Essential Skills for an Excellent Career: 1.7. Program Tindakan

Menjadi Luar biasa Terorganisir dengan Baik

Membawa fokus untuk cara Anda bekerja.

Kita semua tahu bagaimana berguna To-Do Lists adalah ketika kita memulai karir kita.

Namun, To-Do Lists dapat dengan cepat menjadi kewalahan ketika kita mengambil tanggung jawab untuk beberapa proyek - karena banyak dari kita lakukan ketika kita menjadi manajer.

Salah satu masalah adalah bahwa, bagi kebanyakan dari kita, To-Do Lists kita tidak direncanakan, fokus, daftar tindakan.

Sebaliknya, mereka adalah semacam catch-semua untuk banyak hal yang belum terselesaikan dan belum diterjemahkan ke dalam hasil. Sebagai contoh, entri tertentu, seperti "Panggil Tina di Sales," mungkin ada bersama dengan aspirasi samar, seperti "Menulis rencana pemasaran." Seringkali, rincian ditindaklanjuti nyata dari apa yang harus Anda "untuk melakukan" yang hilang.

Masalah lain adalah bahwa sekali Anda memiliki lebih dari, katakanlah, 20 entri dalam daftar Anda, itu menjadi rumit dan sulit untuk digunakan. Ini berarti bahwa Anda mulai kehilangan aktivitas kunci dan komitmen.

Ini adalah di mana Program Aksi berguna. Program Aksi "industri kekuatan" versi To-Do List, yang menggabungkan pendek, tujuan jangka menengah dan jangka panjang. Mereka membantu Anda untuk merencanakan waktu Anda, tanpa komitmen lupa datang untuk meledakkan jadwal Anda terpisah. Dan, karena mereka mendorong Anda berpikir tentang prioritas Anda dengan benar, Anda dapat fokus pada hal-hal yang materi, dan menghindari frittering waktu Anda pergi pada aktivitas bernilai rendah.

Tindakan Program juga membantu Anda masuk ke kebiasaan mendelegasikan pekerjaan. Semua ini memungkinkan Anda menghemat waktu - dan pergi tepat waktu - sementara juga meningkatkan efektivitas dan produktivitas. Dengan demikian, mereka membantu Anda membawa prioritas cerdas dan kontrol kembali ke kehidupan Anda, pada waktu mana Anda dinyatakan akan merasa kewalahan dengan pekerjaan.

Tip:
Ketika Anda pertama kali mendengar tentang mereka, Program Aksi dapat terdengar rumit dan sulit untuk digunakan. Mereka lebih rumit daripada To-Do List , tetapi jika Anda bertahan dan menghabiskan beberapa jam belajar bagaimana menggunakan mereka, Anda akan segera menemukan diri kembali memegang kendali dari beban kerja Anda - dan jauh lebih sedikit stres sebagai hasilnya!

Cara Gunakan Program Tindakan

Ikuti empat langkah untuk membuat Program Tindakan Anda:

Langkah 1 - Koleksi

Pertama, membuat daftar panjang dari semua hal di dunia Anda yang membutuhkan resolusi. Cobalah untuk mengumpulkan dan menuliskan segala sesuatu yang Anda merasa tidak lengkap dan perlu tindakan dari Anda untuk mendapatkan selesai, apakah itu mendesak atau tidak, besar atau kecil, pribadi atau profesional.

Ke mana, koleksi ini berlangsung secara otomatis. E-mail permintaan semakin disimpan dalam kotak masuk Anda, memo menuntut perhatian kita sedang dikirimkan ke dalam nampan-Anda, mail ini mencapai kotak surat Anda, dan pesan meminta tindakan yang terakumulasi pada surat suara Anda.

Tapi ada juga hal-hal lain - hal yang diparkir di kepala Anda, proyek Anda ingin menjalankan, hal-hal yang Anda berniat untuk berurusan dengan berbaring di bagian bawah laci, ide-ide ditulis di atas kertas bit liar - yang perlu dikumpulkan dan dimasukkan ke dalam tempat yang terlalu. Bawa semua tindakan dan proyek bersama-sama dan persediaan mereka di satu tempat.

Dan - ini benar-benar penting - pastikan bahwa Anda tujuan pribadi dibawa ke daftar ini.

Tips 1:
Anda dapat mengalami stres yang luar biasa jika Anda memiliki terlalu banyak mental "Untuk Dos" mengambang di kepala Anda. Anda tidak pernah tahu apakah Anda sudah lupa hal-hal, dan Anda akan selalu memiliki perasaan buruk tidak telah mencapai semua yang ingin Anda capai.

Dengan menuliskan segala sesuatu pada Program Aksi Anda, Anda dapat mengosongkan pikiran Anda dari stres pengingat dan pastikan bahwa Anda memprioritaskan tindakan ini koheren dan konsisten. Hal ini memiliki manfaat insidental membantu Anda meningkatkan konsentrasi Anda, hanya karena Anda tidak memiliki gangguan ini berdengung di sekitar pikiran Anda.

Tips 2:
Pertama kali Anda membuat Program Aksi Anda, Anda akan menghabiskan sementara - mungkin dua jam - menempatkan bersama-sama. Ini adalah biaya di muka mengorganisir hidup Anda. Namun, setelah Anda melakukan ini, Anda akan kagum melihat betapa jauh lebih dalam kendali Anda merasa. Ini akan membutuhkan usaha yang relatif kecil untuk menjaga Program Aksi Anda up-to-date setelah ini.

Tip 3:
Anda akan menemukan hal termudah jika Anda terus Program Aksi Anda pada komputer Anda sebagai sebuah dokumen pengolah kata. Ini akan membuatnya mudah untuk menempatkan bersama-sama, memperbarui, dan menjaga tanpa banyak redrafting membosankan.

Langkah 2 - Pemangkasan

Sekarang, proses daftar yang Anda buat pada langkah 1, dengan melihat hati-hati di setiap item. Putuskan apakah Anda harus, sebenarnya, mengambil tindakan di atasnya. Banyak dari apa yang datang dengan cara kami tidak memiliki relevansi nyata bagi kita, atau benar-benar tidak penting dalam skala hal. Jika itu terjadi, kemudian hapus hal-hal dari daftar Anda.

Langkah 3 - Pengorganisasian dan Memprioritaskan

Langkah ini datang dalam tiga bagian.

Pertama-tama, meninjau inventaris proyek dan tindakan. Kelompok bersama, terpisah tindakan individu yang merupakan bagian dari proyek yang lebih besar.

Di rumah, misalnya, Anda mungkin ingin memperbaiki kamar mandi Anda dan mengecat ruang tamu Anda: ini bisa masuk ke sebuah proyek "Rumah Renovasi". Di tempat kerja, Anda dapat berkontribusi dengan persyaratan untuk sistem komputer baru, dan mungkin diharapkan untuk menguji dan melatih tim Anda pada sistem ini: semua ini pergi ke "Sistem Komputer Upgrade" proyek.

Apa yang Anda akan temukan adalah bahwa sekali Anda mulai menyortir daftar item, mereka hampir akan tampak "mengorganisir diri" ke proyek-proyek yang koheren. (Anda juga perlu memastikan bahwa tujuan pribadi Anda disertakan sebagai proyek individu.)

Kedua, meninjau proyek-proyek dan memprioritaskan mereka dalam rangka penting (misalnya, dengan coding mereka dari A ke F) tergantung pada kepentingan mereka. (Jelas, tujuan pribadi Anda adalah proyek sangat penting!)

Ketiga, masukkan proyek-proyek Anda ke dalam Program Tindakan Anda (menggunakan pendekatan kami jelaskan di bawah). Program Aksi dibagi menjadi tiga bagian:

Daftar Aksi berikutnya - ini menunjukkan tindakan berikutnya kecil yang akan Anda ambil untuk memindahkan proyek ke depan.
Tindakan didelegasikan Daftar - proyek ini menunjukkan dan tindakan yang Anda harus didelegasikan kepada orang lain.
Katalog proyek - ini menunjukkan semua proyek yang Anda terlibat dalam, dan tugas individu kecil yang memberikan kontribusi kepada mereka.

Kabar besar adalah bahwa, dengan tahap ini, Anda telah membuat bagian terbesar dari Program Aksi Anda: Katalog Proyek! Ini adalah daftar proyek prioritas dan kegiatan yang Anda baru saja selesai.

Biasanya, Catalog Proyek di bagian belakang dari Program Aksi, karena Anda sering hanya harus mengacu pada selama proses review mingguan.

Selanjutnya, menciptakan List Delegated dengan bekerja melalui Proyek katalog Anda, dan mengidentifikasi tugas-tugas yang telah Anda didelegasikan. Catat ini di bawah nama orang yang Anda telah didelegasikan aktivitas, bersama dengan pos-pos pemeriksaan Anda sudah setuju.

Tip:
Jika Anda belum didelegasikan apa pun, atau Anda belum setuju pos pemeriksaan, jangan khawatir! Apa yang kami lakukan di sini adalah menciptakan kerangka Anda akan bekerja dengan - Anda akan memiliki banyak waktu untuk menggunakan kerangka kerja ini nanti!

Biasanya, Daftar Tindakan Delegated duduk di depan Proyek Katalog dalam dokumen Anda Program Aksi, karena Anda akan perlu mengacu pada cukup sering.

Akhirnya, membuat Daftar Aksi Berikutnya Anda dengan bekerja melalui proyek-proyek yang Anda telah diberikan prioritas tertinggi - proyek yang Anda inginkan dan butuhkan untuk bergerak maju pada langsung - dan ekstrak tindakan logis berikutnya untuk proyek-proyek.

Daftar Aksi Berikutnya berjalan di halaman depan Program Tindakan Anda, karena Anda akan lihat berkali-kali sehari.

Tips 1:
Jika Aksi Berikutnya adalah akan mengambil kurang dari beberapa menit, lalu mengapa tidak melakukannya dengan benar pergi? Pastikan, meskipun, bahwa Anda datang kembali dan menyelesaikan Program Aksi Anda!

Tips 2:
Hal ini pemilihan tindakan selanjutnya yang tepat yang membutuhkan sejumlah pertimbangan. Jika salah satu proyek Anda adalah lebih dari penting-naik, kemudian memiliki beberapa Berikutnya Tindakan dari proyek ini pada daftar Anda, dan menjaga Tindakan Berikutnya lain untuk minimal. Namun, jika Anda perlu untuk menyimpan banyak proyek "mendidih pergi," telah Tindakan Selanjutnya dari masing-masing pada daftar Anda.

Tip 3:
Jika mungkin, tetap Tindakan Berikutnya Anda kecil dan dapat dicapai, idealnya sehingga mereka tidak mengambil lebih dari beberapa jam untuk menyelesaikan. Ini akan membantu Anda menjaga momentum di proyek, dan sangat meningkatkan rasa memiliki mengalami hari, produktif sukses.

Jika Tindakan Berikutnya adalah mungkin untuk mengambil lebih dari dua jam, kemudian istirahat mereka turun lebih lanjut. Sebagai contoh, jika Aksi Berikutnya Anda adalah untuk menulis laporan, istirahat ini ke dalam penelitian, perencanaan, menulis, fakta memeriksa dan mengedit fase. Kemudian membuat "Penelitian" Aksi Berikutnya Anda, dan meletakkan sisa tahapan sebagai proyek di Katalog Proyek Anda.

Tip 4:
Anda mungkin merasa perlu untuk nomor proyek di Proyek Katalog berurutan (ini membantu jika Anda jumlah mereka 10, 20, 30 dan sebagainya.) Ketika Anda membawa tindakan berikutnya melalui ke Daftar Aksi Berikutnya Anda, Anda dapat membawa melalui nomor proyek juga, sehingga Anda tahu mana proyek milik tindakan.

Tip 5:
Bila Anda memiliki beberapa Berikutnya Tindakan, memprioritaskan mereka dari A F, tergantung pada, nilai mereka urgensi pentingnya, dan relevansi dengan tujuan Anda. (Jika Anda memiliki kesulitan memutuskan apakah suatu tugas yang mendesak atau penting, artikel kami tentang Matrix Urgent / Penting menunjukkan Anda bagaimana untuk membedakannya.)

Kemudian memantau keberhasilan Anda dalam berurusan dengan tindakan-tindakan ini. Jika Anda menemukan bahwa tindakan-tindakan yang "stagnan" pada daftar Anda, pertimbangkan apakah anda harus membatalkan proyek-proyek, atau apakah Anda harus meningkatkan prioritas mereka sehingga Anda berhubungan dengan mereka.

Apapun yang Anda lakukan, pastikan Anda yang tidak memiliki terlalu banyak tindakan di Daftar Aksi Berikutnya Anda - jika Anda memiliki lebih dari, katakanlah, 15 sampai 20, Anda akan mulai mendapatkan macet lagi. Jika daftar Anda terlalu berantakan, memindahkan beberapa pekerjaan yang kurang mendesak / penting kembali ke Katalog Proyek. Jika tipis dan di bawah-menantang, menarik beberapa Tindakan lebih Berikutnya dari katalog Proyek Anda.

Tip 6:
Ketika Anda bekerja melalui proses ini, tanyakan pada diri Anda apakah ada tugas yang dapat anda mendelegasikan atau, jika sesuai, mendapatkan bantuan dengan. Saat Anda mengidentifikasi, menempatkan ini pada Daftar Aksi Berikutnya Anda, dengan tindakan yang untuk mendelegasikan tugas.

Ketika Anda telah mendelegasikan tugas, memindahkannya ke Daftar Delegated Tindakan Anda, bersama dengan waktu pos pemeriksaan dan tanggal Anda sudah setuju.

Langkah 4 - "Bekerja" Program Aksi Anda

Sebuah Program Aksi biasanya cukup panjang. Tapi Anda tidak harus dijalankan melalui seluruh Program setiap hari!

Biasanya, Anda hanya akan berurusan dengan halaman atas atau halaman, yang Anda Berikutnya Tindakan daftar dan daftar Delegated Anda Tindakan. Beberapa kegiatan mungkin menjadi hari-tertentu atau waktu-tertentu. Tergantung dari cara Anda bekerja, Anda dapat mempertahankan ini di halaman atas Program Aksi Anda, atau tanda mereka di kalender Anda.

Akibatnya, ini halaman atas hanyalah bentuk baru dari lama Anda To-Do List. Hanya saja bahwa hanya tindakan pendek spesifik diuraikan di sini, sementara proyek-proyek besar yang tindakan milik disimpan di Katalog Proyek Anda.

Apa yang harus Anda lakukan, bagaimanapun, adalah meninjau dan memperbarui Program Aksi Anda secara berkala, misalnya, setiap minggu (menempatkan waktu untuk ini dalam jadwal Anda). Hapus atau arsip item yang sudah selesai, memindahkan item dari Katalog Proyek ke halaman depan saat Anda membuat kemajuan pada proyek Anda, dan menambahkan tindakan baru yang telah datang dengan cara Anda.

Poin Penting :

Program Aksi "industri kekuatan" versi To-Do Lists. Mereka membantu Anda untuk mengkonversi proyek yang ingin Anda jalankan ke dalam kegiatan ditindaklanjuti, dan kemudian mengatur mereka dalam struktur tiga-lapis.

"Aksi Daftar Berikutnya" pos daftar, tindakan yang tepat segera yang Anda butuhkan untuk melakukan untuk memindahkan proyek Anda ke depan.

The "Tindakan Delegated Daftar" catatan rincian proyek dan tindakan Anda telah mendelegasikan.

"Proyek Katalog" pos daftar proyek yang Anda ingin bekerja pada, bersama dengan tindakan lain yang Anda telah mengumpulkan yang akan berkontribusi terhadap penyelesaian proyek-proyek.

Pendekatan ini membantu Anda mempertahankan fokus pada pekerjaan sehari-hari dan tujuan jangka panjang pada saat yang sama, dan itu berarti bahwa Anda selalu memiliki rencana untuk "aksi selanjutnya" setiap saat. Ini mengurangi stres, menempatkan Anda di kontrol, dan memberikan arti sebenarnya prestasi.

Lebih dari ini, Program Tindakan membantu Anda untuk mengelola dan kemajuan banyak proyek secara bersamaan. Hal ini sangat penting karena Anda kemajuan karir Anda, dan sebagai pekerjaan Anda mengambil menjadi semakin kompleks dan menantang.

Contoh Program Tindakan

Berikut adalah contoh sederhana untuk membantu Anda memahami bagaimana sebuah Program Aksi cocok bersama-sama.

Rebecca telah mengalami stres yang luar biasa pada pekerjaannya. Dia memimpin tim besar melalui proyek penting, dan sepertinya setiap hari menemukan dirinya semakin jauh di belakang dengan apa yang dia butuhkan untuk dilakukan.

Dia memutuskan untuk membuat sebuah Program Aksi untuk membantunya mengatur dan memprioritaskan sekian banyak Untuk-Dos.

Langkah 1 - Koleksi

Setelah menghabiskan satu jam brainstorming, Rebecca datang dengan daftar ini komitmen saat ini:

Riset pasar target kami untuk memastikan departemen periklanan akan menekan nada yang tepat dengan roll produk keluar.

Selesai laporan perbandingan biaya.

Peneliti lokal program MBA.

Berbicara dengan majikan tentang mendapatkan bantuan dengan dana untuk MBA.

Hubungi agen perekrutan tentang tarif iklan untuk peran Office Manager.

Menulis membantu ingin iklan untuk peran Office Manager.

Orde baru dan meja telepon untuk Office Manager baru.

Bertemu dengan Anthony untuk memastikan dia mendapat menyesuaikan diri tim; mengetahui apakah dia pada jadwal dengan komitmen proyeknya.

Hubungi pemasok utama untuk menegosiasi ulang kontrak, akuntansi untuk pesanan kami yang lebih besar di tahun mendatang.

Mengatur folder proyek.

Langkah 2 - Pemangkasan

Sekarang Rebecca telah membuat daftar segala sesuatu yang dia butuhkan untuk menyelesaikan, ia mengambil melihat lebih dekat pada daftar untuk melihat apakah ada barang dapat dipangkas.

Setelah mempertimbangkan setiap tugas, dia menyadari dia tidak benar-benar perlu bertemu dengan anggota tim barunya, Anthony. Dia berbicara dengannya kemarin saat makan siang dan dia meyakinkannya bahwa ia acclimating baik untuk peran barunya, dan berada di jalur untuk mendapatkan semua proyek pribadinya selesai dengan deadline.

Dia juga memutuskan bahwa dia tidak perlu mengatur folder proyeknya.

Langkah 3 - Pengorganisasian dan Memprioritaskan

Rebecca kini siap untuk persediaan item nya. Dia menyadari dia bisa kelompok ke-dos menjadi tiga kategori utama. Saat ia kelompok tugas, dia memberikan masing-masing satu prioritas dari AD, dengan A menjadi prioritas utama.

Kategori	Tugas	Prioritas
Peluncuran Produk Baru	Riset pasar target kami untuk memastikan departemen periklanan akan menekan nada yang tepat dengan roll produk keluar.	B
	Selesai laporan perbandingan biaya.	Sebuah
	Hubungi pemasok utama untuk negosiasi ulang kontrak.	D
Studi MBA	Peneliti lokal program MBA.	B
Studi MBA	Berbicara dengan majikan tentang mendapatkan bantuan dengan dana.	C
Merekrut Manajer Kantor Baru	Hubungi agen perekrutan tentang tarif iklan.	Sebuah
	Menulis membantu ingin iklan.	C
	Orde baru dan telepon meja.	D