1.2 Seberapa Baguskah Keterampilan Manajemen Proyek Anda..?

Manajer proyek membutuhkan berbagai keterampilan.

Apakah selanjutnya Anda diperankan sebagai manajer proyek, kemungkinan di beberapa waktu Anda akan dipanggil untuk memimpin beberapa jenis proyek.

Dari memulai perubahan prosedural di departemen Anda
untuk membuka kantor cabang di kota yang berbeda, proyek datang dalam segala bentuk dan ukuran. Dengan meningkatnya kompleksitas, jumlah rincian yang harus di  pantau juga meningkat. Namun, dasar-dasar mengelola sebuah proyek dari awal sampai akhir biasanya sangat mirip.

Ini kuis singkat membantu Anda untuk menentukan seberapa baik Anda tampil di delapan bidang utama yang penting bagi keberhasilan proyek. 

Kuis ini ditujukan untuk orang yang mengelola proyek-proyek ukuran yang signifikan, tetapi yang cukup-waktu menjadi manajer proyek. Namun, semua orang dapat menggunakan jawaban mereka guna memastikan mereka untuk menerapkan praktik terbaik.

 
Seberapa Baguskah Keterampilan Manajemen Proyek Anda ?
 

Petunjuk:
Untuk setiap Pernyataan, centang tombol dalam kolom deskripsi Anda yang terbaik dengn memberikan nilai 1(satu). Silahkan jawab pertanyaan kenyataan Anda sendiri (Kira-kira bagaimana yang harus Anda pikirkan dan kerjakan), dan jangan khawatir seandainya beberapa pertanyaan yang kelihatannya sampai pada skor dalam “petunjuk yang salah”. Bila Anda telah selesai menghitung 'Lihat Total Anda' dibawah hasil test.

Pernyataan		Tidak sama sekali 0	Jarang 1	Beberapa kali 2	Sering 3	Sangat Sering 4
1	Saya berkomunikasi apa yang perlu dilakukan pada waktuyang ditetapkan, dan mengharapkan orang-orang kepada siapa saya menetapkan pekerjaan yang harus bertanggung jawab untuk mengurai paket pekerjaan menjadi potongan-potongan lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
2	Ketika saya memilih pemasok, saya dasarkan keputusan saya pada kemampuan mereka untuk menyampaikan dengan waktu serta dengan harga.
3	Saya siapkan waktu tertentu dan urutan kegiatan, dan saya menggunakan jadual ini untuk mengelola proyek secara keseluruhan untuk memastikan penyelesaian tepat waktu nya.
4	Ketika sebuah proyek dimulai, saya bekerja dengan sponsor untuk bernegosiasi dan setuju pada deliverables tertentu.
5	Tim proyek hanya sementara, jadi saya tidak terlalu khawatir tentang kepribadian. Saya memilih anggota tim berdasarkan keterampilan teknis yang saya butuhkan.
6	Pada awal proyek, saya tetapkan garis apa, mengapa, siapa, bagaimana, dan kapan dengan Dokumen Inisiasi Proyek - sehingga semua orang dapat memahami bersama bagaimana unsur-unsur proyek.
7	Saya mempertimbangkan berbagai alternatif biaya ketika mengembangkan rencana anggaran proyek asli.
8	Saya gariskan ekspektasi yang jelas untuk tim proyek, dan saya mengelola kinerja individu dan kolektif mereka sebagai bagian dari proses evaluasi proyek secara keseluruhan.
9	Ketika sebuah proyek akan terlambat, saya bekerja dengan tim saya tetapkan untuk menemukan solusi ketimbang menyalahkan.
10	Saya mengidentifikasi sebanyak risiko proyek potensial yang saya bisa, dan saya mengembangkan rencana untuk mengelola atau meminimalkan mereka masing-masing, besar atau kecil.
11	Karena proyek melibatkan begitu banyak variabel yang berubah begitu sering, saya membiarkan rencana berkembang sendiri, dengan berjalannya waktu, untuk fleksibilitas maksimum.
12	Saya menggunakan pelanggan / stakeholder yang bersayarat sebagai ukuran utama kualitas untuk proyek-proyek yang saya kelola.
13	Saya secara rutin memantau dan mengevaluasi risiko yang signifikan sebagai proyek terus.
14	Aku memberi orang tenggat waktu untuk menyelesaikan pekerjaan proyek mereka, dan kemudian saya berharap mereka untuk berkoordinasi dengan orang lain jika dan ketika mereka perlu.
15	Aku menyimpan informasi semua stakeholder proyek dan up-to-date dengan pertemuan rutin dan distribusi semua laporan kinerja, perubahan status, dan dokumen proyek lainnya.
16	Saya mendefinisikan secara spesifik apa yang para pemangku kepentingan perlukan danharapkan dari proyek tersebut, dan saya menggunakan harapan untuk mendefinisikan dan mengelola ruang lingkup proyek.
17	Peramalan biaya lebih merupakan seni ketimbang ilmu pengetahuan, jadi saya masukkan dana tambahan dalam anggaran dan berharap bahwa aku berada di bawah biaya pada akhir.
18	Saya memberikan informasi status proyek dalam format yang mudah digunakan dan mudah-untuk-akses untuk memenuhi kebutuhan informasi stakeholders.
19	Menyampaikan pada waktu dan anggaran adalah hal yang paling penting bagi saya.
20	Ketika saya kontrak untuk barang atau jasa, saya sering memilih pemasok berdasarkan keakraban dan hubungan masa lalu dengan organisasi saya.
Total =  0

Bottom of Form

Skor Interpretasi

Skor	Komentar
20-46	Oh. Sekarang, Anda mungkin berfokus terutama pada hari-hari kegiatan daripada gambaran yang lebih besar. Jika Anda menghabiskan lebih banyak waktu pada perencanaan dan persiapan, Anda akan melihat peningkatan besar dalam hasil proyek Anda. Dan Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk dibelanjakan pada kerja produktif daripada berurusan dengan menit-menit terakhir kejutan. Sebagai bagian dari perencanaan yang lebih untuk proyek-proyek Anda, luangkan waktu untuk membuat rencana pengembangan untuk keterampilan tertentu di mana Anda mencetak terendah (Anda akan melihat ini di bawah ).
47-74	Proyek Anda keterampilan manajemen yang OK, dan ketika proyek-proyek yang relatif sederhana, hasil Anda sering baik. Namun, lebih kompleks proyek Anda mengelola, kontrol sedikit Anda akan memiliki dan semakin besar kemungkinan Anda adalah untuk memberikan di bawah ekspektasi. Luangkan waktu untuk meningkatkan keterampilan perencanaan dan mempersiapkan untuk yang tak terduga. Semakin banyak waktu yang Anda habiskan untuk perencanaan di muka Anda, proyek Anda akan lebih baik hasilnya. (Baca di bawah ini untuk memulai.)
75-100	Anda adalah manajer proyek yang dicapai. Beberapa hal yang terjadi akan menjadikan kesal bagi Anda, atau menyakiti keyakinan Anda pada kemampuan Anda untuk memimpin proyek ke akhir yang sukses. Gunakan penguasaan Anda untuk membantu orang lain dalam tim Anda mengembangkan keterampilan manajemen proyek mereka. Memimpin dengan contoh, dan memberikan kesempatan bagi anggota tim lain untuk mengelola bagian dari proyek itu. Juga, menyadari kekuatan dan kelemahan Anda sendiri. Sama seperti Anda meninjau proyek sampai selesai, pastikan bahwa Anda meninjau kinerja Anda sendiri, dan mengidentifikasi apa yang lain kali dapat Anda lakukan lebih baik. (Baca di bawah ini untuk memulai.)

Integrasi Proyek

(Laporan 6, 11)

Mulailah dengan memproduksi Analisis Persyaratan Bisnis , dan kemudian mengembangkan komprehensif Inisiasi Dokumen Proyek , yang mencakup kebutuhan dasar dan hasil proyek, sehingga semua orang dapat memahami tujuan proyek.

Untuk mempersiapkan ini, penting level atas dokumen, Anda perlu memahami fase dan proses manajemen proyek . Ikhtisar ini akan membantu Anda menjadi lebih siap untuk apa yang di depan. Memahami siklus perencanaan juga penting, karena membantu Anda menghargai betapa pentingnya rencana proyek Anda adalah dengan hasil yang sukses.

Lingkup Manajemen

(Laporan 4, 16)

Proyek memiliki kebiasaan buruk berkembang selama berlagsung, sehingga mustahil untuk memenuhi target waktu. Untuk kontrol "scope creep" itu penting untuk menentukan ruang lingkup di awal proyek Anda berdasarkan Analisis Persyaratan Bisnis, dan kemudian mengelolanya dengan ketat terhadap definisi ini dan ditandatangani oleh Anda. Untuk lebih lanjut tentang cara melakukan ini, lihat artikel kami pada ruang lingkup pengendalian .

Jadual Manajemen

(Laporan 1, 3, 9, 14)

Lingkup suatu proyek dapat dengan mudah tumbuh, dan sehingga waktu yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikannya. Untuk proyek akan selesai dengan sukses, meskipun semua yang tidak diketahui, penting untuk secara jelas mendefinisikan urutan kegiatan, estimasi waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing, dan membangun dalam waktu yang cukup untuk memungkinkan kontingensi untuk yang tak terduga. Ini juga penting untuk memonitor sepenuhnya penyelesaian aktivitas masing-masing - hal itu kadang-kadang diperlukan kejutan berapa lama untuk sebuah kegiatan untuk berpindah dari "80% selesai" untuk 100% selesai!

Dengan informasi ini, Anda dapat mengembangkan Jadual Proyek dan kemudian mulai memecahnya menjadi potongan kerja yang sangat spesifik dengan menggunakan Breakdown Struktur Kerja . Sebuah jadual sering tidak cukup, terutama ketika orang yang berbeda melakukan hal yang berbeda dan output pekerjaan mereka menjadi masukan untuk potongan pekerjaan. Untuk melacak berbagai kegiatan sering dibantu, Gantt Chart dan Analisis Critical Path. Perangkat ini memungkinkan Anda untuk mempersiapkan dan mengelola efisiensi jadual Anda secara maksimum.

Biaya Manajemen

(Laporan 7, 17)

Untuk menentukan apa proyek akan dikenakan biaya, Anda harus sistematis dengan memperkirakan penganggaran, dan pengendalian Anda.

Juga, harus menyadari bahwa banyak keputusan proyek yang akan berdampak pada biaya. Oleh karena itu, penting untuk memahami apa yang mengemudikan biaya dan untuk mengembangkan sebuah sistem untuk memantau kinerja keuangan proyek. Mengelola keuangan proyek membutuhkan banyak perangkat dan strategi, dan itu sangat penting untuk membuat sebuah sistem kontrol yang dapat diandalkan untuk melacak biaya dan diperlukan perubahan.

Manajemen Mutu

(Laporan 4, 12, 19)

Proyek harus disampaikan tidak hanya pada waktu dan anggaran, tetapi juga untuk spesifikasi (ini adalah "kualitas" apa yang berarti dalam manajemen proyek). Sebagai bagian dari ini, memastikan bahwa Anda secara aktif mengelola manfaat proyek . 

Dengan terus menerus mengacu pada manfaat bahwa proyek ini akan memberikan, Anda menjaga kualitas klien di garis depan - dan Anda tidak akan membuang-buang waktu yang berharga dan sumber daya mencoba untuk mencapai level kualitasyang tidak tepat.

Seorang manajer proyek yang efektif tahu pentingnya memeriksa bahwa hasil proyek konsisten dengan kebutuhan. Siklus Deming (Plan-Do-Check-Act) dan Pengujian Bisnis adalah alat penting untuk hal ini, karena keduanya memaksa Anda untuk mempertimbangkan kebutuhan pengguna akhir.

Manajemen Orang 

(Laporan 5, 8)

Orang-orang dalam tim proyek Anda dapat membuat atau menghentikan hasil akhir. Di sini, mendapatkan campuran keterampilan interpersonal dan politik yang tepat adalah sama pentingnya dengan keterampilan teknis yang tepat. Untuk membantu tim Anda yang baru mulai bekerja sama secara efektif sesegera mungkin, mengembangkan Tim Charters dan garis besar ekspektasi kinerja . Gunakan baik informasi alokasi tugas dan sesuai keterampilan tim manajemen untuk menjaga tim proyek di trek dan bekerja produktif. Dan bersiaplah untuk membantu orang melalui , Forming, storming, norming dan performing tahapan yang begitu banyak tim melalui nya.

Komunikasi

(Laporan 15, 18)

Seperti kebanyakan situasi, komunikasi proyek yang efektif berarti berkomunikasi dengan orang yang tepat pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar. Untuk melakukan hal ini, Manajemen stakeholder sangat penting. Bila Anda menganalisis stakeholder Anda , Anda mengidentifikasi yang harus terus diberi informasi secara penuh, dan yang kebutuhan komunikasi kurang intensif. Hal ini dapat menghemat banyak waktu, dan membantu Anda mempertahankan hubungan baik dengan orang yang terlibat dalam proyek.

Panel Kontrol proyek yang besar untuk menyajikan update proyek dengan cara yang orang dapat dengan cepat mengerti. Untuk proyek lagi yang memerlukan laporan status secara berkala, Pelaporan Milestone efektif untuk menangkap esensi status proyek.

Manajemen Risiko

(Laporan 10, 13)

Manajer proyek harus memahami jenis risiko terhadap rencana mereka adalah signifikan. Sebuah Bagan Dampak / Probabilitas akan membantu dengan ini.

Dari sana, mengembangkan rencana untuk memantau dan mengendalikan risiko utama yang terlibat dalam proyek Anda. Menggunakan Analisis Risiko, mengembangkan pilihan untuk mengurangi risiko, menyiapkan Rencana kontingensi , dan memutuskan siapa yang bertanggung jawab untuk bagian mana dari respon risiko.

Proyek Pengadaan

(Laporan 2, 20)

Kecuali proyek in house Anda ada pemasok eksternal umumnya akan memiliki dampak besar pada biaya Anda. Pemasok juga akan mempengaruhi apakah proyek tersebut memberikan pada waktu dan sesuai spesifikasi.

Luangkan waktu untuk mendefinisikan kebutuhan Anda dalam Request for Proposal dokumen, dan kemudian menggunakan yang sesuai pendekatan Manajemen Pengadaan untuk memilih pemasok terbaik.

Untuk lebih lanjut tentang keterampilan manajemen proyek ini lihatlah pada Badan Pengelola Proyek Pengetahuan (PMBOK).

Manajemen Proyek Keterampilan Umum

(Laporan 4, 9)

Kuis ini juga menyoroti beberapa keterampilan umum yang Anda harus sadar sambil mengembangkan keterampilan manajemen proyek Anda. Negosiasi - khususnya, Negosiasi Integratif - sangat penting untuk berurusan dengan pemasok dan mendapatkan in-house sumber daya yang Anda butuhkan, ketika Anda membutuhkan mereka.

Resolusi konflik merupakan keterampilan lain yang umum yang penting. Dari menyelesaikan konflik dalam tim proyek Anda untuk mengelola konflik yang muncul selama negosiasi, ini adalah keterampilan mendasar bagi manajer proyek. Dan, akhirnya, kemampuan memecahkan masalah Anda adalah penting. Mereka tidak hanya akan meningkatkan negosiasi dan keterampilan resolusi konflik, tetapi juga membantu dengan manajemen risiko, manajemen waktu, dan manajemen mutu.

Poin Penting : 

Manajemen proyek adalah proses yang kompleks yang memerlukan berbagai keterampilan.

Apakah Anda mengelola proyek secara teratur atau hanya sekali atau dua kali setahun, keterampilan yang dipelajari dalam manajemen proyek dapat diterapkan untuk posisi manajerial dan kepemimpinan banyak.

Memahami kebutuhan klien dan memenuhi harapan mereka secara tepat waktu persyaratan universal. Gunakan informasi yang Anda peroleh di sini untuk meningkatkan keterampilan manajemen proyek tertentu - serta keterampilan umum Anda di tempat kerja. 

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya