Bercak masalah sebelum solusi diimplementasikan
Teknik ini dapat diterapkan untuk solusi bisnis dan proses seperti itu adalah untuk aplikasi, desain produk aslinya. Pada akhirnya, usulan yang telah diteliti menggunakan FMEA lebih mungkin berhasil. Jika ini adalah proyek yang menjadi tanggung jawab Anda, maka kesuksesan proyek Anda adalah keberhasilan Anda sendiri.
"Ketika sesuatu yang sangat salah, sangat mudah untuk mengatakan yang ada di belakang, "Kita seharusnya tahu bahwa akan terjadi".
Dan dengan pandangan ke depan sedikit, mungkin, masalah bisa dihindari jika seseorang hanya bertanya "Kenapa Bisa Jadi Salah?"
Tips 2:
Ada berbagai perangkat yang dapat Anda gunakan untuk memetakan solusi yang Anda ingin periksa, dan perangkat terbaik untuk digunakan akan tergantung pada jenis solusi yang Anda sedang lihat. Di antara perangkat yang mungkin ingin Anda pertimbangkan untuk menggunakannya antara lain Flow Charts , Swim Lane , Diagram Sistem , atau Analisis Rantai Nilai .
Cara terbaik pemahaman FMEA adalah dengan menggunakan contoh. Mari kita menggunakannya untuk melihat proposal untuk proses penggajian sederhana.
Dan dengan pandangan ke depan sedikit, mungkin, masalah bisa dihindari jika seseorang hanya bertanya "Kenapa Bisa Jadi Salah?"
Dengan melihat semua hal yang mungkin bisa salah pada tahap desain, Anda dapat memecahkan masalah murah sedangkan yang lain akan mengambil upaya dan biaya besar untuk memperbaiki, jika dibiarkan sampai solusi telah dikerahkan ke lapangan. Kegagalan Mode dan Analisis Efek (Failure Mode and Effects Analysis - FMEA ) membantu Anda melakukan hal ini.
Lebih dari ini, FMEA menyediakan pendekatan yang berguna untuk mengkaji proses atau sistem yang ada, sehingga masalah dengan ini dapat diidentifikasi dan dihilangkan.
Memahami FMEA
FMEA tumbuh dari rekayasa sistem, dan merupakan perangkat yang banyak digunakan untuk pengendalian kualitas. Ini didasarkan pada perangkat seperti Analisis Risiko dan Penyebab dan Analisis Efek untuk mencoba memprediksi kegagalan sebelum mereka terjadi. Awalnya digunakan dalam pengembangan produk, juga efektif dalam memperbaiki desain proses bisnis dan sistem.
Bila menggunakan FMEA, Anda mulai dengan melihat secara rinci pada solusi yang diusulkan (lihat kotak ujung bawah) dan kemudian Anda mengidentifikasi sistematis semua titik di mana itu bisa gagal. Setelah kegagalan ini potensial telah diidentifikasi, Anda menilai konsekuensi potensi masing-masing sesuai dengan:
- Severity - bagaimana kritis adalah kegagalan?
- Kejadian - bagaimana mungkin adalah kegagalan untuk terjadi?
- Deteksi - bagaimana itu akan mudah untuk mendeteksi kegagalan?
Menggunakan perangkat ini, maka Anda mengidentifikasi ancaman paling serius, dan kemudian mengubah desain untuk menghilangkan atau meminimalkan identifikasi kemungkinan kegagalan Anda.
Setelah solusi Anda telah didesain ulang, ada baiknya mengulang FMEA untuk memastikan bahwa poin baru yang potensial kegagalan belum diperkenalkan ke dalam desain.
Tips 1:
Bila menggunakan FMEA, sering dapat menjadi yang terbaik untuk menarik anggota tim ahli dari berbagai fungsi, sehingga Anda dapat melihat solusi yang diusulkan dari sudut yang berbeda. Tujuan dari FMEA adalah untuk mengungkap dan menilai potensi kegagalan, sehingga lebih menyeluruh penyelidikan, lebih berguna meng-analisa nya.
Bila menggunakan FMEA, sering dapat menjadi yang terbaik untuk menarik anggota tim ahli dari berbagai fungsi, sehingga Anda dapat melihat solusi yang diusulkan dari sudut yang berbeda. Tujuan dari FMEA adalah untuk mengungkap dan menilai potensi kegagalan, sehingga lebih menyeluruh penyelidikan, lebih berguna meng-analisa nya.
Tips 2:
Ada berbagai perangkat yang dapat Anda gunakan untuk memetakan solusi yang Anda ingin periksa, dan perangkat terbaik untuk digunakan akan tergantung pada jenis solusi yang Anda sedang lihat. Di antara perangkat yang mungkin ingin Anda pertimbangkan untuk menggunakannya antara lain Flow Charts , Swim Lane , Diagram Sistem , atau Analisis Rantai Nilai .
Menggunakan Perangkat
Cara terbaik pemahaman FMEA adalah dengan menggunakan contoh. Mari kita menggunakannya untuk melihat proposal untuk proses penggajian sederhana.
Langkah Satu: Mengidentifikasi solusi, sistem atau proses yang Anda cari di dan, jika
sesuai, masalah utama Anda ingin menyelidiki. Sebutkan unsur-unsur penting,
dalam (misalnya, kronologis) urutan logis.
Usulan Proses
Penggajian - Sistem Elemen Kunci:
- Jam waktu tally sheet
- Liburan perhitungan gaji
- Perhitungan lembur
Langkah Kedua: Mengembangkan diagram alir untuk memetakan solusi atau proses, dan
interaksi antara berbagai bagiannya.
Langkah Tiga: Gunakan template dibawah ini untuk bekerja melalui setiap elemen dalam
proses ini pada gilirannya.
1.
Pada
skala 1-5 mana 1 rendah dan 5 sangat tinggi untuk tingkat keparahan dan
kejadian, dan 1 sangat mudah dan 5 adalah sangat sulit untuk mendeteksi.
2.
Tingkat
keparahan x kejadian x deteksi
Langkah Empat: Untuk setiap elemen dalam proses, gunakan brainstorming atau melaksanakan
analisis risiko untuk mengidentifikasi potensi kegagalan yang mungkin terjadi.
Masukkan cara bahwa solusi atau proses bisa gagal dalam Kegagalan Mode kolom
FMEA Matrix.
- Kirim lembar waktu - karyawan tidak menyerahkan lembar waktu
- Kirim lembar waktu - karyawan memasukkan data berkualitas buruk pada lembar waktu
- Kirim lembar waktu - karyawan menggunakan kode analisis yang salah
- Masukkan jam - kesalahan manusia dalam entri data
- Liburan membayar dihitung - kesalahan manusia dalam mendirikan formula
- Liburan membayar dihitung - look-up tabel tidak dipertahankan
- Dan seterusnya ...
Langkah Lima: Untuk setiap potensi kegagalan, mengidentifikasi konsekuensi dari
kegagalan.
- Kirim lembar waktu - karyawan tidak menyerahkan lembar waktu - di bawah-billing klien, non-pembayaran upah kepada karyawan
- Kirim lembar waktu - karyawan memasukkan data berkualitas buruk pada lembar waktu - klien salah ditagih, informasi manajemen tidak dapat diandalkan
- Kirim lembar waktu - karyawan menggunakan kode analisis yang salah - informasi manajemen diandalkan
- Masukkan jam - kesalahan manusia dalam entri data - kurang bayar atau lebih bayar upah
- Liburan membayar dihitung - kesalahan manusia dalam mendirikan formula - bayar signifikan dan sistematis atau kurang bayar upah
- ....
Langkah Enam: Untuk setiap potensi kegagalan dalam sistem, peringkat Severity,
Kejadian dan Deteksi menggunakan skala berikut:
Severity - betapa pentingnya adalah kegagalan?
5 - Sangat Tinggi (kerugian besar yang mengancam kelangsungan hidup perusahaan)
4 - Tinggi (kerugian besar, perusahaan masih beroperasi)
3 - Rendah (kerugian ada, dapat diperbaiki)
2 - Kecil (kerugian minimal, cukup signifikan)
1 - Rendah (tidak berpengaruh)
5 - Sangat Tinggi (kerugian besar yang mengancam kelangsungan hidup perusahaan)
4 - Tinggi (kerugian besar, perusahaan masih beroperasi)
3 - Rendah (kerugian ada, dapat diperbaiki)
2 - Kecil (kerugian minimal, cukup signifikan)
1 - Rendah (tidak berpengaruh)
Kejadian - seberapa besar kemungkinan adalah kegagalan
terjadi?
5 - Sangat Tinggi (harus segera diatasi, akan terjadi sangat sering)
4 - Tinggi (akan menyebabkan masalah sering, akan sering terjadi)
3 - Rendah (akan menyebabkan masalah sporadis, akan terjadi kadang-kadang)
2 - Kecil (masalah akan sedikit dan jauh antara, akan terjadi cukup jarang)
1 - Rendah (masalah tidak mungkin, tidak akan pernah terjadi)
5 - Sangat Tinggi (harus segera diatasi, akan terjadi sangat sering)
4 - Tinggi (akan menyebabkan masalah sering, akan sering terjadi)
3 - Rendah (akan menyebabkan masalah sporadis, akan terjadi kadang-kadang)
2 - Kecil (masalah akan sedikit dan jauh antara, akan terjadi cukup jarang)
1 - Rendah (masalah tidak mungkin, tidak akan pernah terjadi)
Deteksi - cara mudah itu akan mendeteksi kegagalan?
5 - Sangat Sulit
4 - Sulit
3 - Agak Mudah
2 - Mudah
1 - Sangat Mudah
5 - Sangat Sulit
4 - Sulit
3 - Agak Mudah
2 - Mudah
1 - Sangat Mudah
Dalam contoh
kita, potensi kegagalan perhitungan cuti dapat digolongkan sebagai:
- Severity 4 - Jika tidak terdeteksi, kelebihan pembayaran upah dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan
- Kejadian 5 - Jika itu terjadi, itu mungkin terjadi sangat sering
- Deteksi 3 - Eksekutif cenderung melihat kelebihan yang signifikan dari upah!
Langkah Tujuh: Hitung Risk Priority Number (RPN) untuk masing-masing mode dan efek
dengan mengalikan 3 peringkat (Severity x Kejadian x Detection).
Dalam contoh di
atas, RPN adalah 60. Hal ini mungkin menjadi salah satu titik risiko yang
paling signifikan dalam proses ini, dan oleh karena itu perlu dikelola.
Langkah
Delapan: Sekarang Anda siap untuk melakukan brainstorming
rencana aksi dan membuat rekomendasi untuk melawan potensi ancaman yang
ditemukan. Langkah ini sebaiknya dikerjakan secara bertahap dimulai dengan mode
dan efek yang memiliki RPN tertinggi - dengan kata lain, orang-orang yang
merupakan ancaman terbesar.
Tip: Di sinilah tim lintas-fungsional datang dalam sangat berguna lagi.
Dengan menyusun tim terbaik dari orang, Anda dapat meyakinkan diri sendiri
bahwa rencana tindakan yang dianjurkan adalah berpengetahuan luas, praktis, dan
relatif mudah untuk menjual orang-orang yang harus mewujudkannya.
Dalam contoh
kita, pengujian menyeluruh dari formula dapat diamanatkan, dan formula dapat
dikunci sehingga dapat tidak sengaja diubah.
Langkah
Sembilan: Setelah Anda memodifikasi desain untuk solusi yang
diusulkan, ulangi Mode Kegagalan dan Analisis Efek proses untuk meninjau
desain, dan pastikan bahwa tidak ada potensi tambahan poin kegagalan dapat
diidentifikasi.
Tujuan di sini
adalah untuk mengembangkan solusi yang memiliki RPN rendah secara keseluruhan.
Dimana RPN masih tinggi, kembali dan merubah rencana Anda, yang sesuai, untuk
mengatasi masalah yang masih menimbulkan potensi kegagalan yang tinggi.
Poin Penting :
Mode Kegagalan
dan Analisis Efek adalah alat yang berguna untuk mengungkap kemungkinan poin
kegagalan yang mungkin bersembunyi di dalam proses bisnis dan solusi, apakah
sudah di tempat dalam perusahaan Anda atau diusulkan untuk masa depan.
Teknik ini dapat diterapkan untuk solusi bisnis dan proses seperti itu adalah untuk aplikasi, desain produk aslinya. Pada akhirnya, usulan yang telah diteliti menggunakan FMEA lebih mungkin berhasil. Jika ini adalah proyek yang menjadi tanggung jawab Anda, maka kesuksesan proyek Anda adalah keberhasilan Anda sendiri.