1.3. Ketangkasan Manajemen Proyek

Pengorganisasian Proyek Fleksibel

 

Ketangkasan Manajemen Proyek adalah tentang mengembangkan solusi sukses dalam lingkungan yang bergerak cepat.

Bayangkan bisnis teknologi start-up, di mana para pendiri berusaha untuk mengukir relung bisnis yang berkelanjutan.

Sektor ini berubah cepat, dan mereka harus cepat mengembangkan layanan yang pengguna siap untuk membayar.

Ini rumit!

Mereka hanya bisa mengetahui begitu banyak melalui riset pasar, sehingga mereka perlu bereksperimen. Ini berarti mencoba berbagai penawaran yang berbeda. Langkah-demi-langkah, mereka perlu belajar dari ini dan mencoba persembahan ditingkatkan sampai mereka mengembangkan solusi yang benar-benar bekerja.

Anda mungkin dapat melihat bahwa banyak proyek yang berhubungan dengan pekerjaan - terutama yang terlibat kompleks, situasi bergerak cepat - mirip skenario ini. Anda dapat bekerja menuju satu penyampaian atau memecahkan satu masalah, tapi kemudian perlu untuk mengubah arah dan merevisi rencana Anda.

Jika Anda menggunakan pendekatan manajemen proyek tradisional, revisi ini akan menyebabkan kehilangan deadline, biaya meningkat, dan peningkatan beban kerja. Dan, dalam skenario terburuk, Anda dapat menemukan bahwa situasi telah berubah begitu banyak selama proyek pada produk akhir Anda, ketika akhirnya disampaikan, sudah tidak relevan lagi.

Ketangkasan Manajemen Proyek adalah sebuah pendekatan yang membantu Anda menghadapi tantangan ini. Pada artikel ini, kami akan menjelaskan apa Ketangkasan Manajemen Proyek itu, dan kami akan menjelaskan mengapa hal itu menguntungkan.

Apa Ketangkasan Manajemen Proyek itu.?

Ketangkasan Manajemen Proyek dibangun di sekitar pendekatan yang fleksibel. Anggota tim bekerja dalam ledakan singkat pada skala kecil tapi berfungsi rilis produk. Mereka kemudian menguji setiap rilis terhadap kebutuhan pelanggan, bukan bertujuan untuk hasil akhir tunggal yang hanya dirilis pada akhir proyek.

Produk akhir dari ketangkasan manajemen proyek mungkin sangat berbeda dari satu yang dipertimbangkan sejak awal. Namun, karena proses pemeriksaan, anggota tim dapat yakin bahwa produk adalah salah satu yang diinginkan pelanggan.

Hal ini membuat Ketangkasan Manajemen Proyek sangat cocok untuk usaha baru atau bergerak cepat, bagi mereka dalam lingkungan yang cepat berubah, atau untuk situasi yang sangat kompleks, di mana manajer "merasa cara mereka ke depan" untuk menemukan model bisnis yang optimal. Ini juga membantu dengan proyek-proyek mendesak yang tidak bisa menunggu untuk penuh, proyek tradisional harus dibentuk.

Asal Usul Ketangkasan

Unsur-unsur Ketangkasan Manajemen Proyek telah ada selama beberapa dekade. Namun, dua peristiwa membantu untuk meletakkan dasar bagi pendekatan.

Pertama, pada tahun 1986, Hirotaka Takeuchi dan Ikujiro Nonaka menerbitkan sebuah artikel berjudul "The New New Product Game Development" di Harvard Business Review. 

Di dalamnya, penulis menguraikan cara baru untuk mengembangkan produk yang menyerupai pertandingan rugby.

Mereka membayangkan pendekatan manajemen proyek di mana, seperti di lapangan, anggota tim akan mencapai tujuan mereka dengan terus-menerus mengevaluasi kembali dan merespons sesuai situasi. Proyek karena itu akan berkembang, tetapi akan menyebabkan produk sebagai hasilnya yang memenuhi kebutuhan pelanggan lebih lengkap.

Peristiwa kedua terjadi pada tahun 2001, ketika sekelompok perangkat lunak dan proyek ahli bertemu untuk membahas apa yang harus proyek mereka yang paling sukses yang sama. Mereka menciptakan Ketangkasan Manifesto Project , yang menguraikan nilai-nilai dan prinsip-prinsip yang didukung Ketangkasan Manajemen Proyek.

Ketangkasan Manajemen Proyek dibangun pada pendekatan pengembangan produk Takeuchi dan Nonaka, dan menggabungkan nilai-nilai dan prinsip-prinsip yang digariskan dalam Ketangkasan Manifesto Proyek.

Ketangkasan Versus Tradisional Manajemen Proyek

Mari kita bandingkan Ketangkasan Manajemen Proyek dengan manajemen proyek tradisional untuk menunjukkan bagaimana pendekatan berbeda.

Ketangkasan Manajemen Proyek	Manajemen Proyek Tradisional
Tim yang mandiri dan bebas untuk mencapai delivery yang mereka pilih, selama mereka mengikuti aturan yang disepakati.	Tim biasanya dikontrol ketat oleh seorang manajer proyek. Mereka bekerja untuk jadwal rinci disepakati di awal.
Persyaratan proyek yang dikembangkan dalam proses sebagai kebutuhan dan kegunaan muncul. Ini bisa berarti bahwa hasil akhir berbeda dari yang dibayangkan pada awalnya.	Persyaratan proyek diidentifikasi sebelum proyek dimulai. Hal ini kadang-kadang dapat menyebabkan "scope creep," karena para pemangku kepentingan sering meminta lebih dari yang mereka butuhkan, "berjaga-jaga."
Pengujian pengguna dan umpan balik pelanggan terjadi terus-menerus. Sangat mudah untuk belajar dari kesalahan, menerapkan umpan balik, dan delivery berkembang. Namun, pengujian konstan diperlukan untuk ini adalah padat karya, dan bisa sulit untuk mengelola jika pengguna tidak terlibat.	Pengujian pengguna dan umpan balik pelanggan berlangsung menjelang akhir proyek, ketika semuanya telah dirancang dan diimplementasikan. Hal ini dapat berarti bahwa masalah dapat muncul setelah rilis, kadang-kadang menyebabkan perbaikan mahal dan bahkan ingat publik.
Tim terus menilai ruang lingkup dan arah produk atau proyek mereka. Ini berarti bahwa mereka dapat mengubah arah setiap saat dalam proses untuk memastikan bahwa produk mereka akan memenuhi perubahan kebutuhan. Karena, bagaimanapun, bisa sulit untuk menulis kasus bisnis di awal, karena hasil akhirnya tidak sepenuhnya diketahui.	Tim bekerja pada produk akhir yang dapat disampaikan beberapa waktu - sering bulan atau tahun - setelah proyek dimulai. Kadang-kadang, produk akhir atau proyek tidak relevan lagi, karena kebutuhan bisnis atau pelanggan telah berubah.

Pada akhirnya, manajemen proyek tradisional sering terbaik dalam lingkungan yang stabil, di mana deliverable pasti dibutuhkan untuk anggaran tetap. Ketangkasan sering terbaik di mana-produk akhir tidak pasti, atau di mana lingkungan berubah cepat.

Tentang Proses

Ketangkasan Manajemen Proyek juga berbeda dari teknik manajemen proyek lainnya dalam peran dan peristiwa yang digunakannya. 

"Scrum" dan "Sprint"

Jantung Ketangkasan Manajemen Proyek adalah kerangka "scrum". Ini menggunakan peran spesifik, acara, rapat, dan bertahap untuk memberikan produk yang dapat digunakan, misalnya, setiap 30 hari.

Kerangka kerja ini melibatkan tiga peran kunci:

1. Pemilik produk adalah seorang ahli pada produk yang dikembangkan. Dia mewakili stakeholder kunci, pelanggan, dan pengguna akhir, dan bertanggung jawab untuk memprioritaskan proyek dan mendapatkan pendanaan.

Pemilik produk menggambarkan bagaimana orang akan menggunakan produk akhir, berkomunikasi kebutuhan pelanggan, dan membantu tim mengembangkan produk yang tepat. Keahlian nya juga membantu memerangi lingkup merayap.

2. Scrum master bertanggung jawab untuk mengelola proses. Orang ini memecahkan masalah, sehingga pemilik produk dapat mendorong pembangunan, dan memaksimalkan laba atas investasi. Scrum Master memastikan bahwa setiap sprint mandiri, dan bahwa hal itu tidak mengambil tujuan tambahan.

Scrum Master mengawasi komunikasi, sehingga stakeholder dan anggota tim dapat dengan mudah memahami apa kemajuan yang telah dibuat.

3. Tim adalah kelompok profesional yang bertanggung jawab untuk mengubah persyaratan menjadi fungsi. Tim harus bekerja pada proyek ini dan tidak ada lagi sampai selesai.

Tim akan bekerja pada setiap proyek melalui "sprint" - fase 30-hari kerja yang mengantarkan penyelesaian, diuji, didokumentasikan, dan berfungsi produk pada kesimpulan mereka.

Setiap sprint dimulai dengan rapat perencanaan sprint. Di sini, anggota tim memutuskan apa yang mereka dapat memberikan dalam waktu 30 hari. Mereka mendefinisikan tujuan dan menetapkan tanggung jawab tugas.

Selama sprint, anggota tim hanya berfokus pada pencapaian tujuan mereka yang didefinisikan. Mereka akan bertemu setiap hari selama pertemuan 15 menit untuk melaporkan kemajuan, untuk membahas apa yang mereka akan bekerja pada hari itu, dan berbicara melalui tantangan yang mereka hadapi. Pertemuan ini merupakan bagian penting dari proses pemeriksaan harian.

Tim bebas untuk mengubah pendekatan mereka, berdasarkan apa yang bekerja untuk proyek tertentu.

Pelaporan

Dalam Ketangkasan Manajemen Proyek, ada peluang reguler untuk melaporkan kemajuan.

Serta pertemuan scrum harian, anggota tim bertemu dengan pemilik produk dan stakeholder kunci setelah setiap sprint untuk menyajikan sprint deliverable. Dalam pertemuan ini, kelompok memutuskan bersama apa yang mereka harus mengubah untuk sprint berikutnya.

Setelah ini, scrum master (dan kadang-kadang pemilik produk) mengadakan pertemuan retrospektif, di mana mereka melihat proses yang mereka gunakan dalam sprint terakhir dan memutuskan apa yang mereka dapat meningkatkan untuk yang berikutnya.

Tip:
Jika Anda bekerja dengan tim virtual, pastikan bahwa semua orang menggunakan instant messaging (IM) perangkat lunak yang sama untuk mempercepat komunikasi. Software pertemuan virtual adalah penting untuk pertemuan scrum harian.

Sosial media juga dapat berguna untuk membantu anggota tim berkolaborasi antara pertemuan.

Poin Penting :

Ketangkasan Manajemen Proyek bertujuan untuk memberikan sepenuhnya upgrade kerja suatu produk atau proses secara teratur - biasanya, setiap 30 hari.

Ini ideal untuk pengembangan perangkat lunak dan proyek lain di mana persyaratan cenderung berubah selama proyek - misalnya, dalam bisnis baru atau tumbuh cepat atau dalam lingkungan bisnis yang cepat berubah.

Tim sepenuhnya swakelola dan memiliki kebebasan untuk mengubah pendekatan mereka bila diperlukan. Fleksibilitas ini dapat menghemat biaya dan memastikan bahwa produk akhir memenuhi kebutuhan pelanggan.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya