Pemetaan pekerjaan dalam sebuah proyek
Memecahkan potongan besar pekerjaan ke dalam potongan-potongan kecil.
Kau tahu apa yang proyek Anda harus deliver dan Anda jelas tentang apa cakupannya. Jadi sekarang Anda perlu melakukan beberapa perencanaan. Tapi di mana Anda mulai?
Apakah proyek Anda besar atau kecil, salah satu tantangan pertama dari perencanaan proyek adalah untuk memecahkan sampai penyampaian keseluruhan menjadi potongan yang dapat dikelola. Kemudian, Anda akan menggunakan ini untuk bekerja di luar jadual, mengidentifikasi sumber daya yang Anda perlukan, dan bekerja apa biaya itu semua adalah mungkin.
Salah satu cara yang paling populer ini adalah dengan menggunakan "Work Breakdown Structure". Teknik ini sering digunakan oleh manajer proyek profesional, menggunakan metodologi perencanaan proyek formal. Tapi Anda juga akan menemukan itu berguna untuk lebih kecil, proyek-proyek kurang formal - dan bahkan jika jabatan pekerjaan Anda tidak "Manajer Proyek". Ini mungkin termasuk menjalankan kampanye pemasaran, mengelola pindah kantor atau bahkan mengorganisir sebuah perusahaan "jauh hari".
Sebuah Struktur Perincian Kerja adalah daftar rinci semua hal yang perlu disampaikan dan kegiatan yang perlu dilakukan untuk menyelesaikan proyek. Seperti ditunjukkan dalam Gambar 1 di bawah, itu diwakili sebagai struktur pohon, dengan setiap deliverable atau kegiatan dipecah menjadi komponen lebih lanjut.
Gambar 1: Format Pekerjaan Perincian Struktur
Ada beberapa pendekatan yang berbeda dapat Anda gunakan ketika membangun suatu Perincian Struktur Pekerjaan.
Suatu struktur rincian kerja adalah penyampaian proyek utama yang mengatur kerja tim menjadi beberapa bagian dikelola. Project Management Body Of Knowledge ( PMBOK ) mendefinisikan struktur rincian pekerjaan sebagai Struktur rincian kerja visual mendefinisikan ruang lingkup ke dalam potongan dikelola bahwa tim proyek dapat memahami "dekomposisi hierarkis penyampaian berorientasi pekerjaan yang akan dilaksanakan oleh tim proyek." , karena setiap tingkat struktur rincian kerja memberikan definisi lebih lanjut dan detail. Gambar 1 (bawah) menggambarkan pekerjaan struktur breakdown sampel dengan tiga tingkat didefinisikan.
Apa yang dimaksud dengan Struktur Rincian Kerja?
Gambar 1. Pekerjaan Perincian Struktur Contoh - Klik untuk Ukuran Penuh
Cara mudah untuk berpikir tentang struktur rincian kerja adalah sebagai garis besar atau peta dari proyek tertentu. Sebuah struktur rincian pekerjaan dimulai dengan proyek sebagai tingkat atas penyampaian dan selanjutnya di dekomposisi menjadi sub-delivery menggunakan garis hirarki berikut (Gambar 2):
Gambar 2. Pekerjaan Perincian Struktur Hirarki menggunakan Matchware MindView
Tim proyek menciptakan struktur proyek kerja dengan mengidentifikasi rincian delivery fungsional utama dan membagi mereka ke dalam sistem yang lebih kecil delivery dan sub-delivery. Sub-delivery selanjutnya terurai sampai satu orang dapat ditugaskan. Pada tingkat ini, paket-paket pekerjaan spesifik yang dibutuhkan untuk menghasilkan sub-deliverable diidentifikasi dan dikelompokkan bersama. Paket pekerjaan yang menggambarkan daftar tugas atau "to-do" untuk menghasilkan unit kerja tertentu. Jika Anda pernah melihat jadwal proyek rinci, maka Anda akan mengenali tugas-tugas di bawah paket pekerjaan sebagai "barang" orang perlu untuk menyelesaikan dengan waktu tertentu dan dalam tingkat tertentu usaha.
Dari perspektif biaya, ini paket pekerjaan biasanya dikelompokkan dan ditugaskan ke departemen tertentu untuk menghasilkan pekerjaan. Departemen ini, atau rekening biaya, didefinisikan dalam struktur organisasi dan rincian anggaran dialokasikan untuk menghasilkan kiriman tertentu. Dengan mengintegrasikan akun biaya dari kerusakan struktur organisasi dan struktur kerja rincian proyek, seluruh organisasi dapat melacak kemajuan keuangan di samping kinerja proyek.
Mengapa Tim Proyek Butuh Struktur Perincian Kerja?
Struktur rincian kerja memiliki sejumlah manfaat di samping untuk mendefinisikan dan mengorganisir pekerjaan proyek. Sebuah anggaran proyek dapat dialokasikan ke tingkat atas struktur rincian kerja, dan departemen anggaran dapat dengan cepat dihitung berdasarkan struktur rincian kerja masing-masing proyek. Dengan mengalokasikan waktu dan perkiraan biaya untuk bagian tertentu dari struktur rincian kerja, jadwal proyek dan anggaran dapat dengan cepat dikembangkan. Sebagai proyek mengeksekusi, bagian tertentu dari struktur rincian kerja dapat dilacak untuk mengidentifikasi kinerja biaya proyek dan mengidentifikasi masalah dan area masalah dalam organisasi proyek. Untuk informasi lebih lanjut tentang alokasi waktu, lihat Aturan 100% .
Proyek rincian struktur kerja juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi risiko potensial dalam proyek tertentu. Jika struktur rincian kerja memiliki cabang yang tidak didefinisikan dengan baik maka merupakan resiko definisi ruang lingkup. Risiko ini harus dilacak dalam log proyek dan terakhir sebagai proyek dijalankan. Dengan mengintegrasikan rincian struktur kerja dengan struktur rincian organisasi, manajer proyek juga dapat mengidentifikasi titik-titik komunikasi dan merumuskan rencana komunikasi di seluruh organisasi proyek.
Ketika sebuah proyek jatuh di belakang, merujuk struktur rincian kerja dengan cepat akan mengidentifikasi point utama dipengaruhi oleh paket pekerjaan gagal atau terlambat sub-deliverable. Struktur rincian kerja juga dapat kode warna untuk mewakili sub-deliverable status. Menetapkan warna merah untuk terlambat, kuning untuk beresiko, hijau untuk on-target, dan biru untuk delivery diselesaikan adalah cara yang efektif untuk menghasilkan panas peta kemajuan proyek dan menarik perhatian manajemen ke daerah-daerah kunci dari struktur rincian kerja.
Pekerjaan Struktur Pedoman Pengembangan Breakdown
Pedoman berikut harus dipertimbangkan saat membuat struktur rincian kerja:
- Tingkat atas merupakan penyampaian akhir atau proyek
- Sub-kiriman berisi paket-paket pekerjaan yang ditugaskan untuk departemen organisasi atau unit
- Semua elemen struktur rincian kerja tidak perlu didefinisikan untuk tingkat yang sama
- Paket pekerjaan mendefinisikan pekerjaan, durasi, dan biaya untuk tugas-tugas yang diperlukan untuk menghasilkan sub-deliverable
- Paket pekerjaan tidak boleh melebihi 10 hari dari durasi
- Paket pekerjaan harus independen dari paket pekerjaan lainnya dalam struktur rincian kerja
- Paket pekerjaan yang unik dan tidak boleh digandakan di seluruh struktur rincian kerja
Membuat Struktur Perincian Kerja adalah usaha tim dan merupakan puncak dari beberapa masukan dan perspektif untuk proyek tertentu. Salah satu teknik yang efektif adalah untuk mengatur sesi brainstorming dengan berbagai departemen yang akan terlibat dengan proyek. Tim proyek dapat menggunakan teknologi rendah alat seperti papan putih, kartu catatan, atau bantalan catatan lengket untuk mengidentifikasi point utama, sub-delivery, dan paket kerja tertentu. Kartu ini dapat ditempelkan ke dinding dan ditata ulang sebagai tim membahas point utama dan paket pekerjaan yang terlibat dalam proyek.
Pendekatan teknologi rendah mudah dilakukan, namun, itu tidak bekerja dengan baik dengan tim didistribusikan atau mudah diterjemahkan ke dalam format elektronik. Ada beberapa alat yang tersedia yang mendukung pemetaan pikiran, brainstorming, dan struktur kerja rincian. Matchware MindView adalah mudah-ke-menggunakan perangkat lunak pemetaan pikiran paket yang mendukung struktur rincian kerja , garis besar proyek, Gantt Chart , dan ekspor mudah ke Microsoft Project untuk lebih lanjut jadwal definisi. Gambar 3 memberikan contoh dari sebuah struktur rincian kerja menggunakan MatchwareMindView .
Manfaat utama untuk Matchware MindView adalah sifatnya kemudahan penggunaan struktur kerja rincian menerjemahkan ke dalam jadwal proyek tingkat tinggi. Sebuah perpanjangan alami dari struktur rincian kerja adalah jadwal proyek. Dengan brainstorming lingkup proyek dalam alat pemetaan pikiran, manajer proyek dapat dengan mudah menetapkan anggaran dan perkiraan durasi. Ini perkiraan anggaran dan durasi dengan mudah dapat diekspor ke Microsoft Excel atau Microsoft Project untuk perencanaan tambahan dan analisis. Manajer proyek ingin alat yang membantu mempercepat pekerjaan mereka dan mengurangi beban administrasi yang menyertai proses manajemen proyek.
Pertimbangan yang paling penting dalam membuat WBS adalah untuk menghindari mirroring baik struktur organisasi atau struktur fungsional, karena struktur ini tidak berorientasi hasil. Tujuan didefinisikan di semua tingkatan harus hasil terukur dan deliverable, bagian dan keseluruhan dari apa yang pelanggan akan menerima pada penyelesaian proyek.
WBS harus benar-benar dibangun untuk mendefinisikan produk dan sub-produk, serta layanan yang secara langsung terkait dengan hasil tersebut konkrit.
Lihat WBS - Kiri / Kanan
Langkah pertama Manajemen Proyek adalah menciptakan WBS, sebuah langkah yang kemudian memungkinkan perencanaan selanjutnya dari proses kerja dan jadwal untuk menyelesaikan proyek tersebut. Ketika struktur WBS adalah di tempat, secara menyeluruh ditinjau dan diselesaikan, struktur kemudian dapat dievaluasi untuk menentukan proses yang diperlukan dan waktu yang dijadwalkan dan biaya untuk mencapai setiap tujuan.
WBS, walau diciptakan pada awal dari proses perencanaan, perlu prestasi konstan selama proyek. Pekerjaan jadwal kegiatan akan berubah, biaya yang dianggarkan dan biaya yang sebenarnya akan berubah, tetapi tujuan tetap konstan, pembatasan revisi lengkap untuk penyampaian tujuan dan akhir.
Penentuan tujuan proyek cocok untuk pendekatan top-down, karena tujuan utama atau produk akhir adalah hal pertama yang dikenal. Gedung WBS di Tingkat 2 dan di bawah membutuhkan manajer dan perencana untuk hati-hati mempertimbangkan hasil yang diperlukan pada tingkat yang berbeda semakin lebih detail untuk mencapai tujuan akhir.
Tingkat 2 dari WBS adalah selalu dibuat sebelum bergerak turun ke Level 3, dan proses berpikir harus mengikuti cara yang sampai struktur seluruh WBS di tempat dan siap untuk diperiksa.
Proyek kompleksitas, nilai dolar yang diharapkan, dan harapan pelanggan untuk visibilitas merupakan salah satu faktor yang dipertimbangkan dalam menentukan jumlah tingkat untuk membangun ke WBS. Pada gilirannya, proyek ini dikelola oleh manajer tingkat yang berbeda, pada tingkat yang lebih tinggi atau lebih rendah dari struktur WBS.
Setelah awal proyek, rencana kinerja dibingkai oleh WBS bergerak ke pelaksanaan proyek. Selama fase eksekusi, tampilan 3 Tingkat menyediakan manajer puncak dengan rincian yang memadai untuk mengidentifikasi area masalah. Hal ini mendorong fokus pada proyek di tingkat yang sesuai detail, sambil menghindari kecenderungan micromanagement.
Manajer proyek umumnya akan memerlukan WBS harus dipecah di bawah Level 3, terutama pada proyek yang kompleks. Melakukan hal itu memungkinkan para pemimpin di semua tingkatan untuk memantau upaya-upaya dalam rentang masing-masing kontrol. Tingkat bawah WBS terdiri dari "paket pekerjaan", yang mewakili upaya dan tujuan dari sebuah tim kecil orang yang bekerja pada hasil yang sangat spesifik.
Paket pekerjaan pada tingkat terendah detail dalam WBS menggulung unsur-unsur yang didefinisikan atau menyelesaikan hasil sub-produk, yang pada gilirannya terdiri dari bagian yang lebih besar dari produk akhir, yang didefinisikan di bagian atas struktur WBS.
Setiap elemen WBS akan diberi jadwal dan anggaran dolar untuk prestasi, kemajuan terhadap tujuan dapat dievaluasi selama periode yang kinerja. Masalah daerah dapat diidentifikasi dan proses perubahan atau sumber daya tambahan dapat diterapkan untuk memperbaiki masalah seperti yang dihadapi.
Pertimbangan cermat tujuan dan pembangunan WBS untuk mengidentifikasi tujuan-tujuan selama inisiasi proyek sangat penting dalam proses perencanaan dan manajemen.