Essential Skills for an Excellent Career: 2.3. DILO (Day In the Life Of / Hari Dalam Kehidupan)

Meningkatkan efektivitas tim dengan menganalisa aktivitas sehari-hari

Jika Anda prihatin tentang penggunaan waktu yang efektif organisasi atau tim - dan siapa yang tidak? - Pelacakan apa yang sebenarnya dilakukan oleh siapa, dan untuk berapa lama, adalah cara sederhana dan mudah untuk mendapatkan jawaban.

Dengan membayar perhatian dan merekam kegiatan masyarakat selama periode waktu, Anda dapat belajar banyak tentang bagaimana waktu dihabiskan di
organisasi Anda:

Apakah sebagian besar hari yang dihabiskan sengaja?
Apakah energi terfokus pada tujuan yang berorientasi pada tugas atau tugas yang paling menyenangkan atau mudah?
Apakah orang yang bekerja pada tingkat yang tepat detail?
Apakah pekerjaan yang didelegasikan secara efektif?
Apakah beban kerja dan harapan sesuai dengan satu sama lain?
Apakah sebagian besar kegiatan yang direncanakan atau spontan?

Analisis DILO merupakan teknik yang berguna untuk melakukan hal ini.

Serta penilaian secara rinci efektivitas kegiatan, Analisis DILO juga memberikan pemahaman yang lebih besar dari peran yang orang bermain dalam sebuah organisasi. Ini saja dapat membantu anggota tim bekerja bersama lebih efektif. Misalnya, jika Anda mengetahui bahwa Tom menghabiskan lebih dari seperempat harinya menanggapi permintaan karyawan, Anda mungkin berpikir dua kali untuk mengganggu dirinya kecuali untuk sesuatu yang sangat mendesak. Atau jika Anda merasa sangat kewalahan, berbagi informasi DILO dapat membantu Anda memutuskan apakah ada orang yang bisa mendelegasikan pekerjaan atau meminta bantuan.

DILO juga dapat digunakan untuk:

Mengidentifikasi apa yang tidak mendapatkan dilakukan.
Memahami apa yang berdiri di jalan efektivitas.
Mengidentifikasi peran masa depan dalam organisasi.
Membantu perencanaan tenaga kerja dan pekerjaan desain.
Membantu mengembangkan deskripsi pekerjaan.
Mengidentifikasi kesempatan kerja pengayaan.
Menentukan cara terbaik untuk berbagi sumber daya.

Kekuatan sebenarnya dari DILO adalah bahwa hal itu membuka dialog tentang apa yang harus dilakukan dan oleh siapa. Beberapa hasilnya akan mengejutkan: Apa yang kita pikirkan orang menghabiskan waktu mereka, dan apa yang sebenarnya mereka lakukan, seringkali dua hal yang berbeda.

Kenapa?

Membuat skenario DILO "memaksa" Anda untuk lebih jelas mendefinisikan Anda pengguna target, mengartikulasikan proposisi nilai Anda, dan ringkas menyampaikan ide-ide Anda. Setelah memikirkan dan mengartikulasikan skenario yang mungkin juga dapat menjelaskan pit jatuh atau peluang yang sebelumnya tersembunyi. Juga, setelah Anda telah memberikan beberapa pertimbangan bijaksana untuk berbagai skenario dan hasil yang mungkin, Anda akan lebih siap untuk menanggapi tantangan yang muncul? Audiens Anda mungkin termasuk calon mitra, afiliasi, investor, pelanggan, atau vendor yang akan mendapatkan pemahaman yang lebih baik ide dan proposal. Ini pihak yang berkepentingan akan mendapatkan gambaran yang lebih jelas dari apa yang Anda capai dan dengan demikian berada dalam posisi yang lebih baik untuk memberikan umpan balik yang konstruktif, dan memberikan bantuan dan sumber daya yang tepat.

Bagaimana?

Sebelum memulai latihan ini, Anda harus memiliki pemahaman yang kuat tentang sasaran utama Anda (profil pemirsa).

Buat skenario dipercaya menggambarkan bagaimana menawarkan online Anda dan proses akan berdampak pengguna tertentu dalam kelompok pengguna inti Anda (CUG).

1. Pengguna	Tujuan: Tentukan Target Pemirsa - Mewujudkan Pengguna - Membuat Karakter A - Mendongeng biasanya dimulai dengan karakter yang baik. - Pastikan bahwa karakter Anda merupakan perwakilan dari audiens target Anda. - Apakah nama karakter Anda? Demografi? Apa jenis kepribadian mereka? · Apa yang mereka suka lakukan? Apa yang mereka nilai? - Anda tidak perlu untuk memasukkan semua informasi pengembangan karakter dalam skenario Anda, tapi itu baik pra-pekerjaan yang harus dilakukan.
2. Setting	Tujuan: Menentukan Konteks - Picture Setting - Tahun berapa itu? Apa waktu hari itu? - Dimana adalah target User (rumah, kantor, perpustakaan, lalu lintas, trotoar, toko, resaurant)?
3. Masalah	Tujuan: Menentukan Masalah - Mengingat Pengguna dan pengaturan, menciptakan narasi yang memberikan bukti yang jelas dari tantangan penting yang dihadapi pengguna target Anda. - Singkat, memberitahu kita apa tantangan yang jelas dan signifikan adalah target User hadapi?
4. Masalah	Tujuan: Mengkomunikasikan Nilai Usulan Solusi Anda - Memecahkan Masalah - Jelas Berkomunikasi (sell) Solusi Usulan Anda - Beritahu Cerita menarik Solusi, Manfaat dan Nilai - Menunjukkan bagaimana teknologi baru atau korban adalah solusi menarik untuk masalah Pengguna Anda jelas dan signifikan. - Tampilkan karakter Anda memanfaatkan fitur kunci dari penawaran online Anda untuk berhasil menyelesaikan 2-3 tantangan dunia nyata. - Cerita Dewan Naratif The - Gunakan media APAPUN untuk menggambarkan tindakan ini ... video, wayang, gambar, mainan, MP3, apa pun ... - Gunakan media apa pun yang Anda memiliki akses ke, keterampilan untuk memanipulasi, atau sumber daya untuk memproduksi. - Ingat, tujuan Anda adalah untuk berkomunikasi secara jelas (sell) ide-ide Anda di dalam narasi, bukan untuk mengesankan dunia dengan gaya ilustrasi Anda.

Dapatkan Beberapa Tanggapan

Tampilkan DILO Anda kepada seseorang yang mirip dengan audiens target Anda
Apakah Anda berkomunikasi dengan jelas (sell) ide-ide Anda di dalam narasi?
Apakah skenario dipercaya? Apakah itu berharga? Apakah menarik?
Apa ide-ide lain yang harus Anda akan termasuk? Apa bagian tampak tidak relevan?

Proses Peta Buat peta proses (flow chart tingkat tinggi), menunjukkan pengguna Anda bergerak melalui situs Anda dan mencapai tujuan mereka.

Peta proses Anda dapat mengikuti pengguna Anda melalui proses login, mencari produk, dan akhirnya menyelesaikan transaksi online.

Memberikan informasi yang cukup untuk membuatnya dipercaya, tetapi tidak begitu banyak bahwa Anda menjadi hilang dalam rincian.

Skenario terbaik tidak menawarkan cetak biru rinci untuk tindakan, tetapi mereka harus memicu banyak diskusi yang sehat, pertimbangan mendalam, dan mudah-mudahan suara pengambilan keputusan.

Ikhtisar

Sebuah DILO (Day-in-the-Life-of) merupakan studi sepanjang hari yang memberikan real-time pandangan periode waktu dalam kehidupan manajemen dan operasi. Ini analisis dua dimensi: perhatian untuk tugas-tugas (pekerjaan) dan kepedulian terhadap orang. Hal ini menunjukkan berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk nilai tambah dan non-nilai tambah kegiatan dan mengapa.

Mengapa Anda Melakukannya

Memahami dan mengukur bagaimana orang menghabiskan waktu mereka (nilai tambah - berkontribusi pada bottom line, non-nilai tambah - tidak berkontribusi pada bottom-line)
Tentukan peluang perbaikan di wilayah sasaran tertentu
Memperoleh data sulit ketika data yang diperlukan tidak tersedia atau ada kekhawatiran dengan keabsahan data
Menghadapkan Anda ke klien nyata dunia pada tingkat akar untuk memahami kegiatan mereka
Membantu Anda menentukan apa yang bisa Anda lakukan tentang temuan (pemahaman penting) selama analisis dan untuk membantu mulai lingkup proyek
Membantu Anda memahami apa hasilnya akan benar-benar terjadi, dan selanjutnya memvalidasi temuan Anda

Ketika Anda Melakukannya

Pada awal atau pertengahan proyek.

Bagaimana Anda Melakukannya

Tentukan apa yang sebenarnya operasi untuk mengunjungi menggunakan kontak manajemen klien. Sebelum persetujuan manajemen adalah suatu keharusan
Hubungi subyek DILO untuk menetapkan tanggal dan waktu untuk bertemu, mendapatkan arah yang akurat
Siapkan klien untuk kunjungan Anda (menyatakan tujuan kunjungan, kontrak waktu, dll)
Jelaskan kepada karyawan bahwa ia tidak akan dinilai. Untuk memastikan karyawan tidak dapat "membuka kedok" mencoba untuk melakukan dua DILO yang per peran kamu menganalisa.
Minimalkan gangguan tuntutan pekerjaan subyek
Ambil catatan rinci isu dan komponen waktu, menggunakan contoh-contoh dalam bentuk narasi
Meringkas informasi sementara itu masih segar dalam pikiran Anda

Petunjuk Bantuan

Tahu operasi depan waktu (melakukan pekerjaan rumah Anda)

Cobalah untuk memiliki orang yang sama yang melakukan FI (wawancara fokus) melakukan DILO atau setidaknya membaca FI pertama

Pilih atasan dengan sepuluh orang atau lebih di bawah kendali mereka

Carilah kekuatan serta kelemahan

Ketika Anda melakukan DILO pada pergeseran line, lakukan satu di semua shift untuk memastikan validasi menemukan

Ingat subjek Anda memberikan Anda hari terbaik mereka (sehingga tidak menggunakan angka sebagai rata-rata)

Jika DILO dilakukan dengan non-manajer atau non-pengawas, meninjau temuan dengan manajer atau supervisor untuk menentukan apakah pengamatan yang khas untuk orang-orang yang melaporkan kepadanya