5.5. Daftar Tim Periksa Diagnostik

Mengidentifikasi Masalah struktural dalam Tim

Pengantar:

Tim Daftar Periksa Diagnostik adalah Perangkat sederhana untuk meninjau tim desain, pengarahan, pembinaan dan umpan balik. Ini membantu Anda untuk mengidentifikasi beberapa isu penting yang dapat merusak kinerja tim dan karena itu berkontribusi terhadap stres tim.

Meskipun ada banyak kemungkinan penyebab stres tim (beberapa di antaranya tidak akan ditanggung oleh Perangkat ini), menggunakan teknik ini akan membantu Anda untuk mengidentifikasi beberapa masalah kunci yang bisa timbul.

Perangkat ini berguna sebagai tindakan awal dalam memecahkan masalah yang membuat stres dalam tim. Seperti yang akan Anda lihat, checklist menyediakan kerangka kerja dengan mana tim dapat mendiskusikan masalah tanpa diskusi menjadi menyenangkan dan pribadi.

Menggunakan Perangkat:

Untuk menggunakan Perangkat ini, bekerja melalui checklist pada tabel di bawah. Untuk setiap pertanyaan, berpikir hati-hati tentang jawabannya.

Ketika Anda bekerja melalui daftar, Anda dapat mengidentifikasi kekurangan dalam struktur tim. Di mana Anda lakukan, mengambil tindakan Anda dapat apa untuk mengatasi situasi. Di mana Anda tidak dapat mengatasi situasi, berpikir tentang apa konsekuensinya mungkin, dan mengelola harapan pemangku kepentingan tepat.

Ingat untuk menjadi pragmatis dalam cara Anda melakukan hal ini. Keadaan jarang akan memungkinkan untuk pembentukan tim yang sempurna. Namun, dengan memahami masalah yang mungkin Anda hadapi, Anda dapat bekerja di sekitar masalah dengan cara yang praktis, tanpa masalah menjadi pribadi dan menyenangkan.

Tim Daftar Periksa Diagnostik

Pertanyaan	Menjawab	Pengamatan
Tim Desain: Apakah ini tugas tim - yaitu adalah produk dari tim yang lebih besar daripada jumlah produk dari semua individu?		Beberapa jenis pekerjaan yang terbaik dilakukan oleh individu. Hal ini terutama kasus di mana tugas individu kecil. Dalam kasus ini, terkoordinasi kerja tim dapat mengurangi efisiensi. Jika demikian, pertimbangkan untuk menggunakan pendekatan non-berbasis tim.
Berapa banyak orang dalam tim?		Sementara itu bervariasi tergantung pada keadaan, ukuran tim yang paling efisien biasanya sekitar 5 orang. Tim Jauh lebih besar kehilangan efisiensi, dan menjadi rentan terhadap "bebas-riding". Untuk rombongan lebih dari 5, Anda mungkin ingin mempertimbangkan membelah diri menjadi sub-tim.
Apakah Anda memiliki keterampilan teknis yang tepat untuk mencapai tujuan tim?		Ini adalah kuburan penting, dan harus diselesaikan segera jika keterampilan teknis yang diperlukan tidak tersedia.
Apakah orang yang sama di latar belakang, atau apakah mereka datang dari berbagai latar belakang yang berbeda, dan memiliki berbagai keterampilan yang berbeda?		Tim dengan luasnya pengalaman cenderung untuk mengembangkan pendekatan yang lebih kreatif dan fleksibel untuk bekerja daripada orang-orang dari latar belakang yang sama. Seringkali ini menyebabkan pengiriman produk yang lebih baik. Membawa pengalaman yang relevan yang berbeda ke dalam tim Anda di mana mungkin dan praktis.
Apakah semua anggota tim memiliki keterampilan sosial yang dibutuhkan untuk bekerja sama dengan baik?		Orang bekerja lebih baik bersama-sama ketika mereka memiliki keterampilan sosial yang baik dan digunakan untuk bekerja dalam tim. Orang dengan keterampilan sosial yang buruk, atau dengan pengalaman tim kecil, mungkin perlu pembinaan untuk membantu mereka menjadi anggota tim yang efektif.
Apakah tim memiliki akses ke sumber daya yang dibutuhkan untuk melakukan tugasnya?		Misalnya, apakah tim memiliki anggota cukup terampil? Apakah benar dibiayai? Apakah ada waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu? Apakah memiliki akses ke bantuan yang dibutuhkan dari tempat lain dalam organisasi? Sementara orang-orang jarang memiliki semua sumber daya yang mereka butuhkan, kekurangan sumber daya yang serius dapat menyebabkan stres yang ekstrim. Bila sumber daya serius pendek, tim perlu untuk membuat semua pemangku kepentingan menyadari hal ini sesegera mungkin, dan juga bernegosiasi untuk sumber daya yang dibutuhkan, atau setuju untuk mengurangi spesifikasi produk (misalnya, dengan memperoleh lebih banyak waktu untuk memberikan tim produk).
Bagaimana penghargaan dan bonus dialokasikan untuk anggota tim? Secara khusus, mereka menghargai perilaku individu dengan mengorbankan tim?		Penghargaan kurang selaras dapat menyabot kinerja tim. Jika hadiah tidak baik selaras, mungkin tepat untuk melihat apakah Anda dapat mengubah cara ini ditangani sehingga penghargaan diberikan untuk kerja sama tim yang baik.
Apakah untuk kepentingan masing-masing anggota tim untuk bertindak sebagai bagian dari tim?		Orang-orang cenderung ingin bekerja dalam tim ketika mereka melihat bahwa manfaat kepada mereka melebihi biaya. Manfaat mungkin langsung (misalnya keuangan atau karir-perkembangan terkait), atau mungkin emosional (misalnya, memiliki kesempatan belajar yang baik atau hubungan hangat dengan rekan kerja). Demikian pula, biaya mungkin langsung atau emosional. Misalnya, suasana tim yang buruk akan mengurangi kekompakan tim.
Tim Briefing: Apakah Anda mengerti dengan jelas apa yang diinginkan klien Anda telah menyampaikan? Apakah Anda memahami spesifikasi, persyaratan, volume dan kualitas? Apakah Anda memahami makna positif dari pekerjaan?		Semua tim memiliki klien, baik internal maupun eksternal. Untuk melakukan berhasil, tim harus memenuhi, atau melebihi, kebutuhan klien. Pastikan bahwa Anda memahami ini.
Apakah spesifikasi pekerjaan meninggalkan tim cukup kebebasan untuk menggunakan keahlian Anda untuk menambahkan nilai riil?		Pada akhir proyek, Anda harus memiliki keahlian lebih dalam masalah khusus ini daripada klien Anda. Ini mungkin cocok untuk menjelaskan kepada klien Anda bahwa Anda mungkin dapat memberikan produk yang lebih baik jika beberapa aspek spesifikasi yang santai.
Apakah Anda tahu apa pos pemeriksaan klien akan menggunakan, dan ketika ia mengharapkan pengiriman?		Terutama jika pekerjaan yang Anda lakukan adalah penting, klien akan cemas bahwa itu selesai tepat waktu, dan berkualitas tinggi. Libatkan klien sedini dan sesering mungkin praktis. Ini akan membantu untuk menjaga klien "di papan" dengan proyek dan membantu dia lebih baik mengelola masalah yang Anda alami. Namun, Anda juga mungkin perlu menjelaskan bahwa keterlibatan yang berlebihan akan memperlambat pengiriman (karena dibutuhkan orang menjauh dari pekerjaan). Kuncinya adalah menemukan keseimbangan yang tepat.
Apakah persyaratan dan jadwal tampak realistis?		Jika ini tampaknya tidak realistis, kemudian melakukan pekerjaan rinci yang membuktikan atau menyangkal ini. Jika itu tidak realistis, maka Anda perlu mengetahui bagaimana Anda bisa mengelola ini, dan mengkomunikasikan potensi masalah untuk stakeholder proyek sedini mungkin.
Apakah Anda memahami sumber daya yang Anda miliki? Apakah mereka tersedia ketika Anda membutuhkannya? Apakah mereka cukup untuk mencapai tujuan tim?		Jika sumber daya yang perlu Anda lakukan pekerjaan tidak tersedia ketika Anda membutuhkan mereka, maka hal ini akan menimbulkan masalah. Pastikan bahwa Anda sumber buku awal, dan meningkat masalah sumber daya sesegera mungkin.
Apakah Anda memahami dengan jelas apa yang Anda miliki kekuatan untuk melakukan, dan apa yang Anda tidak memiliki kekuatan untuk melakukan?		Mengelola batasan Anda dengan hati-hati dan sensitif. Ini terlalu mudah baik untuk memicu perang wilayah jika Anda melebihi kekuatan Anda, atau tidak untuk menggunakan semua pilihan yang Anda miliki terbuka untuk Anda.
Coaching: Dapatkah Anda memanggil sponsor proyek ketika Anda membutuhkan mereka? Dapatkah Anda meminta saran dari orang-orang yang telah berhasil melakukan hal serupa? Apakah Anda memiliki akses ke pendidikan atau pelatihan yang Anda butuhkan? Apakah Anda memiliki pembinaan yang tersedia dari orang-orang yang dapat membantu Anda memikirkan masalah tim?		Baik, dapat diakses, pembinaan rutin sering dapat membuat perbedaan antara keberhasilan dan kegagalan untuk tim. Cari mentor yang tepat yang dapat memberikan nasihat dan membantu di mana Anda membutuhkannya.
Tanggapan: Apakah Anda memiliki mekanisme umpan balik di tempat dengan klien Anda dimana Anda dapat melihat seberapa sukses Anda secara teratur?		Jika Anda tidak mendapatkan umpan balik, Anda tidak bisa tahu apakah Anda melakukan pekerjaan yang baik. Anda juga tidak memiliki kemampuan untuk memperbaiki pendekatan Anda untuk bekerja jika hal ini tidak memberikan hasil yang Anda butuhkan. Pastikan bahwa mekanisme umpan balik dan review yang tepat berada di tempat dengan klien Anda.

Tip: Banyak masalah briefing tim yang tidak memadai dapat dihindari jika orang menyiapkan tim sampai setuju dengan "Piagam Team" dengan anggota tim. Piagam Tim eksplisit mendokumentasikan tujuan tim, kekuatan, sumber daya, ukuran kinerja, dan sebagainya, sehingga tim ini jelas pada titik-titik dari awal. 

Ringkasan:

Tim Daftar Periksa Diagnostik adalah Perangkat sederhana untuk mengidentifikasi masalah struktural yang dapat merusak tim, atau menyebabkan masalah hubungan di dalamnya. Dengan mengidentifikasi dan mengelola masalah ini, Anda dapat mengurangi stres tim.

Di mana Anda mengalami stres tim signifikan, membuat penggunaan Perangkat ini adalah salah satu hal pertama yang harus Anda lakukan. Dengan menggunakan Perangkat ini, Anda menghindari mengambil tindakan terjal yang berhubungan dengan gejala dari masalah daripada penyebab. Hal ini berfungsi untuk menghindari kerusakan yang tidak perlu yang dapat dilakukan untuk hubungan kerja penting.

Untuk menggunakan Perangkat ini, bekerja melalui checklist pada tabel di atas, menjawab pertanyaan dengan tepat. Dimana potensi masalah yang disorot, mengambil tindakan tepat.

Artikel berikutnya akan membantu Anda menyelesaikan masalah secara damai ...

 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya