Mengurangi pemborosan dan Meningkatkan Produktivitas
Dapatkan terorganisir dan lebih efisien.
Bagaimana terorganisir adalah kantor Anda atau organisasi?
Banyak orang akan mengatakan, "Tidak sangat terorganisir sama sekali"!
Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki meja berantakan, tumpukan file yang tidak memiliki tempat untuk pergi, dan tim yang menghabiskan banyak waktu untuk mencari perangkat dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk mendapatkan pekerjaan mereka selesai.
Banyak orang akan mengatakan, "Tidak sangat terorganisir sama sekali"!
Sebagai contoh, Anda mungkin memiliki meja berantakan, tumpukan file yang tidak memiliki tempat untuk pergi, dan tim yang menghabiskan banyak waktu untuk mencari perangkat dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk mendapatkan pekerjaan mereka selesai.
Disorganisasi tidak hanya membuang-buang waktu, tetapi juga menurunkan produktivitas dan moral. Itulah mengapa menghabiskan waktu berharga untuk menata kembali kantor Anda, departemen, atau organisasi. Bahkan perbaikan kecil dapat memiliki dampak yang sangat positif pada produktivitas secara keseluruhan.
Pada artikel ini, kami mengembangkan beberapa ide dalam lembaran kami pada Lean Manufacturing dengan melihat rinci pada Sistem 5S. Ini adalah pendekatan metodis untuk mengurangi pemborosan, dan meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam ruang apapun - apakah itu sebuah kantor kecil, meja Anda, atau fasilitas manufaktur yang besar.
Sistem 5S
Sistem 5S berasal dari Jepang sebagai bagian dari kaizen . Tujuannya adalah untuk menciptakan tempat kerja yang aman, bersih, dan terorganisir dengan baik. Meskipun dikembangkan untuk manufaktur, sistem dapat digunakan dalam lingkungan apapun untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi pemborosan.
Sistem 5S adalah kunci keberhasilan kita
Proses 5S, atau hanya "5S", adalah sebuah program terstruktur untuk mencapai sistematis organisasi total, kebersihan, dan standarisasi di tempat kerja.
Sebuah hasil kerja terorganisir dalam sebuah operasi yang lebih aman, lebih efisien, dan lebih produktif. Ini meningkatkan moral pekerja, meningkatkan rasa bangga dalam pekerjaan mereka dan kepemilikan tanggung jawab mereka.
5S adalah referensi ke lima kata Jepang yang menggambarkan pembersihan standar.
1. SEIRI: (Sort.)
Langkah pertama dari proses "5S", SEIRI, mengacu pada tindakan membuang semua bahan yang tidak diinginkan, tidak perlu, dan tidak berhubungan di tempat kerja. Orang yang terlibat dalam SEIRI harus tidak merasa menyesal harus membuang hal. Idenya adalah untuk memastikan bahwa segala sesuatu yang tersisa di tempat kerja berhubungan dengan pekerjaan. Bahkan jumlah item yang diperlukan di tempat kerja harus disimpan ke minimum mutlak. Karena SEIRI, penyederhanaan tugas, penggunaan yang efektif ruang, dan pembelian barang-hati mengikuti.2. Seiton: (Straighten.)
Seiton, atau ketertiban, adalah semua tentang efisiensi. Langkah ini terdiri dari menempatkan segala sesuatu di tempat yang ditetapkan sehingga dapat diakses atau diambil dengan cepat, serta kembali di tempat yang sama dengan cepat. Jika setiap orang memiliki akses cepat ke item atau bahan, alur kerja menjadi efisien, dan pekerja menjadi produktif. Tempat yang tepat, posisi, atau pemegang untuk setiap alat, item, atau bahan harus dipilih dengan hati-hati dalam kaitannya dengan bagaimana pekerjaan akan dilakukan dan siapa yang akan menggunakannya. Setiap item tunggal harus dialokasikan tempatnya sendiri untuk diamankan, dan lokasi masing-masing harus diberi label untuk memudahkan identifikasi itu untuk apa.
3. Seiso: (Shine.)
Seiso, langkah ketiga dalam "5S", mengatakan bahwa 'semua orang petugas kebersihan. " Seiso terdiri dari membersihkan tempat kerja dan memberikan sebuah 'bersinar'. Pembersihan harus dilakukan oleh semua orang dalam organisasi, dari operator untuk manajer. Ini akan menjadi ide yang baik untuk memiliki setiap area tempat kerja diberikan kepada orang atau sekelompok orang untuk membersihkan. Tidak ada daerah harus dibiarkan uncleaned. Setiap orang harus melihat 'tempat kerja' melalui mata pengunjung - selalu berpikir jika cukup bersih untuk membuat kesan yang baik.
4. SEIKETSU: (Systemize.)
Langkah keempat "5S", atau SEIKETSU, menerjemahkan lebih atau kurang untuk 'standar bersih-bersih'. Ini terdiri dari mendefinisikan standar yang personel harus mengukur dan mempertahankan 'kebersihan'. SEIKETSU meliputi baik kebersihan pribadi dan lingkungan. Personil karena harus berlatih 'SEIKETSU' dimulai dengan kerapian pribadi mereka. Manajemen visual merupakan unsur penting dari SEIKETSU. Warna-warna coding dan standar lingkungan yang digunakan untuk identifikasi visual lebih mudah anomali di sekitarnya. Personil dilatih untuk mendeteksi kelainan menggunakan pancaindra mereka dan untuk mengoreksi kelainan tersebut segera.
5. Shitsuke: (Sustain.)
Langkah terakhir dari "5S", Shitsuke, berarti 'Disiplin'. Ini menunjukkan komitmen untuk menjaga ketertiban dan berlatih 4 S pertama sebagai cara hidup. Penekanan Shitsuke adalah penghapusan kebiasaan buruk dan praktek konstan yang baik. Setelah Shitsuke benar tercapai, personil sukarela mengamati kebersihan dan ketertiban setiap saat, tanpa harus diingatkan oleh manajemen.
Melalui pelaksanaan kontrol visual untuk meningkatkan organisasi tempat kerja, sebuah perusahaan fabrikasi logam mampu meningkatkan perputaran persediaan 67%, mengurangi persediaan hingga 35% dan meningkat pada waktu pengiriman sampai 99%.
Sebuah pabrik truk standar yang menutupi rumah tangga usaha, metode pengendalian persediaan dan praktek bisnis. Hal ini menghasilkan pengurangan 50% dalam biaya persediaan dan peningkatan 67% dalam penjualan.
Setelah pelaksanaan Sistem 5S oleh perusahaan manufaktur window, produktivitas meningkat sebesar 35% dan lebih dari waktu berkurang sebesar 45%.
Metodologi 5S tidak harus terbatas untuk manufaktur atau tempat kerja. Anda dapat menggunakannya sebagai proses untuk mengatur, membersihkan, fine-tuning, dan mempertahankan anggaran pribadi Anda. Ikuti lima langkah untuk anggaran dengan metodologi 5S:
1. Urut (SEIRI)
Pada langkah pertama dari 5S, Anda perlu memilah apa saja yang tidak perlu dan hanya menyimpan apa yang penting. Lihat di atas pengeluaran Anda. Apakah ada hal-hal yang Anda menghabiskan uang yang Anda tidak benar-benar membutuhkan? Apakah Anda memiliki keanggotaan gym Anda tidak menggunakan telepon rumah atau yang tidak pernah cincin? Gambar apa Anda membuang-buang uang Anda dan biarkan keluar dari anggaran Anda.
2. Terletak di Order (Seiton)
Motto untuk S ini adalah "Sebuah tempat untuk segala sesuatu, dan segala sesuatu di tempatnya." Pada langkah ini, produsen mengatur item dan menetapkan mana segala sesuatu harus pergi sehingga mudah untuk akses saat dibutuhkan. Anggaran harus ditetapkan dalam rangka juga. Bagaimana Anda akan mendokumentasikan pengeluaran Anda? Microsoft Excel, Mint.com , Quicken ? Mengetahui bagaimana Anda ingin mengkategorikan pengeluaran Anda dan tujuan tempat dan membatasi kategori tersebut. Misalnya, mungkin Anda menetapkan tujuan untuk menghabiskan $ 300 per bulan pada bahan makanan, tetapi saat ini menghabiskan $ 400. Dokumen dalam Anda perangkat lunak penganggaran . Anda tidak akan menempel sebaliknya.
3. Pembersih (Seiso)
Dalam sebuah pabrik, karyawan harus membersihkan pada akhir shift mereka. Pada setiap hari, semuanya harus kembali ke tempat itu ditugaskan untuk menjadi untuk bersinar, S ketiga. Sama seperti dengan produsen, Anda juga akan perlu untuk "bersinar" anggaran Anda sehari-hari. Mencatat pengeluaran Anda setiap hari sehingga Anda tidak mendapatkan di belakang. Bersaing dengan bagaimana Anda bertemu anggaran Anda setiap hari. Apakah Anda tinggal cukup dekat dengan tujuan Anda, atau apakah Anda perlu untuk menyesuaikan bagaimana Anda menghabiskan? Ambil kesempatan setiap hari untuk menyempurnakan anggaran Anda.
4. Standarisasi (SEIKETSU)
Anda perlu memiliki rencana untuk itu 3S yang pertama, dan Anda harus menaatinya. Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk memasukkan data ke dalam anggaran. Anda juga perlu rencana untuk apa yang Anda lakukan ketika perlu ada perubahan dibuat untuk kategori pengeluaran Anda. Di rumah saya, kita menempatkan semua penerimaan kami di sebelah kanan monitor komputer. Kemudian pada akhir hari, suami saya masuk dalam semua pengeluaran kami. Tanggung jawab saya adalah untuk memasukkan semua dari penghasilan kita. Sistem standar ini bekerja dengan baik bagi kami, dan itu baik untuk mengetahui siapa yang melakukan apa sehingga kita tidak pernah kehilangan apa-apa. Juga, itu adalah ide yang baik untuk memiliki waktu yang ditetapkan untuk meninjau anggaran Anda. Suami saya dan saya meninjau anggaran bulan sebelumnya malam Minggu pertama setiap bulan.
5. Mempertahankan (Shitsuke)
Mempertahankan mungkin yang paling sulit dari semua 5S. Pada langkah ini, Anda perlu berlatih disiplin diri. Dengan kata lain, Anda perlu mempertahankan pertama yang 4S. Jangan jatuh kembali ke cara lama Anda. Seluruh alasan Anda membuat anggaran adalah agar Anda bisa tahu batas Anda dan mengatur batas-batas untuk diri sendiri. Tidak ada gunanya jika Anda tidak berlatih disiplin diri. Terserah pada Anda untuk membuat anggaran Anda sukses.
Pola Penting
Penganggaran bisa menjadi suatu tantangan, tetapi jika Anda pergi tentang itu dengan cara, terorganisir metodis, Anda lebih mungkin untuk mencapai tujuan Anda. Metodologi 5S telah terbukti sukses untuk banyak perusahaan dengan mengurangi limbah dan meningkatkan produktivitas. Jika telah bekerja untuk mereka, semoga dapat bekerja untuk mengurangi limbah dalam anggaran Anda dan meningkatkan tabungan Anda!