3.3. Apakah Tugas ini ke"Pagi"an?

Penjadwalan Kegiatan Penting untuk Tepat Waktu Hari

Kapan Anda paling energik?

Seperti banyak dari kita, pekerjaan Alys telah campuran biasa, tugas rutin yang biasanya mendesak - serta jangka panjang, tugas yang lebih penting yang biasanya kurang mendesak.

Dia menghabiskan pagi hari nya pada tugas-tugas yang mendesak bahwa ia harus mendapatkan dilakukan. 

Tugas-tugas rutin yang sedikit membosankan, sehingga motivasinya adalah untuk mendapatkan mereka selesai dan dari tubuhnya To Do List sesegera mungkin. Hal ini membuat sore nya bebas dari rincian ini, sehingga dia dapat bekerja pada jangka panjang, tugas yang lebih kreatif - seperti riset, perencanaan, dan menulis presentasi.

Masalahnya adalah bahwa dia orang pagi. Pada saat dia selesai tugas-tugas rutin, dia di titik rendah nya energi di sore hari. Dan, untuk membuat keadaan menjadi lebih buruk, ia bekerja di Inggris - sehingga pada sore hari, dia mendapat email ton mengganggu dan panggilan telepon dari rekan-rekannya di AS

Akibatnya, tugas kreatifnya sering didorong ke samping, dan dia dipaksa untuk bekerja pada mereka di akhir hari, ketika dia merasa paling buruk padanya.

Alys jelas perlu mengubah cara ia mengatur harinya!

Pada artikel ini, kita akan mempelajari cara menemukan waktu terbaik hari (atau minggu), dan bagaimana untuk menjadwalkan tugas-tugas di sekitar itu.

Catatan:
OK, beberapa hal yang harus dilakukan segera. Gunakan pendekatan ini untuk hal-hal yang tidak.

Langkah 1: Cari Anda Puncak Waktu

Masing-masing dari kita memiliki berbeda "waktu puncak" atau waktu tertinggi energi sepanjang hari. Beberapa dari kita orang-orang pagi. Lainnya memiliki lebih banyak energi di sekitar tengah hari. Dan beberapa orang merasakan yang terbaik mereka di malam hari.

Kebanyakan orang tahu secara naluriah ketika mereka "naik" kali ini dan ketika "bawah" mereka kali ini. Dan Anda mungkin tidak memiliki hanya satu. Beberapa orang merasa bangun di pagi hari, turun di sore hari, dan naik lagi di sore hari.

Jika Anda tidak yakin kapan waktu puncak Anda, menghabiskan beberapa hari wisatawan beberapa tingkat energi Anda.

Untuk setiap hari, menggambar grafik dengan jam Anda terjaga pada sumbu horisontal, dan penilaian Anda terhadap tingkat energi Anda - misalnya, pada skala berjalan dari 0% sampai 100% - pada sumbu vertikal.

Saat hari berlangsung, merencanakan tingkat energi Anda pada tabel ini. Anda akan berakhir dengan sesuatu yang tampak seperti gambar 1, di bawah ini: 

Ini juga penting untuk melihat energi dan aktivitas sepanjang minggu. Ketika penjadwalan tugas Anda, pikirkan tentang hari-hari dalam seminggu selain waktu setiap hari.

Bagi banyak orang, hari Senin sering sibuk. Banyak pertemuan yang dijadwalkan untuk hari ini, dan orang-orang kembali bekerja setelah akhir pekan.

Banyak menemukan bahwa Selasa adalah hari yang paling produktif dalam seminggu. Mereka memiliki pemahaman yang baik tentang apa yang harus mereka capai selama seminggu, dan mereka lebih terfokus. Seperti akhir pekan mendekati, produktivitas umumnya jatuh. Jumat biasanya hari paling tidak produktif, karena semua orang lelah dari pekerjaan minggu, dan berharap untuk dua hari off.

Langkah 2: Menganalisis Tugas Anda

Anda mungkin memiliki beberapa tugas pekerjaan yang bersifat rutin - seperti membuat panggilan telepon, mengecek email, entri data, atau gaji. Dan Anda mungkin memiliki beberapa yang perlu banyak kreativitas - seperti melakukan brainstorming atau menulis. Anda mungkin memiliki tugas mingguan yang membutuhkan banyak energi - seperti memberikan presentasi atau membuat panggilan penjualan. Dan beberapa tugas mungkin memerlukan banyak konsentrasi - seperti mengedit atau menulis kode.

Buatlah daftar tugas-tugas rutin Anda, dan kemudian mengurutkan ini ke kategori yang sesuai. Anda bisa menggunakan kategori seperti ini, meskipun beberapa tugas mungkin milik lebih dari satu kategori:

• Rutin.
• Kreatif.
• Konsentrasi tinggi.
• Energi tinggi.

Jika Anda tahu apa jenis tugas yang Anda lakukan secara teratur, ini akan membantu dengan langkah berikutnya: penjadwalan.

