Menggunakan waktu secara efektif, tidak hanya efisien
Atasan Anda telah meminta Anda untuk menyiapkan presentasi yang penting untuk pertemuan dewan berikutnya.
Anda hanya memiliki beberapa hari untuk menempatkan presentasi bersama-sama, beban kerja Anda sudah tinggi, dan Anda memiliki sejumlah lainnya "mendesak" tugas pada To-Do List Anda. Kau cemas, Anda tidak dapat berkonsentrasi, dan segala sesuatu tampaknya mengalihkan perhatian Anda.
Ini mendesak, tetapi apakah itu benar-benar penting?
Atasan Anda telah meminta Anda untuk menyiapkan presentasi yang penting untuk pertemuan dewan berikutnya.
Anda hanya memiliki beberapa hari untuk menempatkan presentasi bersama-sama, beban kerja Anda sudah tinggi, dan Anda memiliki sejumlah lainnya "mendesak" tugas pada To-Do List Anda. Kau cemas, Anda tidak dapat berkonsentrasi, dan segala sesuatu tampaknya mengalihkan perhatian Anda.
Waktu stres
adalah sumber yang paling meresap tekanan dan stres di tempat kerja, dan mereka
terjadi sebagai akibat dari memiliki terlalu banyak yang harus dilakukan,
terlalu sedikit waktu. Jadi, bagaimana Anda bisa mengalahkan stres ini, dan
memberikan hal-hal yang benar-benar penting untuk melakukan pekerjaan dengan
baik?
Mendesak / Penting Matrix membantu Anda berpikir tentang prioritas Anda, dan menentukan kegiatan Anda adalah penting, dan yang, pada dasarnya, gangguan. Pada artikel ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat menggunakan Matrix Mendesak / Penting untuk mengatur waktu Anda secara efektif.
Mendesak / Penting Matrix membantu Anda berpikir tentang prioritas Anda, dan menentukan kegiatan Anda adalah penting, dan yang, pada dasarnya, gangguan. Pada artikel ini, kita akan melihat bagaimana Anda dapat menggunakan Matrix Mendesak / Penting untuk mengatur waktu Anda secara efektif.
Kegiatan Apakah yang "Mendesak" dan "Penting"
Manajemen waktu yang tepat berarti efektif serta efisien. Mengelola waktu secara efektif, dan mencapai hal-hal yang ingin Anda capai, berarti menghabiskan waktu Anda pada hal-hal yang penting dan bukan hanya mendesak. Untuk melakukan ini, dan untuk meminimalkan stres memiliki tenggang waktu yang ketat terlalu banyak, Anda perlu memahami perbedaan ini:
- Kegiatan penting memiliki hasil yang mengarah pada pencapaian tujuan Anda.
- Kegiatan yang mendesak menuntut perhatian segera, dan sering dikaitkan dengan pencapaian tujuan orang lain.
Kegiatan yang mendesak sering yang kita berkonsentrasi pada. Ini adalah "roda berderit yang mendapatkan grease." Mereka menuntut perhatian karena konsekuensi dari tidak berurusan dengan mereka yang langsung.
Matrix Urgent / Penting adalah alat yang berguna untuk berpikir tentang hal ini.
Ide mengukur dan menggabungkan dua elemen bersaing dalam matriks telah dikaitkan dengan baik mantan Presiden AS Eisenhower dan Dr Stephen Covey.
Kutipan Eisenhower, "Yang penting adalah jarang mendesak dan apa yang mendesak jarang penting," meringkas konsep matriks sempurna. Ini disebut "Eisenhower Prinsip" dikatakan bagaimana Eisenhower diselenggarakan tugasnya. Akibatnya, matriks ini kadang-kadang disebut Matrix Eisenhower.
Covey membawa ide ke dalam arus utama dan memberinya nama "The Matrix Mendesak / Penting" pada tahun 1994 bisnis klasik, "7 Kebiasaan Manusia yang Sangat Efektif".
Cara Menggunakan Perangkat :
Matrix Urgent / Penting adalah cara yang ampuh berpikir tentang prioritas. Menggunakan membantu Anda mengatasi kecenderungan alami untuk fokus pada kegiatan yang mendesak, sehingga Anda dapat menjaga waktu cukup jelas untuk fokus pada apa yang benar-benar penting. Ini adalah cara Anda bergerak dari "pemadam kebakaran", ke posisi di mana Anda dapat mengembangkan bisnis Anda dan karir Anda.
Berikut adalah cara kerjanya:
Matriks dapat ditarik seperti yang ditunjukkan pada gambar 1, dengan dimensi Pentingnya dan Urgensi.
Langkah-langkah di bawah ini membantu Anda menggunakan matriks untuk memprioritaskan aktivitas Anda:
- Langkah pertama adalah daftar semua kegiatan dan proyek Anda merasa harus Anda lakukan. Cobalah untuk memasukkan segala sesuatu yang memakan waktu Anda di tempat kerja, namun tidak penting. (Jika Anda mengatur waktu Anda menggunakan To-Do List atau Program Tindakan , Anda telah melakukan ini sudah.)
- Selanjutnya, menetapkan pentingnya setiap kegiatan - Anda dapat melakukan ini pada, katakanlah, skala 1 sampai 5: ingat, ini adalah ukuran dari betapa pentingnya kegiatan ini adalah dalam membantu Anda memenuhi tujuan dan sasaran Anda. Cobalah untuk tidak khawatir tentang pentingnya pada tahap ini, karena ini membantu mendapatkan ke penting sesungguhnya.
- Setelah Anda telah menetapkan pentingnya setiap kegiatan, mengevaluasi urgensi setiap kegiatan. Ketika Anda melakukan ini, Anda dapat plot item yang tercantum pada matriks sesuai dengan kepentingan dan urgensi yang ditugaskan.
- Sekarang studi matriks menggunakan strategi yang dijelaskan di bawah ini untuk menjadwalkan prioritas Anda.
Strategi untuk Kuadran Berbeda Matrix
Mendesak dan Penting
Ada dua jenis berbeda dari kegiatan yang mendesak dan penting: Ones bahwa Anda tidak dapat meramalkan, dan orang lain bahwa Anda telah meninggalkan untuk menit-menit terakhir.
Anda dapat menghindari yang terakhir dengan perencanaan ke depan dan menghindari penundaan.
Isu dan krisis, di sisi lain, tidak selalu bisa diramalkan atau dihindari. Di sini, pendekatan terbaik adalah untuk meninggalkan beberapa waktu di jadwal Anda untuk menangani masalah-masalah tak terduga dan kegiatan penting yang tidak direncanakan. Dan jika muncul krisis besar, beberapa aktivitas lain mungkin harus dijadwalkan kembali.
Jika ini terjadi, mengidentifikasi mana dari Anda mendesak-penting kegiatan bisa diramalkan dan berpikir tentang bagaimana Anda bisa menjadwalkan kegiatan serupa di depan waktu, sehingga mereka tidak menjadi mendesak.
Mendesak dan Tidak Penting
Kegiatan yang mendesak tetapi tidak penting adalah hal-hal yang menghentikan Anda mencapai tujuan Anda, dan mencegah Anda menyelesaikan pekerjaan Anda. Tanyakan diri sendiri apakah tugas-tugas ini dapat dijadwal ulang, atau apakah orang lain bisa melakukannya.
Sebuah sumber umum dari gangguan tersebut dari orang lain di kantor Anda. Kadang-kadang yang tepat untuk mengatakan "Tidak" kepada orang-orang, atau mendorong mereka untuk memecahkan masalah itu sendiri. Atau, cobalah mengalokasikan waktu ketika Anda yang tersedia sehingga orang hanya mengganggu Anda pada saat tertentu (cara yang baik untuk melakukan ini adalah untuk menjadwalkan pertemuan reguler sehingga semua masalah dapat ditangani dengan pada waktu yang sama.) Dengan melakukan ini, Anda akan dapat berkonsentrasi pada kegiatan-kegiatan penting Anda untuk waktu yang cukup lama.
Tidak Mendesak, tetapi Penting
Ini adalah kegiatan yang membantu Anda mencapai tujuan personal dan profesional, dan menyelesaikan pekerjaan penting. Pastikan bahwa Anda memiliki banyak waktu untuk melakukan hal-hal dengan benar, sehingga mereka tidak menjadi mendesak. Dan ingat untuk meninggalkan cukup waktu dalam jadwal Anda untuk berurusan dengan masalah yang tak terduga. Hal ini akan memaksimalkan kesempatan Anda untuk menjaga jadwal, dan membantu Anda menghindari stres pekerjaan menjadi lebih mendesak yang diperlukan.Tidak Mendesak dan Tidak Penting
Kegiatan ini hanya pengalih perhatian, dan harus dihindari jika mungkin. Beberapa hanya dapat diabaikan. Lainnya adalah kegiatan yang orang lain mungkin ingin Anda lakukan, tetapi mereka tidak memberikan kontribusi terhadap hasil yang diinginkan Anda sendiri. Sekali lagi, katakan "Tidak" dengan sopan dan tegas jika Anda bisa.
Jika orang melihat Anda jelas tentang tujuan Anda dan batas-batas, mereka sering tidak akan meminta Anda untuk melakukan "tidak penting" kegiatan di masa depan.
Poin Penting :
Matrix Mendesak / Penting membantu Anda melihat daftar tugas Anda, dan cepat mengidentifikasi aktivitas yang Anda harus fokus pada. Dengan memprioritaskan menggunakan Matrix, Anda dapat menangani masalah yang benar-benar mendesak, pada saat yang sama Anda terus bekerja menuju tujuan penting Anda.