Mendapatkan Proyek Anda aktif untuk Mulai Baik
Anda baru saja ditunjuk manajer proyek untuk sebuah proyek baru. Manajer senior telah ditandatangani kasus bisnis proyek, dan Anda sibuk merekrut tim penuh-waktu proyek Anda.
Anda juga mengidentifikasi kelompok yang lebih luas dari
orang-orang dalam organisasi Anda dari siapa Anda harus mendapatkan dukungan untuk tugas-tugas proyek tertentu. Beberapa dari orang-orang ini telah terlibat dalam pengembangan kasus bisnis, dan beberapa benar-benar baru untuk proyek.
Sebagai manajer proyek, Anda akan sering perlu untuk mengimplementasikan sebuah kasus bisnis yang sudah disetujui. Anda akan memiliki anggota tim yang memiliki berbagai level keterlibatan dalam proyek. Masalahnya adalah bahwa beberapa orang mungkin memiliki pandangan yang berbeda terhadap tujuan proyek, terutama jika proyek tersebut telah direncanakan selama jangka waktu yang panjang.
Jadi, bagaimana Anda bisa mendapatkan tim Anda bekerja dengan cara yang positif dan produktif, dan bagaimana Anda bisa memastikan bahwa setiap orang memahami tujuan dari proyek?
Ini lah Project Charter yang dapat membantu. Pada artikel ini, kita akan meninjau alasan Anda mungkin menggunakan Project Charter, dan melihat hal-hal utama yang Anda harus menyertakan dalam satu.
Mengapa Gunakan Project Charters ?
Proyek Charters merupakan garis tujuan proyek, dan memberikan gambaran tentang bagaimana proyek akan terlihat dan merasa saat Anda bekerja pada mereka. Anda dapat menggunakan Project Charter dalam diskusi dengan anggota tim proyek, kelompok pemerintahan, dan stakeholder lainnya - baik secara individual atau sebagai bagian dari lokakarya - sebagai cara untuk memastikan setiap orang memahami persyaratan proyek.Menulis Project Charter akan memaksakan Anda untuk berpikir melalui proyek secara keseluruhan. Anda harus memahami semua dokumentasi proyek yang ada, pertimbangkan bagaimana Anda ingin mendekati menerapkan bagian-bagian tertentu dari proyek, dan mengidentifikasi poin-poin penting bahwa setiap orang yang terlibat dalam proyek perlu memahami.
Anda juga dapat menggunakan Dokumen Inisiasi Proyek (PID) bukan Piagam Proyek untuk tujuan ini karena mereka sangat mirip dokumen. Namun, Dokumen Proyek Inisiasi biasanya jauh lebih rinci. Jadi Piagam Proyek lebih cocok untuk proyek-proyek di mana Anda tidak memiliki sumber daya untuk menulis Inisiasi Dokumen Proyek rinci, atau di mana Anda ingin memulai bekerja pada proyek dengan cepat.
Tip:
Metodologi manajemen proyek yang menggunakan organisasi Anda juga dapat menentukan apakah Anda harus menggunakan Piagam Proyek atau Dokumen Inisiasi Proyek.
Format Proect Charter
Anda dapat memberikan Project Charter Anda sebagai laporan atau presentasi.
- Dalam format laporan - Gunakan ini jika Project Charter harus cukup jelas. Sebagai contoh, Anda mungkin ingin menggunakannya sebagai dokumen referensi tim, untuk memberikan dasar dari apa yang Anda dan stakeholder Anda butuhkan dan harapkan dari proyek. Anda kemudian dapat menyerahkan Project Charter sebagai bagian dari proses persetujuan proyek.
- Dalam format presentasi - Gunakan ini jika Anda akan hadirkan Project Charter sebagai bagian dari diskusi. Sebagai contoh, Anda dapat menggunakan chart untuk memberikan gambaran proyek untuk tim Anda pada pertemuan proyek, atau menggunakannya untuk kelompok pemerintahan dan pemangku kepentingan di pertemuan proyek pertama mereka.
Contoh
charter di bawah :
Gunakan Piagam
Proyek untuk membuat rencana proyek yang lebih rinci, dengan dukungan dari dan
keselarasan dengan Tim Proyek.
Lihat kembali
piagam dari waktu ke waktu untuk memastikan bahwa arah proyek tetap konsisten
dengan harapan asli.
Informasi yang
ditangkap dalam Charters Proyek digunakan untuk memberikan gambaran tingkat
tinggi konsep proyek (kebutuhan bisnis atau masalah yang akan dipecahkan), dan
menjawab beberapa pertanyaan dasar digunakan untuk membenarkan menyetujui
inisiasi langkah berikutnya dalam proses penyelesaian proyek (proyek
perencanaan dan pelaksanaan).
- Kenapa? Menjelaskan tujuan dan manfaat menyelesaikan proyek. Sebuah Charters Proyek yang baik akan memberikan gambaran tentang manfaat nyata bagi organisasi, termasuk kuantifikasi berbagai potensi manfaat (optimis - realistis - pesimis).
- Apa? Menjelaskan lingkup tingkat tinggi inisiatif, dan persyaratan kunci yang terkait dengan permintaan (sering dalam bentuk faktor penentu keberhasilan).
- Siapa? Menyediakan daftar organisasi orang primer / meminta proyek (sponsor proyek), dan orang-orang kunci / organisasi dampak oleh proyek (stakeholders). Hal ini membantu untuk menjelaskan bagaimana orang / organisasi dipengaruhi (misalnya, pemasok, ahli materi pelajaran, pengguna akhir, pelanggan).
- Ketika persyaratan yang terkait dengan pemenuhan permintaan proyek (misalnya, jendela kesempatan) waktu? Highlights terkait. Dalam beberapa kasus, bagaimana permintaan proyek akan dipenuhi diketahui, dan Charters Proyek memberikan tonggak proyek kunci dan target tanggal.
- Bagaimana Menjelaskan apa yang diketahui tentang proses penyerahan proyek.? Dalam banyak kasus proyek tidak mulai dari "kertas kosong". Proyek ini mungkin merupakan sebuah peningkatan pada produk yang sudah ada atau sistem, atau pelaksanaan produk / teknologi yang telah diidentifikasi atau dibeli.
- Berapa banyak? Menetapkan dana yang tersedia untuk menyelesaikan permintaan proyek (misalnya, jumlah yang dianggarkan dalam anggaran organisasi), dan / atau parameter yang terkait biaya yang terkait dengan pemenuhan kebutuhan proyek. Dalam banyak kasus, Charters Proyek akan menentukan urutan besarnya kasar jenis estimasi untuk menyelesaikan proyek (misalnya, + / - 50%).
- Apa lagi? Piagam ini akan mencakup informasi tambahan yang relevan dengan menyetujui permintaan proyek dan memulai langkah berikutnya dalam proses pengiriman proyek (misalnya, proyek asumsi atau kendala). Charters Proyek juga meliputi penilaian risiko dan isu yang terkait dengan permintaan proyek.
Di bawah ini
adalah unsur-unsur yang biasa ditemukan dalam sebuah Charters Proyek. Banyak
charter proyek termasuk bagian ringkasan bahwa "nilai" permintaan
berdasarkan perkiraan awal manfaat, biaya, waktu, dan sumber daya. Skor ini
digunakan untuk membantu mengevaluasi nilai relatif permintaan (dibandingkan
dengan permintaan lainnya) dalam proses inisiasi proyek.
Elemen Charters Proyek Efektif:
- Latar Belakang / Keterangan
- Tujuan & Manfaat
- Tingkat Tinggi Lingkup
- Persyaratan Produk Kunci
- Faktor Sukses Kritis
- Usulan Proses Pengiriman Proyek
- Proyek Sponsor & Stakeholder kunci
- Perkiraan biaya / Target
- Sasaran Tanggal / Milestones
- Asumsi & Kendala
- Dikenal Risiko & Masalah
- Skor / Peringkat
Proyek Charters
tidak perlu menjadi dokumen panjang yang mewakili proses yang panjang dan sulit
untuk menyelesaikan. Isi tertentu dalam Charters Proyek harus disesuaikan
berdasarkan jenis, ukuran dan kompleksitas permintaan proyek. Charters Proyek
harus dipandang oleh pelanggan dari proses inisiasi proyek sebagai
"enabler" vs "blocker" untuk meluncurkan proyek baru.
Siapa Bertanggung jawab Charters Proyek?
Pada akhirnya orang atau kelompok yang telah mengidentifikasi kebutuhan bisnis atau masalah yang akan dipecahkan bertanggung jawab atas Charters Proyek. Namun, dalam pengalaman saya, banyak bidang organisasi tidak memiliki pengalaman, pengetahuan, atau keterampilan yang dibutuhkan untuk membuat Charters Proyek yang efektif. "Upaya terbaik" mereka sering tidak cukup menggambarkan kebutuhan bisnis, lingkup tingkat tinggi, atau pendekatan yang terbaik untuk memenuhi kebutuhan. Charter proyek sering "menutup" dalam proses inisiasi proyek, membutuhkan ulang yang signifikan dan justifikasi tambahan sebelum persetujuan. Sekali lagi, penundaan selama inisiasi proyek jarang ditemukan di sisa proses pengiriman proyek.
Untuk
memecahkan masalah ini, saya sarankan menugaskan anggota dari kantor proyek
untuk membantu pemrakarsa proyek dengan mengumpulkan dan mendokumentasikan
informasi yang diperlukan untuk membuat sebuah Charters Proyek yang kuat. Jika
orang yang ditugaskan juga orang yang diantisipasi untuk menjadi manajer proyek
untuk inisiatif (dengan asumsi itu disetujui), membantu pemrakarsa proyek
dengan Charters Proyek akan merampingkan manajer proyek on-boarding dan ramp-up
selama proyek resmi memulai dan proses perencanaan.
6 Atribut dari Charters Proyek Baik
- Ditulis - Meskipun ide awal dapat dikomunikasikan dan diperiksa secara lisan, inisiasi proyek memerlukan beberapa bentuk dokumentasi tertulis untuk secara efisien menyetujui permintaan dan meluncurkan upaya perencanaan proyek. Selain itu, mendokumentasikan Charters Proyek memungkinkan kolaborasi para pemangku kepentingan utama, dan peningkatan akhir deliverable.
- Tujuan - Charters Proyek harus cukup mewakili perspektif semua pihak kunci yang terlibat dan dipengaruhi oleh permintaan proyek. Meskipun Charters Proyek ini tidak dimaksudkan untuk menjadi dokumen yang mengikat secara hukum, diharapkan menjadi representasi wajar dari manfaat yang diharapkan, serta estimasi usaha yang diperlukan untuk memenuhi permintaan.
- Eksplisit - Sebuah Charters Proyek harus jelas dan ringkas berkomunikasi setiap elemen kunci dari permintaan - tujuan / manfaat, waktu, biaya, risiko / masalah. Berdasarkan informasi yang diketahui pada saat Charters Proyek dibuat, elemen-elemen ini harus dijelaskan secara rinci, dan diukur jika memungkinkan. Dalam banyak kasus, penggunaan asumsi proyek memungkinkan kuantifikasi manfaat, biaya, dan waktu. Charter proyek yang mengandung unsur ambigu seringkali merupakan sumber pertentangan dan perubahan selama perencanaan proyek dan proses eksekusi.
- Tersedia - Charters Proyek harus dipertahankan di lokasi yang tersedia untuk semua pemangku kepentingan. Kolaborasi pada Charters Proyek meningkatkan kualitas penyampaian akhir. Selain itu, Charters Proyek merupakan deliverable yang akan terus direferensikan di seluruh siklus hidup proyek, terutama selama proses perencanaan proyek.
- Konsisten - Menetapkan template untuk isi dan organisasi Charters Proyek. Dalam template menggambarkan bagaimana konten dapat disesuaikan berdasarkan ukuran, kompleksitas, dan jenis permintaan. Praktek terbaik dan pelajaran dari proyek-proyek sebelumnya digunakan untuk terus meningkatkan Charters Proyek template.
- Disetujui - Seperti yang didefinisikan oleh proses inisiasi proyek organisasi, Charters Proyek harus disetujui oleh pihak yang tepat (termasuk tanda-off) sebelum meluncurkan proses perencanaan proyek. Semua charter proyek (dalam proses, disetujui, dan ditolak) harus dipertahankan dalam arsip proyek kantor proyek.