5.4. Stakeholder Manajemen

Dukungan Winning untuk Tujuan Anda

Dicetak ulang dengan berkat Rachel Thompson , yang memiliki lima belas tahun pengalaman membantu organisasi utama dan pemimpin bisnis untuk lebih efektif mengelola perubahan, dan memindahkan organisasi mereka maju. 

Dia berkomentar bahwa: "manajemen pemangku kepentingan adalah penting untuk keberhasilan setiap proyek di setiap organisasi saya pernah bekerja dengan Dengan melibatkan orang yang tepat dengan cara yang benar dalam proyek Anda, Anda dapat membuat perbedaan besar untuk keberhasilannya ... dan. untuk karir Anda. " 

Pengantar:

Ketika Anda menjadi lebih sukses dalam karir Anda, pekerjaan yang Anda lakukan, tindakan yang Anda ambil, dan proyek-proyek yang dijalankan, akan mempengaruhi lebih banyak orang. Semakin banyak orang yang Anda mempengaruhi, semakin besar kemungkinan adalah bahwa tindakan Anda akan mempengaruhi orang-orang yang memiliki kekuasaan dan pengaruh atas proyek-proyek Anda. Orang-orang ini bisa menjadi pendukung kuat pekerjaan Anda, atau mereka bisa menghalangi itu. Ini jelas bisa menjadi sangat menegangkan.

Stakeholder Manajemen merupakan disiplin yang penting bahwa orang-orang sukses gunakan untuk memenangkan dukungan dari orang lain. Ini membantu untuk memastikan mereka bahwa proyek-proyek mereka berhasil di mana orang lain gagal, dan membantu mereka untuk mengelola politik intens yang dapat dikaitkan dengan proyek-proyek besar.

 

Analisis Stakeholder adalah teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi orang-orang penting yang harus dimenangkan. Anda kemudian gunakan Stakeholder Perencanaan untuk membangun dukungan yang membantu Anda sukses.

Manfaat menggunakan pendekatan berbasis stakeholder adalah bahwa:

• Anda dapat menggunakan pendapat para pemangku kepentingan yang paling ampuh untuk membentuk proyek Anda pada tahap awal. Hal ini tidak hanya membuatnya lebih mungkin bahwa mereka akan mendukung Anda, masukan mereka biasanya akan meningkatkan kualitas proyek Anda.
• Mendapatkan dukungan dari stakeholder yang kuat dapat membantu Anda untuk memenangkan lebih banyak sumber daya, sehingga lebih mungkin bahwa proyek Anda akan berhasil.
• Dengan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan awal dan sering, Anda dapat memastikan bahwa mereka memahami apa yang Anda lakukan, dan bahwa mereka memahami manfaat dari proyek Anda. Ini berarti mereka dapat mendukung Anda aktif bila diperlukan.
• Anda dapat mengantisipasi apa reaksi orang untuk proyek Anda mungkin, dan membangun ke dalam rencana Anda tindakan yang akan memenangkan dukungan rakyat.

Analisis Stakeholder

Langkah pertama dalam Analisis Pemangku Kepentingan adalah untuk mengidentifikasi siapa stakeholder Anda. Langkah berikutnya adalah untuk bekerja di luar kekuasaan mereka, pengaruh dan kepentingan, sehingga Anda tahu siapa yang harus fokus. Langkah terakhir adalah untuk mengembangkan pemahaman yang baik tentang stakeholder yang paling penting sehingga Anda tahu bagaimana mereka akan merespon, dan agar Anda bisa mengetahui bagaimana untuk memenangkan dukungan mereka. Anda dapat merekam analisis ini di peta stakeholder. 

Setelah Anda telah menggunakan Perangkat ini dan menciptakan peta stakeholder, maka Anda dapat menggunakan Perangkat perencanaan pemangku kepentingan untuk merencanakan bagaimana Anda akan berkomunikasi dengan masing-masing stakeholder.

Langkah-langkah Analisis Stakeholder dijelaskan di bawah ini:

1. Mengidentifikasi Stakeholder Anda:

Langkah pertama dalam analisis stakeholder Anda adalah untuk bertukar pikiran siapa stakeholder Anda. Sebagai bagian dari ini, memikirkan semua orang yang terpengaruh oleh pekerjaan Anda, yang memiliki pengaruh atau kekuasaan di atasnya, atau memiliki kepentingan dalam kesimpulan sukses atau gagal nya.

Tabel di bawah ini menunjukkan beberapa orang yang mungkin pemangku kepentingan dalam pekerjaan Anda atau dalam proyek Anda: 

Bos Anda	Pemegang Saham	Pemerintah
Eksekutif senior	Aliansi mitra	Asosiasi perdagangan
Rekan kerja Anda	Pemasok	Pers
Tim Anda	Lender	Kelompok kepentingan
Pelanggan	Analis	Masyarakat
Calon pelanggan	Merekrut Masa Depan	Masyarakat
Keluarga Anda

Ingat bahwa sementara para pemangku kepentingan mungkin kedua organisasi dan orang-orang, pada akhirnya Anda harus berkomunikasi dengan orang-orang. Pastikan bahwa Anda mengidentifikasi para pemangku kepentingan individu yang benar dalam organisasi stakeholder.

2. Prioritaskan Stakeholder Anda: 

Sekarang Anda dapat memiliki daftar panjang orang-orang dan organisasi yang dipengaruhi oleh pekerjaan Anda. Beberapa mungkin memiliki kekuatan baik untuk memblokir usaha Anda, atau membantu untuk memajukan mereka. Selain itu, beberapa mungkin tertarik pada apa yang Anda lakukan, sementara yang lain mungkin tidak peduli.

 

Memetakan stakeholder Anda menggunakan Power / Bunga Grid ditunjukkan di bawah ini dan mengklasifikasikan mereka dengan kekuasaan mereka atas pekerjaan Anda dan dengan minat mereka dalam pekerjaan Anda.

Misalnya, atasan Anda cenderung memiliki daya tinggi dan pengaruh atas proyek Anda, serta tingkat bunga yang tinggi. Keluarga Anda mungkin memiliki bunga yang tinggi, tapi tidak mungkin untuk memiliki kekuasaan di atasnya.

Posisi Seseorang di grid menunjukkan tindakan Anda harus mengambil dengan mereka:

• Daya tinggi, orang yang tertarik: Ini adalah orang-orang yang harus sepenuhnya terlibat, dan membuat upaya terbesar untuk memenuhi.
• Daya tinggi, orang kurang tertarik: Masukan cukup bekerja dengan orang-orang untuk menjaga mereka puas, tapi tidak terlalu banyak sehingga mereka menjadi bosan dengan pesan Anda.
• Daya rendah, orang yang tertarik: Jauhkan orang-orang ini diinformasikan secara memadai, dan berbicara dengan mereka untuk memastikan bahwa tidak ada masalah besar yang timbul. Orang-orang ini sering bisa sangat membantu dengan rincian proyek Anda.
• Daya rendah, orang kurang tertarik: Sekali lagi, memantau orang-orang, tapi tidak melahirkan mereka dengan komunikasi yang berlebihan.

3. Memahami stakeholder kunci Anda:  

Sekarang Anda perlu tahu lebih banyak tentang para pemangku kepentingan utama Anda. Anda perlu tahu bagaimana mereka akan merasa tentang, dan bereaksi terhadap, proyek Anda. Anda juga perlu mengetahui bagaimana cara terbaik untuk melibatkan mereka dalam proyek Anda, dan cara terbaik untuk berkomunikasi dengan mereka.

Pertanyaan kunci yang dapat membantu Anda memahami stakeholder Anda adalah:

• Apa kepentingan finansial atau emosional yang mereka miliki dalam hasil kerja Anda? Apakah positif atau negatif?
• Apa yang memotivasi mereka sebagian besar dari semua?
• Informasi apa yang mereka inginkan dari Anda?
• Bagaimana mereka ingin menerima informasi dari Anda? Apa cara terbaik untuk berkomunikasi pesan Anda kepada mereka?
• Apa pendapat mereka saat ini pekerjaan Anda? Apakah didasarkan pada informasi yang baik?
• Yang pada umumnya mempengaruhi pendapat mereka, dan siapa yang mempengaruhi pendapat mereka tentang Anda?
• Apakah beberapa influencer ini karenanya menjadi stakeholder penting dalam hak mereka sendiri?
• Jika mereka tidak cenderung positif, apa yang akan memenangkan mereka sekitar untuk mendukung Anda?
• Jika Anda tidak berpikir Anda akan dapat memenangkan mereka di sekitar, bagaimana Anda mengatur oposisi mereka?
• Siapa lagi yang mungkin dipengaruhi oleh pendapat mereka? Apakah orang-orang ini menjadi stakeholder dalam hak mereka sendiri?

Sebuah cara yang sangat baik untuk menjawab pertanyaan ini adalah untuk berbicara dengan stakeholder Anda secara langsung. Orang seringkali cukup terbuka tentang pandangan mereka, dan meminta pendapat orang sering merupakan langkah pertama dalam membangun hubungan yang sukses dengan mereka.

 

Anda dapat meringkas pengertian Anda dapatkan di peta stakeholder, sehingga Anda dapat dengan mudah melihat mana stakeholder diharapkan menjadi blocker atau kritik, dan para pemangku kepentingan yang cenderung advokat dan pendukung atau proyek Anda. Cara yang baik untuk melakukan hal ini adalah dengan kode warna: menunjukkan pendukung dan pendukung dalam warna hijau, blocker dan kritik dalam warna merah, dan lain-lain yang netral dalam oranye. 

Diagram di atas menunjukkan contoh ini. Dalam contoh ini, Anda dapat melihat bahwa banyak upaya perlu dimasukkan ke dalam membujuk Piers dan Michael manfaat dari proyek tersebut. Janet dan Amanda juga perlu dikelola dengan baik sebagai pendukung kuat.

Stakeholder Perencanaan

Setelah melakukan latihan Analisis Pemangku Kepentingan, Anda akan memiliki banyak informasi yang Anda butuhkan untuk merencanakan cara terbaik untuk mengelola stakeholder Anda. Anda akan telah mengidentifikasi para pemangku kepentingan dalam pekerjaan Anda dan dalam proyek Anda, dan akan ditandai posisi mereka di peta stakeholder.

Tahap berikutnya adalah untuk merencanakan bagaimana Anda dapat memenangkan dukungan mereka. Perencanaan Stakeholder adalah proses dimana Anda melakukan hal ini.

Untuk melaksanakan latihan Perencanaan Stakeholder, mulailah dengan Lembar Perencanaan Stakeholder . 

Menggunakan template ini, bekerja melalui latihan perencanaan menggunakan langkah-langkah di bawah ini:

1. Update Lembar Perencanaan Dengan Informasi Dari Power / Bunga Grid:
   Masukkan nama pemangku kepentingan, pengaruh dan kepentingan dalam pekerjaan atau proyek mereka, dan penilaian Anda saat ini di mana mereka berdiri sehubungan dengan itu. Informasi ini datang langsung dari Power / Bunga Grid.
2. Rencanakan Pendekatan Anda ke Stakeholder Manajemen:
   Jumlah waktu yang harus Anda alokasikan untuk Manajemen Stakeholder tergantung pada ukuran dan kesulitan proyek dan tujuan, waktu yang Anda miliki untuk komunikasi, dan jumlah bantuan yang Anda butuhkan untuk mencapai hasil yang Anda inginkan. Pikirkan melalui bantuan yang Anda butuhkan, jumlah waktu yang akan diambil untuk mengelola ini, dan waktu Anda akan perlu untuk komunikasi.
   Bantuan dengan proyek dapat mencakup sponsor dari proyek, saran dan masukan pakar, ulasan bahan untuk meningkatkan kualitas, dll
3. Pikirkan Melalui Apa yang Anda Inginkan Dari Setiap Stakeholder:
   Selanjutnya, bekerja melalui daftar stakeholder berpikir melalui tingkat dukungan yang Anda inginkan dari mereka, dan peran Anda ingin mereka untuk bermain (jika ada). Pikirkan melalui tindakan yang Anda ingin mereka untuk melakukan. Menulis informasi ini ke dalam "Dukungan Diinginkan", "Diinginkan Proyek Peran" dan "Aksi Diinginkan" kolom.
4. Mengidentifikasi Pesan Anda perlu Menyampaikan:
   Selanjutnya, mengidentifikasi pesan yang Anda butuhkan untuk menyampaikan kepada stakeholder Anda untuk membujuk mereka untuk mendukung Anda dan terlibat dengan proyek-proyek atau tujuan. Pesan khas akan menunjukkan manfaat dari apa yang Anda lakukan untuk orang atau organisasi, dan akan fokus pada driver kinerja utama seperti peningkatan profitabilitas atau memberikan perbaikan nyata.
5. Identifikasi Tindakan dan Komunikasi:
   Akhirnya, pekerjaan apa yang perlu Anda lakukan untuk menang dan mengelola dukungan dari pemangku kepentingan. Dengan waktu dan sumber daya yang telah tersedia, mengidentifikasi bagaimana Anda akan mengelola komunikasi untuk, dan masukan dari para pemangku kepentingan Anda.

Berfokus pada stakeholder high-power/high-interest pertama, dan pemangku kepentingan low-interest/low-power terakhir, menyusun rencana praktis yang berkomunikasi dengan orang-orang seefektif mungkin, menyediakan jumlah yang sesuai informasi dengan cara yang tidak di bawah -, atau over-berkomunikasi.

Pikirkan apa yang perlu Anda lakukan untuk menjaga pendukung terbaik terlibat dan on-board. Mengetahui bagaimana untuk memenangkan, atau menetralisir, oposisi skeptis Anda. Di mana Anda perlu dukungan aktif dari orang-orang yang saat ini tidak tertarik pada apa yang Anda lakukan, pikirkan bagaimana Anda dapat melibatkan mereka dan meningkatkan tingkat ketertarikan mereka.

Juga, mempertimbangkan bagaimana apa yang Anda lakukan akan mempengaruhi stakeholder Anda. Apabila diperlukan, biarkan orang tahu sedini mungkin dari setiap masalah yang sulit yang mungkin timbul, dan mendiskusikan dengan mereka bagaimana Anda dapat meminimalkan atau mengelola dampak apapun.

Tip:
Hal ini sering ide yang baik untuk mengelola ekspektasi masyarakat tentang masalah kemungkinan sedini mungkin. Ini memberi mereka waktu untuk memikirkan bagaimana mengelola isu, dan mempertahankan reputasi Anda untuk keandalan.   

Setelah Anda telah mempersiapkan Rencana Stakeholder Anda, semua yang perlu Anda lakukan adalah untuk menerapkannya. Seperti dengan semua rencana, akan lebih mudah untuk menerapkan jika Anda memecahnya menjadi serangkaian langkah-langkah kecil dicapai, dan meletakkan berlaku satu-per-satu.

Artikel berikutnya akan membantu Anda mengidentifikasi masalah struktural dengan tim Anda ...



 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya