Laman

AddThis Smart Layers

2.7 Permintaan Dokumen Proposal


Mendapatkan hal yang lebih baik dengan proses tender yang kompetitif

Mendapatkan solusi terbaik.

Semua terlalu sering, organisasi memiliki masalah dengan pemasok mereka. Sub-standar barang, deliverables terlambat, harga meningkat, dan rantai pasokan terganggu semua dapat memiliki dampak negatif yang jelas terhadap keberhasilan organisasi Anda.

Jadi bagaimana Anda bisa membantu perusahaan Anda mengatasi masalah ini? Bagaimana Anda bisa mendapatkan produk terbaik untuk harga serendah mungkin? Dan bagaimana Anda memastikan bahwa kebutuhan bisnis Anda akan dipenuhi secara tepat waktu dan meyakinkan?


Bagian dari solusi terletak dalam memulai hubungan dengan pemasok Anda dengan proses penawaran yang kompetitif, dengan mengeluarkan Permintaan disusun dengan baik untuk Proposal / Request for Proposal (RFP) ke pasar. Ini proses penawaran yang kompetitif mencari tanda kutip terbaik untuk produk yang dibutuhkan / jasa dari vendor, diukur dengan menggunakan seperangkat standar.
 
RFP, juga disebut sebagai Undangan untuk Tender /  Invitation to Tender (ITT) atau Permintaan Informasi / Request for Information (RFI), bentuk dasar dari proses penawaran.

Sebuah dokumen, formal tertulis, garis RFP informasi tentang organisasi, dan rincian produk dan layanan harus bersumber dari vendor eksternal. Ini meletakkan persyaratan khusus bahwa vendor perlu diingat ketika menanggapi tawaran, dan menguraikan bagaimana perusahaan akan meninjau dan penghargaan proposal yang diterima.

Meskipun menciptakan RFP dapat panjang, berlarut-larut proses, sangat layak usaha untuk besar satu kali pembelian, dan untuk kontrak pasokan yang sedang berlangsung. Dalam kasus ini, menghasilkan banyak manfaat: 



Sebuah Request for Proposal (RFP), adalah dokumen utama yang dikirimkan kepada pemasok yang mengundang mereka untuk mengajukan proposal untuk menyediakan barang atau jasa. Secara internal, RFP juga dapat disebut sebagai proyek sumber, dokumen, atau peristiwa terkait (penawaran kompetitif). Berbeda Permintaan Informasi (RFI) atau Request for Quotation (RFQ), RFP dirancang untuk mendapatkan pemasok untuk memberikan solusi kreatif untuk masalah bisnis atau masalah. RFP harus digunakan dengan hati-hati karena mereka dapat mengambil banyak waktu untuk kedua organisasi dan pemasoknya. Namun, untuk proyek yang lebih kompleks, RFP mungkin cara yang paling efektif untuk sumber barang atau jasa yang dibutuhkan.



Kapan Gunakan RFP


Pembelian personil tidak harus menggunakan RFP ketika mereka hanya meminta informasi dari pemasok, ingin hanya menetapkan harga informasi, atau hanya ingin terlibat dalam skenario penawaran yang kompetitif. RFP tidak memanfaatkan penawaran kompetitif (ini adalah cara yang efektif untuk sumber), tapi RFP tidak boleh digunakan jika biaya adalah kriteria evaluasi tunggal atau utama. RFP harus digunakan ketika sebuah proyek cukup rumit sehingga menjamin proposal dari pemasok. RFP membantu ketika kreativitas pemasok dan pendekatan inovatif untuk masalah diperlukan. Penting untuk diingat bahwa proses RFP dapat mengambil sejumlah besar waktu untuk menyelesaikan dan dapat mengakibatkan penundaan awal proyek. Oleh karena itu, hanya masuk akal untuk menggunakan ini ketika manfaat dari mendapatkan proposal pemasok lebih besar dari waktu tambahan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan RFP dan untuk mengelola proses RFP.

Manfaat

Salah satu manfaat utama yang dapat timbul jika proses RFP ditangani dengan baik adalah bahwa organisasi akan memiliki pegangan yang baik tentang potensi risiko proyek untuk proyek yang kompleks. Organisasi ini juga akan memahami calon manfaat yang dapat menyadari selama proyek. Menggunakan RFP juga mendorong pemasok untuk mengajukan proposal terorganisir yang dapat dievaluasi dengan menggunakan metodologi terukur. Selain itu, RFP memungkinkan pemasok tahu bahwa situasi akan menjadi kompetitif. Skenario penawaran yang kompetitif seringkali merupakan metode terbaik yang tersedia untuk mendapatkan harga terbaik dan, jika dilakukan dengan benar, nilai terbaik. RFP juga memberikan personil pembelian dan stakeholder proyek kemampuan untuk memvisualisasikan bagaimana proyek akan pergi dan pendekatan bahwa pemasok akan digunakan untuk menyelesaikannya.

Kerugian

Ada beberapa kelemahan menggunakan RFP. Pertama, mereka bisa sangat memakan waktu untuk pembelian personil. Kedua, mereka bisa sangat memakan waktu untuk pemasok. 



Beberapa pemasok akan melihat RFP dan akan memilih untuk tidak berpartisipasi karena akan membawa mereka terlalu lama untuk merespon. Pemasok ini juga dapat menjadi putus asa dan merasa bahwa kesempatan rendah menang menghalangi mereka dari investasi waktu yang dibutuhkan untuk membuat proposal. Ketiga, sering bisa sangat sulit untuk secara akurat meringkas persyaratan untuk proyek tersebut. Hal ini dapat menyebabkan tanggapan pemasok miskin atau harga yang buruk karena pemasok tidak benar-benar tahu apa organisasi sedang mencari untuk membeli. Akhirnya, dapat lebih sulit untuk secara akurat mencetak atau menilai tanggapan pemasok ke RFP karena mereka bisa panjang, rinci, atau memerlukan pengetahuan khusus untuk mengevaluasi.

Elemen Kunci


Sebuah Permintaan dirancang dengan baik untuk Proposal harus mengandung beberapa elemen penting. Kebanyakan elemen yang umum untuk RFP, tetapi dapat bervariasi di industri dan antara sektor publik dan swasta. Ini termasuk gambaran tentang masalah bisnis, deskripsi produk atau jasa yang dibutuhkan, persyaratan bisnis yang terperinci, informasi lainnya, format proposal, tanggal jatuh tempo, kriteria seleksi, garis waktu, pertanyaan, bagaimana menanggapi dan titik kontak. Beberapa RFP akan berisi informasi tentang pelarian biaya, saran pendekatan, atau dokumen lain yang mungkin diperlukan. 



Unsur-unsur RFP diuraikan dalam bagian di bawah ini.



Gambaran Umum Isu Bisnis


Harus ada penjelasan singkat tentang masalah bisnis atau masalah yang mendorong pembelian tertentu. Hal ini harus dinyatakan dalam satu atau dua paragraf dan harus memberikan pemasok ringkasan dari proyek sumber dan mengapa hal itu dimulai.

Deskripsi Produk atau Jasa


The Request for Proposal harus berisi deskripsi singkat namun meyakinkan dari produk atau jasa yang dibutuhkan. Dalam kebanyakan RFP, barang atau jasa yang dibutuhkan perusahaan yang kompleks dan mungkin sulit untuk menjelaskan secara rinci. Namun demikian, penjelasan yang baik dari barang-barang atau jasa akan sangat membantu pemasok dalam mengembangkan proposal yang sangat baik dan sangat bertarget.

Kebutuhan Bisnis Detil


Selain deskripsi produk atau jasa, dengan sebagian RFP ada persyaratan bisnis yang terperinci yang perlu diuraikan secara jelas dalam dokumen. Ini dapat termasuk persyaratan dukungan, pedoman pengiriman, spesifikasi desain, metrik kualitas, dll Tujuan dari bagian persyaratan bisnis adalah untuk memberikan rincian pemasok apa yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk pembelian ini sehingga pemasok dapat datang dengan proposal yang memenuhi persyaratan ini. Sering kali, bagian persyaratan mengambil porsi yang baik dari RFP. Jika persyaratan tidak secara akurat mencerminkan kebutuhan perusahaan, pemasok tidak akan menyajikan proposal yang membahas isu-isu kunci. Itu selalu penting untuk bekerja sama dengan orang-orang yang menggunakan produk atau jasa untuk proyek sumber untuk memastikan bahwa persyaratan yang akurat.

Informasi Lainnya Dibutuhkan untuk Proposal

Kadang-kadang ada informasi tambahan bahwa pemasok akan perlu untuk merumuskan proposal. Informasi ini biasanya informasi tentang operasi internal organisasi bahwa penulis usulan perlu. Informasi ini dapat mencakup penggunaan metrik, proyeksi permintaan, informasi kinerja saat ini, hasil survei internal dll Kunci untuk bagian ini bukan untuk memberikan pemasok dengan informasi terlalu sedikit atau terlalu banyak. Sebaliknya, itu adalah untuk menyediakan mereka hanya dengan informasi yang mereka butuhkan.

Saran Pendekatan

Untuk RFP di mana personil pembelian tahu apa yang mereka butuhkan, mungkin masuk akal untuk menyarankan suatu pendekatan untuk pemasok. Banyak perusahaan tidak akan memiliki bagian ini karena mereka mencari cara-cara kreatif untuk mendekati masalah dan tidak ingin memaksa pemasok ke dalam cetakan.

Metrik Kinerja

Jika berlaku, menjelaskan beberapa metrik kinerja yang akan digunakan untuk mengukur kinerja pemasok kontrak di masa depan. Ini akan membantu pemasok mendapatkan ide quantitatif tentang apa yang akan merupakan kinerja yang sangat baik.

Format Proposal

Setiap RFP perlu menentukan format dan panjang proposal pemasok. Sebuah format yang sangat terstruktur untuk proposal memudahkan untuk membandingkan tanggapan dari pemasok. Ini juga akan mendorong kejelasan dan memberikan fokus dalam proposal pemasok. Beberapa RFP terbaik menempatkan kebutuhan bisnis mereka dalam poin demi poin Format dan mendorong pemasok untuk merespon pada setiap poin. RFP harus menyatakan panjang maksimum proposal. Memiliki panjang maksimum akan membantu untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk meninjau proposal dan juga akan memastikan bahwa pemasok menyimpan informasi yang tidak perlu untuk minimum.

Tanggal Jatuh Tempo

Tanggal jatuh tempo untuk proposal pemasok harus dinyatakan dengan jelas dekat awal RFP dan di tempat-tempat lain yang relevan. Hal ini memastikan bahwa pemasok tahu kapan itu adalah karena.

Kriteria Seleksi

Ini adalah bagian penting dan berisi informasi penting bagi pemasok. Ini harus jelas menyatakan daerah dan metrik yang proposal pemasok akan dievaluasi. Jika memungkinkan, RFP harus mengungkapkan bobot yang bagian tertentu atau topik akan diberikan sebagai bagian dari nilai usulan keseluruhan. Pembobotan ini sering digambarkan sebagai persentase atau dalam hal poin dari kemungkinan total skor. Bagian ini lebih dari yang lain, membantu pemasok fokus respon mereka pada kriteria yang proposal mereka akan dinilai.

Pertanyaan

Pemasok dapat meminta klarifikasi atau mengajukan pertanyaan tentang bahkan RFP ditulis paling baik. Setiap RFP harus secara jelas menentukan mekanisme yang pemasok dapat mengajukan pertanyaan. RFP yang paling baik akan menetapkan periode waktu dimana pertanyaan pemasok dapat disampaikan. Periode waktu ini tidak boleh terlalu dekat dengan batas waktu untuk pengajuan usulan. Titik kontak untuk RFP maka akan mendapatkan jawaban dan memberikan tanggapan secara tertulis kepada pemasok. Hal ini umumnya membantu untuk menampilkan pertanyaan dan jawaban sehingga semua pemasok dapat melihat mereka dan membuat mereka menjadi bagian dari RFP sebagai amandemen. Hal ini dapat membawa kejelasan tambahan dengan persyaratan dan menyediakan dokumentasi untuk proyek tersebut.

Timeline

Garis waktu harus menampilkan RFP tanggal pembuatan, RFP tanggal kirim, jangka waktu untuk pertanyaan, tanggal jatuh tempo untuk proposal, periode seleksi, dan diproyeksikan tanggal penghargaan. Ini semua harus dikomunikasikan sejelas mungkin.

Point of Contact

Titik kontak adalah orang yang menangani interaksi dengan pemasok. Ini berarti bahwa semua pertanyaan pemasok dan komentar tentang RFP akan diarahkan ke orang ini. Beberapa perusahaan juga mencakup cadangan titik kontak dalam kasus kontak utama adalah keluar dari kantor atau tidak tersedia.

Breakdown Biaya

Bagian ini adalah opsional dan termasuk dalam hanya beberapa proposal. Untuk memungkinkan perbandingan biaya, beberapa RFP akan mengharuskan pemasok menyerahkan rincian biaya untuk memastikan perbandingan. Itu selalu ide yang baik untuk menentukan format harga di bagian ini untuk membuat harga yakin bisa secara akurat dibandingkan.

Dokumen Lainnya

Beberapa RFP memiliki dokumen lain yang perlu diisi sebagai bagian dari proses RFP. Hal ini bisa sertifikasi keragaman, perjanjian syarat dan kondisi tertentu, atau bentuk-bentuk khusus perusahaan lain. Ini juga harus disertakan dengan RFP jika mereka adalah bagian dari prosedur standar perusahaan.

Cara Menanggapi

Ini akan mencakup petunjuk khusus tentang cara untuk menanggapi ajakan RFP. Hal ini dapat mencakup informasi tentang alamat di mana untuk mengirim proposal. Ini harus menyertakan format pengajuan (hard copy, elektronik, dll). Hal ini juga harus menentukan persyaratan pengajuan tambahan dan dapat menekankan tenggat waktu.

Poin Penting :

Jika digunakan dengan benar dan dalam keadaan yang benar, RFP adalah alat yang sangat baik bahwa personil pembelian dapat digunakan untuk sumber produk atau jasa terbaik dari antara beberapa penawaran penjual. Sementara proses RFP lebih memakan waktu dan membutuhkan usaha lebih, dapat memberikan perusahaan dengan wawasan yang unik ke dalam risiko proyek dan dapat membantu perusahaan untuk menentukan cara terbaik untuk bergerak maju dengan proyek yang kompleks. Setelah perusahaan memutuskan untuk pergi dengan RFP sebagai alat sourcing, penting untuk mengikuti semua praktik terbaik dan untuk menulis RFP secara ringkas dan jelas untuk memastikan bahwa proposal pemasok akan memberikan nilai terbaik mungkin dengan yang paling ditargetkan harga.

 



Video

Loading...