2.4. Mengelola Prioritas Konflik

Menjaga Orang Puas

Menjaga semua orang puas, dan menghindari stres.

Klien Pam membutuhkannya untuk menyelesaikan sebuah proyek pada akhir minggu. Masalahnya adalah bahwa dia telah lain, proyek yang lebih mendesak bahwa dia perlu untuk menyelesaikan untuk pelanggan lain.

Tidak ada cara bahwa dia bisa menyelesaikan kedua proyek tepat waktu.

Jadi, bagaimana dia memberitahu kliennya bahwa proyeknya tidak begitu mendesak seperti yang lain dia berkomitmen untuk? Dan bagaimana dia bisa melakukan ini tanpa merusak hubungan mereka? 

Seperti Pam, banyak dari kita memiliki situasi di mana beberapa orang atau tim yang menuntut perhatian mendesak. Pada artikel ini, kita akan melihat pendekatan yang masuk akal untuk mengelola konflik prioritas dan untuk menjaga semua orang puas.

Ketika prioritas bentrokan

Anda mungkin sudah tahu apa yang terjadi bila Anda memiliki konflik prioritas.

Pertama-tama, kualitas pekerjaan Anda bisa menderita saat Anda bekerja lebih cepat atau multitask, atau Anda mungkin menemukan diri Anda memberikan pekerjaan lebih dari yang Anda janjikan.

Atau, Anda mungkin bekerja dengan jam kerja yang sangat panjang untuk mendapatkan semua yang dilakukan. Meskipun hal ini mungkin terbukti efektif dalam jangka pendek, dapat menyebabkan peningkatan stres dan kinerja yang lebih rendah.

Ini berarti bahwa orang yang bergantung pada Anda kecewa, yang mempengaruhi reputasi Anda dan hubungan kerja Anda. Hal ini kemudian dapat menyebabkan Anda kehilangan kesempatan lebih bawah garis, seperti proyek baru yang menarik dari atasan Anda, atau pembelian tambahan dari klien Anda.

Bagaimana Mengelola Tuntutan Konflik

Jadi, bagaimana Anda dapat mengelola tuntutan yang bertentangan secara lebih efektif, dan membuat semua orang bahagia?

1. Jadwal Kerja Efektif

Langkah pertama Anda adalah untuk memperjelas prioritas Anda saat ini dan untuk mengatur jadwal Anda secara efektif.

Ini akan membantu Anda tahu apa yang dapat Anda lakukan dan kapan, sehingga Anda dapat menegosiasikan tenggat waktu kredibel dan mengelola harapan masyarakat ketika mereka datang kepada Anda dengan proyek-proyek baru.

Di mana Anda tidak dapat menekan tugas ke dalam jadwal Anda, hal yang jelas untuk lakukan adalah untuk menunda kegiatan yang tidak mendesak, atau tidak terlalu penting.

Kadang-kadang, bagaimanapun, mungkin tidak jelas apa tugas-tugas prioritas tertinggi Anda dan proyek. Jika hal ini terjadi, ada beberapa alat yang dapat membantu Anda memprioritaskan efektif - lihat artikel kami pada prioritas untuk lebih lanjut tentang ini.

Salah satu alat prioritas paling berguna adalah Matrix Mendesak / Penting. Ini akan membantu Anda memutuskan apakah tugas atau proyek benar-benar perlu dilakukan sekarang.

Setelah Anda menilai prioritas Anda, dapat membantu untuk memeriksa ini dengan proyek-pemilik, seperti atasan Anda dan klien Anda. Apakah penilaian Anda prioritas sesuai dengan mereka?

Lalu taruh tugas dan proyek-proyek pada Anda To-Do List atau Program Aksi dan menambahkannya ke jadwal Anda. Anda kemudian akan tahu mana tugas bentrokan, yang tugas Anda mungkin perlu untuk menegosiasikan tenggat waktu baru untuk, dan di mana Anda akan membutuhkan bantuan untuk menyelesaikan sesuatu tepat waktu.

Prioritaskan tugas dan proyek-proyek baru dan menambahkan ini ke jadwal Anda, dan ketika mereka masuk juga, meninjau prioritas Anda secara teratur.

Tips 1:

Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang prioritas dalam sesi Pelatihan Bite-Sized kami, Cara Prioritaskan.

Tips 2:

Ambil kami Bagaimana baik adalah Manajemen Waktu Anda? kuis untuk mengetahui apakah Anda dapat meningkatkan produktivitas pribadi Anda.

2. Negosiasikan Tenggat waktu

Setelah Anda menjelaskan prioritas Anda, melihat tanggung jawab Anda dan mengidentifikasi setiap tenggat waktu yang Anda butuhkan untuk negosiasi ulang.

Kadang-kadang ini mungkin sesederhana mengatakan "Aku sedang bekerja pada sebuah proyek untuk Jack bahwa ia membutuhkan siang. Bisakah saya mendapatkan ini kepada Anda oleh lima? "Lain kali, Anda mungkin perlu untuk mendorong tenggat waktu kembali oleh beberapa minggu, atau bernegosiasi penyerahan proyek dalam potongan yang lebih kecil.

Untuk bernegosiasi secara efektif, gunakan Win-Win Negosiasi untuk memastikan bahwa semua orang datang jauh dari negosiasi perasaan bahwa mereka telah mencapai kompromi yang adil.

Pada tahap ini, Anda mungkin menemukan itu berguna untuk menjelaskan mengapa Anda peringkat prioritas Anda seperti yang Anda miliki, dan Anda mungkin ingin menyoroti konsekuensi tidak menata ulang tenggat waktu. (Ini tidak akan sesuai dalam semua kasus: satu pelanggan tidak akan menghargai Anda mendorong proyek punggung sehingga Anda dapat menyelesaikan laporan untuk klien lain.)

3. Mengelola Harapan

Ini juga penting bahwa Anda mengelola harapan masyarakat sebelum Anda mengambil tugas-tugas baru.

Misalnya, jika Anda memiliki pertemuan dengan bos Anda tentang sebuah proyek baru mungkin, berkomunikasi prioritas Anda saat ini dengan dia, dan menyetujui tanggal penyelesaian berdasarkan beban kerja Anda saat ini. Atau, jika Anda baru saja mulai bekerja dengan klien baru, biarkan dia tahu jika ada kemungkinan menjadi jeda waktu sebelum Anda dapat mengambil tugas baru.

Ini juga penting untuk mengelola ekspektasi pada setiap tugas atau proyek yang sedang Anda kerjakan.

Misalnya, jika Anda telah menyelinap di belakang jadwal pada sebuah proyek untuk seorang manajer di departemen lain, biarkan dia tahu bahwa Anda mungkin harus menyampaikan hal itu kemudian dari yang direncanakan. Namun, Anda jelas tidak ingin membuat kebiasaan ini - belajar bagaimana untuk memperkirakan waktu akurat sehingga Anda menetapkan tenggat waktu yang realistis, dan memastikan bahwa Anda telah melakukan segala sesuatu yang Anda bisa bijaksana untuk mendapatkan proyek kembali ke jalur (termasuk kerja lembur ) sebelum Anda berbicara.

4. Jadilah Profesional

Hal ini dapat menjadi stres untuk menyulap prioritas dan harapan masyarakat. Stres ini dapat membuat Anda merasa letih, dan itu tergoda untuk meredakan ketegangan dengan menggigit orang lain, mengabaikan tenggat waktu, atau mengasihani diri sendiri.

Di sinilah penting untuk menjadi profesional. Profesionalisme Anda, terutama selama masa tekanan kuat, adalah apa yang terbaik menunjukkan karakter Anda untuk orang di sekitar Anda.

Juga, belajar bagaimana mengelola emosi Anda secara efektif, bahkan ketika Anda sedang kelebihan beban.

5. Jadilah Fleksibel

Terakhir, penting untuk menjadi fleksibel: mungkin ada kalanya Anda tidak akan dapat melakukan negosiasi ulang tenggat waktu atau mendelegasikan tugas kepada orang lain.

Jadi bersiaplah untuk dimasukkan ke dalam pekerjaan tambahan, jika sesuai, untuk membuat orang puas. Pastikan saja bahwa hal ini tidak terjadi terlalu sering.

Membela Prioritas Anda

Ketika Anda harus menyusun ulang prioritas tugas dan proyek, akan ada saat-saat ketika orang lain tidak setuju dengan pilihan Anda. Jika ini terjadi, cobalah untuk menegosiasikan tenggat waktu baru yang bekerja untuk Anda berdua. Jika mereka tetap bersikeras bahwa proyek atau tugas yang lebih penting daripada yang Anda butuhkan untuk bekerja pada, maka Anda perlu belajar bagaimana mempertahankan prioritas Anda, idealnya tanpa merusak hubungan Anda.

Sebagai contoh, bayangkan bahwa Anda baru saja mengatakan kepada rekan Anda bahwa Anda tidak dapat menyelesaikan laporan sampai besok, karena bos Anda meminta Anda untuk menyelesaikan tugas yang akan mengambil sisa hari. Namun, dia tidak melepaskan ini, karena laporan yang dia butuhkan akan mengambil hanya 30 menit dari waktu Anda. Di matanya, Anda sedang tidak masuk akal.

Mulailah dengan menunjukkan empati. Berkomunikasi padanya bahwa Anda mengerti mengapa ia merasa frustrasi atau kesal.

Kemudian, jelaskan kebutuhan Anda dengan jelas tapi tegas. Misalnya, tegaskan bahwa Anda harus menyelesaikan proyek bos Anda dengan 05:30. Anda perlu menjaga janji yang Anda buat dengan atasan Anda, jadi penting bahwa Anda mencurahkan perhatian Anda untuk tugas ini.

Setelah Anda menjelaskan kebutuhan Anda, bekerja pada mencapai kompromi seperti menawarkan untuk bekerja pada laporan kolega Anda hal pertama besok, atau menawarkan untuk membantu dia dengan tugas lain kemudian dalam seminggu.

Tip: Artikel kami "Ya" untuk Pribadi, "Tidak" untuk Tugas menawarkan strategi tambahan yang dapat Anda gunakan untuk menyatakan diri, sambil mempertahankan hubungan yang baik dengan rekan-rekan Anda.

Poin Penting :

Banyak dari kita memiliki tuntutan yang saling bertentangan, di mana beberapa orang atau tim yang berteriak-teriak untuk perhatian kita. Ini penting untuk mengetahui bagaimana mengelola tuntutan efektif, sehingga semua orang bahagia.

Mulailah dengan menjelaskan prioritas dan penjadwalan pekerjaan secara efektif. Kemudian gunakan strategi negosiasi yang tepat untuk mengatur ulang tenggat waktu.

Juga belajar untuk mengelola harapan masyarakat secara efektif, menjadi profesional bahkan ketika Anda berada di bawah tekanan, dan fleksibel - mungkin ada saat-saat ketika Anda akan harus dimasukkan ke dalam beberapa pekerjaan tambahan untuk membuat orang puas.

Bila Anda perlu untuk mempertahankan prioritas Anda, menunjukkan empati, tetapi bersikap tegas dalam pendekatan Anda.

 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya