Menjaga proyek pada trek dengan memantau titik cek yang signifikan
Sebuah titik penting di sepanjang jalan.
Banyak manajer dalam situasi di mana mereka mengatakan pekerjaan yang "80% telah dilakukan" pada tahap tertentu proyek, hanya untuk mendapatkan kemajuan proyek yang kemudian di usahakan secara besar-besaran dan memalukan selama-berjalan berminggu-minggu atau bahkan berbulan-bulan.
Hal ini mengakibatkan di akhir 20% dari pekerjaan membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan.
Hal ini mengakibatkan di akhir 20% dari pekerjaan membutuhkan waktu lebih lama dari yang direncanakan.
Jika Anda pernah berada dalam situasi ini dan mengalami konsekuensi yang menyakitkan, Anda akan tahu mengapa manajer berpengalaman hati-hati memantau bagaimana tanggal penyelesaian aktual membandingkan terhadap tanggal penyelesaian yang direncanakan pada "milestone" tertentu dalam proyek. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengambil tindakan korektif, atau mengelola ekspektasi orang-orang yang tepat, dan tempat Pelaporan Milestone Proyek menjadi penting.
Sebuah milestone kehidupan nyata adalah penanda yang memberitahu Anda seberapa jauh Anda dari titik tertentu - sehingga Anda tahu seberapa jauh Anda telah datang, atau seberapa jauh Anda harus melakukan perjalanan.
Milestones Proyek melakukan peran nya dalam rencana proyek. Mereka menandai peristiwa penting, deliverables atau saling ketergantungan yang perlu dimonitor untuk menjaga proyek pada trek. Laporan Milestone Proyek menunjukkan apa yang telah dicapai dan apa lagi yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek Anda berhasil dan tepat waktu.
Pelaporan Milestone Proyek hanyalah salah satu dari banyak cara untuk memantau dan menyajikan status proyek. Ini merupakan pendekatan yang berguna dalam proyek-proyek besar atau kompleks (dengan saling ketergantungan banyak) karena membantu menyajikan informasi dalam cara yang berarti belum singkat, menunjukkan apa yang sebenarnya telah dicapai, bukan detail mengerikan tentang bagaimana itu tercapai. Artikel ini membantu Anda berpikir tentang bagaimana Anda ingin milestone untuk dilaporkan kepada Anda.
Tips 1:
Banyak organisasi memiliki pendekatan dan metodologi khusus untuk mengelola proyek, dan untuk melaporkan kemajuan dan status mereka . Sebelum Anda menentukan pendekatan yang sama sekali baru, lihat apakah salah satu pendekatan yang ada memenuhi kebutuhan anda.
Banyak organisasi memiliki pendekatan dan metodologi khusus untuk mengelola proyek, dan untuk melaporkan kemajuan dan status mereka . Sebelum Anda menentukan pendekatan yang sama sekali baru, lihat apakah salah satu pendekatan yang ada memenuhi kebutuhan anda.
Tips 2:
Ingat bahwa dibutuhkan waktu untuk menyiapkan laporan-laporan ini. Jika Anda meminta informasi rinci terlalu banyak, atau meminta informasi Anda tidak benar-benar perlu, Anda akan mengurangi efektivitas anggota tim manajer untuk mempersiapkan laporan. Semua waktu yang dihabiskan untuk menyusun pelaporan dan waktu tidak dihabiskan untuk bekerja pada proyek!
Laporan milestone proyek datang dalam berbagai bentuk. Beberapa laporan naratif. Lain kuantitatif atau grafis, menggunakan spreadsheet atau perangkat lunak manajemen proyek untuk mengelola data milestone dan melacak kemajuan dan penyelesaian. Jika tim Anda menggunakan perangkat lunak manajemen proyek, kemungkinan perangkat lunak akan membantu mereka mempersiapkan laporan milestone dalam cara tertentu, dan itu terbaik untuk membuat sebagian besar built-in fitur jika Anda bisa.
Membuat Laporan Milestone
Mulailah dengan men-download template yang gratis untuk laporan milestone proyek, yang berisi semua elemen yang biasanya ditemukan pada laporan milestone.
Keteraturan pemantauan kinerja jadual proyek Anda bisa memberikan indikasi awal kemungkinan masalah aktivitas-koordinasi, konflik sumber daya, dan overruns biaya. Untuk memantau kinerja jadual, Anda perlu tahu bagaimana untuk mengumpulkan informasi dan mengevaluasi dan bagaimana untuk memastikan akurasinya.
Struktur Perincian Pekerjaan proyek anda (WBS) adalah dekomposisi penyampaian orientasi pekerjaan yang diperlukan untuk menghasilkan deliverable proyek Anda. Tingkat terendah detail setiap cabang dari WBS adalah paket pekerjaan, dan masing-masing paket pekerjaan, pada gilirannya, terdiri dari kegiatan (potongan/item pekerjaan yang dilakukan selama proyek berlangsung).
Anda dapat menggambarkan kinerja jadual kegiatan yang baik dengan mencatat tanggal mulai dan berakhir atau dengan menjelaskan berapa banyak yang telah dilakukan.
Jika Anda memilih untuk menggambarkan kinerja jadual proyek Anda dengan mencatat status kegiatan individu, mengumpulkan salah satu atau kedua item data berikut untuk mendukung analisis Anda:
- Tanggal mulai dan akhir untuk setiap kegiatan dalam proyek Anda
- Tanggal ketika milestone (seperti kontrak ditandatangani, bahan yang diterima, atau tes lingkungan selesai) dicapai
Berhati-hatilah jika Anda memutuskan untuk menggunakan persen selesai untuk menunjukkan kemajuan suatu kegiatan, karena paling sering Anda tidak memiliki cara yang jelas untuk menentukan persentase ini.
Menilai status jadwal proyek Anda dengan membandingkan aktivitas aktual start/finish (mulai / akhir) tanggal dan tanggal milestone yang sebenarnya untuk tanggal direncanakan :
Buat kegiatan gabungan dan laporan milestone.
Sebuah kegiatan gabungan dan laporan milestone termasuk s informasi dari rencana proyek Anda:
- Identifikasi kegiatan atau kode dan nama milestone
- Orang yang bertanggung jawab untuk memastikan aktivitas atau milestone terjadi
- Tanggal aktivitas harus mulai dan akhir atau milestone harus terjadi
Atau Anda dapat menggunakan Gantt chart kemajuan Anda keteduhan porsi yang tepat setiap batang untuk mewakili kemajuan deliverable.. Diagram sampel menyajikan kinerja proyek pada akhir minggu ke-4 proyek. Menurut grafik, tahap desain selesai, tahap pengembangan adalah satu minggu di belakang jadual, dan tahap pengujian adalah satu minggu lebih cepat dari jadual.
Buat kemajuan Gantt chart .
Cara yang paling bermakna untuk menilai kemajuan pada komponen WBS adalah mencatat kiriman antara komponen yang Anda sudah dicapai sampai saat ini.
Tidak semua orang menafsirkan sebuah kemajuan Gantt chart dengan cara yang sama.
Anda juga perlu untuk mengumpulkan data jadual kinerja, mengembangkan sebuah format standar dan proses untuk merekam prestasi pekerjaan Anda. Format standar dan proses meningkatkan akurasi informasi Anda dan mengambil sedikit waktu untuk menyelesaikan. Saya sering menggunakan kegiatan gabungan dan format laporan milestone.
Pertimbangkan faktor-faktor berikut ini ketika Anda menjadwalkan pemantauan aktivitas Anda:
- Apakah kegiatan pada jalur kritis?
- Apakah aktivitas di jalan yang dekat dengan bersikap kritis?
- Apakah risiko aktivitas tinggi?
- Apakah Anda sudah mengalami masalah dengan kegiatan ini?
- Apakah Anda mendekati tanggal penyelesaian yang direncanakan kegiatan ini?
Pencatatan dan pelaporan kemajuan cara ini memiliki beberapa keunggulan:
- Rekaman prestasi pada waktu terjadi meningkatkan kemungkinan bahwa data yang akurat.
- Jadual penyerahan yang disepakati mengurangi kemungkinan bahwa saya akan mengejutkan orang-orang dengan permintaan tak terduga untuk data kemajuan.
- Setelah orang terus meninjau jadual yang diusulkan mereka dan merekam prestasi mereka mempertinggi kesadaran mereka tentang tujuan dan meningkatkan kemungkinan bahwa mereka akan memenuhi komitmen mereka.
- Tujuan pengendalian proyek adalah untuk mendorong orang untuk melakukan sesuai rencana Anda, bukan hanya untuk mengumpulkan data. Semakin sadar anggota tim kerja mereka dalam kaitannya dengan jadual keseluruhan, semakin besar kemungkinan bahwa mereka akan memukul jadual. Jika mereka tidak tahu atau peduli tentang tanggal target, mereka tidak akan menetapkannya.
Memantau kinerja jadual setidaknya sekali sebulan. Pengalaman telah menunjukkan bahwa menunggu lebih lama karena melakukan hal berikut:
- Memungkinkan orang untuk kehilangan fokus dan komitmen untuk aktivitas dan meningkatkan kemungkinan bahwa kegiatan tersebut tidak akan berakhir pada jadual
- Menyediakan lebih banyak waktu untuk masalah kecil untuk terdeteksi dan, dengan demikian, berkembang menjadi masalah yang lebih besar
