Essential Skills for an Excellent Career: 1.5. Segitiga Besi Manajemen Proyek

Menyeimbangkan Anggaran Anda, Ruang Lingkup, dan Jadual
Juga dikenal sebagai The Triple Constraint Manajemen Proyek

Pelajari cara untuk memberikan proyek dalam "segitiga besi."
Anda mengelola pelaksanaan sistem pelaporan baru untuk organisasi Anda. Ketika proyek Anda berlangsung, terjadi hal-hal yang berbeda dari hal-hal yang Anda rencana kan.

Anda menemukan bahwa Anda perlu hardware komputer ekstra, dan beberapa tugas telah dilakukan lebih lama daripada perkiraan Anda semula.

Untuk mendapatkan tugas selesai tepat waktu, Anda mempertimbangkan merekrut kontraktor lebih. Tapi, untuk melakukan ini, Anda harus mengambil biaya lain dari anggaran proyek. Anda berpikir tentang tidak membeli perangkat keras komputer tambahan yang Anda butuhkan, namun, ini berarti mengubah lingkup proyek, sehingga beberapa fungsi tidak perlu di adakan.

Dalam banyak proyek, anggaran, ruang lingkup dan jadual sangat erat terkait. Perubahan salah satu dari tiga kendala utama kemungkinan besar akan mempengaruhi orang lain, atau dampak pada kualitas proyek.

Artikel ini membahas hubungan antara tiga kendala anggaran, ruang lingkup dan jadual, dan melihat ide-ide dan perangkat untuk membantu Anda berurusan dengan isu-isu yang dapat mempengaruhi hubungan ini.

Besi Segitiga

Penataan proyek dan Project Charters mengidentifikasi tujuan proyek. Pada inti dari dokumen ini adalah pernyataan persyaratan yang mengatakan apa proyek perlu deliverable. Hal ini mencakup definisi dari apa yang masuk dan keluar dari ruang lingkup untuk proyek tersebut. Hal ini juga menetapkan tenggang waktu proyek dan anggaran.

Kendala-kendala ruang lingkup, anggaran, dan jadual dikenal sebagai "segitiga besi" (lihat gambar 1).

Kendala ini dianggap sebagai segitiga besi karena Anda jarang dapat mengubah satu kendala tanpa juga mempengaruhi yang lain. Cara bahwa Anda memberikan proyek dalam kendala-kendala dampak kualitas hasil proyek, baik secara positif atau negatif.

Misalnya, penataan proyek Anda adalah untuk meluncurkan sistem TI baru mandiri. Tahap desain telah dikuasai secara signifikan. Anda dapat mempertimbangkan beberapa pilihan:

Memperpanjang waktu proyek Anda - Anda akan mendapatkan stakeholder sistem kemudian dari yang direncanakan, yang dapat menyebabkan masalah, dan tidak mungkin menjadi solusi yang dapat diterima bagi mereka. Ini juga akan memakan waktu lebih lama untuk memberikan, dan karena itu akan meningkatkan biaya tenaga kerja. Namun, mungkin tidak ada dampak negatif pada kualitas produk akhir.
Re-desain sisa proyek untuk memberikan fase masa depan lebih cepat - ini dapat meningkatkan risiko proyek jika bidang-bidang seperti pengujian dan pelatihan tidak diisi secara lengkap. Oleh karena itu Anda mungkin tidak memenuhi sasaran mutu aslinya. Hal ini juga dapat meningkatkan biaya proyek.
Mengubah ruang lingkup - Anda bisa mengambil unsur lingkup (fungsi, sistem, interface, proses otomatis, atau dukungan departemen) dari proyek sehingga dapat disampaikan dalam waktu dan anggaran yang disepakati. Ini tidak akan memenuhi delivery harapan asli organisasi. Biaya keseluruhan juga dapat meningkat jika daerah-daerah lingkup disampaikan di kemudian hari.

Seni manajemen proyek adalah untuk tim proyek (bukan hanya manajer proyek) untuk melaksanakan proyek dalam kendala-kendala ruang lingkup, jadwal dan anggaran. Bila Anda memiliki masalah yang harus diselesaikan, mempertimbangkan pilihan yang akan memberikan solusi yang terbaik - belum tentu solusi ideal - untuk proyek tertentu.

Catatan:
Dalam manajemen proyek, ada yang mengatakan bahwa, ketika mempertimbangkan tiga faktor yang cepat, murah, dan baik, Anda hanya dapat memilih dua:

Jika Anda memberikan proyek cepat dan murah, maka mungkin tidak akan sangat baik.
Jika Anda menyampaikan dengan cepat dan baik, maka tidak akan murah.
Jika Anda memberikan proyek dengan baik dan murah, Anda tidak akan mendapatkannya sangat cepat.

Meskipun hal ini tidak selalu terjadi, ada beberapa kebenaran dalam laporan tersebut. Jika Anda memiliki masalah sulit untuk diselesaikan, pastikan Anda berpikir hati-hati tentang solusi, dan mempertimbangkan dampaknya terhadap bagian lain dari proyek Anda.

Kerangka Keputusan

Gunakan kerangka ini untuk membantu Anda membuat keputusan tentang isu-isu yang mempengaruhi segitiga besi.

Sebelum Anda mulai, diskusikan dengan sponsor Anda pilihan tingkat tinggi yang sesuai untuk proyek Anda. Mengerti fleksibilitas yang mungkin Anda miliki dalam anggaran Anda proyek, jadwal pengiriman, ruang lingkup, dan persyaratan kualitas.

Penekanan Jadual

Tinjau jalur kritis. Apakah ada tugas yang dapat menghapus dari ini?

Re-desain untuk menentukan apakah Anda dapat melakukan tugas-tugas yang berbeda, atau dalam urutan yang berbeda, untuk mengurangi waktu pengiriman Anda secara keseluruhan. Apakah ada tugas yang dapat Anda lakukan secara bersamaan untuk mengurangi keseluruhan waktu yang dibutuhkan?

Apakah ada waktu kontingensi dibangun ke dalam rencana pada tahap selanjutnya? Dapatkah Anda menggunakan waktu kontingensi sekarang, atau ini akan hanya menunda masalah ke tahap selanjutnya?

Apakah tepat untuk memindahkan beberapa komponen lingkup ke fase proyek masa depan sehingga Anda dapat memberikan fase saat tepat waktu?

Tinjau tugas termasuk dalam rencana. Apakah mereka semua penting untuk memberikan hasil proyek yang dibutuhkan? Apakah tugas-tugas yang tidak perlu?

Penekanan Lingkup

Apakah perubahan lingkup penting untuk memberikan tujuan proyek ini dalam tahap ini? Apakah akan lebih tepat untuk permintaan lingkup baru ke "daftar keinginan" untuk mempertimbangkan nanti?
Dapatkah Anda memindahkan beberapa daerah lingkup ke tahap selanjutnya?
Apakah definisi kebutuhan bisnis cukup kuat untuk proyek untuk melanjutkan? Jika Anda menangguhkan proyek dan meninjau kebutuhan bisnis?

Tip:
Untuk mengurangi kemungkinan lingkup perubahan selama proyek, keterlibatan get-stakeholder dan persetujuan awal dalam kebutuhan bisnis dan fase desain, sehingga definisi lingkup proyek Anda selengkap mungkin.

Juga, pastikan bahwa Anda memiliki proses pengendalian lingkup yang kuat di tempat, sehingga Anda tidak membuat janji kepada para pemangku kepentingan bahwa Anda tidak bisa terus.

Penekanan Anggaran

Dapatkah Anda memberikan tugas yang lebih murah? Dapatkah Anda menggunakan komponen yang lebih murah atau sumber daya yang lebih murah? Anda dapat melakukan ini tanpa menimbulkan dampak negatif tingkat diperlukan kualitas?
Apakah semua tugas yang direncanakan berkontribusi pada hasil proyek? Dapatkah Anda menghentikan tugas?
Dapatkah Anda mengurangi pengeluaran tim proyek? Misalnya, Anda dapat mengurangi biaya perjalanan?
Apakah Anda memiliki kontinjensi yang dapat Anda gunakan?

Tips Selanjutnya

Waspadalah terhadap "scope creep"-Ini adalah ketika Anda memungkinkan banyak perubahan kecil yang akan dibuat dalam lingkup proyek Anda tanpa berpikir hati-hati tentang implikasi. Hal ini kemudian dapat menyebabkan serangkaian perubahan yang Anda tidak akan pernah menerima jika mereka semua telah disajikan sekaligus. Jika Anda menduga bahwa hal ini terjadi dalam proyek Anda, melakukan peninjauan proyek untuk membantu Anda melihat proyek secara keseluruhan. Kemudian memutuskan bagaimana untuk mengambil hal-hal ke depan.

Ingat delivery Anda - Jangan lupa tentang apa yang Anda berada di sana untuk memberikan. Fokus pada gambaran yang lebih besar ketika membuat keputusan, dan pastikan bahwa you'remanaging manfaat aktif.

Dapatkan sponsor proyek dan dukungan kelompok pengarah - Pastikan bahwa you keep pemangku kepentingan utama informasi dan di papan dengan status proyek. Berkomunikasi masalah serius, risiko besar, dan permintaan perubahan lingkup secepat Anda bisa. Anggota kelompok Pengarah memiliki keuntungan karena tidak terlibat dalam pengiriman hari-hari, sehingga mereka sering dapat melihat sesuatu dengan lebih jelas.

Fokus pada hasil proyek Anda inginkan - Sebagai contoh, dimungkinkan untuk kembali merencanakan sebuah proyek untuk memenuhi jadwal dengan mengurangi waktu yang dialokasikan untuk pelatihan atau dukungan sebelum Anda memberikan produk akhir.

Jika anggaran yang tersedia, Anda mungkin dapat memadai membuat untuk ini dengan meningkatkan tingkat dukungan pasca implementasi dan pelatihan.

Poin Penting :

Tantangan manajemen proyek adalah untuk memberikan tujuan proyek dalam batasan "segitiga besi" anggaran, jadwal, dan ruang lingkup, tanpa mempengaruhi kualitas secara keseluruhan.

Ada banyak perangkat yang tersedia untuk mendukung Anda selama siklus proyek. Sebagai manajer proyek, Anda harus membuat pilihan berdasarkan apa yang diperlukan untuk proyek untuk mencapai tujuan secara keseluruhan. Mengambil tindakan positif dengan cepat jika ada masalah untuk menyelesaikan, jika ada risiko untuk mengelola, dan jika ada masalah yang harus dihadapi. Semua ini adalah manajemen proyek yang baik .!