Kunci Efisiensi
Bagaimana menulis diprioritaskan To-Do Lists,
Apakah Anda sering merasa kewalahan oleh jumlah pekerjaan yang harus Anda lakukan, atau Anda menemukan diri Anda hilang tenggang waktu?
Atau apakah Anda kadang-kadang hanya lupa untuk melakukan sesuatu yang penting, sehingga orang harus mengejar Anda untuk mendapatkan kerja yang dilakukan?
Atau apakah Anda kadang-kadang hanya lupa untuk melakukan sesuatu yang penting, sehingga orang harus mengejar Anda untuk mendapatkan kerja yang dilakukan?
Semua ini adalah gejala tidak menjaga benar "To-Do List." To-Do Daftar diprioritaskan daftar semua tugas yang Anda butuhkan untuk melaksanakan. Mereka daftar semua yang harus Anda lakukan, dengan tugas yang paling penting pada bagian atas daftar, dan tugas-tugas paling tidak penting di bagian bawah.
Dengan menjaga Daftar To-Do, Anda memastikan bahwa tugas-tugas Anda menuliskan semua di satu tempat sehingga Anda tidak melupakan sesuatu yang penting. Dan dengan prioritas tugas, Anda merencanakan urutan di mana Anda akan melakukannya, sehingga Anda dapat memberitahu apa yang perlu perhatian segera Anda, dan apa yang dapat pergi sampai nanti.
To-Do Lists sangat penting jika Anda akan mengalahkan overload bekerja. Bila Anda tidak menggunakan To-Do List efektif, Anda akan terlihat tidak fokus dan tidak dapat diandalkan kepada orang-orang di sekitar Anda. Ketika Anda melakukan menggunakannya secara efektif, Anda akan jauh lebih terorganisir, dan Anda akan jauh lebih dapat diandalkan. Anda akan mengalami stres kurang, aman dalam pengetahuan bahwa Anda tidak melupakan sesuatu yang penting. Lebih dari ini, jika Anda memprioritaskan cerdas, Anda akan memfokuskan waktu dan energi pada aktivitas bernilai tinggi, yang berarti bahwa Anda lebih produktif, dan lebih berharga bagi tim Anda.
Menjaga Daftar benar terstruktur dan pemikiran-out To-Do terdengar cukup sederhana. Tapi itu bisa mengejutkan betapa banyak orang gagal untuk menggunakan To-Do Lists sama sekali, apalagi menggunakannya secara efektif. Bahkan, sering kali ketika orang mulai menggunakan To-Do Lists efektif dan masuk akal bahwa mereka membuat terobosan pertama mereka produktivitas pribadi, dan mulai membuat keberhasilan karier mereka.
Mempersiapkan To-Do List
Untuk mulai mempersiapkan To-Do List Anda. (Menulis daftar Anda di atas kertas atau memasukkannya ke dokumen adalah cara paling sederhana dan termudah untuk mulai menggunakan To-Do List.) Kemudian ikuti langkah berikut:
Langkah 1:
Tuliskan semua tugas yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan. Jika mereka tugas besar, pecah langkah tindakan pertama, dan tuliskan ini dengan tugas yang lebih besar. (Idealnya, tugas atau langkah-langkah tindakan harus mengambil tidak lebih dari 1-2 jam untuk menyelesaikan.)
Catatan:
Anda mungkin menemukan lebih mudah untuk mengkompilasi beberapa daftar (pribadi, studi, dan tempat kerja To-Do Lists, misalnya). Coba pendekatan yang berbeda dan menggunakan yang terbaik untuk situasi Anda sendiri.
Anda mungkin menemukan lebih mudah untuk mengkompilasi beberapa daftar (pribadi, studi, dan tempat kerja To-Do Lists, misalnya). Coba pendekatan yang berbeda dan menggunakan yang terbaik untuk situasi Anda sendiri.
Langkah 2:
Jalankan melalui tugas-tugas ini mengalokasikan prioritas dari A (sangat penting, atau sangat mendesak) ke F (penting, atau tidak sama sekali mendesak).
Jika tugas terlalu banyak memiliki prioritas tinggi, jalankan melalui daftar lagi dan menurunkan yang kurang penting. Setelah Anda melakukan ini, menulis ulang daftar dalam urutan prioritas.
Menggunakan To-Do Lists Anda
Untuk menggunakan To-Do List Anda, cukup bekerja dengan cara Anda melalui itu dalam rangka, berurusan dengan A tugas prioritas pertama, maka B, maka C, dan seterusnya.
Ketika Anda menyelesaikan tugas, centang mereka pergi atau menyerang mereka melalui.
Anda dapat menggunakan To-Do List dengan cara yang berbeda dalam situasi yang berbeda. Misalnya, jika Anda dalam peran penjualan tipe, cara yang baik untuk memotivasi diri sendiri adalah untuk menjaga To-Do List Anda relatif singkat, dan bertujuan untuk menyelesaikan setiap hari.
Dalam Anda berada dalam peran operasional, atau jika tugas yang besar atau bergantung pada orang lain terlalu banyak, maka mungkin lebih baik untuk fokus pada daftar jangka panjang, dan "chip jauh" di hari-demi-hari.
Banyak orang merasa terbantu untuk menghabiskan, katakanlah, 10 menit di akhir hari, pengorganisasian tugas pada To-Do List mereka untuk hari berikutnya.
Tip:
Setelah Anda merasa nyaman menggunakan To-Do List, Anda dapat mulai membedakan antara urgensi dan pentingnya. Untuk lebih lanjut tentang ini, lihat artikel kami pada Matrix Urgent / Penting .
Setelah Anda merasa nyaman menggunakan To-Do List, Anda dapat mulai membedakan antara urgensi dan pentingnya. Untuk lebih lanjut tentang ini, lihat artikel kami pada Matrix Urgent / Penting .
Menggunakan Perangkat Lunak
Meski menggunakan daftar kertas adalah cara mudah untuk memulai menggunakan To-Do List, perangkat lunak berbasis pendekatan dapat lebih efisien meskipun dari kurva belajar. Ini dapat mengingatkan Anda tentang kejadian-kejadian atau tugas-tugas yang akan segera jatuh tempo, mereka juga dapat disinkronisasi dengan telepon Anda atau email, dan mereka dapat berbagi dengan orang lain dalam tim Anda, jika Anda berkolaborasi dalam sebuah proyek.
Ada banyak program perangkat lunak manajemen waktu yang tersedia. Pada tingkat sederhana, Anda dapat menggunakan MSWord atau MsExcel untuk mengelola To-Do Lists Anda. Beberapa versi dari Microsoft Outlook, dan layanan email lainnya seperti Gmail , memiliki daftar tugas dan To-Do Lists sebagai fitur standar. Ingat Susu adalah tugas lain yang populer alat manajemen online yang akan sinkron dengan smartphone, PDA, atau account email. Ia bahkan bisa menunjukkan di mana To-Do List yang tugas Anda pada peta. Layanan serupa lainnya termasuk Todoist , Ta-Da List , dan Toodledo .
Salah satu keuntungan terbesar menggunakan pendekatan berbasis software untuk mengelola To-Do List adalah bahwa Anda dapat memperbaruinya dengan mudah. Sebagai contoh, bukannya menggaruk dari tugas dan menulis ulang daftar setiap hari, perangkat lunak memungkinkan Anda untuk bergerak dan memprioritaskan tugas dengan cepat.
Tip:
Semua dari kita berpikir, merencanakan dan kerja yang berbeda. Sebuah program yang bekerja dengan baik untuk rekan mungkin tidak bekerja dengan baik untuk Anda hanya karena Anda belajar dan berpikir dengan cara Anda sendiri. Inilah sebabnya mengapa ini berguna untuk penelitian dan mencoba beberapa cara berbeda kompilasi To-Do List Anda sebelum memutuskan pada sistem tunggal.
Semua dari kita berpikir, merencanakan dan kerja yang berbeda. Sebuah program yang bekerja dengan baik untuk rekan mungkin tidak bekerja dengan baik untuk Anda hanya karena Anda belajar dan berpikir dengan cara Anda sendiri. Inilah sebabnya mengapa ini berguna untuk penelitian dan mencoba beberapa cara berbeda kompilasi To-Do List Anda sebelum memutuskan pada sistem tunggal.
