada Gambar 1.
Kraljic merekomendasikan pendekatan berikut untuk setiap pembelian dari empat kuadran:
- Strategis item (keuntungan dampak tinggi, risiko pasokan tinggi)
Item ini pantas perhatian yang besar dari manajer pembelian. Pilihan mencakup pengembangan hubungan jangka panjang pasokan, menganalisis dan mengelola risiko secara teratur, perencanaan kontinjensi, dan mempertimbangkan membuat item di-rumah daripada membeli itu, jika sesuai. - Perhatikan bahwa langkah 3, di bawah ini, menyediakan pilihan rinci untuk pendekatan yang terbaik untuk membeli barang-barang, setelah mempertimbangkan faktor lain.
- Leverage item (keuntungan dampak tinggi, risiko pasokan rendah)
Pembelian pendekatan perlu dipertimbangkan di sini termasuk menggunakan daya beli Anda penuh, mengganti produk atau pemasok, dan menempatkan order volume tinggi. - Bottleneck item (keuntungan berdampak rendah, risiko pasokan tinggi)
Pendekatan berguna di sini termasuk overordering bila item tersedia (kurangnya ketersediaan yang dapat diandalkan adalah salah satu alasan paling umum bahwa pasokan tidak dapat diandalkan), dan mencari cara untuk mengendalikan vendor. - Non-kritis item (dampak keuntungan rendah, risiko pasokan rendah)
Pendekatan pembelian untuk item ini termasuk menggunakan produk standar, monitoring dan / atau volume order yang mengoptimalkan, dan mengoptimalkan tingkat persediaan.
Langkah 2: Analisis Pasar
Di sini, Anda menyelidiki seberapa banyak daya pemasok Anda miliki, dan berapa banyak daya beli Anda miliki sebagai pelanggan mereka. Cara yang baik melakukan hal ini adalah dengan menggunakan analisis Lima Kekuatan Porter. (Anda akan menggunakan informasi ini pada langkah berikutnya.)
Langkah 3: Posisi Strategis
Mengklasifikasikan produk atau bahan yang Anda diidentifikasi sebagai "strategis" dalam Langkah 1 sesuai dengan pemasok dan pembeli analisis kekuatan yang Anda lakukan pada Langkah 2. Untuk melakukannya, cukup masukkan setiap item dalam matriks portofolio pembelian, ditunjukkan dalam Gambar 2, di bawah ini.
Akhirnya, mengembangkan rencana aksi untuk setiap produk dan bahan yang Anda butuhkan secara teratur sesuai dengan di mana item-item ditempatkan dalam matriks pada Gambar 2.
Di indikasikan tiga Strategi pembelian adalah sebagai berikut:
- Exploit - Manfaatkan daya beli tinggi Anda untuk mengamankan harga yang baik dan kontrak jangka panjang dari sejumlah pemasok, sehingga Anda dapat mengurangi risiko pasokan yang terlibat dalam barang-barang penting. Anda juga dapat membuat "pembelian spot" batch individu item, jika pemasok tertentu menawarkan banyak.
- Yang hati-hati satunya adalah untuk tidak mengambil pendekatan agresif terlalu jauh, hanya dalam kasus mengubah keadaan.
- Saldo - Ambil jalan tengah antara pendekatan eksploitasi dan pendekatan diversifikasi dijelaskan di bawah ini.
- Diversifikasi - Mengurangi risiko pasokan dengan mencari pemasok alternatif atau produk alternatif. Misalnya, dalam contoh logistik kami, Anda dapat menggunakan kereta api untuk mengirim beberapa angkutan darat Anda, bukan hanya mengandalkan perusahaan truk?
Anda juga dapat meningkatkan daya beli Anda dengan mengkonsolidasikan ke pemasok tunggal. Dan, dalam situasi lain, Anda bisa membawa produksi item di-rumah.
Untuk lebih lanjut tentang rincian pemasok mengelola, lihat artikel kami pada Manajemen Pengadaan .
Poin Penting
Pembelian harus menjadi bagian dari strategi perusahaan. Dengan demikian, penting bahwa pembeli tahu cara untuk mengevaluasi risiko dan memaksimalkan keuntungan dengan memiliki pendekatan yang tepat untuk pengadaan.
Pembelian Portofolio Model Kraljic membantu pembeli memahami di mana produk mereka diklasifikasikan dalam hal risiko pasokan dan kontribusi keuntungan, dan juga tahu apakah keseimbangan kekuasaan terletak dengan mereka atau dengan pemasok mereka. Setelah Anda tahu ini, Anda dapat memilih strategi pembelian yang tepat.