10.4. Six Sigma

Meningkatkan kualitas sistematis

Apa Six Sigma?
Mengapa organisasi mengadopsi itu?
Dan bagaimana cara membantu kualitas impove?

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini - dan banyak lagi - kami membawa Anda artikel ini tamu dari pakar Six Sigma, Thomas Pyzdek.

Apa itu Six Sigma?

Six Sigma adalah implementasi, ketat terfokus dan sangat efektif prinsip-prinsip dan teknik kualitas terbukti. Memasukkan unsur-unsur dari karya perintis banyak kualitas, Six Sigma bertujuan untuk hampir kinerja bisnis bebas dari kesalahan.

Sigma adalah sebuah huruf dalam alfabet Yunani yang digunakan oleh statistik untuk mengukur variabilitas dalam proses lain, dan jika Anda dapat menyimpan output dari proses yang dalam sebuah band enam sigma-lebar (yang berlaku, tidak lebih dari 3,4 cacat per juta output), Anda dapat yakin bahwa proses Anda beroperasi sebagaimana mestinya.

Six Sigma berfokus pada peningkatan kualitas (dan karena itu mengurangi pemborosan) dengan membantu organisasi memproduksi produk dan layanan yang lebih baik, lebih cepat dan lebih murah. Dalam istilah yang lebih tradisional, Six Sigma berfokus pada pencegahan cacat, pengurangan siklus waktu, dan penghematan biaya. Tidak seperti mindless program pemotongan biaya yang mengurangi nilai serta kualitas, Six Sigma mengidentifikasi dan menghilangkan biaya yang tidak memberikan nilai kepada pelanggan. 

Memahami Perangkat

Six Sigma memiliki dua helai utama. Pertama, melibatkan menggunakan beberapa metode mencoba dan benar kinerja perbaikan dan kedua melibatkan pelatihan kader kecil di rumah pemimpin teknis, yang dikenal sebagai Six Sigma Belt Black, yang tingkat tinggi kemahiran dalam penerapan teknik ini. 

Tentang DMAIC

Proses DMAIC adalah komponen inti dari metodologi Six Sigma . Hal ini digunakan ketika membuat perbaikan proses yang ada. (Untuk penciptaan proses baru dan produk, kerangka DMADV diikuti.)

DMAIC adalah singkatan untuk 5 tahapan kunci dalam proyek perbaikan proses: Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control.

Menetapkan

Pada tahap Define, tim proyek menjelaskan tujuan dan ruang lingkup proyek dan menegaskan bahwa proyek DMAIC pada kenyataannya yang tepat. Sebuah alat kunci untuk tahap ini adalah project charter. Pemimpin proyek, biasanya Black Belt atau Sabuk Hijau , berkoordinasi dengan anggota tim dan stakeholder lainnya untuk mengkompilasi dokumen piagam. Piagam tersebut harus menguraikan tujuan proyek, timeline yang diharapkan dan anggaran, ruang lingkup, dan pemain utama.

Juga dibuat selama fase Define adalah SIPOC - diagram yang mengidentifikasi proses sedang diperiksa, input dan output untuk proses, dan pemasok yang relevan dan pelanggan. Hal ini memastikan bahwa semua anggota tim memahami proses itu sendiri pada tingkat tinggi.

Aspek penting lain dari tahap Define adalah pengumpulan VOC (Voice Of Nasabah) data. Six Sigma difokuskan pada mencari tahu langsung dari pelanggan apa ide mereka kualitas, dan seberapa baik proses saat memenuhi standar itu.

Mengukur

Selama Ukur, fokusnya adalah pada pengumpulan data untuk menggambarkan situasi saat ini. Hal ini penting untuk mengidentifikasi langkah-langkah proses yang tepat dan mengumpulkan data dasar yang memadai, sehingga perbaikan sekali dibuat dampaknya dapat diverifikasi secara empiris.

Sebuah peta proses rinci dibuat, termasuk dokumentasi variasi dalam bagaimana proses dilakukan. Dengan informasi ini tim proyek dapat mulai melihat beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kinerja proses.

Menganalisa

Tujuan dari langkah Analyze adalah untuk menentukan akar penyebab dari masalah proses dan inefisiensi. Berbagai metode yang digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab potensial, mempersempit kemungkinan, dan mengkonfirmasi hubungan antara penyebab dicurigai dan kinerja proses.

