Meningkatkan Nilai Strategis Pembelian
Mengelola pemasok utama Anda aktif.
Ketika Anda membeli sayuran, Anda mungkin hanya menghabiskan beberapa detik memutuskan apa dan di mana untuk membeli. Setelah semua, jika Anda membuat kesalahan dan selesaikan dengan apel yang membusuk di mangkuk buah Anda setelah beberapa hari, uang yang Anda sudah menyia-nyiakan tidak signifikan.
Bila Anda memilih mobil baru, meskipun, Anda akan menghabiskan lagi mengevaluasi apa yang Anda inginkan, dan Anda akan mempertimbangkan hal-hal seperti harga, dan tingkat layanan purna jual yang ditawarkan dealer yang berbeda.
Pengadaan - membeli barang dan jasa di tempat kerja - juga menuntut berbagai pendekatan tergantung pada situasi, meskipun keputusan biasanya yang lebih besar. Terlebih lagi, karena seseorang itu lain uang yang Anda belanja di tempat kerja, Anda perlu lebih ketat tentang memastikan Anda telah mempertimbangkan semua faktor yang dibutuhkan untuk membuat keputusan pembelian yang baik. Siapa yang Anda gunakan sebagai pemasok? Apa jenis ketentuan kontrak yang Anda butuhkan? Apa kendala dan pembatasan yang Anda miliki pada daya beli Anda? Dan sebaiknya Anda membuat sesuatu, atau membelinya di?
Pengadaan - atau membeli - barang dan jasa dari pemasok eksternal merupakan bagian penting dari kebanyakan organisasi. Bahan dan dukungan yang diberikan oleh pemasok Anda sering kunci keberhasilan keseluruhan organisasi mereka. Oleh karena itu, praktek yang baik untuk mengelola proses penyediaan akuisisi seluruh hati-hati untuk memastikan Anda mendapatkan apa yang Anda inginkan - dan apa yang Anda bayar.
Setelah proses di tempat memungkinkan Anda untuk mengelola pemesanan, penerimaan, review, dan persetujuan item - dan set up prosedur untuk mengelola hubungan pemasok.
Melakukan hal ini benar membantu Anda memastikan bahwa semua yang Anda beli adalah sesuai dengan tujuan, dan membantu Anda mengenali dan mengatasi masalah dengan cepat. Mengembangkan proses pengadaan manajemen yang efektif akan membantu Anda memaksimalkan nilai dari hubungan pemasok Anda - dan menjaga dan memaksimalkan hasil dari proyek Anda.
Tentu,
hal ini membutuhkan banyak pekerjaan. Namun, jika Anda mendapatkan pengadaan
yang tepat Anda dapat menurunkan harga Anda membayar untuk sumber daya, pada
saat yang sama bahwa Anda melindungi diri dari semua, gangguan keterlambatan
stres, dan biaya yang datang dengan pemasok tidak dapat diandalkan atau masukan
cacat.
MENDORONG EFISIENSI MELALUI PENGADAAN STRATEGIS
Krisis keuangan
global telah mengubah wajah strategi untuk meningkatkan efisiensi operasional
secara keseluruhan di antara operator telekomunikasi terutama di Timur Tengah
dan Afrika. Operator diminta untuk semakin fokus pada garis-bawah ditingkatkan
untuk menjamin pendanaan untuk ekspansi masa depan. Kondisi ini membuat salah
satu pengadaan driver efisiensi penting bagi operator.
Pengadaan strategis
lebih dari sekedar memeras pemasok, tapi itu bukan perubahan menyeluruh dalam
pendekatan pembelian. Hal ini memungkinkan untuk melakukan transisi dari fungsi
dukungan 'ad-hoc' untuk pendekatan strategis jangka panjang. Untuk
memaksimalkan pergeseran ini, sangatlah penting bahwa pendekatan ini cukup
didukung oleh analisis dan lingkungan memfasilitasi dalam organisasi.
Makalah ini
menggambarkan 'perspektif tentang bagaimana fungsi pengadaan, secara
tradisional dilihat sebagai unit administrasi dan kontrol belaka, dapat berubah
menjadi' Delta Mitra agen perubahan-'untuk operator telekomunikasi. Hal ini
mungkin dapat dilakukan jika organisasi bersedia untuk mengubah model bisnis
yang ada ke arah yang lebih terintegrasi untuk penciptaan nilai.
KUNCI UTAMA
- Dua pertiga dari semua biaya dari operator telekomunikasi berada dalam wilayah pengaruh fungsi pengadaan
- Pengadaan strategis dapat membantu organisasi meningkatkan margin EBIT mereka dengan 4-8 pp
- Keberhasilan pelaksanaan pengadaan strategis tergantung pada tiga pilar - mendefinisikan model sourcing, model organisasi dan pemerintahan secara keseluruhan
Apa Pengadaan Strategis?
Pengadaan
strategis terdiri dari penerapan strategi sourcing yang benar untuk setiap
elemen dalam kategori sumber. Dalam
telekomunikasi, empat kategori utama jaringan, IT, Sales & Marketing dan
Administrasi Umum.
Ini melibatkan
mengadopsi pendekatan jangka panjang, buy-in dari seluruh organisasi serta
adanya kemampuan analitis dan negosiator terampil di departemen pengadaan. Oleh
karena itu, pertanyaan kunci yang perlu dijawab adalah apa strategi sourcing
yang benar dan bagaimana hal ini diterjemahkan ke dalam peningkatan efisiensi?
Tidak ada rumus mudah untuk strategi sourcing yang benar - terutama karena apa
yang berhasil diterapkan di satu pasar atau operasi mungkin tidak bekerja di
tempat lain. Aspek yang paling penting dalam pengadaan strategis adalah untuk
hati-hati menjelaskan pendekatan sumber potensial mempertimbangkan strategi
operator korporasi dan komersial, kepentingan strategis dan relevansi keuangan
dari item yang akan bersumber dan kondisi pemasok pasar.
Meskipun krisis
keuangan, pemain regional telah menyaksikan pertumbuhan pelanggan secara
keseluruhan dan tetap pada mencari peluang ekspansi. Namun, operator harus
menyesuaikan model mereka beroperasi pada lingkungan yang lebih sukar modal
terbatas, persaingan yang tinggi dan kebutuhan menuju realisasi sinergi.
Terbatasnya akses ke modal
Akses ke modal untuk rencana ekspansi telah menjadi lebih sulit dan mahal karena lebih tinggi risiko keengganan dari industri perbankan. Hanya perusahaan yang dapat menunjukkan kinerja pasar yang luar biasa, dalam hal pertumbuhan top line serta bottom-line efisiensi, diperbolehkan akses. Dalam lingkungan ini, CAPEX dan OPEX optimasi sangat penting untuk memastikan setiap dolar yang diinvestasikan memberikan keuntungan tertinggi.
Sangat kompetitif pasar
Mirip dengan pasar Eropa yang sebanding, persaingan tinggi, dan meningkatnya tekanan pada marjin di seluruh jatuh tempo pasar Timur Tengah memerlukan peningkatan strategi efisiensi biaya. Di Afrika, efisiensi biaya secara historis memainkan peran yang jauh lebih penting daripada di Timur Tengah. Hal ini disebabkan proporsi yang lebih tinggi dari low-nilai pengguna yang membuat ROI menantang untuk mencapai.
Synergy realisasi
Setelah
kegiatan konsolidasi yang intens di sektor pasar muncul mobile, sebagian besar
didorong oleh pemain regional yang kuat dan berkomitmen seperti Zain, Etisalat,
Orascom, Qtel dan MTN, kecepatan yang melambat. Operator menghadapi tantangan
nyata dalam mewujudkan sinergi biaya yang diproyeksikan dalam rencana bisnis
yang ambisius. Singkatnya, operator emerging market akan bergerak jauh dari
saat mereka hanya fokus pada ekspansi untuk menghasilkan nilai pemegang saham,
ke waktu ketika mereka fokus pada waktu-ke-pasar dan peningkatan efisiensi.
Semua ini mengharuskan fungsi pengadaan memainkan peran sentral.
Bagaimana bisa
Pengadaan Strategis berkontribusi terhadap penciptaan nilai yang efektif?
Pengadaan
strategis adalah alat utama untuk konsep model bisnis baru mencari peningkatan
efisiensi.
Hal ini dicapai
dengan mengidentifikasi bidang utama potensi tabungan dan mengemudi model
sumber inovatif yang dapat memungkinkan operator untuk menemukan kembali
struktur biaya mereka. Misalnya dengan mengubah biaya tradisional tetap menjadi
variabel melalui model outsourcing. Meskipun tidak semua kategori biaya dapat
dipengaruhi oleh pengadaan, biasanya sampai dua pertiga dari semua biaya dari
operator telekomunikasi berada dalam wilayah pengaruh fungsi pengadaan.
Memfokuskan sumber daya pada sumber yang paling relevan dari biaya, fungsi
pengadaan dapat mendukung operator dalam mencapai peningkatan efisiensi penting
dalam jangka pendek. Hal ini dicapai dengan manipulasi langsung maupun tidak
langsung dari tuas pembelian kunci
- Harga barang dan
- Volume pembelian.
1. Harga barang
Dengan dukungan
dari unit bisnis lainnya, pengadaan diberikan tanggung jawab untuk
mengevaluasi, membandingkan dan (re) negosiasi harga dengan vendor di semua
lini bisnis, berdasarkan pada penawaran awal dan terbaik harga pasar yang
tersedia.
2. Volume pembelian
Menindaklanjuti
kebutuhan masing-masing unit bisnis, pengadaan harus berkonsentrasi pada
permintaan, memusatkan hubungan dengan vendor dan mencapai harga diskon melalui
kekuatan negosiasi ditingkatkan. Secara paralel, pengadaan juga harus internal
berusaha untuk kebijakan konsumsi ditingkatkan dan mekanisme kontrol.
Hasil positif
oleh tindakan jangka pendek dan alat dapat dibawa ke tingkat berikutnya dengan
dukungan dari fungsi pengadaan strategis berfokus pada peningkatan keseluruhan
sumber dan pembelian proses. Berdasarkan pengalaman Delta Partners ', diamati
bahwa potensi untuk rentang penciptaan nilai antara 4 - 8 pp margin EBIT untuk
pemain pasar khas muncul mobile (Seperti ditunjukkan dalam Exhibit 1).
Studi
Kasus: Sebuah operator mobile yang secara
historis mengandalkan distributor bahan bakar lokal memutuskan untuk memperluas
cakrawala dengan mempertimbangkan importir internasional dalam rangka
mengurangi ketergantungan pada pemain lokal. Ini membantu untuk meningkatkan
keamanan pasokan, dan menurunkan tingkat keseluruhan
Bagaimana organisasi menerapkan Pengadaan Strategis?
1. Sourcing Model
Sebuah model
sumber yang kuat sangat penting bagi keberhasilan keseluruhan pengadaan
strategis karena diperlukan untuk masing-masing dari empat kategori utama
telekomunikasi - Jaringan, IT, Sales & Marketing dan Administrasi Umum.
Dalam rangka untuk mendapatkan item yang berbeda dalam masing-masing kategori,
model sourcing perlu mempelajari lebih dalam aspek menghabiskan analisis,
manajemen pemasok hubungan, dan rencana kategori.
1.1 Menghabiskan analisis
Langkah pertama
menuju pendekatan strategis dalam fungsi pengadaan adalah pencapaian
transparansi seluruh organisasi pada apa yang dibeli oleh siapa, jenis
persetujuan yang disyaratkan dan keteraturan nya.
Adalah penting
bahwa unit pengadaan memiliki orang dengan profil analitis dalam rangka untuk
melakukan secara teratur menghabiskan analisis dan pelaporan. Misalnya, hanya
dengan menginstal transparansi tentang menghabiskan, dan penyaluran setiap
order pembelian melalui departemen pengadaan (diberdayakan untuk proses
negosiasi keseluruhan), operator seluler mampu mengurangi OPEX tahunan
menghabiskan sebesar 2%.
1.2 Pemasok manajemen hubungan
Langkah
berikutnya dalam strategi sourcing adalah untuk penelitian pilihan sumber yang
tersedia di pasar pemasok, yang dapat berasal dari vendor lokal atau
internasional. Sebuah penilaian rinci dari pilihan pemasok yang berbeda harus
dilakukan, menimbang berbagai kriteria, seperti harga, lead time, kualitas,
dukungan di tempat dan kondisi jangka panjang, antara lain. Di sini, petugas
pengadaan harus menggunakan kreativitas mereka dalam mengeksplorasi pilihan
alternatif pasokan. Sebuah pemasok pra-kualifikasi proses untuk memastikan
mereka memenuhi persyaratan selaras dengan strategi pengadaan dan kebijakan
juga diperlukan.
1.3 Kategori rencana
Implementasi
dari strategi sourcing sukses juga didasarkan pada perencanaan yang efektif
kategori. Untuk semua item dalam empat kategori - yaitu Jaringan, IT, Penjualan
& Pemasaran dan administrasi umum, unsur-unsur dari strategi vendor,
hubungan, struktur harga, syarat pembayaran dan persyaratan pengiriman
memainkan peran penting. Hal ini memerlukan yang jelas tentang sumber pembelian
(seperti produsen peralatan asli, grosir atau pengecer), gunakan salah satu
pemasok / multiple, pendek atau jangka panjang secara persyaratan kredit, atau
uang tunai, dan keputusan tentang jangka waktu pengiriman.
Sebagai aturan,
kerangka keseluruhan harus berisi semua item yang diminta dari pemasok sebagai
bagian dari kutipan yang disediakan, bersama dengan prospek jangka panjang
volume tahunan serta re-negosiasi siklus. Hal ini perlu diformalisasikan secara
tertulis dan diumumkan kepada karyawan masing-masing pengadaan.
Studi
Kasus: Didukung oleh dukungan penasehat Delta
Mitra, operator seluler MEA mampu mengurangi CAPEX jaringan dengan 35%, melalui
negosiasi ulang terpusat elemen jaringan. Hal ini didasarkan pada proses
penawaran yang kompetitif dan penutupan perjanjian kerangka kerja untuk tahun
yang akan datang.
2. Organisasi Model
Pengenalan
pengadaan strategis dalam suatu organisasi harus dilakukan dalam pendekatan
bertahap. Pertama, sebuah organisasi pengadaan mampu dan diberdayakan perlu
diletakkan di tempat. Kebanyakan organisasi modern yang memilih prinsip
manajemen kategori, dimana setiap karyawan bertanggung jawab untuk pengadaan
kategori tertentu.
Namun,
pengadaan strategis belum tentu terkait dengan model organisasi tertentu.
Terlepas dari 'operator set-up, karyawan pengadaan harus spesialis dengan
pengalaman yang kuat di daerah dan memiliki tidak hanya terdengar keterampilan
kuantitatif dan analitis, tetapi juga kemampuan untuk berkomunikasi dan
bernegosiasi secara efektif. Di atas semua, integritas adalah persyaratan
mutlak. Agar efektif, organisasi pengadaan harus diberdayakan oleh manajemen
perusahaan.
Pemberdayaan dilakukan dengan memilih tingkat pelaporan yang
memadai dalam organisasi yang kemungkinan besar Chief Financial Officer (CFO).
Namun, ini bukan aturan keras dan cepat dan harus disesuaikan dengan kondisi
pasar lokal. Sebagai contoh, di pasar berkembang, di mana jaringan cepat
roll-out diperlukan, operator seluler menunjuk Direktur Pengadaan dalam Komite
Eksekutif sebagai seorang eksekutif C-level, yaitu CPO (Chief Officer
Pengadaan). Ini mencerminkan pentingnya organisasi diberikan kepada pengadaan
sebagai fungsi penting terutama ketika waktu-ke-pasar sangat penting.
Studi
Kasus: Sementara mendukung operator MEA dalam
proses tender dan pemilihan vendor pilihan di wilayah tersebut, Mitra Delta
membantu menciptakan sebuah platform yang bisa mencapai penghematan annoal dari
30% dan 15% pada SIM dan pembelian kartu awal masing-masing
3. Struktur Tata Kelola
Sebuah sistem
pemerintahan yang memadai sangat penting untuk meraup keuntungan dari pengadaan
strategis, seperti pengadaan strategis sering berorientasi pada pencapaian
tabungan, dan dapat bertentangan dengan kepentingan unit bisnis. Sebuah proses
eskalasi kepada manajemen senior perlu dipertimbangkan dan dilaksanakan untuk
mengatasi konflik tersebut. Sistem pemerintahan juga harus mencakup mekanisme
untuk mengelola hubungan dengan pemasok. Dengan cara ini, tren baru dan isu-isu
potensial dapat dideteksi sedini mungkin dan model sumber baru dapat dirancang
untuk bereaksi sesuai.
Daripada ketat
melihat P & L pengurangan biaya efektif yang dibandingkan dengan tahun lalu
yang menghabiskan, pengadaan kebutuhan metodologi sendiri penghematan
perhitungan untuk mengakses penghematan benar. Ini harus auditable dan didukung
namun pada saat yang sama cukup insentif karyawan. Delta Mitra telah
mengembangkan metodologi miliknya penghematan klasifikasi, akuntansi untuk
berbagai jenis tabungan tergantung pada sifat dari proses pembelian yang
efektif.
Penghematan
keras: Ini termasuk penghematan terdaftar terhadap sejarah
menghabiskan data dan dengan demikian secara langsung tercermin dalam akun P
& L.
Penghematan
lunak: Ini termasuk pengurangan biaya yang tidak dapat
dihitung dengan menggunakan data historis dan karena itu tidak membuat dampak
langsung pada P & L account. Namun, mereka meminimalkan dampak negatif
terhadap bottom line-bahwa pengeluaran yang lebih tinggi untuk item tertentu
akan menyebabkan. Contoh. Harga pengurangan melalui negosiasi selama pembelian
item baru.
Biaya
penghindaran: Ini termasuk pengurangan biaya yang telah dicapai
sebagai hasil dari perubahan spesifikasi produk (perubahan lingkup) karena
keterlibatan fungsi pengadaan. Pendaftaran menghindari biaya menyiratkan suatu
proses negosiasi antara pengguna bisnis (bertanggung jawab atas permintaan) dan
departemen pengadaan (bertanggung jawab untuk pembelian).
Ilustrasi Praktek Pengadaan Strategis Terbaik
Target harga: Alih-alih menggunakan proses RFP kompetitif, operator seluler bergeser ke 'model penetapan harga target', pengaturan pemasoknya target harga untuk kategori produk tertentu, yang mengarah ke transparansi maksimal. Ini target harga berasal dari harga pasar dunia secara keseluruhan, akuntansi untuk 'mark-up' untuk mencerminkan biaya tambahan (Contoh transportasi, distributor marjin dll). Penghematan keseluruhan dicapai diperkirakan sekitar US $ 1 per tahun Mn
Membalikkan
lelang: Standardisasi P & S permintaan, menjaga harga sebagai satu-satunya
variabel untuk membandingkan pemasok melawan. Lelang terbalik juga dapat
dilakukan melalui Internet, lebih lanjut mengurangi waktu dan usaha. Sebagai
contoh, operator MEA mengidentifikasi penyedia pemeliharaan situs baru yang
terintegrasi melalui proses lelang terbalik kompetitif, yang mengarah ke
pengurangan biaya 40%
Volume
bundling: pengadaan Terpusat pada level Group memungkinkan untuk standarisasi
Produk & Jasa (P & S) di semua operasi serta diskon kuantitas. Sebuah
operator selular yang dibundel CAPEX tersebut pada tingkat Grup mampu
mengurangi jaringan CAPEX sebesar 35%
Sumber komponen
yang berbeda: Dalam beberapa situasi, mungkin khusus untuk komponen sumber yang
berbeda dari pemasok yang berbeda, bukan seluruh paket dan terpusat. Hal ini
dapat menyebabkan penawaran yang paling kompetitif dari sumber yang berbeda.
Selanjutnya, kerangka sumber global yang melayani jejak operator, selanjutnya
dapat memberikan kontribusi terhadap penghematan yang signifikan
Pemasok
pilihan: Pemilihan pemasok pilihan menggunakan satu set yang telah ditentukan
parameter memastikan kontrol kualitas serta membantu untuk mendapatkan tarif
istimewa. Operator seluler bisa mendapatkan upgrade EDGE secara gratis dari
vendor sebagai imbalan untuk pemberian kontrak eksklusif untuk jaringan 3G
roll-out di negara Eropa
Diskon dengan
voucher: Dalam kasus tertentu, operator dapat bernegosiasi untuk voucher diskon
dari vendor pada saat menempatkan pesanan besar. Ini kemudian dapat digunakan
dalam pembelian berikutnya
Kontrak jangka
panjang / dibandingkan membeli tempat: Untuk pasar pasokan stabil (misalnya
bahan bakar), mungkin akan bermanfaat untuk masuk ke dalam perjanjian jangka
panjang dengan harga tetap untuk jangka waktu tertentu untuk lindung nilai
terhadap kenaikan harga yang diharapkan
Outsourcing:
Delta Partners didukung operator seluler dalam outsourcing fungsi call center
untuk penyedia layanan eksternal, menghasilkan penghematan sekitar 10% dari
biaya operasi, bersama kualitas pelayanan meningkat
Integrasi
Backwards: Jika produk / jasa yang dibeli adalah penting tinggi untuk operator
(penyedia konten misalnya), dekat kerjasama dengan pemasok tertentu atau
integrasi bahkan mundur mungkin strategi yang layak
Kesimpulan
Sejak krisis
keuangan global muncul lebih dari setahun yang lalu, MEA operator
telekomunikasi telah melambat ekspansi agresif mereka berencana karena
keterbatasan dana. Sementara itu, kebutuhan untuk membangun sinergi dan adanya
persaingan yang meningkat di pasar yang ada terus menekan margin. Dalam
lingkungan ini, pengadaan strategis telah terbukti menjadi tuas kuat dalam
rangka meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Operator seluler yang telah
sadar diinvestasikan dalam orientasi ulang-unit tersebar mereka beli, mengubah
tempat murni operasional mereka membeli pendekatan menjadi satu jangka panjang,
strategi terpadu, biasanya membuat fungsi kelompok terpusat menjadi pendorong
terikat untuk berhasil.
Delta Mitra
telah memiliki eksposur signifikan mendukung operator di seluruh pasar negara
berkembang dalam pembentukan fungsi pengadaan strategis. Berdasarkan
pengalaman, penghematan hingga 4 sampai 8 pp laba operasi (EBIT) dapat dicapai
oleh mereka operator yang berhasil dalam proses ini. Mereka mengambil inisiatif
untuk mengubah fungsi pengadaan menjadi "agen perubahan" yang bekerja
bergandengan tangan dengan pengguna bisnis untuk mendefinisikan kembali model
operasi tradisional untuk penciptaan nilai.
Operator
bersedia untuk mengadopsi pengadaan strategis dalam organisasi mereka perlu
berkonsentrasi pada tiga dimensi utama:
Definisi model
sumber strategis untuk kategori pengadaan kunci, yang membutuhkan rinci
menghabiskan analisis dan pengembangan rencana rinci kategori sebagai masukan
untuk memilih strategi yang paling tepat
Penciptaan
sebuah organisasi pengadaan mampu dan diberdayakan dimana setiap karyawan
pengadaan bertanggung jawab untuk kategori tertentu seperti Jaringan, IT,
Penjualan & Pemasaran Umum dan administrasi
Dalam kajian
mendalam dari organisasi pengadaan dan definisi dari model pemerintahan yang
mencakup isu-isu pengadaan baik spesifik serta interaksi dengan pengguna bisnis
untuk memastikan pengambilan keputusan terintegrasi. Organisasi juga perlu
mengembangkan kemitraan jangka panjang dengan pemasok, melalui peningkatan
intelijen pasar melalui penelitian pemasok ketat, jelas penjual pra-kualifikasi
kriteria dan evaluasi berkala & mekanisme umpan balik
Ketika dunia
mulai melihat melampaui krisis saat ini dan mengambil langkah-langkah pertama
menuju pemulihan, operator menguasai pengadaan strategis akan dapat muncul
kembali kuat, memanfaatkan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan ini untuk
memperkuat posisi mereka dalam lingkungan yang semakin tangguh di pasar negara
berkembang.