Strategi untuk Menjinakkan Inbox Anda
Hari ini Senin pagi. Ketika Linda duduk di mejanya dia mengalami sensasi tenggelam akrab di perutnya ... Dia tidak takut kepala hari itu - dia takut inbox email-nya!
Linda memimpin sebuah tim besar, dan ia menerima sedikitnya 50 email setiap hari. Membaca dan menanggapi semua surat ini memakan waktu lama, dan sebagian besar karyanya mengambil kembali kursi untuk tugas ini setiap hari. Akibatnya, dia terkenal di belakang proyek, dan dia mulai datang pada akhir pekan hanya untuk mengejar ketinggalan.
Mengelola email secara efektif dan menjadi lebih produktif.
Hari ini Senin pagi. Ketika Linda duduk di mejanya dia mengalami sensasi tenggelam akrab di perutnya ... Dia tidak takut kepala hari itu - dia takut inbox email-nya!
Linda memimpin sebuah tim besar, dan ia menerima sedikitnya 50 email setiap hari. Membaca dan menanggapi semua surat ini memakan waktu lama, dan sebagian besar karyanya mengambil kembali kursi untuk tugas ini setiap hari. Akibatnya, dia terkenal di belakang proyek, dan dia mulai datang pada akhir pekan hanya untuk mengejar ketinggalan.
Ketika digunakan secara tepat, email merupakan alat komunikasi yang sangat berguna. Tapi, seperti Linda, banyak dari kita merasa kewalahan oleh jumlah mail yang kami terima dan perlu untuk merespon.
Namun, ada cara untuk mengelola email Anda sehingga Anda akan lebih produktif. Pada artikel ini, kita akan menjelajahi strategi untuk melakukan hal ini, sehingga Anda bisa mendapatkan di dengan kerja nyata di tangan.
Catatan:
Perlu diingat bahwa strategi ini mungkin tidak bekerja untuk semua orang. Jadi gunakan penilaian Anda sendiri yang terbaik ketika berpikir tentang bagaimana untuk mengelola email Anda.
Perlu diingat bahwa strategi ini mungkin tidak bekerja untuk semua orang. Jadi gunakan penilaian Anda sendiri yang terbaik ketika berpikir tentang bagaimana untuk mengelola email Anda.
Memeriksa Email
Mengecek email Anda secara teratur pada siang hari dapat menjadi cara yang efektif untuk menjaga kotak masuk Anda pada tingkat ditangani.
Namun, gangguan konstan dan gangguan yang datang dari multitasking dengan cara ini secara dramatis dapat menurunkan produktivitas Anda, dan mengganggu kemampuan Anda untuk memasuki keadaan aliran ketika bekerja pada proyek-proyek bernilai tinggi.
Periksa Email di Times Set
Salah satu strategi dapat Anda gunakan adalah untuk memeriksa email hanya pada set poin pada siang hari. Misalnya, Anda mungkin memutuskan bahwa Anda hanya akan memeriksa hal email pertama Anda di pagi hari, sebelum makan siang, dan pada akhir hari.
Di sini, hal ini membantu untuk mengatur perangkat lunak email Anda untuk "menerima" pesan hanya pada waktu tertentu, sehingga Anda tidak terganggu oleh pesan-pesan yang masuk. Jika Anda tidak dapat melakukan hal ini, setidaknya pastikan bahwa peringatan terdengar dan visual dimatikan.
Kapan Periksa Email
Anda juga dapat memesan waktu untuk membaca dan menanggapi email setelah periode panjang kerja terfokus, atau pada saat hari ketika energi Anda dan kreativitas berada di terendah mereka (ini berarti bahwa Anda dapat melakukan pekerjaan nilai yang lebih tinggi pada waktu lain). Artikel kami, Apakah ini Tugas Pagi? akan membantu Anda mengidentifikasi ketika Anda merasa paling energik, sehingga Anda dapat menjadwalkan waktu tepat.
Jika Anda khawatir bahwa rekan-rekan Anda, bos, atau klien akan terganggu atau bingung bahwa Anda tidak menanggapi email mereka dengan cepat, menjelaskan bahwa Anda hanya memeriksa email pada waktu tertentu, dan bahwa mereka dapat menghubungi Anda atau menggunakan pesan instan , jika masalah ini benar-benar mendesak.
Catatan:
Jelas, dalam beberapa peran, Anda harus memeriksa email secara teratur, terutama jika bisnis Anda menggunakan email sebagai alat komunikasi utama. Seperti dengan semua strategi, menggunakan penilaian Anda, berdasarkan keadaan Anda.
Jelas, dalam beberapa peran, Anda harus memeriksa email secara teratur, terutama jika bisnis Anda menggunakan email sebagai alat komunikasi utama. Seperti dengan semua strategi, menggunakan penilaian Anda, berdasarkan keadaan Anda.
Membaca Email
Ketika datang untuk membaca email, Anda bisa membuang-buang jam jika Anda tidak menggunakan waktu ini cerdas.
Aturan Dua Menit
Pertama, coba gunakan "Dua-Menit Aturan" (sebuah konsep dari David Allen, penulis Getting Things Done ) - jika email akan memakan waktu kurang dari dua menit (membaca cepat, dan jawaban singkat) maka mengurusnya sekarang, bahkan jika itu bukan prioritas tinggi.
Ide di balik ini adalah bahwa jika membutuhkan waktu kurang dari dua menit untuk bertindak, kemudian membaca dan kemudian menyimpan tugas pergi "untuk melakukan kemudian" memakan waktu lebih lama dari itu akan hanya mengurus tugas sekarang.
Jadwal Waktu
Untuk email yang akan memakan waktu lebih lama dari dua menit untuk membaca atau menanggapi, jadwal waktu pada kalender Anda, atau menambah ini sebagai tindakan pada Anda To-Do List , untuk melakukan nanti.
Kebanyakan program email akan memungkinkan Anda untuk menyorot, bendera, atau bintang pesan yang membutuhkan respon, sehingga memanfaatkan fitur ini berguna kapanpun Anda bisa.
Tip:
Banyak dari kita juga mendapatkan banyak pemberitahuan internal. Mereka adalah orang "FYI" email dari kantor perusahaan atau anggota tim yang ingin menjaga kita "dalam lingkaran." Jika Anda melihat nama Anda di kolom "cc" bukan kolom "To", kemungkinan itu email FYI. Pertimbangkan pengajuan itu dalam folder "Untuk Baca", dan mengatasi ketika Anda punya waktu.
Banyak dari kita juga mendapatkan banyak pemberitahuan internal. Mereka adalah orang "FYI" email dari kantor perusahaan atau anggota tim yang ingin menjaga kita "dalam lingkaran." Jika Anda melihat nama Anda di kolom "cc" bukan kolom "To", kemungkinan itu email FYI. Pertimbangkan pengajuan itu dalam folder "Untuk Baca", dan mengatasi ketika Anda punya waktu.
Mengorganisir Email
Dapatkah Anda membayangkan memiliki sebuah kotak dengan apa-apa di dalamnya? Ini hampir terdengar terlalu bagus untuk menjadi kenyataan!
Meskipun kotak masuk kosong (juga disebut "kotak masuk nol") mungkin tidak realistis bagi banyak dari kita, menjaga kotak masuk utama kami dibersihkan bisa membuat kita lebih teratur, dan membantu menghilangkan stres.
Pengajuan Email
Mulailah dengan menyiapkan sistem pengarsipan sederhana untuk membantu mengelola mail Anda.
Anda bisa menggunakan kategori berjudul "Aksi Produk", "Menunggu," "Referensi", dan "Arsip." Jika Anda mampu untuk tetap di atas folder Anda - terutama "Aksi" dan "Menunggu" folder - Anda bisa menggunakan mereka sebagai informal, To-Do List untuk hari itu.
Jika empat kategori terdengar terlalu sederhana untuk kebutuhan Anda, Anda dapat mengkonfigurasi sistem yang lebih rinci. Misalnya, Anda bisa membuat folder untuk setiap proyek yang sedang Anda kerjakan, atau memiliki folder ditetapkan untuk masing-masing klien Anda atau tenaga penjualan.
Keuntungan untuk membuat folder khusus untuk email pemrosesan adalah bahwa hal itu membuat pencarian lebih mudah untuk mail masa lalu. Alih-alih menjelajahi seluruh sistem email, Anda hanya dapat mencari di folder tertentu.
Tip:
Sebuah pendekatan alternatif adalah dengan menggunakan alat berbasis PC pencari yang baik seperti Google Desktop Search - ini membuat sangat mudah untuk mencari email dan dokumen lainnya.
Sebuah pendekatan alternatif adalah dengan menggunakan alat berbasis PC pencari yang baik seperti Google Desktop Search - ini membuat sangat mudah untuk mencari email dan dokumen lainnya.
Menggunakan Aturan
Kebanyakan program email, seperti Outlook dan Gmail, memungkinkan Anda untuk membangun "Aturan" untuk membantu dengan menyortir email ke dalam folder tertentu.
Misalnya, Anda mungkin akan mendapatkan beberapa email per hari memberitahukan penjualan bahwa perusahaan Anda telah dibuat. Anda ingin menerima ini, karena Anda ingin melihat apa yang terjadi, tetapi Anda tidak ingin mereka kekacauan Kotak Masuk Anda.
Ini adalah di mana Anda bisa membuat sebuah Aturan dalam program email Anda yang bergerak email dengan "Pemberitahuan Dijual:" dalam baris subjek lurus ke "Penjualan Made" folder segera setelah mereka masuk ini membebaskan waktu Anda dari pengajuan ini email , dan memungkinkan Anda untuk menyimpan semua email penjualan dalam satu folder.
Non-esensial Email
Jika Anda secara teratur menerima email seperti newsletter, blog dan feed artikel, pertimbangkan untuk memiliki mereka kembali diarahkan ke alamat email lain, atau aturan digunakan, sehingga mereka langsung dikirim ke folder tertentu.
Ini akan membantu menjaga kotak masuk utama Anda jelas, dan mereka akan berada di satu tempat, siap untuk membaca pada waktu yang tepat.
Tip:
Anda dapat membuat perbedaan bagi dunia, bos kolega Anda dan klien dengan menulis email yang efektif . Ini tidak hanya akan menyelamatkan mereka stres dan frustrasi, tetapi ringkas, email yang relevan juga dapat menyimpan sejumlah besar waktu - Anda dan mereka.
Anda dapat membuat perbedaan bagi dunia, bos kolega Anda dan klien dengan menulis email yang efektif . Ini tidak hanya akan menyelamatkan mereka stres dan frustrasi, tetapi ringkas, email yang relevan juga dapat menyimpan sejumlah besar waktu - Anda dan mereka.
Kebiasaan Tim yang Terbaik
Salah satu hal terbaik yang dapat Anda lakukan, untuk membatasi jumlah email yang Anda perlu proses, adalah mendorong tim Anda untuk mengirimkan Anda kurang.
Sebagai contoh, jika anggota tim tertentu secara teratur mengirim Anda panjang, ditarik keluar email, biarkan mereka tahu. Katakan kepada mereka dengan lembut tapi tegas bahwa karena permintaan pada waktu Anda, Anda akan menghargai email tidak lebih dari satu atau dua paragraf. Apa pun lebih lama dari yang seharusnya menjamin panggilan telepon. Atau, mereka bisa mampir kantor Anda untuk sebuah diskusi.
Juga, mempromosikan email yang baik dan strategi komunikasi dalam organisasi Anda - mendorong orang untuk menggunakan strategi yang disorot dalam artikel ini dan kami Menulis Email yang Efektif dan Menggunakan Instant Messaging artikel.
Poin Penting :
Kebanyakan dari kita merasa kewalahan melalui email. Meskipun alat komunikasi yang besar, lebih sering daripada tidak itu berlebihan. Dengan mengelola secara efektif, Anda dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas Anda.
Untuk mendapatkan kontrol dari kotak masuk Anda, mulailah dengan memeriksa dan pengolahan email hanya pada waktu tertentu di siang hari. Jika Anda khawatir tentang respon tertunda, biarkan orang tahu bahwa Anda tidak periksa email Anda terus-menerus.
Juga, cobalah untuk menjaga kotak masuk Anda sejelas mungkin. Mengatur mail menggunakan folder seperti "Aksi", "Menunggu" dan "Arsip". Dan ketika Anda melakukan cek mail, menggunakan aturan dua menit - setiap email yang dapat dibaca dan ditanggapi dalam dua menit atau kurang harus ditangani saat itu.
Anda juga dapat mengurangi surat masuk Anda dengan meminta orang untuk mengirim Anda kurang, dan dengan advokasi email yang efektif dan strategi komunikasi dalam organisasi Anda.