Contoh
To-Do List dapat membantu Anda tetap di atas proyek-proyek penting dan tumpukan tugas dibatalkan atau keputusan.
Misalnya, bayangkan Anda sedang menuju sebuah tim yang bekerja pada sebuah proyek, besar kompleks. Ada begitu banyak tugas yang harus dilakukan, dan begitu banyak orang melakukannya, yang tinggal di atas semua itu tampaknya luar biasa.
Anda dapat menggunakan To-Do List dalam situasi ini untuk membantu tetap terorganisir. Anda dapat struktur daftar Anda dengan anggota tim, menulis tugas-tugas dan tenggang waktu untuk setiap orang di proyek. Setiap hari ketika Anda menulis tugas-tugas Anda sendiri yang perlu penyelesaian, Anda juga dapat memeriksa Tim Anda To-Do List untuk melihat siapa yang bekerja pada apa, dan jika ada sesuatu yang jatuh tempo pada hari itu. Anda juga dapat mencakup tugas-tugas lain yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan sebagai bagian dari pekerjaan Anda.
Atau, bayangkan Anda dalam peran penjualan dan memiliki daftar panjang orang yang Anda perlu bicara. Anda menuliskan daftar semua orang yang Anda butuhkan untuk menelepon dan setiap klien yang Anda butuhkan untuk melihat, dan mulai memprioritaskan.
Anda tahu bahwa satu klien benar-benar tertarik pada produk Anda dan siap untuk membeli, sehingga Anda memprioritaskan mereka dengan "A" - ini adalah prospek yang benar-benar layak berfokus pada. Sebaliknya, Anda tahu bahwa calon pelanggan lain sedang diputar Anda off melawan beberapa pesaing, yang berarti bahwa Anda akan membuat keuntungan kurang, dan bahwa ada kemungkinan wajar bahwa Anda tidak akan mendapatkan bisnis. Anda memprioritaskan orang ini dengan "D". Ini perlu membuat beberapa usaha di sini, tapi Anda harus memfokuskan sebagian besar perhatian Anda pada prospek yang lebih baik.
Tip:
To-Do Lists sangat berguna ketika Anda memiliki sejumlah kecil tugas yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan. Namun, mereka bisa menjadi rumit ketika Anda memiliki item terlalu banyak pada mereka, atau ketika Anda butuhkan untuk kemajuan beberapa proyek. Pada tahap ini, ada baiknya mulai menggunakan Program Tindakan , yang versi yang lebih scalable To-Do Lists.
To-Do Lists sangat berguna ketika Anda memiliki sejumlah kecil tugas yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan. Namun, mereka bisa menjadi rumit ketika Anda memiliki item terlalu banyak pada mereka, atau ketika Anda butuhkan untuk kemajuan beberapa proyek. Pada tahap ini, ada baiknya mulai menggunakan Program Tindakan , yang versi yang lebih scalable To-Do Lists.
Poin Penting :
Untuk menjadi terorganisir di tempat kerja, Anda harus menggunakan To-Do List atau Program Aksi. Dengan menggunakan mereka, Anda akan memastikan bahwa:
- Anda ingat untuk melaksanakan semua tugas yang diperlukan.
- Anda menangani pekerjaan yang paling penting pertama, dan jangan buang waktu pada tugas-tugas sepele.
- Anda tidak mendapatkan stres oleh sejumlah besar pekerjaan penting.
Tandai pentingnya tugas berikutnya untuk itu, dengan prioritas dari A (sangat penting) untuk F (penting). Redraft daftar ke urutan penting. Kemudian melaksanakan pekerjaan di bagian atas daftar pertama. Ini adalah yang paling penting, tugas yang paling menguntungkan untuk menyelesaikan.
Anda juga dapat menggunakan pendekatan berbasis software untuk mengelola To-Do List Anda. Anda sering dapat mengakses dari mana saja, dan mereka sering dapat disinkronisasikan dengan Smartphone atau PDA.