4.3. Pengorganisasian Orang-orang yang tidak teratur

Memotivasi Tim Anda untuk Perubahan

Apakah Anda bekerja dengan orang-orang yang tidak teratur?

Bayangkan skenario ini: Setelah seminggu bekerja keras, Anda mengirim laporan penting untuk kolega Anda.
Tugasnya adalah untuk mengedit kata-kata dan membuat beberapa keputusan penting untuk menyelesaikan beberapa konten.

Batas waktu ini masih tiga minggu lagi, tapi Anda berharap dia akan menyelesaikannya awal
karena Anda akan mempunyai lebih banyak pekerjaan yang harus dilakukan setelah ia memberi Anda masukan nya. 

Kolega Anda, bagaimanapun, keterlambatan melakukan perubahan. Setelah pengingat banyak dari Anda, dia mengirimkan kembali sehari sebelum batas waktu Anda. Ini berarti bahwa Anda harus buru-buru untuk menyelesaikan perubahan akhir Anda dalam waktu. 

Keterlambatan Nya telah menyebabkan Anda beberapa stres yang serius, dan itu bukan pertama kalinya hal ini terjadi.

Bekerja dengan orang terorganisir dapat menjadi pengalaman yang menegangkan, terutama ketika mulai mempengaruhi produktivitas Anda sendiri. Tapi apa yang dapat Anda lakukan? 

Apakah tanggung jawab Anda untuk membantu mereka mendapatkan terorganisir? Jika ya, bagaimana Anda melakukannya dengan bijaksana?

Pada artikel ini, kita akan melihat bagaimana membantu orang lain mendapatkan terorganisir. Apakah mereka kolega, anggota tim, atau bahkan manajer Anda, kami akan mengeksplorasi strategi untuk membantu Anda untuk membantu mereka. 

Menemukan Penyebab

Sebelum Anda mulai mencari solusi, mengambil waktu untuk menemukan mengapa mereka tidak teratur. Ajukan pertanyaan-pertanyaan berikut:

• Apakah mereka memahami mengapa hal itu penting untuk diatur?
• Apakah mereka merasa bahwa pengorganisasian tidak penting? Jika demikian, mereka bisa terbiasa teratur. Mungkin mereka tidak melihat disorganisasi mereka sebagai masalah bagi diri mereka sendiri, sehingga mereka percaya itu bukan masalah bagi orang lain. Anda harus membuat mereka menyadari betapa disorganisasi mereka dampak Anda.
• Apakah mereka akan melalui disorganisasi situasional? Hal ini terjadi ketika seseorang mengalami situasi traumatis atau satu kali atau peristiwa. Sebagai contoh, sebuah pekerjaan baru atau promosi, perceraian, kematian anggota keluarga, atau proyek memakan waktu semua bisa menyebabkan disorganisasi mendadak.
• Apakah mereka "berkembang" di disorganisasi mereka? Beberapa orang sub-sadar menciptakan kekacauan dan "darurat buatan" untuk menjaga diri mereka tertarik pada apa yang mereka lakukan. Mereka merasa bahwa mereka bekerja terbaik di bawah tenggat waktu yang ketat, dan mereka bahkan mungkin mendapatkan "adrenalin buzz" dari mereka.
• Apakah mereka memiliki kondisi medis yang dapat menyebabkan sedang sampai parah disorganisasi? Depresi, gangguan bipolar, gangguan perhatian defisit (ADD), atau bahkan penyakit jangka panjang bisa menjadi penyebabnya. Jika Anda menduga bahwa seseorang memiliki kondisi medis yang tidak dirawat, berbicara dengan orang tentang mencari bantuan medis.

Sekali Anda telah mengidentifikasi mengapa Anda berpikir individu tidak teratur, cobalah beberapa strategi di bawah ini untuk membantu.

Kurangnya Pengetahuan

Jika orang tidak tahu tentang yang terorganisir, atau mengapa mereka harus repot-repot untuk menjadi lebih terorganisir, ini bisa menjadi perbaikan cukup mudah.

