Essential Skills for an Excellent Career: 1.12. Seni Kearsipan

Mengelola Dokumen Anda ... dan Waktu Anda

Pernahkah Anda duduk di sana sementara atasan Anda berdiri di atas Anda, putus asa mencari dokumen yang hilang yang dia butuhkan SEKARANG? Atau kau terus menunggu klien di telepon selama beberapa menit saat Anda telah mencari laporan status?

Jika Anda memiliki, maka bagaimanapun terorganisir dan efektif Anda dalam sehari-hari kerja Anda, atasan Anda dan klien Anda mungkin memiliki pendapat yang kurang sempurna dari Anda, karena dalam pertemuan kunci, Anda telah mengecewakan mereka. Dan jika itu tugas Anda untuk membantu orang, berapa banyak waktu orang lain yang Anda membuang-buang jika Anda tidak dapat menemukan informasi yang Anda butuhkan ketika Anda membutuhkannya?

Anda berutang kepada diri Anda ke file secara efektif, namun ini mungkin tampak membosankan. Bayangkan berapa banyak lagi mengesankan seandainya - ketika ditanya - Anda akan tersenyum, diakses sistem pengarsipan yang terorganisir dengan baik, segera menemukan dokumen, dan cepat diberikan jawabannya!

Mengelola Waktu

Pada hari kerja biasa, kita berurusan dengan banyak dokumen, presentasi, grafis, dan file lainnya. Ada sebuah kebingungan data mengalir dari segala arah yang kita perlu proses dan, biasanya, toko untuk mengambil kemudian. Kami ingin bisa untuk meletakkan tangan kami pada informasi yang kita butuhkan - pada saat yang tepat, ketika kita membutuhkannya - sehingga dapat digunakan untuk analisa lebih lanjut atau menulis laporan, atau mungkin untuk membuat presentasi.

Semua terlalu sering, meskipun, kita buang waktu kita sendiri (dan sering waktu orang lain) mencari data yang duduk di komputer yang kita gunakan! Hal ini menambah stres kita, dan membuat tugas menempatkan data untuk menggunakan lebih sulit daripada seharusnya. Jadi kita perlu mendapatkan lebih terorganisir dan efisien dengan manajemen file kita jika kita akan mendapatkan pekerjaan kami dilakukan secara tepat waktu.

Mengelola Informasi Efisien

Bila Anda menerima file dalam e-mail dari vendor rekan kerja, atau pelanggan, itu tergoda untuk "hanya menyimpannya" di folder tertentu untuk sementara waktu. "Hmm terlihat menarik., Tapi saya akan melihat lebih dekat di kemudian, ketika aku punya lebih banyak waktu." Terdengar akrab? Atau, lebih buruk lagi, mungkin Anda hanya meninggalkan pesan dan lampiran duduk di Kotak Masuk Anda. Setelah beberapa saat, dokumen tersebut banyak membangun, menyebabkan banyak kekacauan. Itu sangat tidak mungkin bahwa Anda akan pernah menemukan waktu untuk kembali dan mendapatkan semua informasi yang terorganisir, terutama mengingat bahwa Anda biasanya di bawah tekanan dengan hal-hal lain.

Anda dapat menghabiskan berjam-jam waktu berharga untuk mencari data yang sudah mengajukan suatu tempat, karena mudah untuk melupakan nama file - atau bahkan melupakan bahwa informasi tersebut pada komputer Anda di tempat pertama. Jadi bagaimana Anda bisa pergi tentang menyederhanakan pekerjaan Anda? Dapatkan lebih baik dalam mengelola file.

Efektif Manajemen File

Mengelola file di komputer Anda tidak jauh berbeda dari cara Anda selalu disimpan dan dikelola file-file kertas Anda. Itu bermuara pada hal ini: menyimpan informasi dalam folder - berdasarkan kategori, dan dalam urutan yang masuk akal untuk Anda.

Berikut adalah beberapa tips untuk membantu Anda mengelola file:

Hindari menyimpan dokumen yang tidak perlu. Jangan membuat kebiasaan menabung semua yang menemukan jalan ke Kotak Masuk Anda. Ambil beberapa detik untuk sekilas melalui konten, dan menyimpan file hanya jika itu relevan dengan aktivitas kerja Anda. Memiliki terlalu banyak data pada komputer Anda menambah kekacauan dan membuat lebih sulit untuk menemukan hal-hal di masa depan - dan mungkin, dari waktu ke waktu, memperlambat kinerja komputer Anda juga. Jadilah selektif tentang apa yang Anda terus!

Ikuti metode yang konsisten untuk penamaan file dan folder. Misalnya, membagi folder utama dalam subfolder untuk pelanggan, vendor, dan rekan kerja. Berikan nama disingkat untuk mengidentifikasi apa atau siapa yang berhubungan dengan folder. Terlebih lagi, Anda bahkan dapat memberikan penampilan yang berbeda atau melihat ke kategori yang berbeda dari folder - ini dapat memudahkan untuk membedakan mereka pada pandangan pertama.

Menyimpan dokumen terkait bersama-sama, apapun jenis mereka Sebagai contoh, dokumen Word menyimpan, presentasi, spreadsheet, dan grafik yang terkait dengan suatu proyek tertentu dalam satu folder -. Daripada memiliki satu folder untuk presentasi untuk semua proyek, folder lain untuk spreadsheet untuk semua proyek , dan sebagainya. Dengan cara ini, itu jauh lebih cepat untuk menemukan, terbuka, dan melampirkan dokumen untuk suatu proyek tertentu.

Pisahkan berkelanjutan bekerja dari pekerjaan yang telah diselesaikan. Sebagian orang memilih untuk menyimpan pekerjaan yang sedang berlangsung saat ini atau pada desktop komputer mereka sampai pekerjaan selesai. Kemudian, setelah selesai, mereka pindah ke lokasi yang tepat, di mana file dari kategori yang sama disimpan. Pada interval periodik (misalnya, mingguan atau setiap dua minggu), memindahkan file Anda tidak lagi bekerja ke folder di mana pekerjaan Anda selesai disimpan.

Hindari Overfilling folder Jika Anda memiliki sejumlah besar file dalam satu folder, atau sejumlah besar subfolder dalam folder utama -. Begitu banyak bahwa Anda tidak dapat melihat seluruh daftar pada layar Anda tanpa ke bawah - istirahat mereka menjadi kelompok-kelompok kecil (subfolder atau sub-subfolder). Pikirkan menciptakan menu berurutan, baik diatur dalam urutan kronologis atau abjad, untuk membuat pengambilan mudah. Misalnya, Anda dapat membagi sebuah folder bernama "Rencana Bisnis" dalam subfolder yang disebut "BP2008," "BP2009," dan "BP2010" Demikian juga, Anda dapat membagi folder untuk klien bernama Pedagang Delta dalam subfolder bernama "Delta Trader presentasi penjualan. "dan" Delta Pedagang kontrak. " Idenya adalah untuk menempatkan setiap file ke dalam folder atau subfolder logis, daripada memiliki satu daftar besar file.

Setelah mengatakan ini, ada titik biasanya sedikit dalam menciptakan sebuah folder untuk kurang dari sekitar lima dokumen. Jika Anda melakukannya, waktu yang Anda habiskan mengklik melalui subfolder untuk mendapatkan dokumen-dokumen yang Anda butuhkan mungkin tidak sebanding dengan kemudahan lebih besar untuk menemukan mereka.

Instal Google Desktop di PC Anda. Jika Anda dapat (kadang-kadang departemen TI tidak mengijinkan ini), menginstal Google Desktop di PC Anda - Anda dapat menemukan ini di http://desktop.google.com . Alat rapi menciptakan sebuah mesin pencari desktop yang indeks semua file Anda dan email, yang berarti bahwa Anda dapat mencari mereka dengan cepat dan mudah. Hal ini dapat berharga saat Anda perlu untuk menjawab pertanyaan offbeat!

Pastikan sistem pengarsipan Anda didukung. Sekali lagi, ini agak membosankan, tapi begitu penting, karena siapa pun yang memiliki disk drive gagal akan bersaksi! Pastikan, pertama, bahwa PC Anda didukung secara teratur dan, kedua, bahwa cadangan termasuk direktori di mana Anda informasi file.

Memprioritaskan File Anda untuk Bertindak

Ambil pendekatan ini lebih lanjut dengan menyesuaikan manajemen file Anda. Hal ini dapat membantu Anda memprioritaskan pekerjaan Anda, yang dapat menyebabkan efisiensi yang lebih baik.

Mengatur file dengan tanggal. Memasukkan tanggal ke dalam nama file. Ini akan membantu Anda menentukan yang merupakan dokumen yang paling terbaru di folder, tanpa harus membuka file dan membaca konten. Sebagai contoh, sebuah file bernama "Pedoman 12Oct07" akan menunjukkan versi dari file yang Pedoman tanggal 12 Oktober 2007. (Jika Anda bekerja secara internasional, menyadari bahwa di beberapa negara saat ini dapat disajikan sebagai 101207, sementara di negara lain, tanggal ini sama dapat ditampilkan sebagai 121007 Ini dapat sangat membingungkan!.)
Beberapa orang menggunakan nomor versi untuk membedakan antara dokumen yang telah dikerjakan ulang atau diubah. Contoh akan menjadi "Delta Trader kontrak v1" dan "Delta v2 Trader kontrak." Hal ini juga membuat lebih mudah untuk memilih file yang paling saat ini.

Tip:
Jika dokumen Anda akan melihat, digunakan, atau diubah oleh beberapa orang, Anda harus sangat berhati-hati tentang kontrol versi: orang cukup tepat bisa menjadi sangat jengkel jika versi dicampur dan pekerjaan mereka pada dokumen hilang.

Pastikan Anda menempatkan nomor versi pada nama file di sini, dan juga mempertimbangkan memiliki tabel kontrol versi pada awal dokumen yang menunjukkan nomor versi, tanggal versi, orang yang membuat perubahan, dan, mungkin, sifat perubahan yang dilakukan.

Gunakan "Tickler" file. Tickler file, juga dikenal sebagai metode "43 folder", adalah sistem unik yang digunakan oleh banyak orang untuk mengorganisir file. Buat folder 12 (satu untuk setiap bulan dalam setahun) dan 31 tambahan subfolder (untuk setiap hari bulan). Isi setiap folder dengan dokumen yang Anda perlu untuk bekerja dengan pada hari itu. Pada awal setiap hari, membuka folder untuk hari itu. Ambil semua barang-barang keluar dari folder dan memindahkan mereka ke folder "hari ini" atau ke desktop Anda. Kemudian memindahkan folder kosong ke dalam slot yang sesuai untuk bulan depan. Jika Anda tidak dapat menyelesaikan beberapa item pekerjaan pada akhir hari, memindahkannya ke folder untuk hari nyaman berikutnya. Sistem ini manajemen file membantu Anda melacak segalanya yang perlu Anda lakukan, dan juga berfungsi sebagai buku harian.

Untuk setiap sistem yang akan berguna dan efektif, juga harus nyaman bagi Anda. Untuk batas tertentu, ini tergantung pada sifat dari bisnis Anda atau pekerjaan yang Anda lakukan. Jadi, meskipun tidak ada "satu ukuran cocok untuk semua" solusi untuk manajemen file, Anda mungkin akan mendapat keuntungan dengan menggunakan beberapa tips manajemen file, dan menyesuaikan mereka dengan cara yang paling melayani kebutuhan Anda sendiri.

Poin Penting :

Apakah Anda kehilangan terlalu banyak waktu mencari melalui kekacauan pada komputer Anda untuk file yang Anda butuhkan? Dan ketika Anda berada di bawah tekanan, dapat Anda mengambil informasi dengan cepat dan mudah?

Menghabiskan waktu yang berharga mencari data dapat mengambil kesenangan dari setiap jenis pekerjaan kreatif yang mungkin Anda lakukan - dan itu menambah tingkat stres Anda juga. File sederhana kebiasaan manajemen yang baik sangat dapat menyederhanakan hidup Anda bekerja!