Pada awalnya,
Anda mungkin berkata "tidak banyak." Tapi - terutama jika Anda belum
pernah menggunakan Log Aktivitas sebelumnya - Anda mungkin akan terkejut oleh
berapa banyak waktu yang dapat Anda temukan.
Ketika Anda
benar memahami bagaimana Anda menggunakan waktu Anda di tempat kerja, Anda
dapat meminimalkan atau menghilangkan aktivitas bernilai rendah. Ini berarti
bahwa Anda dapat melakukan pekerjaan nilai lebih tinggi, sementara masih bisa
meninggalkan kantor pada waktu yang masuk akal.
Jadi, bagaimana
Anda bisa memahami hal ini? Salah satu cara yang berguna adalah untuk menjaga
Activity Log, dan itulah yang kita cari di dalam artikel ini.
Tentang Kegiatan Log
Sebuah Activity
Log (juga dikenal sebagai Kegiatan Harian atau pekerjaan Log Aktivitas) adalah
catatan tertulis tentang bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda.
Dengan menjaga
Activity Log selama beberapa hari, Anda dapat membangun gambaran yang akurat
tentang apa yang Anda lakukan pada siang hari, dan bagaimana Anda
menginvestasikan waktu Anda. Anda akan menemukan memori yang cukup panduan
miskin, dan bahwa menjaga Log adalah pengalaman yang membuka mata!
Log Aktivitas
Anda juga akan membantu Anda memahami apakah atau tidak Anda melakukan
pekerjaan Anda yang paling penting selama waktu yang tepat hari. Misalnya, jika
Anda lebih energik dan kreatif di pagi hari, Anda akan lebih baik melakukan
pekerjaan Anda yang paling penting selama waktu ini. Anda kemudian dapat fokus
pada tugas-tugas energi yang lebih rendah, seperti menanggapi email atau
panggilan kembali, di sore hari.
Log aktivitas
juga berguna untuk membantu Anda mengidentifikasi kegiatan non-inti yang tidak
membantu Anda memenuhi tujuan penting. Sebagai contoh, Anda mungkin
menghabiskan jauh lebih banyak waktu dari yang Anda pikir berselancar di
Internet, atau mendapatkan kopi setiap sore. Ketika Anda melihat berapa banyak
waktu yang Anda buang pada kegiatan tersebut, Anda kemudian dapat mengubah cara
Anda bekerja untuk menghilangkannya.
Tip:
Jangan bingung Log Aktivitas dengan timesheets - ini digunakan untuk melaporkan penggunaan waktu, dan untuk melacak waktu yang Anda habiskan pada tugas atau pekerjaan.
Jangan bingung Log Aktivitas dengan timesheets - ini digunakan untuk melaporkan penggunaan waktu, dan untuk melacak waktu yang Anda habiskan pada tugas atau pekerjaan.
Cara Menjaga Log Aktivitas
Untuk menjaga
Log aktivitas, buka spreadsheet baru dan
mengatur header kolom berikut:
- Tanggal / Waktu.
- Deskripsi kegiatan.
- Bagaimana saya rasakan.
- Durasi.
- Nilai (tinggi, sedang, rendah, tidak ada).
Lalu, tanpa
mengubah perilaku Anda lebih daripada Anda harus, mencatat segala sesuatu yang
Anda lakukan di tempat kerja, seperti yang Anda lakukan itu.
Setiap kali
Anda mengubah aktivitas, apakah membalas email, mengerjakan laporan, membuat
kopi, atau bergosip dengan rekan kerja, catat apa kegiatan ini, waktu perubahan,
dan bagaimana perasaan Anda (waspada, datar, lelah, energik, dan sebagainya).
Kemudian, pada
waktu yang tepat, kembali melalui Activity Log Anda dan tuliskan durasi setiap
kegiatan, dan apakah itu tinggi, sedang, rendah, atau ada tugas nilai.
(Evaluasi ini didasarkan pada seberapa jauh itu memberikan kontribusi untuk
mencapai tujuan pekerjaan Anda.)
Belajar dari Log Aktivitas Anda
Setelah Anda
login waktu Anda selama beberapa hari, menganalisis Log Aktivitas Anda. Anda
mungkin terkejut melihat berapa banyak waktu yang Anda habiskan melakukan
pekerjaan bernilai rendah!
Anda juga dapat
melihat bahwa Anda energik di beberapa bagian hari, dan rata di bagian lain.
Banyak hal seperti ini bisa tergantung pada bagaimana Anda, sisanya istirahat
Anda ambil, kapan dan apa yang Anda makan, dan pekerjaan yang Anda lakukan.
Setelah Anda
telah menganalisis Log Aktivitas Anda, Anda harus dapat meningkatkan
produktivitas Anda dengan menerapkan salah satu tindakan berikut untuk berbagai
kegiatan:
- Menghilangkan atau mendelegasikan pekerjaan yang bukan merupakan bagian dari peran Anda, atau yang tidak membantu Anda memenuhi tujuan Anda. Ini mungkin termasuk tugas-tugas yang orang lain dalam organisasi harus melakukan (mungkin pada tingkat upah yang lebih rendah) atau kegiatan pribadi seperti mengirim non-kerja e-mail atau berselancar di Internet.
- Jadwal tugas yang paling menantang Anda untuk waktu hari ketika tingkat energi Anda tinggi. Dengan cara itu, pekerjaan Anda akan lebih berkualitas, dan harus membawa Anda sedikit waktu untuk melakukan. (Artikel kami, Apakah Ini Tugas Pagi? , memiliki lebih lanjut tentang cara untuk menemukan waktu puncak Anda hari.)
- Meminimalkan jumlah kali Anda beralih di antara jenis tugas. Misalnya, Anda bisa mengecek dan membalas e-mail di hanya beberapa kali dalam sehari, atau memproses semua faktur pada waktu yang sama setiap minggu?
- Kurangi jumlah waktu yang Anda habiskan untuk kegiatan-kegiatan pribadi yang sah seperti membuat minuman. (Bergiliran dalam tim Anda untuk melakukan hal ini - menghemat waktu dan memperkuat semangat tim)
Tip:
Kadang-kadang, menghabiskan terlalu banyak waktu di-nilai rendah atau tugas prioritas rendah dapat menjadi gejala penundaan . Cari tahu bagaimana untuk menangani hal ini di sini .
Kadang-kadang, menghabiskan terlalu banyak waktu di-nilai rendah atau tugas prioritas rendah dapat menjadi gejala penundaan . Cari tahu bagaimana untuk menangani hal ini di sini .
Poin Penting :
Log aktivitas
adalah alat yang berguna untuk menganalisis bagaimana Anda menggunakan waktu
Anda. Mereka membantu Anda melacak perubahan energi Anda, kewaspadaan dan
efektivitas sepanjang hari, dan mereka membantu Anda menghilangkan kegiatan
membuang-buang waktu, sehingga Anda dapat menjadi lebih produktif.
Setelah Anda
telah menganalisis Log Aktivitas Anda, Anda harus dapat meningkatkan
produktivitas Anda dengan menghilangkan atau rendah nilai mendelegasikan
kegiatan, penjadwalan tantangan tugas selama waktu hari ketika Anda merasa
terbaik Anda, meminimalkan jumlah waktu yang Anda beralih di antara jenis
tugas, dan mengurangi waktu yang Anda habiskan untuk kegiatan pribadi.