Memastikan bahwa apa yang Anda Disampaikan Sebenarnya Pekerjaan
Pelajaran ... dan banyak lagi.
Menyelesaikan proyek" tidak sama dengan mengakhiri proses manajemen proyek. Cukup menyelesaikan tidak menjamin bahwa manfaat organisasi dari hasil proyek.
Misalnya, setelah menyelesaikan proyek jangka setahun untuk menetapkan proses manajemen mutu baru untuk organisasi Anda, Anda ingin memastikan bahwa apa yang Anda ditetapkan untuk dilakukan adalah benar-benar tercapai. Tujuan Anda tidak hanya memberikan sebuah proses - melainkan, untuk memberikan proses yang membahas bisnis yang spesifik membutuhkan Anda ditujukan untuk memenuhi. Ini adalah ukuran nyata dari keberhasilan.
Untuk membuat sebagian besar manfaat bahwa proyek dapat memberikan, namun Anda juga perlu memeriksa untuk melihat apakah perbaikan lebih lanjut akan memberikan manfaat masih lebih besar.
Anda juga perlu memastikan bahwa pelajaran yang dipelajari selama proyek ini tidak dilupakan. Anda dapat lebih efektif merancang dan melaksanakan proyek-proyek masa depan ketika Anda mengambil keuntungan dari pelajaran melalui pengalaman proyek sebelumnya.
Jadi bagaimana Anda bisa benar mengukur keberhasilan sebuah proyek, dan bekerja ke arah perbaikan terus-menerus? Di sinilah proses Post-Pelaksanaan Review (PIR) sangat membantu. Ini membantu Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan kunci berikut:
- Apakah proyek sepenuhnya memecahkan masalah itu dirancang untuk mengatasi?
- Bisakah kita mengambil hal-hal lebih lanjut, dan memberikan manfaat yang lebih besar?
- Pelajaran apa yang kita pelajari bahwa kita dapat berlaku untuk proyek-proyek masa depan?
Proses PIR (Post Implementation Review)
Kunci untuk sukses adalah PIR mengakui bahwa waktu yang dihabiskan untuk proyek tersebut hanya sebagian kecil dari waktu yang sedang berlangsung-line.
Bagi orang-orang dan organisasi yang akan bekerja pada proyek-proyek serupa di masa depan, masuk akal untuk belajar pelajaran sebanyak mungkin, sehingga kesalahan tidak diulang dalam proyek-proyek masa depan.
Dan untuk organisasi manfaat dari proyek tersebut, masuk akal untuk memastikan bahwa semua manfaat yang diinginkan telah terwujud, dan untuk memahami apa manfaat tambahan dapat dicapai.
Ketika ke Review
Waktu yang baik untuk mulai berpikir tentang Tinjauan Pelaksanaan Post adalah ketika anggota tim proyek mengingat paling - tak lama setelah proyek tersebut telah disampaikan, dan ketika sebagian besar masalah telah disetrika keluar. Mulai untuk daftar ide-ide dan pengamatan sementara mereka masih segar dalam pikiran orang.
Namun, untuk cukup menilai kualitas pelaksanaan dan menyelesaikan proses ini, Anda harus menunggu cukup lama untuk perubahan yang disebabkan oleh proyek untuk benar-benar berlaku.
Mungkin akan ada masa penyesuaian sebelum Anda akhirnya bisa meninjau solusi seperti yang dimaksudkan untuk beroperasi: Anda mungkin akan perlu untuk mengatasi beberapa perlawanan biasa untuk berubah, berpegangan tangan orang sementara mereka beroperasi sistem baru, dan menghilangkan masalah teknis yang tidak muncul ketika deliverables diuji. Karena itu Anda harus biasanya memungkinkan beberapa minggu, atau bahkan beberapa bulan, sebelum melakukan PIR penuh. Jika memungkinkan, memungkinkan untuk setidaknya satu, penuh, siklus sukses dari bisnis sebelum meninjau pelajaran.
Apa yang harus di Review
Berikut adalah beberapa tips untuk melakukan PIR:
- Mintalah keterbukaan - Tekankan pentingnya bersikap terbuka dan jujur dalam penilaian Anda, dan pastikan bahwa orang tidak dengan cara dihukum untuk menjadi terbuka.
- Jadilah Tujuan - Menjelaskan apa yang telah terjadi dalam hal tujuan, dan kemudian fokus pada perbaikan.
- Keberhasilan Dokumen - Dokumen praktek dan prosedur yang menyebabkan keberhasilan proyek, dan membuat rekomendasi untuk menerapkan mereka untuk proyek-proyek masa depan yang sama.
- Melihat dengan belakang - Berikan perhatian pada "tidak diketahui" (sekarang dikenal!) Yang mungkin telah meningkatkan risiko implementasi. Mengembangkan cara mencari keluar untuk ini dalam proyek mendatang.
- Jadilah berfokus pada masa depan - Ingat, tujuannya adalah untuk fokus pada masa depan, untuk tidak menyalahkan atas apa yang terjadi di masa lalu. Ini bukan waktu untuk fokus pada satu orang atau tim.
- Lihatlah baik positif dan negatif - Mengidentifikasi positif serta pelajaran negatif.
Ketika melakukan review, meliputi kegiatan sebagai berikut:
- Melakukan analisis kesenjangan.
- Review project charter untuk mengevaluasi seberapa dekat hasil proyek sesuai dengan tujuan aslinya.
- Review deliverables diharapkan (termasuk dokumentasi) dan memastikan baik bahwa semua ini telah dikirimkan ke level yang dapat diterima kualitas, atau bahwa pengganti diterima di tempat.
- Jika ada kesenjangan, bagaimana ini ditutup?
- Menentukan apakah tujuan proyek tercapai.
- Apakah berfungsi penyampaian seperti yang diharapkan?
- Apakah level kesalahan cukup rendah, dan cocok untuk tujuan?
- Apakah berfungsi dengan baik, dan dengan cara yang akan menyesuaikan lancar tuntutan operasi masa depan?