• Mengekspresikan keprihatinan Anda - Mulailah dengan membiarkan mereka tahu bahwa Anda khawatir tentang disorganisasi mereka. Anda ingin melihat mereka berhasil, tetapi Anda yakin bahwa disorganisasi mereka akan menahan mereka kembali.
• Fokus pada manfaat organisasi - rekan Anda mungkin tidak ingin menginvestasikan waktu atau usaha untuk berubah, jadi pastikan Anda menekankan manfaat dari organisasi. Biarkan mereka tahu bahwa mereka mungkin akan memiliki lebih sedikit stres, lebih banyak waktu, dan produktivitas yang lebih tinggi jika mereka menghabiskan waktu sekarang untuk mendapatkan terorganisir. Juga, yang diselenggarakan dapat membuka pintu untuk beberapa peluang besar di masa depan.

Tip:
Arahkan rekan artikel kami Cara Jadi Diselenggarakan. Ini adalah panduan komprehensif untuk mendapatkan terorganisir di tempat kerja, dan mungkin semua yang mereka butuhkan untuk membuat beberapa perubahan positif dalam hidup mereka.

Kurangnya Motivasi

Jika Anda menduga bahwa seseorang hanya termotivasi untuk mendapatkan terorganisir, maka Anda perlu untuk membuat mereka menyadari betapa gaya kerja kacau mereka mempengaruhi Anda dan orang lain.

• Jelaskan bahwa disorganisasi yang menyebabkan Anda stres - Sebutkan contoh-contoh spesifik dari situasi masa lalu di mana disorganisasi mereka mempengaruhi Anda dalam cara yang negatif. Mengetahui bagaimana tindakan mereka mempengaruhi Anda dapat memotivasi mereka untuk berubah.
• Jelaskan manfaat dari organisasi yang berkaitan dengan mereka - Misalnya, jika rekan Anda selalu menyerahkan proyeknya terlambat, maka biarkan dia tahu bahwa ini berdampak buruk pada dirinya profesional. Jika dia pernah ingin promosi atau meningkatnya tanggung jawab, ia harus mendapatkan terorganisir.
• Cari tahu mengapa mereka tidak termotivasi - Sebagai contoh, mungkin Anda memerlukan laporan statistik dari rekan Anda pada tanggal 15 setiap bulan, dan dia tidak pernah menyampaikan laporan tepat waktu. Setelah Anda mulai bertanya tentang hal itu, dia memberitahu Anda bahwa ia membenci melakukan laporan karena dia tidak merasa yakin tentang statistik, sehingga dia secara teratur menunda bekerja di atasnya. Beberapa pelatihan tambahan mungkin semua yang dibutuhkan untuk memberinya pengetahuan yang dia butuhkan untuk merasa nyaman melakukan tugas ini tepat waktu.
• Disiplin, jika perlu - Jika Anda mengelola orang-orang yang disorganisasi dampak kinerja mereka - dan pembinaan atau pelatihan tidak mengarah pada perbaikan - Anda mungkin perlu untuk mengambil tindakan disipliner.

 

Pengorganisasian Manajer Anda

Ketika itu palungan yang sudah teratur, situasi bisa sulit.

Sangat menggoda untuk hanya melakukan tugas utama bagi mereka untuk menyelamatkan diri stres yang disebabkan oleh disorganisasi mereka. Jika Anda asisten pribadi mereka, atau jika Anda disewa khusus untuk keterampilan organisasi Anda, ini mungkin baik-baik saja.

Namun, jika hal ini tidak pekerjaan Anda, kemudian melakukan pekerjaan untuk manajer Anda hanya menambah beban kerja Anda saat ini dan tingkat stres. Hal ini juga dapat memotivasi mereka untuk melanjutkan kebiasaan teratur mereka.

Jadi apa yang dapat Anda lakukan?

Mulailah dengan membawa masalah ini ke perhatian manajer Anda. Mungkin mereka benar-benar tidak menyadari bahwa kebiasaan buruk mereka memiliki efek negatif pada Anda dan seluruh tim.

Anda juga dapat membantu manajer Anda mendapatkan terorganisir dengan menempatkan beberapa sistem ini yang membuat komunikasi dan bekerja lebih mudah:

• Gunakan file kode warna - Ini membantu mengatur pekerjaan yang ditransfer antara orang. Misalnya, menempatkan barang-barang yang mendesak dalam folder merah, item yang perlu tanda tangan dalam folder hijau, item yang perlu meninjau dalam folder biru, dan sebagainya. Jika semuanya berjalan ke dalam jenis yang sama folder, hal penting dan hal-hal penting yang dicampur bersama-sama. Namun sistem kode warna membantu manajer Anda untuk mengingat tindakan apa yang mereka perlu mengambil pada setiap item.
• Gunakan baris subjek deskriptif dalam email - Bila Anda mengirim email kepada manajer Anda, pastikan baris subjek mengkomunikasikan informasi penting yang dapat dengan mudah diidentifikasi kemudian. Ingat, baris subjek adalah seperti informasi utama! Ini harus mengkomunikasikan informasi penting dan merebut perhatian.
• Untuk informasi lebih lanjut tentang cara menulis baris subjek strategis, lihat artikel kami Menulis Email yang Efektif. (Pertimbangkan untuk meminta apakah itu akan membantu untuk menempatkan "jangan oleh" tanggal di baris subjek -! Manajer Anda mungkin menemukan ini berguna)
• Pilihan Limit - Banyak orang tidak terorganisir memiliki waktu yang sulit membuat keputusan. Jika hal ini terjadi dengan manajer Anda, kemudian membatasi pilihan mereka sehingga keputusan lebih mudah. Misalnya, jika mereka akan melakukan perjalanan ke sebuah konferensi, jangan daftar enam hotel potensial. Sebaliknya, daftar tiga hotel yang menurut Anda terbaik. Membatasi pilihan membantu orang merasa kurang kewalahan dan lebih mampu mengatasi dengan membuat keputusan.

Tips lainnya untuk Pengorganisasian

Kadang-kadang, beberapa perubahan kecil dalam gaya kerja Anda sendiri membuat perbedaan besar ketika bekerja dengan teratur rekan kerja atau manajer. Cobalah tips ini:

• Informasi paket bersama - Jika Anda mengirim serangkaian email yang terpisah, pada subjek yang sama dan selama beberapa hari, ini dapat dengan mudah tersesat atau terpisah dari satu sama lain. Tapi jika Anda menggabungkan informasi penting dalam satu dokumen (baik elektronik atau di atas kertas), lebih mudah untuk menyimpan informasi yang sama.
• Jadwal sesuai - Pertimbangkan tingkat masyarakat disorganisasi saat Anda menjadwalkan hal. Ini berarti bahwa jika Anda membutuhkan sesuatu dari mereka, meminta untuk itu segera setelah Anda tahu Anda membutuhkannya. Biarkan diri Anda banyak waktu ketika Anda tergantung pada mereka untuk apa pun, dan menetapkan tenggat waktu awal untuk pengiriman pekerjaan untuk memungkinkan disorganisasi mereka.
• Membawa seorang ahli pada organisasi - Seorang pembicara yang hebat dapat membuat anggota tim Anda menyadari mengapa mereka perlu mendapatkan terorganisir, dan memberi mereka strategi untuk mengambil tindakan.
• Tetapkan tujuan organisasi - Jika Anda mengelola orang tidak teratur, bisa membantu untuk menetapkan tujuan organisasi sebagai target kinerja. Biarkan mereka tahu bahwa Anda akan mengukur upaya mereka pada penilaian kinerja mereka berikutnya.
• Upaya Pujian - Setiap kali Anda melihat rekan Anda membuat kemajuan, pastikan Anda memuji upaya mereka, tidak peduli seberapa kecil. Jika Anda membiarkan mereka tahu bagaimana upaya mereka untuk mendapatkan terorganisir membantu, Anda mungkin membuat mereka tetap termotivasi untuk melanjutkan.

Poin Penting :

Bekerja dengan rekan terorganisir, anggota tim, atau manajer bisa stres, terutama ketika kebiasaan buruk mereka mempengaruhi jadwal Anda. Cari tahu mengapa orang tidak teratur untuk membantu Anda memutuskan bagaimana mendekati situasi.

Jika kurangnya pengetahuan adalah masalah, kemudian mendidik mereka tentang manfaat mendapatkan terorganisir. Jika motivasi masalahnya, menunjukkan bagaimana disorganisasi mereka mempengaruhi Anda dan seluruh tim. Anda juga dapat membantu mereka dengan menggunakan baris subjek yang kuat dan menggabungkan informasi dalam email, memungkinkan untuk waktu tambahan, dan membawa seorang ahli organisasi untuk melatih kelompok.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya