Essential Skills for an Excellent Career: 11.16. Bekerja Dengan Konsultan

Mendapatkan Terbaik Dari Pakar Independen

Konsultan adalah profesional yang sangat berpengalaman dibawa untuk menangani masalah atau proyek-proyek tertentu.

Luke baru ini menyewa seorang konsultan spesialis untuk membantu timnya dengan sebuah proyek. Alih-alih merasa yakin tentang proyek, namun, Luke merasa frustrasi.

Untuk mulai dengan, proyek ini telah menyelinap di belakang jadwal karena konsultan dimulai. Dia juga menyarankan perubahan yang melampaui lingkup proyek, dan itu akan menambah banyak biaya.

Selain itu, anggota tim Luke marah dengan memiliki sekitar. Mereka membenci kehadirannya, dan mereka secara aktif menentang beberapa perubahan ia menyarankan.

Lukas berpikir bahwa menyewa konsultan akan membantu timnya keluar. Sebaliknya, itu membuktikan menjadi sakit kepala.

Konsultan dapat membantu Anda memecahkan masalah yang kompleks dan menawarkan bimbingan ahli, tetapi mereka juga dapat menantang untuk bekerja dengan. Tanpa perencanaan dan pengelolaan yang cermat, mereka dapat menambah biaya, waktu, dan stres untuk proyek Anda.

Pada artikel ini, kita akan melihat bagaimana Anda bisa mendapatkan hasil terbaik ketika bekerja dengan konsultan.

Jika Anda mempertimbangkan untuk menyewa seorang konsultan atau penyedia bantuan teknis untuk membantu organisasi Anda dengan proyek tertentu atau masalah, Anda akan menemukan ini daftar sumber daya alat yang berguna dalam mengumpulkan informasi tentang bagaimana untuk membuat pilihan, bagaimana menilai kepercayaan dan pengalaman , bagaimana struktur biaya, dan isu-isu lainnya.

Bekerja dengan konsultan

Bekerja dengan konsultan dapat menjadi menyenangkan dan menantang. Digunakan dengan benar, konsultan dapat menyelesaikan masalah sulit dan membawa ide-ide baru dan wawasan. Digunakan secara tidak benar, mereka dapat mendemotivasi staf dan menguras sumber daya yang sudah terbatas.

Daftar ini adalah bagi calon pengguna konsultasi dan daftar beberapa pertanyaan yang harus Anda tanyakan pada diri Anda sebelum commissioning tugas, serta rekomendasi untuk mendapatkan hasil maksimal dari hubungan konsultasi.

Mengapa menggunakan konsultan?

Membeli dalam dan menggunakan konsultan manajemen dapat menjadi investasi yang berharga asalkan Anda:

memungkinkan cukup waktu untuk seluruh latihan

hati-hati menentukan daerah kebutuhan

tahu apa yang ingin Anda konsultan untuk melakukan

berhati-hati dalam memilih konsultan yang tepat

mengelola hubungan efektif

memantau kemajuan menuju hasil yang diinginkan

tidak menjadi terlalu tergantung pada konsultan

Apa yang bisa konsultan tawarkan?

Ada banyak keuntungan dalam menggunakan konsultan, termasuk keahlian mereka.

Sebagai konsultan tenggelam dalam spesialisasi mereka, mereka ditempatkan dengan baik untuk memberikan saran tentang keadaan seni. Ini mungkin tidak praktis bagi suatu organisasi untuk memanfaatkan keahlian tersebut dengan cara lain. Keuntungan lainnya adalah:

Untuk proyek-proyek jangka pendek mungkin lebih hemat biaya bagi perusahaan untuk membeli dalam keahlian dan bila diperlukan.

Bantuan dapat diperlukan untuk tim manajemen berlebihan atau untuk mengejar proyek yang akan tidak akan selesai.

Orang luar bisa melihat hal-hal yang tidak jelas bagi mereka di dalam atau mengatakan hal-hal yang anggota staf mungkin takut untuk mengartikulasikan.

Sama, karyawan mungkin lebih bersedia untuk menyetujui suatu tindakan jika mereka tahu bahwa saran yang tidak memihak telah diambil.

Tindakan checklist

1. Memperjelas kebutuhan untuk membeli dalam keahlian eksternal

Pertama, harus jelas tentang apakah Anda benar-benar membutuhkan seorang konsultan manajemen. Periksa bahwa pengetahuan dan keahlian yang dibutuhkan belum tersedia dalam organisasi.

Pertimbangkan juga, bahwa jika keahlian yang dibutuhkan secara terus-menerus, mungkin lebih efektif untuk mempekerjakan seseorang dengan pengalaman yang diperlukan. Namun, jika Anda mencari di sebuah proyek jangka pendek atau Anda perlu perspektif luar, tugas konsultan dapat menawarkan cara terbaik ke depan.

2. Melibatkan manajemen senior dari awal

Mendapatkan persetujuan personil senior untuk keputusan untuk menggunakan konsultan dan menjaga mereka informasi selama proses seleksi. Ini akan membantu memastikan bahwa pilihan Anda konsultan akan diterima pada tingkat atas.

3. Memahami kebijakan pengadaan organisasi dan praktek dalam hal menyewa konsultan

Organisasi besar sering membutuhkan departemen pengadaan untuk mengelola proses perekrutan. Ingatlah, bagaimanapun, bahwa komoditas membeli (misalnya alat tulis dan komputer) sangat berbeda dari layanan dan kekayaan intelektual membeli.

4. Pastikan ketidakberpihakan

Pastikan bahwa setiap orang dengan minat menyatakan ini dan bukan merupakan bagian dari menunjuk panitia atau kelompok.

5. Siapkan daftar shortlist kemungkinan konsultan

Beberapa konsultan menawarkan berbagai layanan, daerah-daerah tertentu kegiatan usaha atau jenis spesifik organisasi. Rekomendasi ini juga sering digunakan. Mintalah orang-orang yang bekerja dengan Anda untuk menyarankan orang yang mereka percaya. Pastikan Anda meminta referensi dari klien sebelumnya untuk membangun track record konsultan.

6. Mintalah proposal tertulis dari konsultan di daftar pendek

Ini akan memungkinkan Anda untuk menetapkan sejauh mana konsultan dapat membantu Anda, kemungkinan manfaat, dan durasi penugasan. Hal ini juga harus memberikan wawasan pendekatan konsultan untuk masalah ini.

7. Menghasilkan dialog yang sejati

Bertujuan untuk dialog dalam arti kemitraan daripada memiliki divisi tajam kerja antara dirimu. Daripada konsultan hadir dengan masalah didefinisikan secara ketat, mungkin akan membantu untuk melibatkan mereka pada tahap definisi masalah. Mereka mungkin memiliki wawasan yang berguna dan kemampuan strategis untuk membawa ke meja.

8. Memahami imperatif komersial dalam pikiran konsultan '

Untuk memenangkan kontrak, konsultan mungkin tampak setuju dengan diagnosis Anda, tetapi tidak dapat benar-benar melakukannya. Setelah bertunangan, konsultan mungkin berharap untuk mendefinisikan kembali tugas - baik untuk menyesuaikan analisis mereka terhadap masalah atau untuk memungkinkan mereka untuk melakukan apa yang mereka lakukan terbaik.

9. Studi proposal konsultasi yang diajukan

Ini harus mencakup sebagai berikut:

pemahaman tentang situasi atau kebutuhan

program kerja

jadwal untuk menyelesaikan pekerjaan

pernyataan manfaat

indikasi gaya konsultan dan pendekatan

rincian staf yang terlibat, termasuk kualifikasi dan pengalaman yang relevan

sumber daya yang dibutuhkan, waktu, informasi, peralatan dan waktu staf Anda sendiri, untuk pertemuan, wawancara dan bekerja dalam tim bersama, misalnya

referensi ke pekerjaan sebelumnya yang sifatnya serupa dilakukan di tempat lain.

perkiraan biaya dan biaya.

10. Finalisasi kesepakatan tersebut

Memeriksa syarat dan kondisi dari perjanjian dengan hati-hati untuk memastikan bahwa mereka jelas dan tidak ambigu dan bahwa Anda puas dengan ketentuan, terutama jika Anda tidak memiliki kontrak standar untuk tugas konsultasi.

11. Berhati-hatilah jika Anda perlu untuk mempekerjakan lebih dari satu konsultan untuk tugas

Terkadang pekerjaan akan membutuhkan lebih dari satu konsultan, misalnya jika pengetahuan khusus yang utama (atau "lead") konsultan tidak dapat pasokan yang dibutuhkan. Pastikan setiap hubungan tersebut didefinisikan secara jelas, dan khususnya pastikan bahwa itu jelas siapa yang mempekerjakan, mengelola, dan mengevaluasi menginstruksikan konsultan sekunder.

12. Jelaskan kepada semua pihak mengapa konsultan sedang digunakan

Staf singkat tentang mengapa konsultan telah ditunjuk, ketika ia, dia atau mereka akan tiba, dan kerjasama yang diharapkan. Pertimbangkan menunjuk seseorang sebagai kontak utama dengan konsultan, misalnya untuk membantu mereka dengan rutinitas asing, geografi dan sebagainya.

13. Meminta laporan rutin dan pertemuan tentang kemajuan tugas

Sangat penting untuk memantau kemajuan dan untuk mengukurnya terhadap tujuan dan program kerja yang disepakati. Anda mungkin ingin meminta laporan berkala, atau laporan pengecualian, dan untuk menjadwalkan pertemuan rutin pada titik-titik kunci selama periode konsultasi: start-up, tengah dan akhir proyek, misalnya.

14. Memiliki sesi tanya jawab sebelum akhir penugasan

Pastikan konsultan merangkum temuan-temuan dan kesimpulan dari proyek baik dalam laporan atau presentasi. Pastikan tidak ada kesalahpahaman atau kesalahan dan bahwa Anda telah menerima apa yang Anda minta.

15. Menilai Efektivitas konsultan

Ketika menerapkan perubahan, baik dilakukan oleh konsultan atau postconsultancy, periksa bahwa rekomendasi dan hasil diterapkan dengan benar, dan bahwa mereka tidak sedang dirusak oleh kembali ke "bisnis seperti biasa". Diskusikan kesulitan tertentu yang timbul selama pelaksanaan dengan mereka yang berkepentingan. Secara teratur memeriksa hasil yang dicapai dan mempertimbangkan tindak lanjut kunjungan dari konsultan.

Tips untuk bekerja dengan konsultan

Setiap pemimpin nirlaba dapat memberitahu Anda tentang waktu dia bekerja dengan konsultan dan bagaimana - untuk satu atau alasan lain - itu tidak berhasil.

Di sisi lain, lebih organisasi nirlaba yang berhasil menggunakan konsultan untuk memperluas kapasitas staf mereka dan mendapatkan sesuatu dilakukan dengan cepat.

Banyak memiliki cerita yang baik untuk memberitahu tentang bagaimana mereka memilih konsultan, hal-hal yang mereka lakukan untuk membuat hubungan kerja dengan baik, dan apa yang mereka mampu mencapai dengan bantuan konsultan.

Mengidentifikasi konsultan untuk proyek Anda adalah langkah pertama.

Banyak asosiasi di seluruh negara bagian dari organisasi nirlaba, serta organisasi pendukung manajemen, memiliki daftar yang konsultan kelompok dengan bidang keahlian.

Pemusnahan nama dari sumber-sumber yang membantu, tetapi Anda juga akan ingin bertanya-tanya.

Mintalah orang yang Anda hormati - dan yang gaya jala dengan budaya organisasi Anda - yang mereka telah digunakan dan apa pengalaman mereka telah.

Konsultan yang melakukan pekerjaan yang baik menjadi dikenal dari mulut ke mulut.

Sebelum Anda mulai berbicara kepada calon konsultan, garis jelas apa proyek Anda memerlukan, kiriman, batas waktu awal, dan informasi lainnya yang relevan.

Sangat penting untuk memiliki ini dalam bentuk tertulis karena kebanyakan konsultan menginginkan kerangka kerja sekitar yang mereka dapat merespon.

Jika Anda menggunakan permintaan-untuk-proposal strategi yang lebih formal, komponen ini sangat penting untuk mendapatkan informasi yang sama dari semua calon konsultan Anda.

Wawancara konsultan seperti yang Anda lakukan anggota staf potensial.

Dapatkan rasa gaya mereka dan melihat apakah jerat dengan Anda sendiri. Begitu banyak hubungan yang efektif dengan konsultan hubungannya dengan kimia.

Jika Anda menyukai individu di telepon dan didorong untuk bergerak maju, Anda mungkin ingin bertemu mereka secara pribadi, juga. Mengalami seseorang tatap muka kadang-kadang bisa sangat berbeda.

Dan, ketika semua dikatakan dan dilakukan, percaya usus Anda. Jika Anda memiliki keberatan dari jenis sedikit, intuisi Anda akan umumnya tidak menyesatkan Anda.

Ajukan pertanyaan-pertanyaan yang sulit: Apakah ada proyek konsultasi Anda gagal total? Apa yang Anda pelajari dari proses, dan bagaimana hal itu mengubah pekerjaan masa depan Anda?

Cari tahu apa yang menyebabkan mereka bergairah. Sebuah sinkronisitas dengan misi nirlaba Anda tidak selalu penting, tapi pasti bisa membantu.

Pastikan untuk mendapatkan referensi dan berbicara dengan klien sebelumnya untuk mendapatkan merasakan apa yang mereka pikirkan pekerjaan konsultan.

Sebuah pertanyaan kunci kepada mereka adalah, "Apakah Anda menyewa konsultan ini lagi?"

Jika seseorang ragu-ragu mungkin ada penyebab keprihatinan. Seorang konsultan yang sukses mendapatkan bisnis yang berulang untuk alasan yang baik.

Terakhir, setelah Anda telah menemukan bahwa "hak" konsultan, melindungi nirlaba dan konsultan dengan menggunakan surat kesepahaman atau kontrak.