Penataan Proyek merupakan Bagian dari Program
Beberapa proyek sering dijalankan sebagai bagian dari sebuah program.
Katakanlah Anda ingin mengadopsi teknologi baru dan menggunakannya untuk mengubah cara organisasi Anda bekerja.
Untuk melakukan ini, Anda akan perlu untuk mengimplementasikan beberapa proyek yang berbeda, fokus pada berbagai bidang organisasi Anda.
Namun, ada saling ketergantungan antara proyek-proyek, dan mereka perlu berbagi beberapa kunci sumber daya. Juga, organisasi Anda perlu mengelola biaya untuk setiap proyek dalam anggaran keseluruhan. Alih-alih menjalankan setiap proyek secara terpisah, itu mungkin masuk akal untuk mengelola proyek-proyek dalam satu program.
Tapi, apa jenis struktur program yang harus Anda gunakan? Dan kegiatan yang Anda butuhkan untuk mengelola pada level program, bukan level proyek?
Pada artikel ini, kita akan menjelajahi pengelolaan program. Kita akan melihat apa program sebenarnya, dan meninjau berbagai jenis struktur program.
Definisi Program
Suatu program biasanya terdiri dari sejumlah proyek yang memberikan kontribusi kepada tujuan strategis yang sama, dan yang memiliki sponsor bisnis yang sama. Beberapa organisasi juga mengacu pada proyek-proyek besar dan kompleks sebagai program.
Manfaat utama mengelola
proyek dalam program adalah:
- Anda memiliki struktur delivery tunggal, dan sponsor senior yang tunggal bertanggung jawab untuk mencapai tujuan.
- Lebih mudah untuk mengelola saling ketergantungan, konflik kepentingan, dan permintaan bersaing untuk sumber daya antara proyek. Manajer, sponsor dan kelompok kemudi dapat membuat keputusan demi kepentingan terbaik dari program secara keseluruhan.
- Manajer dapat menunjuk sumber daya program-level untuk bekerja atas nama semua proyek untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi. Misalnya, Anda bisa mendirikan departemen untuk memberikan dukungan IT untuk semua proyek yang terlibat dalam program ini.
Jika Anda menjalankan proyek Anda dalam sebuah program, Anda harus memutuskan
tentang peran dan tanggung jawab manajer program, dukungan yang dibutuhkan
orang ini (yang biasanya disebut kantor manajemen program, atau program
kantor), dan cara bahwa sumber daya harus didistribusikan antara program dan
proyek.
Tidak ada solusi tunggal untuk bagaimana mengatur ini, karena tergantung pada organisasi, dan tujuan program. Namun, kita akan melihat struktur manajemen program yang khas yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal untuk menilai apa yang diperlukan untuk program anda. Kita kemudian akan melihat dua contoh bagaimana struktur ini dapat bekerja dalam prakteknya.
Tidak ada solusi tunggal untuk bagaimana mengatur ini, karena tergantung pada organisasi, dan tujuan program. Namun, kita akan melihat struktur manajemen program yang khas yang dapat Anda gunakan sebagai titik awal untuk menilai apa yang diperlukan untuk program anda. Kita kemudian akan melihat dua contoh bagaimana struktur ini dapat bekerja dalam prakteknya.
Tipe Struktur Program Manajemen
Gambar 1 di bawah menunjukkan struktur pengelolaan program khas.
Dua tabel di bawah ini menunjukkan tahapan dan proses
pengelolaan program, dan peran dan tanggung jawab bahwa program dan proyek tim
mungkin memiliki dalam struktur ini, tergantung pada bagaimana Anda memutuskan
untuk mengatur hal-hal.
Tabel 1 - Tahapan
Tahap
|
Program
Tingkat Tanggung Jawab
|
Tingkat
Tanggung Jawab Proyek
|
Strategi Program dan kasus bisnis.
|
Mengembangkan strategi untuk program sebagai
whole.Develop kasus bisnis secara keseluruhan, dengan biaya program-tingkat
dan manfaat. Mengembangkan mandat proyek untuk setiap proyek.
|
Berkontribusi dalam strategi program dan kasus
bisnis di mana diperlukan.
|
Persiapan.
|
Menunjuk manajer proyek dan mungkin lainnya kunci
tim proyek members.Set up pemerintahan group.Develop piagam Program.
|
Menunjuk semua tim proyek lainnya members.Establish
setiap struktur pemerintahan proyek tertentu, jika required.Develop Proyek
Piagam orProject Inisiasi
Dokumen. |
Desain.
Pengembangan dan pengujian. Pelatihan dan kesiapan bisnis. Mendukung dan realisasi manfaat. |
Menetapkan prinsip dan kendala di mana proyek harus
beroperasi. Setuju pada pendekatan yang akan digunakan dalam setiap fase.
|
Memberikan proyek dalam kerangka Program.
|
Tabel 2 - Proses
Proses
|
Program
Tingkat Tanggung Jawab
|
Tingkat
Tanggung Jawab Proyek
|
Manajemen fase
|
Menentukan tahapan proyek dan tahap awal dan akhir
tanggal. Menandatangani fase masuk dan keluar kriteria.
|
Mengelola proyek dalam setiap fase.
|
Perencanaan
|
Menetapkan metodologi perencanaan dan konvensi.
Menyetujui rencana program secara keseluruhan, termasuk rencana proyek di
tingkat tonggak dan program jalur kritis. Memantau kemajuan terhadap tingkat
tinggi ini rencana.
|
Setuju dan menyampaikan kepada rencana program
tingkat tinggi. Melakukan perencanaan proyek rinci. Memantau kemajuan terhadap
rencana ini.
|
Kontrol
|
Setuju dan sign off pada lingkup tingkat tinggi,
kasus bisnis, dan manfaat untuk program sebagai whole.Support / mengelola
risiko dan isu-isu membubung dari proyek. Mengelola thegovernance
process.Allocate anggaran untuk projects.Establish dan mengelola pelaporan
program dan tim program internal mekanisme kerja.
|
Mengelola ruang lingkup rinci, masalah, dan risiko.
Meningkat bidang yang menjadi perhatian ke tingkat program dukungan. Menyusun
dan mengelola biaya dan informasi manfaat untuk proyek tersebut, dan
melaporkan hal ini kepada manajer program.
|
Tim manajemen
|
Mengelola sumber daya bersama dalam anggota tim
program tingkat program.Manage, dan manajer proyek.
|
Mengelola staf proyek.
|
Komunikasi dan manajemen perubahan
|
Mengelola komunikasi dengan tingkat program
stakeholders.Develop strategi program komunikasi. Memastikan pendekatan
perubahan terpadu di seluruh program.
|
Mengelola stakeholder lokal untuk komunikasi
project.Conduct dan kegiatan lainnya 'adopsi' dengan kelompok pemangku
kepentingan yang lebih luas sejalan dengan strategi program.
|
Pembelian
|
Tidak ada pengaturan yang khas. Hal ini tergantung
pada apa yang paling masuk akal untuk program secara keseluruhan.
|
|
Integrasi
|
Mengelola poin integrasi antara proyek-proyek dalam
program ini.
|
Mengelola titik integrasi antara proyek dan 'bisnis
seperti biasa' fungsi.
|
Lain
|
Menetapkan manajemen proyek menggunakan
methodologyto untuk program dan terkait projects.Conduct audit proyek
terkait, jika diperlukan.
|
|
Contoh Program Struktur
Struktur program di atas adalah titik awal yang
berguna, tapi itu tidak sesuai untuk semua program. Contoh-contoh ini
menunjukkan bagaimana Anda dapat mengubah struktur ini untuk melayani kebutuhan
Anda sendiri.
Contoh 1: A Struktur Program "Tipis"
Dalam contoh ini, sponsor telah membentuk beberapa
proyek untuk memberikan tujuan strategis kunci. Hanya ada saling ketergantungan
antara beberapa proyek, tapi interdependensi ini sangat penting. Mereka semua
harus memberikan perubahan ke dalam bagian yang sama dari organisasi. Oleh
karena itu, manfaat utama dari membangun sebuah program adalah untuk memberikan
peningkatan visibilitas untuk saling ketergantungan ini, dan untuk mengelola
perubahan secara terpadu.
Struktur program terdiri dari sponsor program, sebuah manajer program, dan dukungan orang. Manajer Program bertanggung jawab untuk program secara keseluruhan, dengan penekanan pada memimpin dan mendorong strategi perubahan secara keseluruhan. Tim proyek kemudian melakukan komunikasi rinci dan perubahan kerja. Ada juga orang dukungan khusus untuk menyusun laporan, biaya memantau dan manfaat, membuat komunikasi dan presentasi, mengatur pertemuan program dan mempersiapkan untuk program pertemuan kelompok kemudi.
Ini adalah contoh dari sebuah struktur program "tipis", di mana peran utama manajer program ini adalah untuk memberikan kepemimpinan dan arah.
Struktur program terdiri dari sponsor program, sebuah manajer program, dan dukungan orang. Manajer Program bertanggung jawab untuk program secara keseluruhan, dengan penekanan pada memimpin dan mendorong strategi perubahan secara keseluruhan. Tim proyek kemudian melakukan komunikasi rinci dan perubahan kerja. Ada juga orang dukungan khusus untuk menyusun laporan, biaya memantau dan manfaat, membuat komunikasi dan presentasi, mengatur pertemuan program dan mempersiapkan untuk program pertemuan kelompok kemudi.
Ini adalah contoh dari sebuah struktur program "tipis", di mana peran utama manajer program ini adalah untuk memberikan kepemimpinan dan arah.
Catatan:
Pengelola program akan selalu mendapatkan keuntungan dari memiliki manajemen proyek
keterampilan. Namun dalam struktur program "tipis" seperti pada Contoh 1, keterampilan yang paling penting biasanya:
- Mengelola hubungan dengan stakeholder kunci.
- Mengontrol program secara keseluruhan, daripada mengelola rincian.
- Memberikan kepemimpinan dan arah.
Jadi Anda tidak selalu harus menjadi manajer proyek yang berpengalaman
untuk menjadi manajer program yang efektif.
Contoh 2: Struktur Program "Tebal"
Dalam contoh ini, sebuah perusahaan meluncurkan sebuah sistem baru di
beberapa unit usaha di wilayah geografis yang berbeda. Mereka telah menciptakan
program roll out yang melibatkan desain awal sistem dan membangun, dan
implementasi percontohan.
Manajer Program adalah "tangan di atas," mengelola langsung desain awal, membangun, dan implementasi. Dia mengatur pengiriman komponen inti yang umum untuk setiap pelaksanaan. Ia perlu mengetahui rincian penggelaran, isu-isu yang dihadapi proyek, apa yang sedang dilakukan untuk mengelola isu-isu yang berdampak jalur kritis, dan bagaimana staf yang mengadopsi sistem baru.
Kantor Program memberikan dukungan termasuk dalam struktur program yang khas. Selain itu, kantor program menyediakan sumber daya, pengalaman, dan saran sehingga setiap kelompok pelaksana tidak harus mempelajari semuanya sendiri.
Kantor Program juga mencakup strategi tambahan dan peran kontrol. Peran ini memastikan bahwa desain asli sedang diterapkan dengan tepat dan diadopsi oleh semua orang di perusahaan.
Ini adalah contoh dari struktur program "tebal", dimana program manager memegang kendali yang signifikan dan dukungan.
Manajer Program adalah "tangan di atas," mengelola langsung desain awal, membangun, dan implementasi. Dia mengatur pengiriman komponen inti yang umum untuk setiap pelaksanaan. Ia perlu mengetahui rincian penggelaran, isu-isu yang dihadapi proyek, apa yang sedang dilakukan untuk mengelola isu-isu yang berdampak jalur kritis, dan bagaimana staf yang mengadopsi sistem baru.
Kantor Program memberikan dukungan termasuk dalam struktur program yang khas. Selain itu, kantor program menyediakan sumber daya, pengalaman, dan saran sehingga setiap kelompok pelaksana tidak harus mempelajari semuanya sendiri.
Kantor Program juga mencakup strategi tambahan dan peran kontrol. Peran ini memastikan bahwa desain asli sedang diterapkan dengan tepat dan diadopsi oleh semua orang di perusahaan.
Ini adalah contoh dari struktur program "tebal", dimana program manager memegang kendali yang signifikan dan dukungan.
Empat Langkah untuk Tentukan Struktur Program Anda
Ikuti langkah-langkah sederhana untuk membantu Anda menentukan struktur yang
paling sesuai untuk program anda:
- Mengidentifikasi proyek mana harus disatukan ke dalam program.
- Mengidentifikasi apa yang harus Anda kontrol di tingkat program untuk memastikan bahwa Anda memenuhi program dan tujuan proyek.
- Mengidentifikasi layanan yang program harus menyediakan untuk meningkatkan efisiensi proyek.
- Mengidentifikasi proyek lintas-hubungan yang Anda butuhkan untuk mengelola, sehingga pengiriman adalah kuat.
Selanjutnya Program Manajemen Tips
- Jangan hanya membuat program dengan "standar" peran Program - berpikir tentang peran yang sesuai untuk situasi tertentu Anda. Ini akan membantu Anda menghindari kebingungan dan duplikasi pekerjaan antara program dan kantor proyek. Dengan mengadopsi ini, Anda akan menghindari biaya yang tidak perlu diciptakan oleh peran yang tidak perlu.
- Jika Anda menetapkan suatu kegiatan ke kantor program untuk meningkatkan efisiensi, pastikan bahwa aktivitas melayani kebutuhan proyek serta program. Jika tidak, kegiatan dapat diduplikasi dalam proyek, dan Anda tidak akan mencapai efisiensi yang Anda inginkan.
- Bila Anda merancang peran yang diperlukan untuk memastikan bahwa perubahan yang diadopsi, mempertimbangkan perspektif stakeholder Anda. Kemudian menentukan siapa yang harus melakukan apa. Stakeholder dapat menjadi kelebihan beban dan bingung ketika mereka harus berurusan dengan terlalu banyak orang yang berbeda dalam program ini.
Poin Penting :
Struktur program "khas" Kita memberikan Anda titik awal yang berguna
untuk menentukan struktur program Anda, tetapi tidak memberikan jawaban yang
penuh. Anda dapat mendasarkan struktur ini, atau menggunakan variasi dari
contoh struktur kita "tipis" atau "tebal".
Ketika Anda mengembangkan struktur yang diusulkan Anda, meninjau itu dari berbagai perspektif. Pastikan ia bekerja untuk semua orang yang terlibat - proyek anggota tim, manajer proyek, manajer program, sponsor acara, kelompok pemerintahan, dan para pemangku kepentingan.
Ketika Anda mengembangkan struktur yang diusulkan Anda, meninjau itu dari berbagai perspektif. Pastikan ia bekerja untuk semua orang yang terlibat - proyek anggota tim, manajer proyek, manajer program, sponsor acara, kelompok pemerintahan, dan para pemangku kepentingan.