Langkah 3: Identifikasi Faktor Eksternal

Apakah ada faktor di luar kendali Anda yang mempengaruhi ketika Anda melakukan hal-hal? Sebagai contoh:

• Ketersediaan rekan kunci: Apakah kegiatan tertentu mengharuskan Anda untuk bertemu dengan orang-orang yang hanya bekerja di pagi hari, atau didasarkan pada waktu yang berbeda-zona?
• Tingkat kebisingan di kantor: Jika Anda perlu untuk melakukan pekerjaan-konsentrasi tinggi dalam lingkungan terbuka, apakah ini mudah pertama-hal, atau mungkin pada akhir hari, ketika hal-hal yang lebih tenang?
• Ketersediaan sumber daya: Apakah Anda perlu untuk bekerja pada sistem atau peralatan ketika mereka paling-digunakan?
• Ketersediaan Pelanggan: Anda mungkin lebih suka membuat panggilan penjualan energi tinggi di sore hari, tetapi jika jenis pelanggan yang Anda targetkan sering sibuk pada waktu itu, maka Anda perlu untuk menyesuaikan jadwal Anda.

 

Langkah 4: Mengalokasikan Tugas ke Times

Sangat penting untuk menyelaraskan tugas-tugas Anda dengan naik turunnya tingkat energi alami Anda. Jadwal tugas kreatif atau konsentrasi tinggi untuk waktu puncak Anda, dan merencanakan tugas biasa atau rutin untuk kali turun Anda.

Misalnya, Marie adalah seorang manajer SDM. Dia memiliki beberapa tanggung jawab selama seminggu - termasuk wawancara, pembinaan, pengelolaan manfaat, pertemuan tim terkemuka, dan melakukan review kinerja.

Ketika Marie pertama tiba di tempat kerja di pagi hari, energinya cukup rendah. Selama waktu ini, ia berfokus pada tugas-tugas biasa seperti memeriksa email, kembali panggilan telepon, dan pekerjaan rutin lainnya.

Marie tahu bahwa dia di terbaik 10:00-02:00 Selama ini, dia wawancara jadwal, pertemuan tim, dan sesi pelatihan.

Setelah ia kembali dari makan siang, energinya berada pada titik terendah, dan kemudian perlahan-lahan mengambil lagi di sore hari. Ini adalah ketika dia jadwal tugas lebih mudah, seperti manajemen manfaat dan tinjauan kinerja.

Dengan penjadwalan harinya sekitar siklus energi, Marie memastikan bahwa dia memberikan dirinya pesawat ke tugas yang paling menuntut nya.

Anda juga dapat menjadwalkan tugas sekitar naik turunnya siklus energi kantor Anda. 
Misalnya, jika Anda orang pagi, Anda bisa tiba di kantor lebih awal untuk bekerja pada tugas-tugas yang sangat kreatif. Bangunan kosong akan memberi Anda waktu untuk fokus terganggu. Dan Anda dapat menghindari penjadwalan pertemuan sumbang untuk setelah makan siang - ini sering tidak waktu yang kreatif!

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang penjadwalan, artikel Efektif Penjadwalan kami dapat membantu Anda membuat penggunaan terbaik dari waktu Anda.

Tips untuk Menggunakan Waktu Anda Well

Apa yang dapat Anda lakukan jika Anda harus melakukan dengan baik selama waktu terburuk hari?

• Secangkir kopi kental atau teh dapat membantu meningkatkan tingkat energi Anda dan semangat Anda ketika Anda berada di titik yang rendah.
• Banyak orang mendapatkan lapar untuk makanan ringan selama mereka "rendah" waktu hari. Makanan ringan dapat menjadi cara yang bagus untuk kembali energi, tapi menghindari manis junk food. Makanan ini hanya memberikan tumpangan sementara, dan kemudian meninggalkan Anda dengan kecelakaan gula. Sebaliknya, cobalah camilan sehat seperti buah segar, yoghurt, atau kacang. Makanan ini akan membuat Anda akan lebih lama.
• Jika Anda menemukan diri Anda pada energi rendah setelah makan siang, Anda mungkin akan makan terlalu banyak. Semakin besar makan, semakin Anda dapat mengharapkan untuk melambat ketika tubuh Anda mencerna makanan. Untuk menjaga energi Anda, makan makanan ringan, seperti salad, dan memiliki lebih banyak makanan ringan pada pagi hari dan sore hari.
• Banyak orang tidak minum cukup air sepanjang hari. Dehidrasi dapat membuat Anda merasa lelah dan lambat. Pastikan Anda minum banyak air untuk menjaga energi Anda.

Poin Penting 

Semua dari kita mengalami pasang surut alami dan selama hari kita. Kita dapat meningkatkan kualitas pekerjaan kami - dan produktivitas - dengan penjadwalan tugas strategis yang sesuai dengan ini pasang surut.

Menganalisis ketika energi Anda tinggi dan rendah, dan juga ketika lingkungan Anda kondusif untuk mengerjakan tugas-energi tinggi, dan ketika itu tidak. Jadwal tugas-energi tinggi atau kreatif ketika Anda memiliki energi dan lingkungan yang tepat untuk bekerja pada mereka. Selama waktu down Anda, fokus pada tugas-tugas lebih mudah atau rutin.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya