Berbagi Informasi Organisasi Efisien
Mengadakan pertemuan reguler tatap wajah.
Kita memiliki banyak pilihan komunikasi hari ini - panggilan telepon, faks, email, pesan teks, dan sebagainya.
Kadang-kadang tampaknya seolah-olah tradisional, kuno tatap muka pertemuan menghilang. Apakah skenario berikut muncul akrab?
Bob, Direktur Penjualan, yang pergi dalam perjalanan bisnis, teks pesan Susan, asistennya - Kita perlu bicara - sesuatu yang besar telah datang. Siang OK besok?
Jawab Susan - Sebelum jam 12!
Susan segera email beberapa teman-temannya di departemen pesan ini - Saya baru saja mendapat sebuah teks dari Bob. Sesuatu yang besar adalah turun pipa. Aku yakin kami menutup kesepakatan dengan WhatzitWorld. Aku akan memberitahu Anda lagi setelah saya berbicara dengan dia besok siang.
Sementara itu, Bob telah mengirimkan teks ke Gerald (manajer SDM) - Gerry, kita kehilangan account WhatzitWorld keseluruhan. Berikut kepala terserah untuk mendapatkan slip merah muda-siap. Perlu berbicara tentang reorganisasi dept.
Gerald kemudian mengirimkan email ke Susan - Susan, Anda dapat menyiapkan laporan kinerja karyawan disingkat data? Saya tahu laporan resmi keluar Rabu tetapi jika Anda bisa mengumpulkan total penjualan tahun ini dan memecahnya bulanan per wiraniaga dan kemudian menerapkan rumus ROI kami untuk staf pendukung maupun yang akan menjadi besar. Saya juga perlu tahu apakah sudah ada perubahan signifikan terhadap deskripsi pekerjaan atau perubahan staf yang tertunda bahwa aku harus sadar. Aku tahu kau sibuk, tapi tolong kita menjadikan ini prioritas.
Susan memasukkan segala sesuatu dan mengirimkan email ke seluruh departemen - Sesuatu yang besar telah terjadi pada pertemuan penjualan Bob di. Gerald ingin up-to-date data kinerja kita dan perubahan apapun pada deskripsi pekerjaan atau posisi. Dapatkah Anda mengirimkan informasi terbaru Anda secepatnya? Terakhir kali aku mengumpulkan jenis informasi yang mereka mempersiapkan kejutan cek bonus mereka bagi kita jadi pastikan Anda mengirimkan saya sesuatu dan segala sesuatu yang Anda pikir relevan untuk kinerja Anda periode ini.
Bagaimana Anda pikir situasi ini ternyata setelah Bob mendapat kesempatan untuk berbicara dengan Susan secara pribadi?
Kemudahan komunikasi instan dapat menghasilkan banyak kesalahpahaman dan kebingungan, yang menyebabkan desas-desus palsu, perasaan terluka, dan bahkan ketidakpercayaan. Dalam terburu-buru untuk berbagi informasi dan mendapatkan bola menggelinding, kebutuhan untuk mengumpulkan orang bersama-sama dan untuk berkomunikasi kompleks, informasi penting bisa hilang.
Untuk menghindari semacam kekacauan yang diciptakan oleh komunike terputus-putus seperti yang di atas, pertemuan rutin dengan tim Anda dapat berguna. Disebut briefing tim, mereka memungkinkan Anda untuk memberikan update akurat pada hal-hal seperti kebijakan, proyek, prioritas, dan isu-isu staf untuk orang-orang penting, semua pada waktu yang sama.
Dalam briefing tim, orang memiliki kesempatan untuk bertanya, mengklarifikasi pemahaman mereka, dan memberikan reaksi langsung dan umpan balik.
Bagaimana Melakukan Sesi Briefing Tim
Briefing pertemuan tim efisien digunakan untuk menyebarkan informasi ke berbagai departemen dan kelompok dalam sebuah organisasi. Melakukan sesi briefing mengharuskan Anda untuk menjadi seperti diatur sebagai mungkin dan memiliki agenda yang ditetapkan, karena informasi yang paling relevan harus dikeluarkan tanpa membuang-buang waktu.
Informasi lain yang tidak cocok dapat disimpan untuk pertemuan lain. Sesi pengarahan juga memungkinkan anggota untuk menawarkan ide-ide dan update, jika terstruktur dengan benar.
Informasi lain yang tidak cocok dapat disimpan untuk pertemuan lain. Sesi pengarahan juga memungkinkan anggota untuk menawarkan ide-ide dan update, jika terstruktur dengan benar.
Instruksi
o 1 Draft agenda dengan jumlah waktu tertentu setiap topik akan dibahas. Agenda membantu menjaga setiap orang pada tugas, dan memungkinkan mereka untuk tahu di depan waktu apa yang diharapkan dalam brifing. Hanya daftar informasi penting dan relevan dalam agenda Anda. Luangkan waktu di akhir agenda untuk diskusi kelompok.
o 2 Hubungi peserta depan waktu melalui e-mail faks, atau telepon sehingga mereka dapat mempersiapkan materi mereka akan dibahas dalam rapat. Anda dapat memungkinkan berbagai anggota untuk berkontribusi bagian yang berbeda dari briefing. Beri mereka waktu yang cukup untuk persiapan, dan juga memberi mereka kerangka waktu sehingga informasi yang mereka berikan adalah ringkas dan sesuai dengan porsi yang diberikan dari agenda Anda.
o 3 Mulai pertemuan Anda dengan berita baik, seperti kemajuan organisasi atau departemen membuat. Diskusikan setiap kebijakan masa depan dan prosedur yang akan diimplementasikan. Pilih orang yang akan terpisahkan dalam rencana masa depan yang Anda sekarang, dan juga daftar tujuan dicapai yang harus dipenuhi sebelum pengarahan berikutnya.
o 4 Mengalokasikan menit tambahan untuk setiap pertanyaan terbuka atau masalah yang dapat dibahas. Anda mungkin tidak memiliki mata pelajaran diantisipasi ketika awalnya menyusun agenda Anda. Waktu tambahan juga memungkinkan anggota untuk menginformasikan Anda tentang setiap kelemahan atau masalah yang dapat mencegah mereka dari mencapai tugas tertentu dengan sesi pengarahan berikutnya.
Bagaimana Melakukan Sesi Briefing Staf
Staf sesi pengarahan kesempatan untuk bertukar informasi dengan karyawan Anda.
Apakah Anda bekerja di sektor swasta, untuk organisasi non-profit atau di pemerintahan, di beberapa titik, Anda mungkin diminta untuk singkat staf organisasi dengan isu yang relevan. Staf sesi pengarahan tidak hanya untuk memperbarui karyawan Anda pada isu yang relevan, tetapi mereka juga bagi Anda untuk mengetahui apakah setiap karyawan memiliki wawasan tentang pembaruan Anda.
Briefing staf Anda adalah bagian dari yang sehat memberi dan mengambil, yang memfasilitasi komunikasi konstruktif dalam organisasi Anda. Karena itu, pastikan bahwa Anda tidak hanya menentukan fakta dan update untuk staf Anda, tetapi bahwa mereka memiliki kesempatan penuh untuk terlibat dengan Anda sebelum, selama dan setelah sesi.
Instruksi
o 1 Menyiapkan agenda pengarahan Anda. Sebagai contoh, jika sebuah peraturan baru disahkan yang mengakibatkan penurunan laba kuartalan terakhir di, mempersiapkan informasi latar belakang tentang peraturan tersebut. Juga, bersiaplah untuk membahas persis bagaimana peraturan menghasilkan keuntungan kuartalan berkurang. Sebagai contoh, apakah pemerintah kota menetapkan upah yang berlaku yang mulai berlaku baru-baru ini? Karyawan Anda mungkin bertanya klarifikasi tentang masalah ini, karena itu, memikirkan pertanyaan-pertanyaan umum yang Anda harapkan orang untuk bertanya.
o 2 Pilih peserta untuk pertemuan tersebut. Berbicara dengan kepala departemen terkait untuk mencari tahu siapa, selain kepala departemen Anda, harus menghadiri brifing. Sebagai contoh, setiap kepala departemen mungkin ingin untuk membawa direktur wakilnya. Panggilan setiap orang untuk menceritakan tentang pengarahan dan menyampaikan bahwa kehadirannya adalah penting. Selain itu, mengirim pemberitahuan rapat sesuai prosedur operasi bisnis Anda '. Misalnya, bisnis Anda mungkin memiliki kalender pusat dan / atau sistem email. Post pengarahan waktu, tanggal dan tunduk pada stopkontak yang relevan.
o 3 Review agenda dan setiap dokumen yang disiapkan sebelum rapat. Jika Anda menyiapkan sejumlah besar bahan, membagi mereka sebelum rapat dan menempatkan mereka di kursi masing-masing peserta. Atau, bagi mereka sehingga setiap peserta dapat menjemput mereka ketika mereka memasuki ruang rapat.
o 4 Mulai pengarahan Anda pada waktu dan menetapkan aturan dasar untuk pertemuan. Sebagai contoh, jika Anda lebih memilih untuk menyampaikan konten Anda tanpa gangguan banyak, peserta yang memberitahu akan ada sesi tanya jawab setelah presentasi Anda. Ini merupakan taktik efektif jika Anda sedang melakukan presentasi presentasi PowerPoint atau video yang tidak memerlukan interupsi. Ikuti jadwal waktu yang ditetapkan, karena banyak karyawan Anda memiliki tugas-tugas lain untuk kembali ke setelah briefing selesai.
o 5 Ambil pertanyaan setelah pengarahan Anda selesai. Jika Anda tidak dapat menjawab pertanyaan segera dan akurat, bersiaplah untuk menjawab pertanyaan seseorang setelah beberapa penelitian. Katakan kepada penanya (s) yang Anda akan menindaklanjuti dengan dia setelah Anda punya waktu untuk penelitian masalah mereka. Ikuti dengan para penanya pada saat itu Anda mengatakan Anda akan. Hal ini penting, terutama jika itu membutuhkan waktu-sensitif tindakan oleh karyawan.
o 6 Mengevaluasi pertemuan setelah Q & sesi. Memiliki karyawan peringkat sesi dari 1 sampai 5, dan mereka menawarkan saran untuk sesi pengarahan masa depan. Rekomendasi mereka akan membantu Anda paling efektif berkomunikasi dengan karyawan Anda.
Tim Briefing. Apakah Anda ingat kembali selama abad terakhir ketika Briefing Tim adalah semua kemarahan? Ada saat ketika TB terlihat menjadi jawaban untuk semua masalah komunikasi bisnis. Banyak organisasi mencari nasihat dari praktisi dan menginstal versi mereka sendiri TB dengan apa yang, itu adalah adil untuk mengatakan, hasil yang beragam.
Tidak ada keraguan bahwa, jika terpasang secara terencana, TBC dapat secara drastis meningkatkan komunikasi dalam sebuah organisasi. Meskipun demikian, bukan sesuatu yang harus dimasukkan ke dalam ringan atau dengan cara setengah hati. Dampak mendapatkan itu salah parah dan benar-benar dapat memperburuk komunikasi.
Briefing Tim pada dasarnya merupakan proses formal untuk menyebarkan informasi melalui suatu organisasi dengan cara tatap muka, dengan pesan inti dari manajemen yang disampaikan oleh para pemimpin tim yang menambah singkat inti dengan tepat barang pengarahan lokal. Tim sesi pengarahan perlu teratur, tepat waktu, juga dihadiri dan profesional disampaikan. Penting mereka juga perlu disampaikan tatap muka. Alasan untuk ini adalah bahwa sebagian besar pesan yang disampaikan melalui bahasa suara, tubuh dan kontak mata. Hanya proporsi yang relatif kecil disampaikan oleh kata-kata yang sebenarnya sendiri.
Sistem TB untuk bekerja dengan baik semua pemimpin dan idealnya penerima harus dilatih sehingga mereka bisa mendapatkan hasil maksimal dari proses. Ada kritik terhadap TB dalam menjadi 'top-down' proses saja, tetapi, jika terpasang dengan benar, penerima di semua tingkatan dapat mengajukan pertanyaan singkat dari yang berkomitmen untuk menanggapi penanya sesegera mungkin.
Saya telah melihat TB yang bekerja sangat baik dalam sebuah organisasi yang sangat besar - satu di mana, sebelum dipasang, komunikasi diakui sebagai miskin dan mana 'selentingan' itu kuat dan merusak sebagai sumber informasi utama bagi sebagian besar staf. Ketika survei dilakukan setelah satu tahun operasi, sebagian besar staf mengatakan TB yang telah meningkatkan secara signifikan komunikasi dan dikreditkan TB dengan menjadi sumber utama informasi tentang organisasi. TB Sebelumnya, sumber utama telah menjadi 'kabar' dan kertas lokal!
Jadi, kenapa tidak kita mendengar begitu banyak tentang TB saat ini? Masalah komunikasi masih ada. Setiap organisasi yang saya bekerja dengan mengaku mengalami masalah komunikasi. Miskin komunikasi dapat mahal dalam hal duplikasi dan kesalahan jadi mengapa kita tidak melakukan sesuatu tentang hal itu?
Teori kita adalah bahwa e-mail telah mendapat dalam cara komunikasi yang tepat. Bahwa kita mengasumsikan bahwa karena semua orang telah e-mail menjadi sarana sesuatu yang mereka telah berkomunikasi dengan. Yang mereka miliki dalam cara tapi pasti tak seorang pun benar-benar berpikir bahwa e-mail adalah pengganti tatap muka komunikasi. Hanya berpikir tentang saat-saat ketika Anda telah menemukan bahwa e-mail telah disalahartikan atau bahkan dikirim ke orang yang salah. Hal ini, menurut pendapat saya, pengganti yang buruk untuk TB, tetapi dimengerti pada waktu ketika teknologi itu ada dan kita semua semakin sibuk.