Analisis statistik adalah komponen kunci dari langkah ini, dan digunakan untuk menunjukkan hubungan ini.

Memperbaiki

Langkah selanjutnya, Meningkatkan, melibatkan membangun sarana melawan akar penyebab. Teknik melibatkan brainstorming, FMEA (Failure Modes dan Analisis Efek) , dan uji coba rencana perbaikan sebelum bergulir keluar secara penuh.

Data yang sama yang diperoleh selama Ukur untuk menetapkan data dasar ini kembali berkumpul setelah perbaikan di tempat. Analisis data dan teknik charting digunakan untuk mengkonfirmasi kinerja yang sebenarnya meningkat cukup untuk memenuhi tujuan proyek.

Kontrol

Akhirnya dalam fase kontrol, langkah-langkah yang diambil untuk memastikan bahwa keuntungan yang diperoleh selama meningkatkan dipertahankan. Tugas umum termasuk menyiapkan pelacakan yang sedang berlangsung data dan rencana untuk mengidentifikasi ketika kinerja proses mulai slip dan mengambil tindakan yang tepat. Pada akhir tahap ini, manajer proyek transfer kepemilikan kembali ke pemilik proses, dan tim mengkomunikasikan hasil proyek kepada seluruh pemangku kepentingan.

Kesimpulan

Dengan mengikuti metodologi Six Sigma DMAIC, perbaikan proses dapat dicapai dengan cara yang sistematis, berkelanjutan, dikonfirmasi dengan data, dan sejalan dengan harapan kualitas pelanggan dan pemangku kepentingan.

Langkah-langkah dalam Six Sigma Metodologi

Six Sigma adalah suatu filosofi dan metodologi untuk mengelola proses dan kinerja. Ini lebih dari sekadar proyek perbaikan terisolasi, dan yang terbaik diimplementasikan menggunakan sistem komponen yang dirancang untuk memperjelas tujuan organisasi, para pemangku kepentingan, dan kebutuhan. Semua langkah-langkah ini berkontribusi terhadap keberhasilannya. 

·         Menetapkan Peran

Six Sigma adalah yang paling sukses saat kepemimpinan benar-benar berkomitmen dengan filosofi dan metodologi yang menyertainya. Dalam perusahaan besar, Direktur atau tingkat tinggi karyawan mengambil peran utama dalam menciptakan dan membimbing Six Sigma upaya. Juga untuk skala usaha besar, Black Belt harus dilatih di depan karena mereka akan bertanggung jawab untuk memimpin proyek-proyek perbaikan, dan dalam beberapa kasus untuk menasihati pemilik proses pada pembentukan metrik dan prosedur yang tepat.

Dalam setiap wilayah operasional organisasi, Pemilik Proses perlu diidentifikasi. Ini adalah orang-orang yang akan bertanggung jawab untuk melacak proses kelompok mereka dan kinerja dan menentukan tindakan apa yang harus diambil saat perbaikan yang diperlukan. Green Belt pelatihan juga dapat dibentuk sehingga Proses Pemilik dan karyawan kunci lainnya memiliki pemahaman dasar dan alat untuk bekerja dengan Black Belt dan proses pengelolaan. 

·         Buat Dashboard 

Setelah personil di tempat, tim harus dimulai dari tingkat tertinggi, dengan menentukan bagaimana mendefinisikan kesuksesan organisasi. Dalam bentuk yang paling sederhana, sukses untuk entitas nirlaba biasanya didefinisikan menggunakan ukuran profitabilitas dan kepuasan pemegang saham, kepuasan pelanggan, dan kepuasan karyawan. Untuk organisasi nirlaba dan organisasi lain yang melayani masyarakat, definisi akan mencakup langkah-langkah penyelarasan dengan misi, pencapaian misi dan visi, dan kepuasan dari donor, karyawan, dan masyarakat.

Dashboard pada dasarnya adalah ringkasan dari metrik kunci bagi suatu organisasi. Pada tahap awal kemungkinan akan hanya terdiri dari metrik yang terkait dengan hasil, namun seiring waktu tim akan menetapkan langkah-langkah masukan yang sangat mempengaruhi hasil, dan mereka akan disertakan juga. Banyak langkah-langkah dapat dimasukkan ke dalam dashboard, sehingga tanggung jawab tim untuk mengklarifikasi nilai-nilainya sendiri dan memastikan nilai-nilai yang tercermin dalam dashboard seimbang. 

·         Menetapkan Harapan Kinerja

Sekarang bahwa metrik kunci telah diklarifikasi, langkah selanjutnya adalah menentukan apa tingkat kinerja di masing-masing wilayah dapat diterima. Misalnya, apa ambang batas tingkat kepuasan pelanggan apakah perusahaan berharap untuk mempertahankan, dan berapa banyak yang harus meningkatkan penjualan tahun ke tahun? Tingkat kinerja dapat dimasukkan ke dalam dashboard dalam berbagai cara, misalnya dengan menunjukkan hijau setiap metrik yang memenuhi persyaratan kinerja, kuning atau oranye setiap metrik yang beresiko pergeseran dari spec, dan merah setiap metrik yang tidak pada tingkat yang dapat diterima. 

·         Identifikasi Kebutuhan Peningkatan

Setelah suatu daerah memiliki dashboard di tempat, pemimpin harus kinerja proses pemantauan teratur. Ketika kinerja tidak andal memenuhi persyaratan mapan, para pemimpin perlu menentukan apakah dan bagaimana harus bertindak. Biasanya akan ada cukup beberapa peluang untuk perbaikan pada waktu tertentu, sehingga keputusan akan diperlukan tentang yang memegang prioritas terbesar. The Six Sigma tim kepemimpinan harus menetapkan metode standar memprioritaskan peluang peningkatan potensi, dan menentukan apa jenis metodologi yang terbaik untuk setiap kasus. 

·         Tentukan Pendekatan Perbaikan

Dalam banyak kasus, alasan untuk kinerja yang tidak memadai cukup jelas, dan solusinya adalah sama-sama jelas. Dalam kasus tersebut, sebuah proyek Six Sigma tidak boleh disewa, bukan manajer bisnis harus "lakukan saja" dan mengatasi masalah tersebut. Dalam kasus lain, rincian masalah yang tidak diketahui, atau penyebab dari masalah yang tidak jelas. Bagi situasi yang DMAIC proses ideal, dan mencarter sebuah proyek DMAIC akan menjadi langkah terbaik. Dalam beberapa kasus, biasanya dalam organisasi lanjut bersama dengan penerapan Six Sigma mereka, sebuah proyek desain (DMADV atau DFE) dapat dimulai untuk membuat proses baru atau produk atau untuk benar-benar menciptakan kembali sebuah proses yang secara fundamental tidak bekerja.

·         Ikuti Metodologi Perbaikan

Untuk setiap proyek perbaikan proses yang ditetapkan, metodologi harus diikuti. Misalnya untuk proyek DMAIC, tim proyek dibuat, dan tim bekerja melalui fase DMAIC standar: Tentukan , Ukur , Analisa , Meningkatkan dan Kontrol . Demikian pula, sebuah proyek desain harus mengikuti metodologi standar yang dipilih.

Setelah tujuan perbaikan telah dicapai, proyek ini ditutup keluar, dan dashboard diperbarui untuk mencerminkan tingkat kinerja baru. Inisiatif perbaikan tambahan kemudian dapat disewa berdasarkan temuan baru ditemukan selama proyek asli, atau berdasarkan prioritas yang ditetapkan sebelumnya untuk proyek-proyek potensial.

·         Menjaga Framework

Proyek perbaikan telah built-in langkah-langkah untuk memastikan bahwa keuntungan yang ditetapkan oleh masing-masing proyek dipertahankan. Pada tingkat yang lebih tinggi, inisiatif Six Sigma sukses membutuhkan perhatian terus menerus untuk memastikan bahwa prosedur yang ditetapkan, budaya, dan tanggung jawab yang dipertahankan. Secara berkelanjutan, kepemimpinan harus pelatihan karyawan, memperbarui dashboard dengan tingkat kinerja saat ini dan perubahan metrik kunci, dan meninjau prioritas dan prosedur untuk memilih proyek. Mendokumentasikan tingkat tinggi prosedur juga akan terbukti bermanfaat sebagai pergantian karyawan terjadi dan individu yang terlibat perubahan.

Home |Bab Sebelumnya| Menu| Bab Selanjutnya